ルックアップ項目について

ルックアップ項目を使用すると、フォーム間に関連付けを作成できます。この関連付けにより、同じアプリケーション内の別のフォーム、または同じ Zoho Creator アカウント内の別アプリケーションのフォームからデータを参照できます。このデータのマッピングはレコード ID を使って行われます。フォームから追加される各レコードにはレコード ID が生成され、データ同期を行うためのバックエンド参照として機能します。フォーム入力時には、ルックアップ項目に関連フォームで追加された値やレコードの一覧が表示されます。値を選択して現在のフォームを送信すると、2 つのフォーム間にマッピングが確立され、このデータのマッピングもレコード ID を使って行われます。

たとえば、法律事務所で、業務を管理するための「法務案件管理」アプリケーションを利用しているとします。このアプリには、弁護士、顧客、担当している案件、案件の詳細、案件履歴、公判の詳細、支払いの詳細などのデータを保存・表示するためのタブがあります。

このアプリで重要となるタブは次の 3 つです。

• 事務所に所属するすべての弁護士の詳細を登録する「弁護士」フォーム
• 顧客情報を登録する「顧客」フォーム
• 担当弁護士、顧客、案件に関連するドキュメント、支払い状況など、案件に関する詳細を登録する「案件詳細」フォーム

この「案件詳細」フォームには、すでに「弁護士」フォームと「顧客」フォームで登録済みの弁護士情報と顧客情報が含まれます。ここで新たに「弁護士」と「顧客」の項目を 2 つ追加する代わりに、「案件詳細」フォームにルックアップ項目を追加することで、他の 2 つのフォームのデータにアクセスして再利用でき、データや項目の重複を防ぐことができます。

ルックアップ項目を使用するメリット

ルックアップ項目を使用すると、次のようなメリットがあります。

• アプリケーション内で作成するフォーム数の削減
  
  • たとえば、教育機関向けに「スタッフ登録」フォームがあるとします。スタッフの出欠を部署ごとに管理したい場合、各部署ごとにスタッフの詳細を含むフォームを作成し、個別に出欠を登録させることもできますが、その場合、多数のフォーム（部署が 15 あるなら 15 個のフォーム）を作成することになります。代わりに、15 の部署を登録する「部署」フォームと、スタッフ一覧を登録する「スタッフ」フォームをそれぞれ作成し、そのうえで「出欠登録」フォームを作成して、ルックアップ項目を使って「部署」と「スタッフ」の値を参照できます。これにより、すべてのスタッフ共通の出欠登録フォームを 1 つ用意しつつ、部署別に分類することができ、フォーム数を削減できます。
• データモデリング
  
  • ルックアップ項目を使用すると、フォーム間に関連付けを構築できます。これにより、フォーム同士およびそのデータが相互に連携し、構造化された一元的なデータストレージを作成できます。この一元化により、データを関連付け、シンプルで管理しやすい業務プロセスを構築できます。
• 別フォームの関連データの参照
  
  • 別フォームに保存されているデータを同期し、現在入力しているフォームから取得できます。

ルックアップ項目の特性

フォームにルックアップ項目を追加する際は、次の設定が必要です。詳しくは、ルックアップ項目の追加方法を参照してください。

1. 参照関係の定義：ここで関連付けたいフォームを選択します
   
   • 新しい関係（単方向の関係）を作成することも、
   • 既存の関係を使用して双方向の関係を作成することもできます。詳細はこちら
2. 表示形式の設定：ユーザーがルックアップ項目にアクセスしたときに、参照データをどのように表示するか、またユーザーが選択できる値の数（単一／複数）を定義します。
   
   • ドロップダウン：参照データがドロップダウンで表示され、ユーザーは 1 つの値を選択できます
   • ラジオボタン：参照データがラジオボタンとして表示され、ユーザーは 1 つの値を選択できます
   • 複数選択：参照データがドロップダウンメニューで表示され、ユーザーは複数の値を選択できます
   • チェックボックス：参照データがチェックボックスとして表示され、ユーザーは複数の値を選択できます

ルックアップの表示項目をカスタマイズする

ルックアップ項目で、関連フォームのデータの表示方法をカスタマイズできます。関連フォーム内の 1 つの項目に保存されたデータのみを表示することも、複数の項目のデータを表示することも可能です。複数の項目を選択した場合は、項目値の間に表示する区切り文字を指定できます。設定方法はこちらを参照してください。

ルックアップ項目では、次の項目タイプからデータを表示できます：名前、住所、メール、電話番号、単一行、数値、パーセンテージ、通貨、小数、自動番号、ラジオボタン、ドロップダウン、日付、日時、数式、ユーザー、ID、追加したユーザー、更新したユーザー、追加日時、更新日時。

メモ：ルックアップ項目の表示項目として設定できるのは最大 4 項目です。

ルックアップ項目から新規レコードの追加を許可する

ユーザーが参照したいデータ（関連フォーム内のデータ）がまだ存在しない場合があります。そのたびにユーザーに関連フォームへ移動して必要なデータを追加し、再度フォームに戻ってルックアップする手間をかけさせる代わりに、ルックアップ項目から直接、関連フォームにデータを追加できるようにすることができます。有効化の方法はこちらを参照してください。

ルックアップ項目の[新規レコードの追加を許可]プロパティを有効にすると、ユーザーがフォームにアクセスした際、次のような動作になります。

1. ルックアップ項目の選択肢の最後に、[新規レコードを追加]オプションが表示されます。
2. このオプションをクリックまたはタップすると、ポップアップウィンドウで関連フォームが開き、そこで必要なデータを入力して送信できます。
3. 入力されたデータは関連フォームに追加されると同時に、ルックアップ項目で選択済みの状態になります。
   

ルックアップ項目で新規レコードを追加する際の値の設定