Zoho Projectsのポータル設定機能を使用することで、業務のニーズに合わせて、プロジェクト環境をカスタマイズできます。この機能では、プロジェクトのスケジュールや予算の作成からタスクの自動化まで、幅広い設定を管理できます。

ポータル設定：

このセクションでは、ポータルのロゴに独自の画像を設定したり、ポータル名を「Zylker」に変更したりすることができます。また、差出人メールアドレスを独自ドメインから送信するよう設定することも可能です。さらに、ポータルURLの変更や管理者一覧からのポータル所有者の再割り当てを行うことも可能です。

独自ドメイン：

独自ドメイン機能を使用することで、顧客やクライアントからの会社やブランドに対する信頼性を高めることができます。Zoho Projectsで独自ドメインを使用すると、プロジェクト関連のすべての活動をそのドメイン上で実行できるため、よりプロフェッショナルな印象を与えることができます。

たとえば、ポータル名が「Zylker」の場合、初期設定では、プロジェクトのURLは、「https://projects.zoho.com/portal/zylker」 のように生成されます。独自ドメインを使用することで、「https://zylker.com/portal/abc」 のようなURLに設定することもできます。

免責事項：

企業には、ユーザーが遵守すべきポリシーや規約があります。免責事項は、ユーザーが製品やサービスを利用する際に企業の方針をユーザーに明確に伝え、合意を得るために使用します。

Zoho Projectsでは、課題や段階などのタブ名を、業界に適した表現や専門用語に変更できます。

たとえば、「課題」タブを「施工不良」や「品質管理」のように建設業界用の表現に変更することで、現場のユーザーにとってより直感的で使いやすい画面にすることができます。

ポータルの削除：

この機能を使用することで、ポータルの所有者は、Zoho Projectsのサーバー上に保存されているデータを事前にバックアップしてから、ドメインを完全に削除できます。

ユーザー設定：

この機能では、ユーザーの表示名を変更／設定できます。また、組織内のユーザー間の階層を設定することもできます。

日時設定：

このタブでは、日付の形式、時間の形式、週の最初の曜日を指定できます。また、勤務日の開始時間と終了時間を指定することで、通常の稼働時間を設定できます。さらに、土日やその他の曜日を週末に設定することで、各組織の営業日や稼働日に応じたスケジュールを設定できます。

休日を設定することで、非稼働日を考慮したスケジュールをプロジェクトに設定できます。これにより、より正確で現実的なプロジェクト管理が実現できます。

たとえば創立記念日にかかる休業日を休日として追加することで、その日にはタスクが設定されないようにすることができます。

プロジェクトとプロジェクトグループ：

このタブでは、プロジェクトやプロジェクトグループの接頭語、非公開のプロジェクトグループ、タグの管理、完了度の計算項目など、プロジェクト関連の設定を行うことができます。

予算設定のタブでは、予算機能の有効化／無効化、ユーザー権限に基づく予算へのアクセス制限、基準通貨の設定などを行うことができます。予算機能を有効にすると、予算の自動更新頻度を設定できます。また、請求対象外の時間をコスト計算に含めるかどうかも設定可能です。実績コストがしきい値または予定コストを超えた場合に、通知メールを自動送信するよう設定することもできます。さらに、プロジェクトの実績を評価するために、売上予算の設定や出来高管理（EVM：Earned Value Management）機能を有効化することも可能です。

通貨タブでは、プロジェクトの基準通貨を設定することで、Zoho Projects上における財務管理やレポートを共通の通貨で確認できます。また、基準通貨を設定する際に、為替レートを追加して自国通貨との換算価値を指定することができます。

先ほどの例の場合、プロジェクト担当者が「Zylker株式会社」のプロジェクトで、世界中のベンダーや業者とやりとりしているとします。本社は日本にあり、クライアントの多くはアメリカで事業を展開している状況です。このような場合、基準通貨を円に設定し、現在のドル円為替レートを入力することで、ドル建ての取引を円換算で管理できます。これにより、ジルカー建設は異なる通貨での取引があっても、プロジェクトの財務状況をかんたんに把握できます。

Zoho Projectsでは、タスクをより効率的に管理するために、複数の設定が用意されています。このタブでは、タスクの順序、接頭語、期間、前後関係などを設定できます。また、リソースや設備を割り当てたり、タスクを課題に関連付けたりすることもできます。タスクの前後関係の設定を有効にすると、期限の変更に応じて後続タスクが自動的に再調整されます。

このタブでは、工数の記録に関する権限、完了したタスクの工数表の管理、タイマーの管理、タスクの予定工数に基づく制限の設定などを行うことができます。また、工数の記録の制限を設定したり、工数が設定したしきい値に下回るときのリマインダーをカスタマイズすることもできます。さらに、過去と未来の日付の工数を記録できるため、工数を柔軟に追跡できます。

工数表の承認設定では、工数データの承認を有効にしたり、承認者の権限を変更したり、自動承認を設定したりすることができます。

たとえば、建設現場の担当者に工数データの確認／承認権限を付与することで、日々の業務に費やした工数を正確に記録および管理することができます。

各種設定タブでは、メール通知の受信から除外するポータルユーザーおよびクライアントユーザーを選択できます。この設定により、タスク、段階、フォーラムなどに関する通知を、より細かく管理することが可能です。ポータルおよびクライアントユーザーでは、自分が作成したタスクや段階、自分やチームに割り当てられたタスク、フォローしているタスクの通知を受信できます。

Zoho Projectsでは、AIを活用したチャットボット「Zia」を使用することで、プロジェクト、タスク、課題など各タブのデータに対して、質問したり、回答をもらったりすることができます。

たとえば、現場の担当者は、重要なタスクの進捗を確認するため、タスクのステータス、完了度、関連する課題などの情報について、Ziaに質問することができます。