Zoho Deskでのカスタムタブの作成

Zoho Deskでのカスタムタブの作成

この機能は、現在、早期アクセスを申請した一部のユーザーのみ利用可能です。早期アクセスをご希望の場合は、support@zohodesk.comまでご連絡ください。

Zoho Deskの「タブ」では、特定の種類のデータを登録して管理できます。タブには、標準タブとカスタムタブの2種類があります。 

 

標準タブは、Zoho Deskにあらかじめ用意されているタブです(例:[問い合わせ]タブ、[連絡先]タブ、[商品]タブなど)。

 

カスタムタブは、組織のニーズに合わせて独自に作成できるタブです。標準タブではカバーできない種類のデータを整理し、管理するのに役立ちます。カスタムタブでは、データの種類に応じて、タブ名、レイアウト、項目の権限をカスタマイズできます。

 

カスタムタブを作成すると、組織の実際のニーズに合わせて、データを登録、管理、活用できます。これにより、Zoho Deskの使いやすさを向上させることができます。この記事では、カスタムタブの概要と作成方法について説明します。

標準タブ  

Zoho Deskには、[問い合わせ]、[取引先]、[連絡先]、[タスク]といった標準タブがあらかじめ用意されています。標準タブには、あらかじめ標準レイアウトと標準項目が用意されています。Zoho Deskの組織内の管理者や担当者は、組織のニーズに合わせて、レイアウトや項目をカスタマイズすることが可能です。たとえば、[問い合わせ]タブの[分類]という項目の名前を、[問い合わせの種類]に変更することができます。参考情報:ヘルプデスクの標準タブと標準項目 

カスタムタブ  

カスタムタブは、標準タブだけでは組織の実際の業務内容をカバーできない場合に役立ちます。たとえば、[連絡先]、[商品]といった標準タブは、教育機関が使用しやすい名前ではないでしょう。このような場合、[学生]、[教職員]、[履修科目]などのカスタムタブを作成することができます。 

 

同様に、保険会社では、募集人、代理店、保険証券などのデータを保存するためのカスタムタブを作成できます。  

 

カスタムタブのデータには、ルックアップ項目を通じて、他のタブのデータを関連付けることができます。また、カスタムタブでも、標準タブと同様、レイアウトや項目のカスタマイズ、ワークフローの利用、アクセス権限の設定などが可能です。

使用例

                                                                                       
旅行・観光業 


 

ある旅行会社では、Zoho Deskを使用して問い合わせを管理しています。業務内容に合わせて、データをより効率的に管理するために、以下のカスタムタブを作成しました。 

  • パッケージツアー
  • 宿泊先 
  • 交通機関 

 

また、上記のカスタムタブにおいて、以下のカスタマイズを行いました。 

項目とページレイアウトのカスタマイズ 

データを保存、管理しやすいように、各タブの標準レイアウトに以下のカスタム項目を追加しました。 

  • パッケージツアー:期間(一行テキスト)、パッケージの種類(選択リスト)、出発日(日付)、帰着日(日付)、料金(通貨)、説明(複数行テキスト)。
  • 宿泊先:人数、施設名、仕入先
  • 交通機関:予約方法、出発地、到着地、出発日時、到着日時 

 

その後、[交通機関]タブでは、1つのレイアウトでバスと飛行機のデータを管理することは非効率であるため、既存のレイアウトをバス専用に変更し、飛行機用のレイアウトを新たに追加することにしました。




タブの権限の設定 

タブの権限を設定すると、特定の権限を持つユーザーのみがタブ内のデータを表示、編集できるようにすることが可能です。たとえば、[パッケージツアー]、[宿泊先]、[交通機関]の3つのカスタムタブを作成したとします。パッケージツアー、宿泊先、交通機関の予約をそれぞれ別のチームが担当している場合、タブの権限を指定し、各タブの業務を担当するチームのユーザーのみが対象のタブにアクセスできるように設定することが可能です。


 

ルックアップ項目によるタブの関連付け 

ルックアップ項目を利用すると、データを別のタブのデータに関連付けることができます。たとえば、[パッケージツアー]タブに[参加者]というルックアップ項目を追加すると、パッケージツアーの参加者を[連絡先]タブに登録されているデータの中から検索して、登録できるようになります。また、パッケージツアーと、顧客の連絡先情報を関連付けられることにより、問い合わせ対応時に、顧客に関連するパッケージツアーの情報を迅速に確認できるようになります。


自動処理の設定 

カスタムタブでは、ワークフローによる自動処理を利用することもできます。たとえば、パッケージツアーの予約数が変更された場合、担当者に自動で通知を送信することができます。



 

また、宿泊先や交通機関の予約情報が更新された際に、更新情報をメールやSMSで顧客に通知することもできます。さらに、Zoho Deskの組織の管理者は、宿泊先や交通機関の予約情報を管理するための独自のレポートを作成することも可能です。


利用条件
必要な権限

カスタムタブの作成には、タブのカスタマイズの権限が必要です。初期設定では、管理者権限を持つユーザーがカスタムタブを作成できます。 

カスタムタブは、以下のプランで利用可能です。

  • エンタープライズプラン10件/部門(各タブに作成できるルックアップ項目数の上限:5件)。

カスタムタブの作成 

カスタムタブを作成するには、以下の手順を実行します。

 

タブ名:タブ名を指定します(日本語の場合、複数形と単数形に同じ名前を入力してください)。たとえば、学生データを登録したい場合は[学生]、教職員データを登録したい場合は[教職員]、科目データを登録したい場合は[履修科目]などと入力します。複数形と単数形で別の名前を入力した場合、複数形の名前は、Zoho Deskの画面上部のメニューに表示されます。単数形の名前は、カスタムタブのデータの作成画面などに表示されます。なお、タブ名の文字数の上限は、25文字です。

 

説明:カスタムタブの目的や用途についての簡単な説明を入力します。


アクセスの許可対象:タブへのアクセスを許可する部門を指定します。たとえば、[パッケージツアー]タブに対しては、営業担当者と、ツアー予約の担当者のみがアクセスできるように設定することが可能です。これにより、ツアーの予約キャンセルに関する問い合わせを受けた場合も、権限のないユーザーによって予約人数が変更されないようにすることができます。 

メモ:現在公開されているベータ版では、[アクセスの許可対象]の項目に、[すべての部門]があらかじめ指定されています(この設定を変更することはできません)。正式にリリースされた際には、特定の部門も指定可能になる予定です。 


タブの利用単位:タブの利用単位では、カスタムタブのデータを部門ごとに分けて保存するか、全部門で共有して保存するかを選択できます。具体的には、以下のいずれかを選択できます。 

 

  • 部門単位での利用:タブのデータは、部門ごとに保存されます。たとえば、[仕入先]という1つのカスタムタブにおいて、部門ごと分けて仕入先データを保存することができます。仕入先や商品などのデータを各部門で別々に登録、管理したい場合に選択します。  
  • 組織単位での利用:タブのデータは、全部門に共有されます。タブ内のすべてのデータに、どの部門からもアクセスできます。学生や商品などのデータを全部門共通で登録、管理したい場合に選択します。 

 

[部門単位での利用]と[組織単位での利用]の相違点は以下のとおりです。

 


部門単位での利用 
組織単位での利用
使用する場面 

複数の部門で同一の名前のカスタムタブを利用するが、部門ごとにデータを登録、管理したい場合。 

例:[予約]タブ

  • 予約部門は、航空券と宿泊先の予約データを登録、管理できます。 
  • 営業部門は、パッケージツアーの予約データを登録、管理できます。 
全部門で共通のデータの管理したい場合。
メリット 
1つのタブを部門別に利用できるため、各部門用に個別にタブを作成する必要がありません。たとえば、部門Aと部門Bで仕入先が異なる場合にも、[仕入先]という1つのカスタムタブを利用して、部門ごとにデータを管理することが可能です。 
組織内の全部門から同じデータにアクセスすることができます。たとえば、学生課と情報システム課の2つの部門で[学生]タブを使用する場合、両方の部門から同じ学生データにアクセスできます。
レイアウト
部門ごとにレイアウトが作成されます。たとえば、[予約]タブにおいて、予約部門は航空券と宿泊先の予約データを、営業部門はパッケージツアーの予約データを登録、管理するとします。この場合、各部門で必要なデータの情報は異なるため、部門ごとに異なるレイアウトを用意する必要があります。
全部門で共通のレイアウトを利用します。全部門で同じデータを登録、管理するため、レイアウトも共通している必要があります。
項目
各部門のレイアウトにおいて、標準項目のみ共通して利用できます。Zoho Deskの組織の管理者は、カスタム項目を追加したり、項目をカスタマイズしたりできます。
全部門のレイアウトで、標準項目とカスタム項目の両方を共通して利用できます。Zoho Deskの組織の管理者は、カスタム項目を追加したり、項目をカスタマイズしたりできます。
表示権限 
カスタムタブで表示されるデータは部門ごとに異なります。
カスタムタブで表示されるデータは全部門共通です。各部門のユーザーがデータを編集できるかどうかは、アクセス権限の設定によって異なります(ユーザーは、自分自身に設定された権限に応じて、データの表示や編集が可能です)。

 

タブの権限の設定:特定の権限を持つユーザーのみがタブ内のデータを表示、作成、編集できるように権限を設定できます。たとえば、[パッケージツアー]タブでは、営業担当者予約担当者のいずれかの権限を持つユーザーのみが、データを表示、作成、編集できるように設定することが可能です。

メモ:作成したカスタムタブを削除/無効化することはできません。

留意事項

  • タブの利用単位は、カスタムタブの作成時にのみ設定可能です。作成後に設定を変更することはできません。
  • 現在、[アクセスの許可対象]は、あらかじめ[すべての部門]に指定されており、設定を変更することはできません。カスタムタブは、初期設定ですべての部門に対して表示されます。
  • カスタムタブの標準レイアウトを削除または無効化することはできません。 
  • [タブの利用単位]の設定で [部門単位での利用]を選択した場合、標準レイアウトには、部門、レイアウト、タブ名、データの担当者などの標準項目があらかじめ追加されます。一方、[組織単位での利用]を選択した場合、標準レイアウトには、レイアウト、タブ名、データの担当者の標準項目が追加されます。

 カスタムタブを作成するには 

  1. 画面右上にある(設定)アイコンをクリックし、[カスタマイズ][タブ]をクリックします。
  2. ページ右上にある[新しいカスタムタブ]をクリックします。
  3. 新しいカスタムタブの作成画面で、以下の設定を行います。
    1. タブ名の複数形と単数形を入力します(日本語の場合は複数形と単数形に同じ名前を入力してください)。
    2. タブの説明を入力します。
    3. 現在、[アクセスの許可対象]は、あらかじめ[すべての部門]に指定されています(この設定を変更することはできません)。 
    4. [タブの利用単位]の設定欄で、[部門単位での利用]または[組織単位での利用]のいずれかを選択します。
    5. [タブの権限]の項目で、アクセスを許可する対象の権限を選択します。
  4. [保存する]をクリックすると、カスタムタブが作成されます。



  5. [保存してレイアウトに移動する]をクリックすると、続けて、レイアウトを編集することができます。


カスタムタブの設定を編集するには

  1. 画面右上にある(設定)アイコンをクリックし、[カスタマイズ][タブ]をクリックします。
  2. 対象のカスタムタブを選択します。
  3. カスタムタブの編集画面で、必要に応じて、設定を編集します。
  4. [保存する]をクリックします。

     

カスタムタブの管理 

Zoho Deskの組織の管理者は、作成したカスタムタブを管理できます。実行できる操作は、以下のとおりです。

  • 設定ページの画面左側のメニューで、[タブ]の欄にある[タブを並べ替える]をクリックすると、不要なタブを非表示にし、必要なタブのみが表示されるように設定できます。 
  • また、タブの並び順を変更することもできます。
  • 設定ページの画面左側のメニューで、[タブ]の欄にある[タブ名を変更する]をクリックすると、必要に応じて、各タブの名前を変更できます。参考情報:標準タブのカスタマイズ

設定ページの画面左側のメニューで、[タブ]の欄にある[タブの一覧]をクリックすると、タブの設定を変更したり、タブの名前を変更したりすることが可能です。


カスタムタブにおけるデータの作成 

作成したカスタムタブに、データを作成できます。

カスタムタブでデータを作成するには 

  1. Zoho Deskの画面上部のメニューで対象のタブをクリックします。
  2. 画面右上にある[+](データの追加)アイコンをクリックします。



  3. データの作成画面で必要な情報を入力します。
  4. [保存する]をクリックします。

データを編集、削除するには

  1. Zoho Deskの画面上部のメニューで対象のタブをクリックし、データの一覧ページで、対象のデータを選択します。
  2. データの詳細ページで[…](その他の操作)アイコンをクリックし、[編集する]または[削除する]を選択します。 
  3. [編集する]を選択した場合、データを編集し、[保存する]をクリックします。 
  4. [削除する]を選択した場合、確認画面で削除ボタンをクリックします。


一覧表示のカスタマイズ  

カスタムタブに用意されている標準のデータ一覧には、以下の2種類があります。 

  • すべてのデータ:他のユーザーが作成したデータを含む、すべてのデータが一覧表示されます。
  • 自分のデータ:自分自身が作成したデータのみが一覧表示されます。 

 

一覧表示では、一覧に表示する列をカスタマイズできます。 

一覧表示の列をカスタマイズするには

  1. Zoho Deskの画面上部のメニューで対象のタブをクリックします。 
  2. 画面左側のメニューで、一覧表示(すべてのデータまたは自分のデータ)を選択します。データ一覧のページで、一覧の左上にある[(列の選択)アイコンをクリックします。
  3. 追加する列のチェックボックスを選択し、削除する列のチェックボックスの選択を解除します。 
  4. [保存する]をクリックします。 


項目の権限と依存関係の設定   

Zoho Deskの組織の管理者は、項目の権限を設定できます。たとえば、[保険証券番号]の項目は、保険担当者のみが表示、編集できるように設定できます。また、Zoho Deskの組織の管理者は、項目の依存関係を設定できます。依存関係を設定すると、親項目で選択された値に応じて、子項目の値の選択肢を表示することが可能です。たとえば、[都道府県](親項目)で「神奈川県」を選択すると、[市区町村](子項目)の選択肢には神奈川県内の市区町村が表示されるように設定できます。参考情報:項目の権限と依存関係の設定


   

ルックアップ項目によるデータの関連付け 

ルックアップ項目を利用すると、タブのデータを別のタブのデータに関連付けることができます。また、関連付けたデータには、各データの詳細ページからすばやくアクセスできます。 

 

たとえば、[パッケージツアー]タブに、[ツアーに関する問い合わせ]というルックアップ項目を追加し、関連タブを[問い合わせ]タブに設定するとします。この場合、パッケージツアーのデータの[関連する問い合わせ](ルックアップ項目)で問い合わせを選択すると、パッケージツアーと問い合わせのデータを関連付けることができます。これにより、パッケージツアーの詳細ページから、対象のパッケージツアーに関連する問い合わせをすばやく確認できるようになります。このように、タブのレイアウトにルックアップ項目を追加すると、タブのデータを別のタブのデータに関連付けることができます。

 

また、ルックアップ項目を作成すると、関連タブの詳細ページに子タブ(サブタブ)が追加されます。関連データの詳細ページでこの子タブにアクセスすると、このルックアップ項目を通じて該当のデータに関連付けられているデータが一覧表示されます。たとえば、[パッケージツアー]タブに、関連タブを[問い合わせ]タブとするルックアップ項目を作成し、子タブの名前を[関連する問い合わせ]とするとします。この場合、パッケージツアーの詳細ページで子タブ[関連する問い合わせ]にアクセスすると、対象のパッケージツアーに関連付けられている問い合わせを一覧表示できます。 






サブタブから実行できる操作は以下のとおりです。

  • 対象のパッケージツアーに既存の問い合わせのデータを関連付ける

  • 対象のパッケージツアーに関連する問い合わせを一覧表示する



  • 対象のパッケージツアーと問い合わせの関連付けを解除する



  • 新しい問い合わせを作成して、対象のパッケージツアーに関連付ける 


参考情報

    Zoho CRM 管理者向けトレーニング

    「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。

    日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。

    Zoho CRM Training



              Zoho WorkDrive Resources



                Zoho Desk Resources

                • Desk Community Learning Series


                • Digest


                • Functions


                • Meetups


                • Kbase


                • Resources


                • Glossary


                • Desk Marketplace


                • MVP Corner


                • Word of the Day









                                  • Related Articles

                                  • Zoho DeskのZoho Vault拡張機能

                                    Zoho Vaultは、チーム向けのオンライン上でパスワードを管理できるソフトウェアです。多くのパスワードの管理に苦労している場合、Zoho Vaultで安全に管理することができます。どこからでもパスワードを保存、共有、管理することができます。  機密情報を安全に共有することは、チームにとって必要不可欠です。Zoho DeskのZoho Vault拡張機能を使用すると、アクセス権限の異なるチーム間やユーザー間でパスワードを共有することができます。Zoho ...
                                  • Zoho DeskとZoho Mailの連携

                                    Zoho DeskとZoho Mailを連携して使用することで、Zoho Deskでメールを使用した顧客サポート業務を効率よく行うことができます。Zoho Deskでは、メール、電話、チャットなど、さまざまな経路の問い合わせをまとめて管理できます。一方、Zoho Mailは、どのような規模の組織でも安全で手軽に利用できるメールサービスです。 Zoho DeskとZoho Mailを連携することで、Zoho DeskおよびZoho ...
                                  • Zoho DeskのZoho Sprints拡張機能

                                    Zoho Sprintsは、オンライン上で利用できるアジャイル開発向けのプロジェクト管理ソリューションです。プロジェクトの計画、進捗状況の確認、期限内のプロジェクト完了を目的に設計されました。また、高品質なサービスを提供できるように、共同作業を行うことができます。Zoho DeskのZoho Sprints拡張機能では、顧客、サポートチーム、開発チームをシームレスに結び合わせることで、機能や問題について詳細に把握することができます。Zoho ...
                                  • Zoho CRMとZoho Deskの連携

                                    Zoho CRMとの連携により、顧客データベースを常に同期してデータの整合性を維持することで、営業チームとサポートチームが顧客の全体像を把握しやすくなります。連携するには、Zoho Deskの管理者権限が必要です。また、Zoho CRMの管理者権限も利用可能であることをご確認ください。 機能 Zoho CRMと連携すると、顧客サポートの向上に役立つ、以下の機能を利用できます: カスタム項目のデータを含めて連絡先と取引先のデータを双方向で同期し、データベース上の顧客情報を常に統一できます。 ...
                                  • Zoho DeskとZoho Campaignsの連携

                                    Zoho Campaignsは、マーケティングメール配信サービスです。メールを作成/配信したり、配信したメールに関する指標データを確認したりするのに役立ちます。Zoho DeskとZoho Campaignsを連携することで、Zoho Campaignsで作成したキャンペーンや配信リストに関するさまざまな操作をZoho Deskの操作画面内から行うことが可能です。 Zoho DeskとZoho Campaignsの連携設定 Zoho Campaigns拡張機能は、Zoho ...

                                  Resources

                                  Videos

                                  Watch comprehensive videos on features and other important topics that will help you master Zoho CRM.



                                  eBooks

                                  Download free eBooks and access a range of topics to get deeper insight on successfully using Zoho CRM.



                                  Webinars

                                  Sign up for our webinars and learn the Zoho CRM basics, from customization to sales force automation and more.



                                  CRM Tips

                                  Make the most of Zoho CRM with these useful tips.