Lookup 項目について理解する

lookup 項目を使用すると、フォーム間でリレーションシップを作成できます。このリレーションシップを活用することで、同じアプリケーション内の他のフォームや、Zoho Creator アカウント内の別のアプリケーションのフォームからデータを参照できます。データのマッピングはデータIDを用いて行われます。フォームからデータを追加するたびにデータIDが生成され、データ同期を実現するためのバックエンド参照として機能します。フォーム入力時、lookup 項目には関連フォームで追加された値やデータの一覧が表示されます。値を選択して現在のフォームを送信すると、両フォーム間でデータIDを用いたマッピングが確立されます。

たとえば、法律事務所が法人運営のためにリーガルケース管理アプリケーションを利用しているとします。このアプリには、弁護士、顧客、取扱中の案件、案件詳細、案件履歴、審理詳細、支払いの詳細、その他のデータを保存・表示するためのタブがあります。

このアプリの主要なタブは次の3つです：

• すべての弁護士に関する詳細情報を登録するためのLawyerフォーム
• 顧客情報のためのClientフォーム
• 案件を担当する弁護士、依頼主、案件に関するドキュメントや支払い状況などの情報を記録するCase 詳細フォーム

Case 詳細フォームには、すでにLawyerフォームやClientフォームで登録済みの弁護士および顧客情報が含まれます。LawyerやClient用に新たに2つの項目を追加する代わりに、Case 詳細フォームにlookup 項目を追加することで、他の2つのフォームのデータにアクセスし、再利用できます。これによりデータや項目の重複を防げます。

Lookup 項目を利用するメリット

Lookup 項目の主な利点は次の通りです：

• アプリケーションで作成するフォームの番号を削減する方法
  
  • たとえば、教育機関にスタッフ登録フォームがある場合、スタッフの出勤を部署ごとに記録したいとします。部署ごとにスタッフの詳細を入力するフォームを個別に作成し、それぞれ出勤を登録させると、複数のフォーム（例えば、15部署あれば15フォーム）を作成することになります。しかし、各部署を記録するための部署フォームと、スタッフ一覧を管理するスタッフフォームを別々に作成することもできます。そのうえで、出勤簿フォームを作成し、lookup項目で部署やスタッフの値を参照できます。これにより、全スタッフ共通の出勤簿を作成しつつ、部署ごとに分類もできるため、フォームの数を削減できます。
• データモデリング
  
  • lookup項目を活用することで、フォーム間の関係性を構築できます。これにより、フォームとそのデータが相互に連携し、構造化された一元的なデータ管理が可能となります。この統合により、データをリンクさせて、よりシンプルかつ管理しやすいプロセスを作成できます。
• 他のフォームの関連データを参照する
  
  • 他のフォームに保存されているデータを同期することで、該当フォームでデータを取得できます。

Lookup項目の特性

フォームにlookup項目を追加する際は、以下の操作が必要です。詳細はlookup項目の追加方法をご参照ください。

1. 参照関係の定義: 設定したい関係を持つフォームを選択します。
   
   • 新しいリレーションシップまたは一方向リレーションシップを作成できます。
   • 既存のリレーションシップを利用して双方向リレーションシップを作成することも可能です。詳細はこちら
2. 表示種類の設定: 参照データの表示方法およびユーザーが1つまたは複数の値を選択できるかを指定します。
   
   • ドロップダウン: ドロップダウンで参照データが表示され、ユーザーは1つの値を選択できます。
   • ラジオボタン: ラジオボタン形式で参照データが表示され、ユーザーは1つの値を選択できます。
   • 複数選択: ドロップダウンメニューで参照データが表示され、ユーザーは複数の値を選択できます。
   • チェックボックス: チェックボックス形式で参照データが表示され、ユーザーは複数の値を選択できます。

Lookupの表示項目をカスタマイズ

ルックアップ項目で関連フォームのデータ表示方法をカスタマイズできます。ルックアップ項目データは、関連フォームの1つの項目、または複数の項目から表示することが可能です。複数の項目を選択した場合、項目間に区切り文字を表示するかどうかも指定できます。参照方法

ルックアップ項目では、以下の項目タイプからデータを表示できます：名前、住所、メール、電話番号、単一折れ線グラフ、番号、パーセント、通貨、小数、自動番号、ラジオ、ドロップダウン、日付、日付-時間、数式、ユーザー、ID、追加ユーザー、更新済みユーザー、追加日時、更新日時。

メモ: ルックアップ項目の表示項目は最大4つまで追加できます。

Lookup項目で新規エントリーを許可する

関連フォームに必要なデータが存在せず、ユーザーが探している値が見つからない場合でも、ユーザーが直接関連フォームにアクセスしてデータを追加し、再度検索する手間を省くことができます。lookup項目自体から関連フォームへデータの追加を許可することで、効率的に必要な情報の登録が可能となります。この設定方法についてはこちらをご参照ください

lookup項目の新規エントリーを許可プロパティを有効化すると、ユーザーがフォームにアクセスした際に次のような操作が可能になります。

1. lookup項目の選択肢の最後に新しく追加するエントリーオプションが表示されます。
2. このオプションをクリックまたはタップすると、関連フォームがポップアップウィンドウで開き、必要な情報を入力・送信できます。
3. 入力されたデータは関連フォームに追加され、同時にlookup項目にも選択済みとして反映されます。
   

Lookup項目で新規エントリーを追加する際の値の設定

上記の通り、lookup項目の項目プロパティパネルで、ポップアップで表示される関連フォームへの新規エントリーの追加を許可できます。この設定が有効な場合、項目値の自動入力も許可できます。つまり、現在のフォーム（lookup項目を保持しているフォーム）で入力した値が、関連フォームに事前入力されます。必要に応じて、フォーム送信前にこれらの値を編集することが可能です。これにより、現在のフォームで入力した情報を再入力する手間が省け、lookup項目でエントリーを作成する際の操作が簡略化されます。

この自動入力を実現するには、データを複製したい関連フォームの項目と、現在のフォーム内の該当項目をマッピングする必要があります。

この設定は、アプリケーションの編集モードで行います。詳細はこちら 

メモ: 以下の項目は自動入力に対応していません：URL、画像、SubForm、署名、File アップロードする、Audio、Video、Auto 番号、Formula、Section、追加する メモ、Prediction、Keyword Extraction、Sentiment Analysis、OCR、Object Detection。

次のように仮定します。アプリケーション従業員 Managementの編集方法で、lookup 項目の必要な項目マッピングを設定したとします。次に、フォーム追加する Teamの有効方法で以下の情報を入力した場合を例に説明します。

このフォームでは、Team Membersはルックアップ項目です。この項目で+新しく追加するをクリックすると、ルックアップされたフォーム追加する 従業員がポップアップ表示されます。読み込み時、このルックアップフォームには現在のフォームの一致する項目から自動で値が入力されます。必要に応じて、事前入力された値を編集したり、他の項目に入力することも可能です。フォーム送信後、データは追加する 従業員フォームに追加され、現在の追加する Teamフォームのルックアップ項目の選択肢として選ばれます。

ルックアップ項目に表示されるデータのフィルター

初期設定では、ルックアップ項目にはルックアップされたフォームに存在するすべてのデータが表示されます。ただし、ルックアップフォーム内のデータに基づいてフィルターを適用することも可能です。方法はこちら

設定したフィルターは、ユーザーがルックアップ項目にアクセスするたびに、データの追加時と編集時の両方で適用されます。

その他の項目プロパティ

• アルファベット順での並べ替えを有効にする: ルックアップ項目が表示するデータをアルファベット順に並べ替えできます。
• この項目名および項目リンク名をカスタマイズできます。
• 必須項目として、ユーザーがこの項目で選択を行うよう設定できます。
• アプリ管理者のみに項目を表示（他のユーザーからは非表示にできます）
• 項目サイズを設定できます。
• マウスオーバー時にツールチップメッセージを表示する機能を有効にできます。

関連トピック

• 単方向・双方向リレーションシップ
• forms 間のRelationships
• 単方向リレーションシップの設定
• 双方向リレーションシップの設定
  
• Lookup 項目で新規 Entries を許可し、新規 Entries 追加時に値を設定する