Zoho SalesIQのチャット機能でのZoho Deskの案内ボットの利用

Zoho SalesIQのチャット機能でのZoho Deskの案内ボットの利用

問い合わせを簡単にすばやく送信できるため、チャットは問い合わせの送信経路として人気があり、広く使用されています。 

最近では、チャットボットや案内ボットを通じて、顧客による問い合わせの自己解決を促す流れが普及しています。顧客がチャットを通じて問い合わせを送信すると、これらのボットによって問い合わせ内容が分析されます。問題の原因が特定され、組織に保存されているデータをもとに解決方法が出力されます。問い合わせの対応時間や解決時間を大幅に短縮でき、顧客満足度の向上につなげることができます。

たとえば、顧客がサービスで使用できる機能について調べたいとします。顧客がチャットに問い合わせを送信すると、Zoho Deskに保存されているナレッジベースやよくある質問などの情報をもとに、案内ボットによって問い合わせの内容に応じた回答が出力されます。 

顧客は、自身で回答を検索する手間や時間を省くことができます。また、サポートチームにおいては、問い合わせに対して担当者を割り当てる手間を省くことが可能です。担当者は、他の業務に集中して対応できます。 

このように、よくある質問にボットを通じて対応することで、顧客による自己解決を促し、担当者が対応する問い合わせの件数を削減することが可能です。担当者の負担を軽減し、サポートチームの生産性を高めることができます。 

Zoho Deskでは、Zoho SalesIQと連携し、Zoho SalesIQのチャット機能内で案内ボットを使用することが可能です。このページでは、その設定方法の主な手順について説明します。各手順の詳細については、以下のページをご参照ください。
  1. 案内ボット
  2. Zoho SalesIQのチャット機能の設定
  3. 自動案内ボットの設定

Zoho Deskでの案内ボットの作成

Zoho Deskの管理者は、組織の各部門において案内ボットを作成できます。 

たとえば、さまざまな事業を展開する組織において、新たに旅行サービスのサポートを開始するとします。旅行サービスのWebサイトが作成されていて、WebサイトにはZoho SalesIQのチャット機能が埋め込まれています。このWebサイトのチャット機能で案内ボットを使用するには、Zoho Deskにおいて、はじめに該当の旅行サービス部門で案内ボットを作成する必要があります。

案内ボットを作成するには
  1. Zoho Deskで[設定][Zia][案内ボット]の順に移動して、[案内ボットを追加する]をクリックします。
  2. [ボット名][説明]を入力します。
  3. 有効にする対象のセクションでは、[担当者]のチェックボックスにチェックが標準で入っています。[顧客]のチェックボックスにチェックを入れ、[Web]を選択してボットとWebサイトを連携し、顧客に対してボットへのアクセスを許可します。
  4. 必要に応じて、生成AIの設定を有効/無効にします。
  5. 顧客とのやりとりを行う際に表示する標準のメッセージを入力します。 
メモ
メモ
  1. 案内ボットでは、すべてのユーザーに向けて公開されているナレッジベースの記事の情報をもとに回答が作成されます。顧客の問い合わせに回答するにあたって記事の情報が不足している場合、回答を作成できません。 
  2. 案内ボットを通じてナレッジベースの記事をもとに回答を作成するには、記事の公開先を[すべてのユーザー]に設定する必要があります。  
案内ボットの作成に関する詳細については、こちらをご参照ください。

Zoho SalesIQのチャット機能の設定

Zoho Deskのチャットの経路には、Zoho SalesIQの機能が使用されています。 
メモ
メモ:Zoho SalesIQで案内ボットを使用するには、Zoho Deskでチャットの経路を有効にする必要があります。 
チャットの経路を有効にすると、Webサイトにチャット欄が表示されます。顧客は、こちらの欄から問い合わせを送信できます。 

チャットの経路を作成するには
  1. Zoho Deskで[設定]→[経路]→[チャット]の順に移動します。 
  2. [チャットの設定]の切り替えボタンを有効にします。
  3. 対象の部門と担当者を選択し、チャットへのアクセス権限を設定します。 
  4. [チャットの埋め込みの設定]の項目で、[ヘルプセンターにチャットの開始ボタンを表示する]のチェックボックスにチェックを入れます。 
チャットの有効化に関する詳細については、こちらをご参照ください。

Zoho SalesIQと案内ボットの連携

Zoho SalesIQのチャット機能において、Zoho Deskのナレッジベースから情報を取得して回答を出力できるようにするには、Zoho Deskの案内ボットと連携する必要があります。

Zoho SalesIQと案内ボットを連携することで、Zoho Deskのナレッジベースの情報をもとに適切な回答を作成し、顧客の問い合わせを解決することが可能です。担当者の負荷を軽減できます。

Zoho SalesIQと案内ボットを連携するには
  1. Zoho Deskで[設定]→[経路]→[チャット][詳細設定]の順に移動します。 
  2. Zoho SalesIQの設定画面が開きます。[案内ボット]をクリックし、ボット名を選択します。
  3. [資料]タブをクリックし、[Zoho Deskの資料]を選択します。
  4. [保存する]をクリックします。

Zoho Deskの部門、案内ボットとZoho SalesIQの部門の関連付け

Zoho Deskの部門と、該当の部門または組織で作成された案内ボットを、Zoho SalesIQの部門に関連付けます。

上記の旅行サービスのサポートの例の場合、Zoho Deskの旅行サポート部門と、この部門で作成された案内ボットを、Zoho SalesIQの旅行サービス部門に関連付ける必要があります。 

関連付けるには
  1. Zoho SalesIQの画面で、[設定][連携][Zoho Desk][部門の関連付け]の順に移動します。
  2. Zoho SalesIQの対象の部門の欄に移動します。
  3. [Zoho Deskの部門の設定]の項目で、Zoho Deskの対象の部門を選択します。
  4. [Zoho Deskの自動案内ボット]の項目で対象の案内ボットを選択して、[保存する]をクリックします。

Zoho SalesIQのボット機能への案内ボットの追加

Zoho SalesIQのボット機能では、チャットの利用者への対応を自動化するためのボット機能を作成、設定できます。

Zoho SalesIQでボットを作成するにあたって、Zoho Deskの案内ボットをカードとしてボットの会話フローに追加することが可能です。

これにより、Zoho SalesIQのボット機能内において、Zoho Deskの案内ボットによって情報が取得され、回答が作成されます。 

Zoho SalesIQのボット機能に案内ボットを追加するには
  1. Zoho SalesIQのボットのフローの設定画面で[資料]タブをクリックし、[Zoho Deskの資料]を選択します。
  2. 案内ボットをカードとして追加して、保存します。
Zoho SalesIQのボットの設定画面での案内ボットの追加方法に関する詳細については、こちらをご参照ください。

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