給与の設定

給与の設定

給与の設定とは

給与の設定では、管理者が従業員の給与に関する各種項目を設定できます。これには、給与の管理方法の選択、昇給データの反映を目的とした評価サービス機能との連携、通貨の追加、給与設定の管理、権限や適用条件の設定などが含まれます。
給与の設定は、管理者および人事担当者向けの機能です。
給与の設定に関するヘルプ動画：


設定できる内容

  1. 初期設定ウィザード
  2. 給与サービスの設定
  3. 通貨
  4. 給与設定
  5. 給与体系
  6. 給与の改定通知書テンプレート
  7. 権限の設定
    1. 給与管理者の追加または管理
  8. 承認の設定
  9. 自動化の概要と利用例
  10. 給与サービス機能の拡張

初期設定ウィザード

給与サービス機能を初めて開くと、初期設定ウィザードが表示され、基本設定の手順や給与サービス機能の使用方法を確認できます。
  1. ［設定］→［給与］の順に移動し、［利用を開始する］をクリックします。
  2. 組織で使用する基準通貨と通貨形式を選択します。
    この通貨は組織における基準運用通貨となります。さまざまな場所や計算／変換処理に応じて後から追加される通貨は、こちらで選択した基本通貨に換算されます。続けるには、［次へ］をクリックします。
  3. 適用対象の役割を選択します。
    こちらで選択した役割に対して、給与サービスへのアクセス権が付与されます。ただし、他の従業員データの表示権限は、各役割に設定された権限内容によって異なります（たとえば、管理職の役割には他の従業員の給与を表示する権限を付与できる一方、チームメンバーの役割には自身の給与のみ表示できる権限を付与できます）。続けるには、［次へ］をクリックします。
  4. 給与管理者を選択します。
    1. 特権管理者は、初期設定で給与管理者として割り当てられます（特権管理者のアクセス権は後から削除できます）。
    2. すべての評価管理者は、給与管理者でなくても、給与データへのアクセス権が付与されます。
    3. 給与管理者の権限が割り当てられていない既存の管理者には、チームメンバーの権限が標準で割り当てられます。または、評価管理者として割り当てられている独自の役割がある場合は、該当の役割が割り当てられます。つまり、特権管理者／指定された給与管理者／評価管理者以外の管理者は、給与管理機能では一般ユーザー（非管理者）として扱われます。
      続けるには、［次へ］をクリックします。
  5. 最後に、［有効にする］をクリックします。

給与サービスの設定

給与に関する設定を行うには、［設定］→［給与］→［設定］タブの順に移動します。
  1. 組織に適した給与の管理方法を選択します。給与手当を含めて給与の明細を保存および管理したい場合は、［給与手当を含む従業員の給与の詳細な内訳］を選択します。
    1. 従業員の給与のみ
      従業員の総支給額（会社負担分）のみを管理し、個々の項目は明細化されません。給与に関する基本データを管理でき、総支給額の変更履歴を記録できます。
    2.  給与手当を含む従業員の給与の詳細な内訳
      従業員の給与を構成する各項目や手当、福利厚生など、従業員の給与に関する詳細な内訳を保存します。各項目を詳細に管理でき、すべての給与関連の変更履歴を管理できます。

  2. Zoho Peopleでは、給与情報を小数点以下2桁まで表示できます。給与情報を四捨五入して整数で表示したい場合は、［四捨五入を有効にする］を有効にします。
    この機能を有効／無効にすることで、表示される給与額がどのように変わるかを以下に示します。

    元の値 表示値（四捨五入無効） 表示値（四捨五入有効）
    80.65ドル 80.65ドル 81ドル
    999.667ドル 999.67ドル 1,000ドル

  3. セキュリティ強化のため、［再認証する］を有効にします。この設定を有効にすると、本人確認のためにパスワードの再入力が必要になります。再認証が必要となる期間を設定可能です。 
  4. 給与管理者が昇給データを承認してから、そのデータを評価サービスから給与サービスに反映させたい場合、［昇給データの反映の承認］を有効にします。
  5. 給与の改定通知書を発行に際してPDF添付ファイルとして送信する場合は、［改定通知書の発行通知に改定通知書を添付する］を有効にします。PDFファイルはパスワードによって保護されます。パスワードは別途送信されます。この設定を無効にしている場合、ユーザーにはZoho People上で確認できる安全なリンクが送信されます。

通貨

従業員が複数の場所で勤務する場合、それぞれの場所に対応した通貨情報を保存する必要があります。給与サービスでは、最大20種類の通貨を保存できます。レポートは、特定の通貨を基準に表示することも可能です。基準通貨とは別に、組織のニーズに応じて他の通貨を有効／無効にできます。 


新しい通貨を追加するには
  1. ［設定］→［給与］→［通貨］の順に移動します。
  2. ［通貨を追加する］をクリックします。
  3. 使用する通貨を選択します。 
  4. 表示される通貨形式を選択します。
  5. 基準通貨と追加する通貨の為替レートを入力します。例：1 AED = 22.29 INR。
  1. 通貨が従業員の給与体系に関連付けられている場合、その通貨を無効にすることはできません。
  2. 「通貨」ページは、給与管理者のみがアクセスできます。
基準通貨とは
基準通貨は、組織内の財務処理で使用されるメインの通貨です。他の通貨の換算や計算の基準となる指標として機能します。場所や目的に応じて後から追加される通貨は、この基準通貨と連動し、比較／換算されることで一貫性と標準化が保たれます。

給与設定 

給与設定は、組織で詳細な給与情報を保存する場合に便利です。給与項目の明細とともに給与データを保存したい場合に適しています。 
給与設定を定義するには、［設定］→［給与］→［設定］→［給与設定］の順に移動します。


給与情報のみを管理したい場合は、［給与設定］を無効にすることもできます。
給与設定は、給与体系を使用して管理します。給与体系には、給与項目と給与手当が含まれます。 

給与項目 
従業員の給与を構成するすべての項目を追加できます。給与項目の主な機能は次のとおりです。
  1. 項目は、給与項目と給与手当項目に分類されます。
  2. 給与項目と給与手当項目のうち、一部の主要項目は編集できません。
  3. 組織で使用している独自の項目を追加できます。
  4. 既存の項目を複製することで、かんたんに新しい項目を追加できます。
  5. 場所ごとの給与データを管理するために、場所固有の項目を追加できます。
  6. 各項目に対する変更の履歴を把握できます。
給与項目 
給与を構成する要素は「給与項目」と呼ばれます。事前に設定済みの給与項目は次のとおりです。
  1. 基本給
  2. 住宅手当（HRA）
  3. 厚生年金（PF）
  4. 固定手当：他の給与項目が割り当てられた後に算出される残額（総支給額 −（他の給与項目の合計 + 変動給）） 
  5. 燃料手当
  6. 教育手当
  7. 通勤手当
基本給は、初期設定時に「定額」または「割合（%）」として入力できます。一度従業員に関連付けると、設定は変更できません。
基本給の項目は無効にできませんが、他の項目は給与体系に関連付けられていない場合に限り、無効にできます。
給与手当項目 
給与手当を構成する要素は「給与手当項目」と呼ばれます。手当は、給与とは別に従業員へ支給されます。事前に設定済みの給与手当項目は次のとおりです。
  1. ボーナス
  2. 医療保険 
  3. ギフトカード 
  4. 食事補助 
給与項目の追加
  1. 給与項目を追加するには、［設定］→［給与］→［給与設定］→［給与項目］の順に移動します。
  2. ［給与の項目を追加する］をクリックします。
  3. 項目名、コード、説明を入力します。
  4. 適用対象の場所を選択します。初期設定では［すべての場所］が選択されていますが、必要に応じて変更できます。
  5. ［支払い方法］で［固定給］または［変動給］を選択します。
  6. ［固定給］を選択した場合は、［定額］/［割合（%）］/［数式］のいずれかを設定します。［変動給］を選択した場合は、［定額］/［割合（%）］のいずれかを設定します。

    ［固定給］を選択した場合、［計算の種類］で［数式］を利用できます。数式には、関数、項目、演算子を追加できます。［挿入する］、［構文の確認］、［数式］を使用して、数式の作成、確認、保存を行います。
  7. ［支払い頻度］を選択します。固定給：毎月／毎年。変動給：毎月／毎四半期／半年ごと／毎年。
  8. この給与項目のステータスを選択します。
  9. ［保存する］をクリックします。
  1. ［固定給］および［数式］による設定は、給与の初期設定時のみ利用できます。
  2. 給与項目が給与体系に一度関連付けられると、計算方法は変更できませんが、計算値は修正できます。
  3. 特定の場所に追加した項目は、同じ場所の給与体系にのみ関連付けできます。 
  4. 給与項目が給与体系に一度関連付けられると、無効化または削除することはできません。
給与手当項目の追加手順は、給与項目の追加手順と同様です。

給与体系

給与体系とは、特定の従業員グループに関連付けられた給与項目と給与手当項目の組み合わせです。初期設定では1つの給与体系のみが存在します。場所や職位、組織構造に応じて複数の給与体系を追加できます。 

給与体系を設定するには、［設定］→［給与］→［設定］→［給与設定］→［給与体系］の順に移動します。


  1. 初期設定の給与体系では、適用対象を変更できません。
  2. 従業員に割り当て済みの給与体系は無効にできません。
  3. 給与体系に含まれる項目は、従業員に割り当てた後は編集できませんが、金額は修正できます。
  4. 特定の場所用に追加した給与体系は、同じ場所の従業員にのみ関連付けることができます。
  5. 従業員が割り当てられている給与体系から場所を削除することはできません。
  6. 該当する役職の従業員が割り当てられている給与体系から役職を削除することはできません。

給与体系の追加

  1. 給与体系を追加するには、［設定］→［給与］→［設定］→［給与設定］→［給与体系］の順に移動します。
  2. ［給与体系を追加する］をクリックします。
  3. 識別するための名前と説明を入力します。
  4. 適用対象を設定します。適用対象には、場所、役職グループ、役職などを選択できます。
  5. ［給与の範囲］について、ドロップダウンから基準を選択して設定します。以下の例に沿って設定するか、組織の要件に応じて設定できます。
従業員を給与体系に関連付ける際、その給与が、こちらで設定されている範囲や条件を満たしていない場合でも関連付けは可能ですが、注意メッセージが表示されます。
  1. 使用する通貨を選択し、年間総給与を入力します。必要に応じて、給与項目および給与手当項目を関連付けます。 
  2. ［保存する］をクリックします。

従業員への給与体系の割り当て

  1. ［処理］→［給与］→［従業員の給与］→［給与を追加する］の順に移動します。
  2. 対象の従業員を選択し、給与体系を指定します。給与金額、適用開始日、備考を入力します。

給与の追加および改定の詳細については、こちらをご参照ください。

改定通知書テンプレート

給与の改定通知書テンプレートを追加することで、改定通知書をすばやく作成できるようになります。複数のテンプレートを作成し、必要に応じてカスタマイズできます。 
給与の改定通知書には、Zoho Writerの［差し込み文書テンプレート］機能を使用します。差し込み文書テンプレートの詳細については、こちらをご参照ください。
  1. 新しいテンプレートを作成するには、［改定通知書テンプレートを追加する］をクリックします。また、既存の改定通知書テンプレートをインポートすることもできます。 
  2. 作成した改定通知書テンプレートは編集または削除できます。
  3. 改定通知書テンプレートは自由にカスタマイズ可能です。データソースを選択し、項目を追加するだけですぐにテンプレートを作成できます。
情報
重要な情報
差し込み文書機能はクレジット制で運用されています。無料版のZoho Writerアカウントには、月あたり1,000クレジットが付与され、最大1,000件まで差し込み文書機能を使用できます。機能をさらに活用したい場合は、Zoho Writerのフレキシブルプランにアップグレードし、必要に応じて追加クレジットを購入できます。Zoho Writerでの自動化クレジットの購入に関する詳細は、こちらのヘルプをご参照ください。クレジットの使用状況についても確認できます。
給与の改定通知書を作成するには、［処理］→［給与］→［給与の改定通知書］→［改定通知書を作成する］の順に移動します。

提案
ヒント

公開時に、給与の改定通知書をパスワード付きPDFファイルとして通知メールに自動添付できます。
パスワードは別途送信されるため、セキュリティが強化されます。この機能を無効にしている場合、ユーザーにはZoho People上で直接表示できる安全なリンクが送信されます。
この機能を有効にするには、［設定］→［給与］→［一般］の順に移動し、［改定通知書の発行通知に改定通知書を添付する］を有効にします。


権限の設定

まず、給与サービス機能のアクセス権限を設定します。

適用条件の管理 

このセクションで選択した役割に応じて、表示される給与サービス機能が変わります。選択した役割に属している従業員には、自身の給与データを表示できる基本アクセス権が即座に付与されます。追加のアクセス権限は、［権限］タブで設定できます。 

適用条件で選択した役割には、自身の給与データを表示できる基本アクセス権が付与されます。さらに詳細な権限は、［設定］→［給与］→［権限］タブで設定できます。
適用対象の役割を管理するには、［給与］→［権限］→［適用条件の管理］の順に移動します。


追加した役割の権限を設定するには、［設定］→［給与］→［権限］→［給与］の順に移動します。
各役割に対して給与サービス機能および関連データのアクセス権限をカスタマイズできます。



権限設定に関する注意点
  1. 役割には、「部下のデータ」または「全従業員のデータ」を表示する権限を付与できます。
  2. 全従業員のデータは、特定の場所、またはすべての場所に対して共有できます。
  3. 部下のデータの表示権限は、場所ごとに制限できません。
  4. 権限には、次の操作を含めることができます：給与の表示、給与明細の表示／編集、給与手当の表示／編集、給与の追加、給与改定の追加、給与改定履歴の表示。
  5. 他の権限を付与するには、給与情報の表示権限（給与／手当総額の表示）を有効にする必要があります。 

給与管理者

給与サービス機能では機密性の高いデータを扱うため、特定の従業員にのみアクセス／管理権限を付与する必要があります。「給与管理者」の役割を割り当てられた従業員には、給与の設定およびデータへの専用アクセス権が付与されます。給与サービス機能では、他の管理者は一般ユーザー（非管理者）として扱われるため、必要に応じて代わりの役割を割り当ててください。
給与管理者を割り当てるには 
  1. ［設定］→［給与］→［権限］→［給与管理者］の順に移動します。
  2. 給与管理者として割り当てる従業員を選択します。 
  3. 設定を管理する権限、データを管理する権限、またはその両方を付与します。
  4. 対象となる場所を選択します（すべての場所または特定の場所を指定できます）。

  1. 新しい給与管理者を追加したら、特権管理者が持つ給与管理機能への管理者権限は削除できます。
  2. すべての場所のデータ権限を付与された給与管理者は、全従業員の給与データを表示／変更できます。ただし、給与設定の追加／編集、項目／設定の変更など、設定に対する変更は行えません。 
  3. 特定の場所のデータ権限を付与された給与管理者は、その場所に所属する全従業員の給与データのみ表示／変更できます。
  4. すべての場所の設定権限を付与された給与管理者は、給与設定やその他の設定などの変更のみ行えます。従業員の給与データの表示／変更はできません。
  5. 特定の場所の設定権限を付与された給与管理者は、その場所の従業員に関連する給与設定やその他の設定のみ変更できます。たとえば、横浜の設定管理者は、横浜用に追加された給与項目や給与体系を変更できます。