標準タブは、Zoho Deskにあらかじめ用意されているタブです（例：［問い合わせ］タブ、［連絡先］タブ、［商品］タブなど）。

 

カスタムタブは、組織のニーズに合わせて独自に作成できるタブです。標準タブではカバーできない種類のデータを整理し、管理するのに役立ちます。カスタムタブでは、データの種類に応じて、タブ名、レイアウト、項目の権限をカスタマイズできます。

 

カスタムタブを作成すると、組織の実際のニーズに合わせて、データを登録、管理、活用できます。これにより、Zoho Deskの使いやすさを向上させることができます。この記事では、カスタムタブの概要と作成方法について説明します。

標準タブ  

Zoho Deskには、［問い合わせ］、［取引先］、［連絡先］、［タスク］といった標準タブがあらかじめ用意されています。標準タブには、あらかじめ標準レイアウトと標準項目が用意されています。Zoho Deskの組織内の管理者や担当者は、組織のニーズに合わせて、レイアウトや項目をカスタマイズすることが可能です。たとえば、［問い合わせ］タブの［分類］という項目の名前を、［問い合わせの種類］に変更することができます。参考情報：ヘルプデスクの標準タブと標準項目 

カスタムタブ  

カスタムタブは、標準タブだけでは組織の実際の業務内容をカバーできない場合に役立ちます。たとえば、［連絡先］、［商品］といった標準タブは、教育機関が使用しやすい名前ではないでしょう。このような場合、［学生］、［教職員］、［履修科目］などのカスタムタブを作成することができます。 

 

同様に、保険会社では、募集人、代理店、保険証券などのデータを保存するためのカスタムタブを作成できます。  

 

カスタムタブのデータには、ルックアップ項目を通じて、他のタブのデータを関連付けることができます。また、カスタムタブでも、標準タブと同様、レイアウトや項目のカスタマイズ、ワークフローの利用、アクセス権限の設定などが可能です。

使用例

 

ある旅行会社では、Zoho Deskを使用して問い合わせを管理しています。業務内容に合わせて、データをより効率的に管理するために、以下のカスタムタブを作成しました。 

• パッケージツアー
• 宿泊先 
• 交通機関 

 

また、上記のカスタムタブにおいて、以下のカスタマイズを行いました。 

項目とページレイアウトのカスタマイズ 

データを保存、管理しやすいように、各タブの標準レイアウトに以下のカスタム項目を追加しました。 

• パッケージツアー：期間（一行テキスト）、パッケージの種類（選択リスト）、出発日（日付）、帰着日（日付）、料金（通貨）、説明（複数行テキスト）。
• 宿泊先：人数、施設名、仕入先
• 交通機関：予約方法、出発地、到着地、出発日時、到着日時 

 

その後、［交通機関］タブでは、1つのレイアウトでバスと飛行機のデータを管理することは非効率であるため、既存のレイアウトをバス専用に変更し、飛行機用のレイアウトを新たに追加することにしました。

タブの権限の設定 

タブの権限を設定すると、特定の権限を持つユーザーのみがタブ内のデータを表示、編集できるようにすることが可能です。たとえば、［パッケージツアー］、［宿泊先］、［交通機関］の3つのカスタムタブを作成したとします。パッケージツアー、宿泊先、交通機関の予約をそれぞれ別のチームが担当している場合、タブの権限を指定し、各タブの業務を担当するチームのユーザーのみが対象のタブにアクセスできるように設定することが可能です。

 

ルックアップ項目によるタブの関連付け 

ルックアップ項目を利用すると、データを別のタブのデータに関連付けることができます。たとえば、［パッケージツアー］タブに［参加者］というルックアップ項目を追加すると、パッケージツアーの参加者を［連絡先］タブに登録されているデータの中から検索して、登録できるようになります。また、パッケージツアーと、顧客の連絡先情報を関連付けられることにより、問い合わせ対応時に、顧客に関連するパッケージツアーの情報を迅速に確認できるようになります。

自動処理の設定 

カスタムタブでは、ワークフローによる自動処理を利用することもできます。たとえば、パッケージツアーの予約数が変更された場合、担当者に自動で通知を送信することができます。

 

また、宿泊先や交通機関の予約情報が更新された際に、更新情報をメールやSMSで顧客に通知することもできます。さらに、Zoho Deskの組織の管理者は、宿泊先や交通機関の予約情報を管理するための独自のレポートを作成することも可能です。

カスタムタブの作成 

カスタムタブを作成するには、以下の手順を実行します。

 

タブ名：タブ名を指定します（日本語の場合、複数形と単数形に同じ名前を入力してください）。たとえば、学生データを登録したい場合は［学生］、教職員データを登録したい場合は［教職員］、科目データを登録したい場合は［履修科目］などと入力します。複数形と単数形で別の名前を入力した場合、複数形の名前は、Zoho Deskの画面上部のメニューに表示されます。単数形の名前は、カスタムタブのデータの作成画面などに表示されます。なお、タブ名の文字数の上限は、25文字です。

 

説明：カスタムタブの目的や用途についての簡単な説明を入力します。

アクセスの許可対象：タブへのアクセスを許可する部門を指定します。たとえば、［パッケージツアー］タブに対しては、営業担当者と、ツアー予約の担当者のみがアクセスできるように設定することが可能です。これにより、ツアーの予約キャンセルに関する問い合わせを受けた場合も、権限のないユーザーによって予約人数が変更されないようにすることができます。 

 

• 部門単位での利用：タブのデータは、部門ごとに保存されます。たとえば、［仕入先］という1つのカスタムタブにおいて、部門ごと分けて仕入先データを保存することができます。仕入先や商品などのデータを各部門で別々に登録、管理したい場合に選択します。  
• 組織単位での利用：タブのデータは、全部門に共有されます。タブ内のすべてのデータに、どの部門からもアクセスできます。学生や商品などのデータを全部門共通で登録、管理したい場合に選択します。 

 

［部門単位での利用］と［組織単位での利用］の相違点は以下のとおりです。

 

 

タブの権限の設定：特定の権限を持つユーザーのみがタブ内のデータを表示、作成、編集できるように権限を設定できます。たとえば、［パッケージツアー］タブでは、営業担当者と予約担当者のいずれかの権限を持つユーザーのみが、データを表示、作成、編集できるように設定することが可能です。

留意事項

• タブの利用単位は、カスタムタブの作成時にのみ設定可能です。作成後に設定を変更することはできません。
• 現在、［アクセスの許可対象］は、あらかじめ［すべての部門］に指定されており、設定を変更することはできません。カスタムタブは、初期設定ですべての部門に対して表示されます。
• カスタムタブの標準レイアウトを削除または無効化することはできません。 
• ［タブの利用単位］の設定で ［部門単位での利用］を選択した場合、標準レイアウトには、部門、レイアウト、タブ名、データの担当者などの標準項目があらかじめ追加されます。一方、［組織単位での利用］を選択した場合、標準レイアウトには、レイアウト、タブ名、データの担当者の標準項目が追加されます。

 カスタムタブを作成するには 

1. 画面右上にある（設定）アイコンをクリックし、［カスタマイズ］→［タブ］をクリックします。
2. ページ右上にある［新しいカスタムタブ］をクリックします。
3. 新しいカスタムタブの作成画面で、以下の設定を行います。
   
1. タブ名の複数形と単数形を入力します（日本語の場合は複数形と単数形に同じ名前を入力してください）。
2. タブの説明を入力します。
3. 現在、［アクセスの許可対象］は、あらかじめ［すべての部門］に指定されています（この設定を変更することはできません）。 
4. ［タブの利用単位］の設定欄で、［部門単位での利用］または［組織単位での利用］のいずれかを選択します。
5. ［タブの権限］の項目で、アクセスを許可する対象の権限を選択します。
4. ［保存する］をクリックすると、カスタムタブが作成されます。
   
   
   
   
5. ［保存してレイアウトに移動する］をクリックすると、続けて、レイアウトを編集することができます。
   
   
   

カスタムタブの設定を編集するには

1. 画面右上にある（設定）アイコンをクリックし、［カスタマイズ］→［タブ］をクリックします。
2. 対象のカスタムタブを選択します。
3. カスタムタブの編集画面で、必要に応じて、設定を編集します。
4. ［保存する］をクリックします。
   
    

カスタムタブの管理 

Zoho Deskの組織の管理者は、作成したカスタムタブを管理できます。実行できる操作は、以下のとおりです。

• 設定ページの画面左側のメニューで、［タブ］の欄にある［タブを並べ替える］をクリックすると、不要なタブを非表示にし、必要なタブのみが表示されるように設定できます。 
• また、タブの並び順を変更することもできます。
• 設定ページの画面左側のメニューで、［タブ］の欄にある［タブ名を変更する］をクリックすると、必要に応じて、各タブの名前を変更できます。参考情報：標準タブのカスタマイズ

カスタムタブにおけるデータの作成 

作成したカスタムタブに、データを作成できます。

カスタムタブでデータを作成するには 

1. Zoho Deskの画面上部のメニューで対象のタブをクリックします。
2. 画面右上にある［+］（データの追加）アイコンをクリックします。
   
   
   
   
3. データの作成画面で必要な情報を入力します。
4. ［保存する］をクリックします。

データを編集、削除するには

1. Zoho Deskの画面上部のメニューで対象のタブをクリックし、データの一覧ページで、対象のデータを選択します。
2. データの詳細ページで［…］（その他の操作）アイコンをクリックし、［編集する］または［削除する］を選択します。 
3. ［編集する］を選択した場合、データを編集し、［保存する］をクリックします。 
4. ［削除する］を選択した場合、確認画面で削除ボタンをクリックします。
   
   
   

一覧表示のカスタマイズ  

カスタムタブに用意されている標準のデータ一覧には、以下の2種類があります。 

• すべてのデータ：他のユーザーが作成したデータを含む、すべてのデータが一覧表示されます。
• 自分のデータ：自分自身が作成したデータのみが一覧表示されます。 

 

一覧表示では、一覧に表示する列をカスタマイズできます。 

一覧表示の列をカスタマイズするには

1. Zoho Deskの画面上部のメニューで対象のタブをクリックします。 
2. 画面左側のメニューで、一覧表示（すべてのデータまたは自分のデータ）を選択します。データ一覧のページで、一覧の左上にある［］（列の選択）アイコンをクリックします。
3. 追加する列のチェックボックスを選択し、削除する列のチェックボックスの選択を解除します。 
4. ［保存する］をクリックします。 
   
   
   

項目の権限と依存関係の設定   

Zoho Deskの組織の管理者は、項目の権限を設定できます。たとえば、［保険証券番号］の項目は、保険担当者のみが表示、編集できるように設定できます。また、Zoho Deskの組織の管理者は、項目の依存関係を設定できます。依存関係を設定すると、親項目で選択された値に応じて、子項目の値の選択肢を表示することが可能です。たとえば、［都道府県］（親項目）で「神奈川県」を選択すると、［市区町村］（子項目）の選択肢には神奈川県内の市区町村が表示されるように設定できます。参考情報：項目の権限と依存関係の設定

ルックアップ項目によるデータの関連付け 

ルックアップ項目を利用すると、タブのデータを別のタブのデータに関連付けることができます。また、関連付けたデータには、各データの詳細ページからすばやくアクセスできます。 

 

たとえば、［パッケージツアー］タブに、［ツアーに関する問い合わせ］というルックアップ項目を追加し、関連タブを［問い合わせ］タブに設定するとします。この場合、パッケージツアーのデータの［関連する問い合わせ］（ルックアップ項目）で問い合わせを選択すると、パッケージツアーと問い合わせのデータを関連付けることができます。これにより、パッケージツアーの詳細ページから、対象のパッケージツアーに関連する問い合わせをすばやく確認できるようになります。このように、タブのレイアウトにルックアップ項目を追加すると、タブのデータを別のタブのデータに関連付けることができます。

 

また、ルックアップ項目を作成すると、関連タブの詳細ページに子タブ（サブタブ）が追加されます。関連データの詳細ページでこの子タブにアクセスすると、このルックアップ項目を通じて該当のデータに関連付けられているデータが一覧表示されます。たとえば、［パッケージツアー］タブに、関連タブを［問い合わせ］タブとするルックアップ項目を作成し、子タブの名前を［関連する問い合わせ］とするとします。この場合、パッケージツアーの詳細ページで子タブ［関連する問い合わせ］にアクセスすると、対象のパッケージツアーに関連付けられている問い合わせを一覧表示できます。 

サブタブから実行できる操作は以下のとおりです。

• 対象のパッケージツアーに既存の問い合わせのデータを関連付ける
  
  
• 対象のパッケージツアーに関連する問い合わせを一覧表示する
  
  
  
  
• 対象のパッケージツアーと問い合わせの関連付けを解除する
  
  
  
  
• 新しい問い合わせを作成して、対象のパッケージツアーに関連付ける