このページでは、Zoho CRMの設定の概要について説明します。Zoho CRMの主な設定は、組織情報の設定、チームの招待、役職の割り当て、商談のパイプラインのカスタマイズ、メールアカウントの連携、データのインポートに分類されます。これらの各設定内容に関する詳細については、各セクションに記載されているリンクをご参照ください。

手順1：組織の設定

概要：名前、通貨、会計年度などの組織の設定内容は、自動化処理の日付や、通貨の値の表示方法に影響します。階層設定では、組織全体でのデータの表示設定を指定します。これらの設定を導入時に適切に行っておくことで、Zoho CRMのその後の運用をスムーズに進めることができます。また、後から設定を変更する手間を省くことが可能です。

組織情報

1. 画面右上の設定アイコンをクリックします。

2. ［一般］→［組織設定］の順に移動します。

3. 組織名の隣に表示されている編集アイコンをクリックします。

4. 組織名、住所、電話番号、Webサイトなどの情報を入力します。

5. ［保存する］をクリックします。

6. ［地域情報］のセクションで、タイムゾーンの隣に表示されている編集アイコンをクリックします。要件に合わせて、組織のタイムゾーンを設定します。 

7. 画面上部の［通貨］タブをクリックします。基準通貨が正しく設定されているか確認し、必要に応じて変更します。基準通貨は、Zoho CRMのすべての金額に関する項目に適用されます。

会計年度（会計年度の開始月が1月ではない場合）

1. 組織設定のページで、［会計年度］タブをクリックします。組織設定のページに移動するには、［設定］→［一般］→［組織設定］の順に移動します。

2. ［会計年度の管理］をクリックします。会計年度の開始月を設定します。必要に応じて、独自の会計年度を設定することも可能です。会計年度の設定内容は、売上予測、レポート、ダッシュボード、データ一覧に影響します。

3. ［保存する］をクリックします。

階層設定（ユーザーの追加前）

1. 組織設定のページで、［階層設定］タブをクリックします。組織設定のページに移動するには、［設定］→［一般］→［組織設定］の順に移動します。

2. 役職による階層、直属の上司による階層のいずれかを選択します。役職による階層は、標準の階層設定です。役職に応じてデータへのアクセス権限が設定されます。直属の上司による階層では、ユーザーの上司に応じてデータへのアクセス権限が設定されます。階層設定を指定することで、ユーザーに対してアクセスを許可するデータを管理できます。

3. ［保存する］をクリックします。

ヒント：チームで複数の通貨が使用されている場合、通貨を追加できます。追加するには、［設定］→［一般］→［組織設定］→［通貨］の順に移動します。スタンダードプランでは、5件まで通貨を追加することが可能です。上位のプランでは、通貨をさらに追加できます。詳細については、こちらをご参照ください。

手順2：役職と権限の設定

概要：役職では、データの表示設定を行うことができます。権限では、機能へのアクセス権限を管理することが可能です。ユーザーに対してアクセスを許可するデータ、タブ、機能を指定できます。チームのユーザーに対してデータや機能へのアクセスを制限するのに役立ちます。

Zoho CRMには、標準の役職（例：CEO、マネージャーなど）や権限（例：管理者、標準など）が用意されています。役職と権限を設定するには、以下の手順を実行します。

1. ［設定］→［セキュリティ管理］→［役職と共有］の順に移動します。

2. 標準の役職の階層が表示されます。こちらには、通常の組織図が反映されます。上位の階層のユーザーは、下位の階層のユーザーが所有するデータを表示できます。

3. 要件に応じて、標準の役職の名前を変更します（例：マネージャー→営業マネージャー）。変更するには、役職にカーソルを合わせて編集アイコンをクリックします。

4. 必要に応じて、［新しい役職］をクリックして新しい役職を追加します。役職名を入力し、［上司］の項目で親の役職を指定します。

5. ［設定］→［セキュリティ管理］→［権限］の順に移動して、権限を確認します。［標準］の権限は、通常の営業担当者に適した権限です。必要に応じて、権限をカスタマイズします。たとえば、特定の権限において、商談を削除できないように設定できます。

6. 必要に応じて、［新しい権限］をクリックして新しい権限を追加します。複製する権限を選択し、権限において許可する内容を指定します。

標準の権限は、20人未満のチームを想定して設定されています。必要に応じて、役職を編集したり、データ共有ルールを追加したり、テリトリー管理を設定したりできます。参考情報：ユーザーの管理、役職、権限、セキュリティの管理

手順3：チームの招待

概要：設定の初期段階でユーザーを追加しておくと、管理者が残りの設定を進めている間に、チームメンバーはZoho CRMの操作に慣れることができます。ユーザーに対して設定した役職と権限は後から変更できるため、この段階で完全に決めておく必要はありません。

1. ［設定］→［一般］→［ユーザー］の順に移動します。

2. ［+ 新しいユーザー］をクリックします。

3. ユーザーのメールアドレス、姓、名を入力します。

4. 役職と権限を割り当てます。役職に基づいて、ユーザーの組織での階層や表示できるデータが設定されます。また、権限に基づいて、ユーザーがアクセス可能な機能や行える操作が設定されます。はじめてユーザーを追加する場合、以下のいずれかの権限を指定します。

• 管理者：Zoho CRMの各種設定を行うことができるユーザーです。

• 標準：営業担当者や通常のユーザーです。

5. ［保存する］をクリックします。ユーザーに対して招待メールが送信されます。該当のユーザーがZohoアカウントを持っていない場合、招待メールのリンクをクリックすると、Zohoアカウントの作成画面に移動します。その後、Zoho CRMにアクセスできるようになります。

6. 他のチームメンバーに対して、上記の手順を繰り返し行います。

ヒント：チームメンバーがたくさんいる場合、CSV形式のファイルからユーザーをインポートできます。また、チームユーザーのライセンスを購入することで、費用を抑えてユーザーを追加することが可能です。チームユーザーのライセンスは、すべての有料プランで購入できます。

手順4：商談のパイプラインのカスタマイズ

概要：商談のパイプラインは、組織の実際の営業プロセスを表すものです。商談は、初回の連絡から受注（または失注）まで複数のステージを経て進みます。商談の標準のパイプラインを組織の営業プロセスに合わせてカスタマイズすることで、実際の業務内容に合わせて商談の進捗を管理できます。

1. ［設定］→［カスタマイズ］→［タブと項目］の順に移動します。

2. ［商談］タブにカーソルを合わせて、［…］アイコンをクリックします。

3. ［ステージと確度の関連付け］をクリックします。

4. 要件に応じて、ステージ名を変更したり、ステージの順番を並べ替えたり、ステージを追加／削除したりします。

• コンサルティング事業の組織におけるステージの例：［要件ヒアリング］→［提案書の送信］→［レビュー］→［契約］→［受注］

• オンラインストアの組織におけるステージの例：［見込み客の精査］→［サンプルの送信］→［注文］→［配送］→［受注］

5. 各ステージの確度（%）を設定します。この値は、売上予測に影響します。たとえば、［提案書の送信］のステージの確度が50%の場合、売上の50%の値が売上予測として計算されます。

6. ［保存する］をクリックします。

複数のパイプライン：商品やサービスごとに営業プロセスが異なる場合、複数のパイプラインを作成できます。スタンダードプランでは、5件までパイプラインを作成することが可能です。上位のプランでは、パイプラインをさらに作成できます。詳細については、こちらをご参照ください。

手順5：メールアカウントの連携

概要：メールアカウントと連携することで、Zoho CRM内からメールの送受信を直接行うことができます。メールは、見込み客や連絡先のデータに自動で関連付けられます。チームメンバーは、アプリを切り替えずにメールの内容を確認することが可能です。

1. ［設定］→［チャネル］→［メール］→［メール設定］の順に移動します。

2. ［メール］タブに移動して［利用を開始する］をクリックします（以前このページにアクセスしたことがある場合は、［設定］をクリックします）。

3. メールサービスを選択します。Zoho Mail、Gmail、Microsoft 365のいずれかを選択したり、独自のIMAP／POP3アカウントを選択したりできます。

4. メールアカウントを認証します（選択したメールサービスのページに移動します）。

5. 連携後、Zoho CRMのデータの詳細ページにメールが表示されます。見込み客や連絡先の詳細ページから、メールを直接管理できるようになります。

手順6：データのインポート

概要：Zoho CRMを利用するには、見込み客や連絡先のデータが必要です。Zoho CRMでは、連絡先、見込み客、商談などの既存のデータをインポートし、利用をすぐに開始できます。データを個別に登録する手間を省くことが可能です。

1. 画面左側のメニューから、データをインポートするタブに移動します（例：［見込み客］、［連絡先］）。

2. タブ内にデータがない場合、インポートボタンをクリックします。または、データの作成ボタンの隣にある矢印ボタンをクリックし、インポートのメニューを選択します。

3. CSVまたはXLSX形式のファイルをアップロードします。

4. 重複データの処理方法として、重複データをスキップするかどうかを選択します。 

5. ファイルの列をZoho CRMの項目に関連付けます。ZohoCRMによって、関連付けの候補が自動で表示されます。内容を確認し、必要に応じて調整します。

6. ［インポートする］をクリックします。

表計算シートの準備、大量のデータのインポート、インポート結果の確認など、データのインポートに関する詳細については、こちらをご参照ください。

他のCRMサービスからの移行：Zoho CRMには、データ移行ツールが用意されています。このツールを使用することで、SalesforceやHubSpotなどの他のCRMサービスからデータを移行できます。データ間の参照関係、添付ファイル、カスタム項目などのデータにも対応しています。また、データの移行に関して、Zoho Professional Services（専任チームが導入から運用の定着までを支援するサービス）、またはZoho CRMのエンタープライズ向け導入支援サービス（コンサルティングから導入、定着までを含む総合的なサービス）を活用することもできます。

その他の設定

ここまででZoho CRMの基本的な設定は完了です。必要に応じて、以下の詳細設定を行うこともできます。

• ZohoCRMのカスタマイズ：組織の要件に応じて、カスタムタブ、項目、レイアウト、データ一覧を作成できます。

• 業務の自動化：見込み客の変換時の処理を自動化したり、ワークフロールールを設定したりできます。ワークフロールールでは、指定されている条件に一致した際に、担当者への見込み客の割り当て、フォローアップメールの送信、特定の項目の更新などの処理を自動で行うことが可能です。これらの機能は、無料プランを含むすべてのプランで利用できます。

• 営業プロセスの管理：ブループリントを使用することで、商談の各ステージにおいて行う対応を管理できます。この機能は、プロフェッショナルプラン、またはそれより上位のプランで利用可能です。

• レポートとダッシュボードの作成：独自のレポートとダッシュボードを作成できます。管理者は、商談の進捗状況、見込み客から連絡先への変換率、チームのパフォーマンスなどに関する分析情報を確認することが可能です。この機能は、スタンダードプラン、またはそれより上位のプランで利用できます。

• 顧客対応チャネルの設定：見込み客や顧客に対応するにあたって、電話、WhatsApp、ソーシャルメディア、チャットなどのチャネルを設定できます。

• 複数のチームの管理：チームスペースを設定し、マーケティング、法務、経理、技術などのさまざまなチームをZoho CRMに追加できます。この機能は、スタンダードプラン、またはそれより上位のプランで利用可能です。

• AI機能の活用：Ziaを有効にすることで、見込み客のスコアリング、商談の予測、メールの分析などのさまざまな機能を利用できます。利用できるZiaの機能は、プランによって異なります。