Zoho CRMモジュールへの新規レコードの追加

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Zoho FormsとZoho CRMを連携すると、新しいフォーム回答を受信するたびに、その回答をZoho CRMのタブへ自動的に送信できます。また、フォーム回答の送信時に、ワークフロールールや割り当てルールなど、Zoho CRMの特定の処理を実行することもできます。

Adding form entries to CRM automatically

連携の設定

フォーム回答をZoho CRMに送信するには、

［連携］タブに移動し、左側のメニューの［CRM］で［Zoho CRM］をクリックします。
［連携する］をクリックします。
フォームデータの送信先となるZoho CRMの［タブ］と［レイアウト］を選択します。
Zoho CRMのすべての必須項目を、対応するZoho Formsの項目に関連付けます。さらに項目を関連付けるには、［+項目を追加］をクリックします。
フォームとタブを連携する際、［ルックアップの関連付け］でルックアップフィルターを設定し、フォーム項目の回答と一致する既存の項目をZoho CRM内で検索できます。

メモ：［ルックアップの関連付け］セクションは、Zoho CRMにルックアップ項目を追加している場合にのみ表示されます。
フォームに添付項目がある場合、［添付ファイルの関連付け］で、対応するZoho CRMの添付項目に関連付けることができます。関連付け可能な対応している添付項目の一覧を確認してください。

メモ：フォームの添付項目は、関連付けに一度しか使用できません。つまり、フォームをZoho CRMと連携する際、フォームの添付項目を関連付けられるのは、［添付ファイルの関連付け］または［添付ファイル&署名］のいずれか一方のみです。
Zoho Formsにサブフォームがある場合、その項目をZoho CRM内の対応するサブフォーム項目に関連付けることができます。
すべての項目を関連付けたら、フォームデータの送信時にZoho CRMで実行する必要な処理を選択できます。
設定を保存するには、［連携する］をクリックします。

対応しているタブ

フォームは、Zoho CRMの次のタブと連携できます。

標準タブ：

見込み客、連絡先、取引先、商談、キャンペーン、問い合わせ、ソリューション、商品、価格表、仕入先、予定、タスク、通話。

カスタムタブ：

Zoho Formsは、Zoho CRMのすべてのカスタムタブと連携できます。

対応している添付項目

番号	Zoho CRMの添付項目	対応しているZoho Formsの添付項目
1	データの写真	画像のアップロード
2	画像のアップロード	画像のアップロード、署名、スマートスキャン
3	ファイルのアップロード	ファイルのアップロード、画像のアップロード、署名、音声のアップロード、動画のアップロード、スマートスキャン

対応している項目の種類

以下は、Zoho CRMの対応する項目に関連付けることができるZoho Formsの項目です。

番号	Zoho CRMの項目	対応するZoho Formsの項目
1	1行	1行、複数行、正規表現、氏名、住所、電話番号、メール、Webサイト、一意のID、ドロップダウン、ラジオボタン、複数選択、チェックボックス、マトリックス選択、画像選択、数値、小数、通貨、スライダー、評価、数式、日付、時刻、日時、参照元名、IPアドレス、利用規約、月・年、ランダムID、住所の自動補完、はい/No, 日付の空き状況、日時の空き状況、言語コード、位置情報、追加されたメールアドレス、UTMキャンペーンの詳細、決済ステータス、決済通貨、決済トランザクションID
2	複数行	1行、複数行、正規表現、氏名、住所、電話番号、メール、Webサイト、一意のID、ドロップダウン、ラジオボタン、複数選択、チェックボックス、マトリックス選択、画像選択、数値、小数、通貨、スライダー、評価、数式、日付、時刻、日時、参照元名、利用規約、月・年、ランダムID、住所の自動補完、はい/No, 日付の空き状況、日時の空き状況、言語コード、位置情報、追加されたメールアドレス、UTMキャンペーンの詳細、決済ステータス、決済通貨、決済トランザクションID
3	メール	1行、正規表現、メール、追加されたメールアドレス
4	電話番号	1行、正規表現、電話番号
5	選択リスト	1行、正規表現、ドロップダウン、ラジオボタン、マトリックス選択、画像選択、利用規約、はい/No, 言語コード、UTMキャンペーンの詳細、決済ステータス、決済通貨
6	複数選択	複数選択、チェックボックス、マトリックス選択、画像選択、はい/No, 言語コード、正規表現
7	日付	日付、日付の空き状況
8	日時	日時、日時の空き状況、追加時刻
9	数値	数値、スライダー、評価
10	通貨	通貨、決済金額、数式、数値、評価、スライダー
11	小数	小数、数式、決済金額
12	パーセント	小数、数式、決済金額
13	長整数	数値、スライダー、評価
14	チェックボックス	決定ボックス
15	URL	1行、Webサイト、正規表現

Zoho CRMでの処理の実行（新しいデータの追加時）

フォームデータをZoho CRMに送信する際に、Zoho CRMで特定の処理を実行するよう選択できます。

自動化とプロセス管理

この設定を有効にすると、フォームの回答を送信する際に、Zoho CRMで設定されているワークフロールール、Blueprint、CommandCenter、承認プロセス、レビュープロセスが実行されます。

添付ファイルと署名

この設定を有効にすると、各フォームの回答に関連付けられた添付ファイルが、選択したZoho CRMのタブに送信されます。Zoho FormsからZoho CRMに送信できる添付ファイルは次のとおりです。

署名
［ファイルのアップロード］／［画像のアップロード］項目の添付ファイル
差し込み文書（メール通知で送信された文書のみをZoho CRMに送信できます）
フォーム送信内容のPDF

［標準テンプレート］、［カスタムテンプレート］、［フォーム送信ワークフローで送信されるPDF］、［承認プロセスで送信されるPDF］を、Zoho CRMの添付ファイルとして送信できます。

［フォーム送信ワークフローのPDF］を選択すると、フォーム送信後に回答者へ送信されるPDFテンプレート（サンクスページからダウンロードされるPDFや、メール通知で送信されるPDFなど）が、添付ファイルとしてZoho CRMに送信されます。
［承認プロセスのPDF］を選択すると、最終承認メールとともに回答者へ送信されるPDFテンプレートが、添付ファイルとしてZoho CRMに送信されます。

メモ：フォームの添付ファイルを管理で、対応する外部ストレージサービスに添付ファイルを保存するよう設定している場合、設定したサービスの添付ファイルへのリンクのみがZoho CRMのタブに送信されます。対応する外部ストレージサービスは、Zoho WorkDrive、Google ドライブ、Dropbox、OneDrive、Boxです。

承認

この設定では、フォームの入力内容を選択したZoho CRMのタブに直接追加せず、承認待ちリストに送信します。Zoho CRMでこれらのデータを手動で承認してタブに追加するか、スパムの入力内容として破棄できます。

GCLID（GoogleクリックID）の取得

この設定では、見込み客/ContactがWebサイトにアクセスするきっかけとなったGoogle 広告に関する情報を特定します。Zoho CRMアカウント内でGoogle 広告の情報を確認するには、GCLIDを取得する必要があります。

［処理］で［GCLIDを取得］を選択します。
ポップアップからトラッキングコードをコピーし、WebサイトのすべてのWebページで</body> タグの直前に貼り付けます。
GCLIDは、送信されるフォームデータとともにZoho CRMに渡されます。

訪問者がフォームに入力する前に別のページへ移動した場合でも、トラッキングコードによってGCLIDが記録されます。

データのアップサート

この設定では、Zoho CRM内の既存データを新しい値で更新できます。この設定を選択すると、同じ値を持つデータがZoho CRMに存在する場合、そのデータが新しい値で更新されます。存在しない場合は、Zoho CRMに新しいデータが作成されます。アップサート時の優先順位に従って項目を並べ替えることができます。

Upsert Record

アップサートの仕組みは次のとおりです。

たとえば、［メール］項目を［会社名］項目より前に配置したとします。フォームで［会社名］にジルカー、［メール］に rebecca@zylker.comを入力して送信すると、

まず、メールアドレス rebecca@zylker.com がZoho CRMに存在するかどうかが確認されます。存在する場合、そのメールアドレスに関連付けられているデータの関連付け済み項目が更新されます。
メールアドレス rebecca@zylker.com がZoho CRMに存在しない場合は、会社名「ジルカー」が存在するかどうかが確認されます。存在する場合、その会社名に関連付けられているデータの関連付け済み項目が更新されます。
いずれの項目値も存在しない場合は、関連付けられたすべての情報を含む新しいデータがZoho CRMに作成されます。
［アップサート設定］では、Zoho Formsの空の項目値でZoho CRMの既存値を上書きするか、データのアップサート時に空の値を除外するかを選択できます。
設定を保存するには、［完了］をクリックします。

メモ：Zoho CRMの対象タブで［重複する値を許可しない］よう設定されている項目のみが、Zoho Formsの［データのアップサート］設定に表示されます。

割り当てルール

この設定では、フォームの入力内容がZoho CRMのタブに送信されたときに、Zoho CRMで設定されている割り当てルールが実行されます。

設定するには、次の手順を実行します。

最初に、Zoho CRMで［設定］→［自動化］→［割り当てルール］の順に移動し、選択したタブの割り当てルールを設定します。
連携の設定時に［割り当てルール］の処理を選択すると、選択したタブに対してZoho CRMで設定されているすべての割り当てルールが表示されます。
フォームの入力内容が送信されるたびに実行する割り当てルールを選択します。

データへのタグの追加

この設定では、Zoho FormsからZoho CRMに送信されるデータにタグ名を追加できます。［手動で入力］を選択して新しいタグを作成するか、フォームの回答を使用してデータにタグを追加できます。また、Zoho CRMで作成済みのタグ名を入力し、送信されたデータにそのタグを関連付けることもできます。

データの更新時に、新しいタグで既存のタグを上書きするか、既存のタグに追加するかを選択できます。

連携失敗時の通知設定

連携設定を保存すると、連携に失敗した場合にメール通知を受信するよう設定できます。

設定するには、次の手順を実行します。

画面右上の［通知を設定］をクリックします。
表示例に従ってメール通知テンプレートを設定し、［保存］をクリックします。

連携失敗時のメール通知の受信を停止するには、［通知を削除］をクリックします。

メモ：

連携失敗時にメール通知を設定する機能は、有料プランでのみ利用できます。
組織内のユーザーを最大5人までメール通知の宛先に指定できます。
メール通知は、24時間ごとに最初に発生した連携エラーに対してのみ送信されます。