Zoho CRMデータソリューション
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Zoho DataPrepを活用
Zoho DataPrepでは、CRMの営業データをさまざまな方法でクレンジング、準備、蓄積できます。DataPrepとCRMソリューションを併用することで、データのクレンジング（重複データの削除、空のデータの検索と置換など）やデータの移行を実行できます。また、DataPrepを使用してCRMデータを複製し、バックアップすることもできます。
Zoho DataPrepを使用してCRMをさらに活用する4つの方法を紹介します。
1. データ同期
2. データクレンジング
3. データの移行
4. データのバックアップと複製
データ同期
さまざまなデータソースからZoho CRMへのデータの取り込み
CRMデータは、データベースの購入、展示会での収集、共同マーケティング、キャンペーンなど、さまざまなデータソースから取得できます。データソースには、ExcelファイルやCSVファイル、データベース、キャンペーンツール、マーケティングツールなどがあります。DataPrepを使用してデータをクレンジングし、Zoho CRMアカウントに転送する方法を見てみましょう。
外部データソース → Zoho DataPrep → Zoho CRM
外部のデータソースからZoho CRMにデータをインポートすることは、あらゆるビジネスにおいて、見込み客を作成するための重要な活動の1つです。そのため、クリーンなデータをインポートすることが極めて重要です。Zoho DataPrepを使用すると、高品質なデータのみをZoho CRMにインポートできます。これにより、顧客データを同期しながら、DataPrepを使用して新しいデータや過去のデータを簡単に処理できます。
- パイプラインを作成し、Zoho DataPrepを使用して50種類以上のデータソースからデータを収集します。
- 必要に応じて、250種類以上の加工処理を使用し、データのモデル化、クレンジング、加工、補完を行います。
- Zoho CRMをエクスポート先として追加し、パイプラインを予約して、Zoho CRMコネクターを使用して準備済みのデータをZoho CRMアカウントにエクスポートします。
Zoho CRMをエクスポート先として追加し、Zoho DataPrepで準備したデータをCRMタブにエクスポートできます。
Zoho DataPrepで準備したデータをZoho CRMタブにエクスポートする際に、データ構造の照合を使用できます。CRMタブを基準データとして設定し、データをエクスポートする前に、データセットを基準となるタブの構造に合わせることができます。基準となるCRMタブを指定すると、既存の元データのデータセットにある項目構造、形式、データの種類を照合できます。DataPrep Studioでは、エラーと修正候補が各列の上部に表示されます。候補をクリックするだけで、エラーをすばやく解決できます。データ構造の照合の詳細を確認し、高品質なデータをZoho CRMへスムーズにエクスポートしましょう。
データ構造の照合が完了し、データのモデルがZoho CRMタブのデータモデルと一致すると、Zoho CRMにデータをエクスポートできます。準備したデータをZoho CRMにエクスポートする際には、新しいデータのみ追加する、既存のデータを更新する、またはその両方を実行するよう選択できます。エクスポート中に一部の処理が失敗した場合やその他の問題が発生した場合は、エクスポートをロールバックすることもできます。Zoho CRMへのデータのエクスポートの詳細はこちら。
データクレンジング
DataPrepを使用したCRMデータのクレンジング
高いデータ整合性を維持することは、どの組織にとっても重要です。データ整合性を損なう大きな要因の1つが、データ内の重複データです。連絡先の重複は、多くの場合、人的ミスによって発生します。たとえば、チームメンバーが連絡先の名前を誤って入力すると、同じ連絡先が2回追加されることがあります。また、連絡先の人物が別のメールアドレスや電話番号を使用してフォームに入力した場合にも発生することがあります。
それでも、データには信頼性、正確性、完全性が必要です。Zoho DataPrepを使用すると、Zoho CRMアカウントのデータを重複のないクリーンな状態に維持できます。次の手順に従って、Zoho DataPrepでZoho CRMのデータを連携、クレンジング、準備、モデル化、加工、補完できます。
Zoho CRM → Zoho DataPrep → Zoho CRM
Zoho DataPrepは、Zoho CRMアカウントのデータの品質向上に役立ちます。DataPrepを使用すると、新しいデータや過去のデータのクレンジング、補完、加工、重複の削除、一括更新をより簡単に実行できます。
- ステップ1：パイプラインを作成し、Zoho CRMインポートコネクターを使用して、Zoho DataPrepでタブ単位のCRMデータに接続します。
- ステップ2：インポートしたデータのクレンジング、加工、補完を行います。データの加工の詳細はこちら。
- データの準備中に、結合と統合（追加）の加工処理を使用して、異なるデータソースのデータを統合できます。このように複数のデータソースを統合することで、データに意味やコンテキストを付加し、これまで得られなかったビジネス上の洞察を導き出せます。
- ステップ3：Zoho CRMをエクスポート先として追加し、Zoho CRMエクスポートコネクターを使用して、準備したデータをZoho CRMアカウントにエクスポートします。
- 新しいデータのみ追加する、既存のデータを更新する、またはその両方を実行するよう選択できます。エクスポート中に一部の処理が失敗した場合やその他の問題が発生した場合は、エクスポートをロールバックすることもできます。Zoho CRMへのデータのエクスポートの詳細はこちら。
- ステップ4：すべての項目をCRMの項目に関連付け、列にあるデータの種類の不一致を修正して、データ構造の照合が完了していることを確認します。これにより、無効なデータに対処できます。
エクスポート先を設定すると、CRMタブが基準データとして設定され、既存の元データのデータセットにある項目、その形式、データの種類が、CRMの基準となるタブと照合されます。DataPrep Studioでは、エラーと修正候補が各列の上部に表示されます。候補をクリックするだけで、エラーを解決できます。詳細は、データ構造の照合をご参照ください。
データ構造の照合が完了し、データセットのモデルがZoho CRMタブのデータモデルと一致すると、パイプラインを実行してZoho CRMにデータをエクスポートできます。
データの移行
Zoho DataPrepを使用して、他のCRMソリューションからZoho CRMにデータを移行できます。
その他のCRMプラットフォーム → Zoho DataPrep → Zoho CRM
Zoho DataPrepを使用して、他のCRMシステムからデータを移行して準備し、Zoho CRMに送信できます。
- パイプラインを作成し、Zoho DataPrepを使用して営業データに接続します。他のCRMソリューションからDataPrepに、データをファイルとしてインポートします。
- CRMデータのクレンジング、準備、モデル化、加工、補完を行います。
- Zoho CRMをエクスポート先として追加し、Zoho CRMコネクターを使用して、準備したデータをZoho CRMアカウントにエクスポートします。
Zoho DataPrepで準備したデータをCRMタブにエクスポートできます。
Zoho DataPrepで準備したデータをZoho CRMタブにエクスポートする際に、データ構造の照合を使用できます。CRMタブを基準データとして設定し、データをエクスポートする前に、データセットを基準となるタブの構造に合わせることができます。基準となるCRMタブを指定すると、既存の元データのデータセットにある項目構造、形式、データの種類を照合できます。DataPrep Studioでは、エラーと修正候補が各列の上部に表示されます。候補をクリックするだけで、エラーをすばやく解決できます。データ構造の照合の使用方法を確認し、高品質なデータをZoho CRMへスムーズにエクスポートしましょう。
データ構造の照合が完了し、データのモデルがZoho CRMのタブのデータモデルと一致すると、Zoho CRMにデータをエクスポートできます。準備したデータをZoho CRMにエクスポートする際は、新しいデータのみ追加する、既存のデータを更新する、またはその両方を実行するよう選択できます。エクスポート中に一部の処理が失敗した場合やその他の問題が発生した場合は、エクスポートをロールバックできます。Zoho CRMへのデータのエクスポートに関する詳細はこちら。
データのバックアップとレプリケーション
Zoho CRMからのデータ抽出
データのレプリケーションとバックアップにより、参照や耐障害性の確保に役立つCRMデータのコピーを保持できます。
データレプリケーションでは、同じデータを複数の場所に保存することで、データの可用性とアクセス性を向上させます。レプリカを用意すると、特に多くの拠点を持つ組織でデータへのアクセスが高速化され、ネットワーク負荷も分散できます。
データのレプリケーションにより、サーバーのパフォーマンスを向上、最適化することもできます。たとえば、すべての読み取り処理をレプリカに振り分けることで、管理者はメインサーバーの処理能力を、より多くのリソースを必要とする書き込み処理に割り当てられます。
同様に、データ分析では、データを重視する組織が複数のデータソースからデータのエクスポート先にデータを複製し、BI／分析ツールの強化に活用しています。
DataPrepのZoho CRMコネクターを使用すると、必要に応じてZoho CRMデータのバックアップやレプリケーションを実行できます。たとえば、CRMデータのインポートや一括更新を行う前にデータのインポートを予約することで、データをバックアップしたりレプリカを作成したりできます。一度設定すれば、データの損失を心配する必要はありません。
Zoho CRM → データのエクスポート先
- パイプラインを作成し、Zoho CRMコネクターを使用して、Zoho DataPrepでタブ単位で営業データに接続します。
外部ソースからZoho CRMへのデータのインポートは、あらゆるビジネスにおいて最も重要な見込み客作成業務の1つです。そのため、クリーンなデータをインポートすることが極めて重要です。Zoho DataPrepを使用すると、高品質なデータだけをZoho CRMにインポートできます。これにより、顧客データを同期された状態に保ち、DataPrepを使用して新しいエントリーや履歴データを簡単に処理できます。 - パイプラインを作成し、指定した過去の日付以降のデータをバックアップするためにインポートします。CRMデータは、先月または最初からインポートできます。［カスタム］オプションを使用して、指定した日付範囲内のデータをインポートすることもできます。
- エクスポート先を追加し、Zoho DataPrepで準備したデータを、30種類以上のデータのエクスポート先（BI／分析プラットフォームを含む）にエクスポートします。
- 一度設定すれば、後は自動で実行されます。パイプラインを予約し、コネクターを使用してインポートとエクスポートのワークフローを自動化することで、CRMデータをデータウェアハウスに自動同期します。
さまざまなデータソースから異なるタイミングでデータを複製すると、一部のデータセット間で同期がずれる場合があります。その結果、不整合なデータが各データセットに波及する可能性があります。DataPrepを使用すると、すべてのレプリカを一貫して更新し、データリネージを維持できます。ルールセットのテンプレートを作成、設定して、保存前にCRMデータを自動的にクリーンアップ、準備、加工できます。また、後続の分析に向けて、データをモデル化、加工、補強することもできます。
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