タグは、データに簡単に追加できます。また、複数のタグを追加することも可能なため、データを多角的に分類できます。データの追加にはさまざまな方法があります。
タグの追加方法の種類は、次のとおりです。
データの詳細ページから、必要なときにいつでもタグを追加できます。
データの詳細ページからタグを追加するには
データの一覧ページから、複数のデータに対して、タグを一括で追加できます。
データの一覧ページからタグを追加するには
Zoho CRMアカウントにデータをインポートする際に、タグを追加できます。インポートするCSVファイル内で各データに対するタグの値をあらかじめ指定しておくことで、インポート時に各データに指定のタグが追加されます。または、インポートの操作中に特定のタグを指定し、インポートするすべてのデータに同じタグを一括で追加することも可能です。
Zoho CRMでは、Webフォームを作成し、Webサイトの訪問者が送信したデータをアカウントに取り込むことができます(例:お問い合わせフォーム、資料請求フォーム、メールマガジン登録フォーム)。複数のフォームを使用している場合、各フォームから登録されたデータに対して、専用のタグを自動追加できます。追加されたタグを使用して検索するか、詳細フィルターを設定することで、それぞれのフォームから登録されたデータを簡単に抽出できます(関連項目:Webフォームの設定)。
Webフォームの作成時にタグを追加するには
Zoho CRMのワークフロールールは、指定した条件に一致するデータに対して、一連の処理を自動的に実行する機能です。これにより、メール通知の送信、タスクの割り当て、項目の更新といった処理の実行を自動化できます(関連情報:ワークフロールールの設定)。
それらの処理(すぐに実行する処理)の1つとして、タグの追加や削除を設定できます。これにより、指定したタグを自動的に追加/削除することが可能です。たとえば、大型商談が登録されたときに実行するワークフロールールを設定し、[大型商談]というタグを追加する処理を自動化できます。ただし、自動処理によってタグを追加できるのは、利用中のプランにおけるタグ数の上限内に限られます。該当のデータに追加されているタグの数が上限に達している場合、新しいタグは追加されませんのでご注意ください(関連情報:タグの上限)。
すぐに実行する処理としてタグを設定するには
Zoho CRMのブループリントは、業務プロセスの一連の流れや処理内容を流れ図(フローチャート)で設計する機能です。これにより、業務プロセスを標準化/自動化して、抜け漏れやミスを回避できます(関連情報:ブループリントの作成)。
ブループリントを作成する際に、遷移の完了時に自動的に実行する処理を設定できます。また、実行対象のデータを絞り込むための条件を設定することも可能です。(関連情報:ブループリントの遷移の設定)。
ブループリントによって自動的に実行する処理として、タグの追加/削除を設定できます。
たとえば、商談の[要件確認]という遷移が実行されて完了したときの処理として、[要件確認済み]というタグを追加するように設定できます。
これにより、商談の要件確認が完了したことを、[要件確認済み]というタグを用いて視覚的に識別できます。
なお、自動処理によってタグを追加できるのは、利用中のプランにおけるタグ数の上限内に限られます。該当のデータに追加されているタグの数が上限に達している場合、新しいタグは追加されませんのでご注意ください(関連情報:タグの上限)。
また、タグを上書きできるのは、ワークフローやブループリントの機能を通じて複数のデータに対するタグの追加を自動化する場合のみです。
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