Zoho CRMにおける複数の組織の管理
この機能は、まだすべてのアカウントでは利用できません。段階的に利用可能になります。
複数のCRMアカウント（組織）へのアクセス
Zoho CRMでは、同じメールアドレスを使用して複数のCRMアカウント（組織）にアクセスすることができます。この機能は、複数の事業を展開する組織や子会社を持つ組織など、複数のCRMアカウントを管理する組織にとって特に役立つ機能です。
たとえば、あるソフトウェア企業でゲーム事業と家電事業の2つの事業を展開しているとします。顧客層、マーケティング戦略、売上計画は、それぞれの事業で異なります。そのため、この組織では売上や顧客情報を管理するにあたって、2種類のCRMアカウントを使用しています。レポートの確認、事業状況や経営課題の把握、今後の事業計画の検討などのため、経営陣は、両方のアカウントにログインして売上の推移や各種の指標データを確認しなければなりません。もし、事業ごとに異なるアカウントの認証情報を用いてCRMにログインする必要があると、手間がかかり、経営陣の貴重な時間を消費してしまいます。
このような状況に対応するため、Zoho CRMでは、複数の組織に1つのアカウントでアクセスすることができます。異なる組織へのログイン時でも、同じ認証情報を使用することが可能です。これにより、複数の事業や組織の情報に簡単にすばやくアクセスすることができます。ユーザーは、必要に応じていつでもアカウントを簡単に切り替えることが可能です。ユーザーを複数の組織アカウントに登録するには、次の2種類の方法があります：
- 組織アカウントの作成
- 他の組織アカウントからの招待の承諾
複数のアカウント間のデータは、自動では同期されませんのでご注意ください。この機能は、ユーザーが複数のCRMの組織アカウントに簡単にアクセスできるようにするための機能です。
複数の組織アカウントの作成
CRMの特権管理者と管理者は、複数の組織アカウントを作成することができます。作成した複数のアカウントには、共通の認証情報を使用してログインすることが可能です。管理者以外のユーザーは、招待を承諾することで複数の組織に参加することができます。
複数の組織アカウントの作成に関する留意事項は次のとおりです：
新しい組織のCRMのプラン
初期設定では、作成する新しい組織アカウントはエンタープライズプランの試用版に設定されます。管理者は、試用期間が終了する前にプランをアップグレードする必要があります。ユーザーは、プランが異なる複数の組織に参加することができます。
CRMの組織のユーザーライセンス
それぞれのアカウントでユーザーライセンスを購入する必要があります。ユーザーライセンスの購入に関する詳細については、こちらをご参照ください。
組織アカウントのアクセスURL
それぞれのアカウントには専用のアクセスURLが発行されます。このURLは、アカウントの作成時に変更したり、後から変更したりできます。アクセスURLを変更できるのは、組織の特権管理者のみです。特権管理者は、［設定］の［組織情報］の画面からURLを変更できます。
組織アカウントの作成に必要な権限
複数の組織アカウントを作成するには、いずれかのCRMアカウントで特権管理者または管理者の権限が必要です。たとえば、山田さんがZylker社のゲーム事業部で標準のユーザー権限を持ち、家電事業部で管理者権限を持つ場合、新しい組織アカウントを作成することができます。山田さんが両方の事業部で標準のユーザー権限しか持っていない場合、新しいアカウントを作成できません。
アカウント数
- 1人のユーザーが参加可能なアカウントは10件までです。ユーザーは、異なるプランのアカウントに参加することができます（スタンダード、プロフェッショナル、エンタープライズ、アルティメット、CRM Plus、Zoho One）。
- 特権管理者または管理者は、これら10件のアカウントに加えて、最大5件の新しい組織アカウントを作成することが可能です。
- 1人のユーザーが作成可能なCRM Plusアカウントは1件のみです。残りの9件のCRM Plusアカウントに参加するには、他のCRM Plusの組織からの招待を承諾する必要があります。
- 1人のユーザーが参加可能なZoho Oneアカウントは1件のみです。他のZoho Oneアカウントには、外部ユーザーとして参加できます。外部ユーザーに関する詳細については、こちらをご参照ください。
複数の組織アカウントを作成するには
- 管理者権限でZoho CRMアカウントにログインします。
- 画面右上に表示されているプロフィールアイコンをクリックします。
- 表示されるプロフィールのポップアップ画面で、組織名の隣に表示される矢印アイコンをクリックして、［管理］をクリックします。
- 組織の一覧の画面で、［新しい組織を作成する］をクリックします。
- 会社名、アクセスURL、タイムゾーンなどの組織の詳細情報を入力します。
- 必要に応じて、［サンプルデータを読み込む］のチェックボックスにチェックを入れます。
これにより、新しい組織アカウントにサンプルデータが読み込まれます。CRMの各機能を試したい場合に役立ちます。 - ［組織を作成する］をクリックします。新しい組織アカウントに移動します。
組織アカウントへのユーザーの招待
いずれかのCRMアカウントに登録済みのユーザーは、他のCRMアカウントへの招待を承諾することで、複数の組織アカウントに参加することができます。複数のアカウントに参加する際、既存のアカウントとの関連付けを解除する必要はありません。ユーザーの追加と招待に関する詳細については、こちらをご参照ください。
招待の承諾と辞退
ユーザーは、次のいずれかの方法で受け取った招待を承諾または辞退できます。招待は、7日間以内に承諾または辞退する必要があります：
- メール：招待時に送信されたメールから、承諾または辞退できます。招待されたユーザーが他の組織アカウントに登録済みの場合、その組織アカウント名がメールに記載されます。
- 組織の一覧：画面右上のプロフィールアイコンをクリックします。組織名の隣に表示される矢印アイコンをクリックして、［管理］をクリックします。招待されている組織の一覧が［組織の一覧］の欄に表示されます。
［組織の一覧］の欄に組織が表示されない場合もあります。CRM Plusアカウント、Zoho Oneアカウント、Cliq連携が設定されているCRMアカウント、IPアドレスの制限が設定されているCRMアカウントからの招待は表示されません。これらのアカウントからの招待は、受け取った招待メールから承諾する必要があります。
複数の組織アカウントの管理
標準の組織アカウントを設定する方法
最初に作成された組織アカウントが標準の組織アカウントとして設定されます。ユーザーは、いつでも標準の組織アカウントを変更することができます。Zoho CRMにログインすると、標準の組織アカウントの情報が表示されます。
また、組織アカウントへのアクセス用URLを直接入力して、特定の組織アカウントを指定してアクセスすることも可能です。
標準の組織アカウントを設定するには
- ［組織の一覧］に移動します。
- 対象の組織アカウントにマウスのカーソルを合わせて、［標準にする］をクリックします。
標準の組織アカウントとユーザーの関連付けの解除
標準の組織アカウントとユーザーの関連付けが解除された場合や標準の組織アカウントが削除された場合、ユーザーは次回のログイン時に組織の一覧から他の組織を標準として設定することができます。
複数の組織アカウントと連携機能
Zoho CRMと、他のZohoサービスや外部サービスのアプリケーションを連携する場合、連携するにあたっていずれかの組織アカウントを選択する必要があります。選択した組織アカウントと対象のアプリケーションが連携されます。
以下のスクリーンショットは、複数の組織アカウントが設定されている場合の他のアプリケーションでの表示画面の例です：
Zoho CRMとZoho Desk間の連携（Zoho Deskの操作画面）
Zoho CRMとMicrosoft Teams間の連携（Microsoft Teamsの操作画面）
Zoho CRMとSlack間の連携
A）Zoho CRMとSlack間の連携をSlackから設定する場合
B）Zoho CRMとSlack間の連携をZoho CRMのマーケットプレイスから設定する場合
以下の表は、複数のCRMの組織アカウントと各アプリケーションとの連携に関する説明です：
アプリケーション | 連携の種類 |
| これらのアプリケーションと関連付けることができるのは、1件の組織アカウントのみです。 |
| 複数のCRMの組織アカウントを、1件のZoho CampaignsとZoho Creatorの組織アカウント、Cisco Teamsのアカウントに関連付けることができます。 |
Zoho Analytics | 複数のCRMの組織アカウントと1件のレポートを関連付けることができます。 |
Google、Microsoft 365 | これらのアプリケーションと関連付けることができるのは、1件のCRMの組織アカウントのみです。 |
Microsoft Teams | 1件のMicrosoft Teamsのポータルと、1件のCRMの組織アカウントを関連付けることができます。この連携では、次の内容と連携することができます：
|
Slack | 1件のSlackアカウントと、1件のCRMの組織アカウントを関連付けることができます。 |
Zoho SalesIQ | 1件のCRMの組織アカウントと、5件までのZoho SalesIQアカウントを関連付けることができます。 |
以下の表は、連携機能を設定可能なアプリケーションの一覧です：
CRMまたはZohoアプリの両方 | Zoho CRM側のみ | 他のサービス側のみ |
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よくある質問
1.特権管理者として設定可能なアカウントの上限は？
特権管理者として設定可能なアカウントは、5件までです。上限に達すると、［新しい組織を作成する］ボタンが表示されなくなります。ただし、招待を承諾することで、他の組織アカウント参加できます（最大5件）。
2.新しい組織アカウントを作成できません。なぜですか？
次のいずれかに該当する場合、新しい組織アカウントを作成できません：
- すでに10件の組織アカウントに関連付けられている。
- 5件の組織アカウントで特権管理者として登録されている。この場合、招待を承諾することでさらに5件の組織アカウント参加することができます。
- Zohoアカウントの認証を完了していない。
- いずれかの組織アカウントで管理者として登録されていない。
3.新しい組織アカウントのプランは、どのプランが適用されますか？
新しい組織アカウントのプランは、エンタープライズプランの試用版が自動で適用されます。
4.作成できるアカウントの上限は？
特権管理者または管理者の場合、最大5件まで新しい組織アカウントを作成できます。ユーザーは、招待を承諾することで、最大10件の組織に参加できます。
5.組織アカウント間でデータを同期できますか？
いいえ、複数の組織アカウント間でデータを同期することはできません。現在のところ、この機能は主に、ユーザーが複数のCRMの組織アカウントに簡単にアクセスできるようにするためものです。ただし、複数の組織アカウント間でデータをエクスポートまたはインポートしたり、自動化や連携用の機能やアプリケーションを通じてデータを転送したりすることは可能です。
6.CRM PlusアカウントまたはZoho OneアカウントのユーザーをCRMの組織アカウントに招待できますか？
はい、できます。留意事項は次のとおりです：
- CRMユーザーは、招待を承諾することで最大9件のCRM Plusアカウントに参加できます。
- CRMユーザーは、内部ユーザーとして最大1件のZoho Oneアカウントに参加できます。他のZoho Oneアカウントに参加する場合は、外部ユーザーとしてのみ参加できます。
7.CRM Plusアカウントから組織を切り替えるには？
- 画面右上のプロフィールアイコンをクリックします。組織名の隣に表示される矢印アイコンをクリックして、［管理］をクリックします。
- 組織の一覧画面に移動します。こちらで組織を選択できます。
メモ：CRM Plusの組織アカウントを標準の組織アカウントとして設定することもできます。
8.サンドボックスのアカウントを作成可能なユーザーは？
サンドボックスを作成する権限を持つユーザーが、サンドボックスのアカウントを作成できます。これらのユーザーは、最大5件までサンドボックスのアカウントを作成することが可能です。
9.参加できるZoho Oneアカウントの上限は？
ユーザーは、内部ユーザーとして最大1件のZoho Oneアカウントに参加できます。他のZoho Oneアカウントに参加する場合は、外部ユーザーとして参加できます。詳細については、外部ユーザーのヘルプをご参照ください。
10.特権管理者として設定可能なサンドボックスのアカウントの上限は？
特権管理者として設定可能なサンドボックスのアカウントの上限は、5件です。
11.サンドボックスのアカウントを作成できません。どのような原因が考えられますか？
- 本番環境の組織アカウントで権限が設定されていない可能性があります。
- すでに10件のサンドボックスの組織アカウントに参加している可能性があります。
- すでに5件のサンドボックスの組織アカウントで特権管理者として登録されている可能性があります。
12.サンドボックスのアカウントを複数作成することはできますか？
はい。最大10件のサンドボックスのアカウントを作成できます。また、最大5件まで特権管理者として登録できます。
13.招待を承諾できません。なぜですか？
すでに10件の組織アカウントに参加している場合、招待を受け取ることはできますが、招待を承諾することはできません。
14.1人のユーザーに送信可能な招待の上限は？
1人のユーザーに対して送信可能な組織アカウントへの招待の上限は、7回までです。
15.保留中の招待の上限は？
保留中の招待の上限は、20件です。保留中の招待は、組織の一覧画面に表示されます。いずれかの保留中の招待を承諾または辞退しない場合、その後招待を受け取っても組織の一覧画面には表示されません。
16.CRMアカウントの管理者ですが、ユーザーを招待できません。なぜですか？
対象のユーザーについての招待の上限に達している可能性があります。保留可能な招待の上限は、20件です。
17.組織のアクセスURLを変更できません。なぜですか？
アクセスURLを変更できるのは、対象の組織の特権管理者のみです。たとえば、組織Aで特権管理者として登録されていて、組織Bで管理者として登録されている場合、アクセスURLを変更できる組織は、組織Aのみです。
18.Googleの連絡先の1件のフォルダーを、複数の組織アカウントと同期することはできますか？
いいえ、Googleの連絡先の1件のフォルダーと同期できるのは、1件の組織アカウントのみです。フォルダーとすでに関連付けられている組織アカウントは、以下の画面のように、灰色で表示されます。
19.Microsoft 365と複数の組織アカウントを連携した際の留意事項は？
すべてのCRMの組織アカウントに対して、Microsoft 365でフォルダーが作成されます（以下の例では「Zylker Sales」と「Zylker Pvt Ltd.」）。これらのフォルダー内のデータと対象の組織アカウントのデータが同期されます。
20.CRMのモバイルアプリから複数の組織アカウントを作成できますか？
いいえ、モバイルアプリから複数の組織アカウントを作成することはできません。ただし、モバイルアプリから複数の組織アカウントにログインしたり、組織アカウントを切り替えたりすることはできます。この機能を利用するには、次のバージョンのアプリを利用する必要があります：
- Android - 3.4.5以降
- iOS - 3.5.3以降
21.モバイルアプリから複数の組織アカウントにログインしたり、招待を承諾したりできますか？
はい、モバイルアプリから複数の組織アカウントにログインしたり、組織アカウントを切り替えたりすることができます。ただし、承諾可能な招待は、最初に受け取った招待のみです。たとえば、組織A、組織Bからそれぞれ順番に招待を受け取っている場合、組織Aからの招待は承諾できますが、組織Bからの招待はモバイルアプリ上には表示されません。
この機能を利用するには、次のバージョンのアプリを利用する必要があります：
- Android - 3.4.5以降
- iOS - 3.5.3以降
22.CRMのマーケットプレイスから拡張機能をインストールする際に組織を選択できますか？
はい、できます。複数の組織アカウントに参加している場合、マーケットプレイスから拡張機能をインストールする際に組織アカウントを選択することが可能です。
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