Zoho Writerでの文書結合

Zoho Writerでの文書結合

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目次
  1. 概要
  2. Zoho Writer を使用したドキュメントマージの設定
  3. マージ済みドキュメントテンプレートをフォームの共同編集者と共有する
  4. マージ済みドキュメントをメール通知で送信する
  5. フォーム回答をドキュメントと手動でマージする
  6. Zoho Sign を使用してフォーム回答をマージし、署名を取得する

概要

フォームの回答を使用して Zoho Writer ドキュメントに自動入力するには、ドキュメントマージ を使用します。

パーソナライズされた PDF、Word ドキュメントなどを作成して送信できます。

Merged document

マージされたドキュメントはメールに添付して、すべての回答者に送信できます。 自動メール として送信することも、特定の回答者に対して手動で送信することもできます。 さらに、これらのドキュメントをZoho Sign を使用して電子署名を取得することもできます。

例を見てみましょう。

求人応募フォームがあり、選考された候補者にパーソナライズされた面接案内を送信したいとします。
以下のように、フォーム項目を使用してドキュメントマージテンプレートを設定します。

Document merge

応募した候補者ごとに、パーソナライズされた面接案内を作成できます。

Zoho Writer を使用したドキュメントマージの設定

Zoho Writer でドキュメントを設定するには、

  1. [設定] > [PDF & ドキュメントマージ] > [ドキュメントマージ] に移動します。
  2. [Zoho Writer] の横にある [設定] をクリックします。

    Click Configure

  3. Zoho ドキュメントと Zoho WorkDrive の両方のアカウントをお持ちの場合、マージテンプレートを表示/作成/保存するために使用するドキュメントサービスを選択するよう求められます。
    まだ Zoho ドキュメント / Zoho WorkDrive / Zoho Writer にアクセスしたことがない場合は、Zoho Writer テンプレートを作成する前に、Zoho WorkDrive にアクセスしてオンボーディングを完了する必要があります。
    Zoho WorkDrive のサブスクリプションが期限切れの場合は、Zoho WorkDrive にアクセスしてプランをアップグレードする必要があります。

    Choose the Document Service

    ・Zoho Writer で作成したテンプレートは、 [マイ テンプレート] に一覧表示されます。

    ・[ドキュメントマージ] オプションや Zoho Writer から作成したドキュメントは、[マイ ドキュメント] に一覧表示されます。
    ・組織内のユーザーと共有されているテンプレートは、（Zoho WorkDrive サービスを選択している場合）[組織テンプレート] に一覧表示されます。
    [マイ テンプレート]、[マイ ドキュメント]、[組織テンプレート] 内のテンプレートは、右上の並べ替えオプションを使用して、テンプレート名、作成日時、更新日時で並べ替えることができます。
    ・Zoho Writer の公開テンプレートはすべて、[公開テンプレート] に一覧表示されます。

    Template Gallery

  4. [マイ ドキュメント] の下にある [+] をクリックして、新しいテンプレートを作成します。
  5. ポップアップで、テンプレート名 を指定します。
  6. このドキュメントをメール添付ファイルとして送信する場合は、添付ファイル名 と 添付ファイル形式 を指定します。添付ファイル名に項目の回答を含めるには、マージアイコンをクリックし、必要な項目を選択します。
  7. フォームに言語翻訳を設定している場合、このテンプレートでマージドキュメントを作成する際に、次の項目について翻訳済みフォーム回答を使用するかどうかを、[フォームの翻訳言語で選択リストの値を送信] オプションを有効にして選択できます。
    ・選択式項目
    ・マトリックス選択項目のドロップダウン
    ・氏名項目の敬称
    ・住所項目の国リスト
  8. [作成] をクリックします。新しい Zoho Writer テンプレートの作成画面にリダイレクトされます。

    Create Template
  9. 回答者の回答を差し込んで、テンプレートをパーソナライズできます。Zoho Writer で [項目] > [マージ項目] に移動します。項目の一覧から、必要な項目をクリックします。フォーム項目は、回答者の回答に置き換えられます。
    1. ファイルアップロード、画像アップロード項目でドキュメントマージに対応している添付ファイル形式： jpg、png、gif、jpeg
    2. 画像選択項目の画像はマージできません。マージできるのは選択肢ラベルのみです。
    3. マトリックス選択項目：マトリックス選択項目の特定の回答をマージしたり、項目内のすべての質問と回答を、以下のように表形式でマージしたりできます。
      Merge Matrix Choice
  10. 特定のフォーム項目に対する回答内容に応じて、マージドキュメントに表示する内容を切り替えることができます。これを行うには、[項目] > [マージ項目] に移動し、[詳細マージ項目] の下にある [条件] をクリックします。条件付きマージ設定の詳細は、こちらをご覧ください。
  11. 署名、画像、その他のフォーム添付ファイルを、マージドキュメントテンプレートに含めることができます。これを行うには、Zoho Writer で [項目] > [署名者項目] > [署名/添付ファイル] を、[項目の挿入] の下から選択します。
  12. 同じフォームから 2 つ以上のドキュメントテンプレートを作成するには、ページ右上の [+ 新規テンプレート] をクリックします。

    Document Merge Template

マージドキュメントテンプレートをフォーム共同編集者と共有する

フォームを[共有]タブから特定のユーザーにフォームの編集権限（Modify Form）付きで共有しており、これらのユーザーに自分が作成したドキュメントテンプレートを編集させたい場合は、
  1. Zoho Writer アカウントにアクセスします。
  2. [マイ ドキュメント] で、共有したいテンプレートの下にある三点リーダーアイコンをクリックし、[共有] をクリックします。
  3. ユーザーのメールアドレスを入力してテンプレートを共有します。完了すると、ユーザーは共有されたドキュメントテンプレートに [自分に共有] からアクセスできます。ユーザーは必要に応じて、項目の更新や追加、テンプレートの編集を行えます。

メモ:

  1. Zoho Writer には、アカウントごとに実行できるマージ数の上限があります。Zoho Forms の無料プランおよび有料プランのすべてのユーザーは、1 日あたり最大 10 件、1 か月あたり最大 200 件までマージを実行できます。
    大量マージの上限や月間上限の引き上げをご希望の場合は、Writer の新しいドキュメント自動化アドオンにサブスクライブしてください。 詳細はこちら
  2. [フォーム添付ファイルの管理] オプションを使用してサードパーティサービスに保存されている添付ファイルは、ドキュメントマージでは使用できません。サードパーティサービスに正常に送信された添付ファイルは、Zoho Forms には保存されないためです。

マージドキュメントをメール通知で送信する

ドキュメントマージの設定と、マージドキュメントをメール通知に含める方法を紹介する、シンプルで短い動画をご覧ください。



マージドキュメントをメール通知と一緒に送信するには、
  1. フォームビルダーで、[設定] > [メール通知]（[通知] の下）に移動します。
  2. メールを設定します。メールの送信先として、回答者または組織のユーザーを選択できます。
  3. [マージドキュメントを添付] を選択します。
  4. 変更を [保存] します。

設定が完了すると、フォームの回答は自動的に Zoho Writer テンプレートに差し込まれ、フォームの入力が受信されるたびに、マージドキュメントがメール通知とともに送信されます。Zoho Writer を使用して、必要な数だけテンプレートを作成できます。

フォーム回答を手動でドキュメントにマージする

フォーム回答を Zoho Writer テンプレートに手動でマージするには、

  1. フォームの [すべての入力] セクションに移動し、受信した入力を表示します。
  2. 一覧から、マージが必要なフォーム入力を選択します。
  3. [マージ] > [Zoho Writer] > [ドキュメントマージ] を選択します。
  4. ドロップダウンからドキュメントを選択し、[マージ] をクリックします。
メモ:  
  1. マージのステータスを表示するには、[すべての入力] セクションにある [メールマージステータス] 列を確認します。
  2. レポートの共有ユーザーがドキュメントをマージできるのは、読み取り/書き込み/マージ権限（Read/Write/Merge） を付与している場合のみです。

Manually merge a form response

Zoho Sign を使用して署名されたフォーム回答をマージして取得する

Zoho Sign を使用して、組織内の複数ユーザーによって署名・検証されたフォーム回答を取得できます。
署名済みのフォーム回答をマージして取得するには、
  1. ドキュメントマージ設定を Zoho Writer で行います。
  2. フォームのすべてのエントリーセクションに移動し、受信したフォームエントリーを表示します。
  3. 署名と検証が必要なフォームエントリーを一覧から選択します。
  4. ドロップダウンメニューからMerge > Zoho Writer を選択します。
  5. 続いて表示されるドロップダウンメニューで Merge and Sign を選択します。

    Merge and get form responses signed using Zoho Sign
  6. ポップアップで、Zoho Sign 設定の下で次の操作を行えます。:

    Needs to sign：特定のマージ済みドキュメントに署名してもらう必要がある場合は、そのユーザーのメールアドレスを入力し、メールアドレス項目の横のドロップダウンメニューで Needs to sign を選択します。

    Receive a copy：マージ済みドキュメントの署名済みコピーを送信したい場合は、そのユーザーのメールアドレスを入力し、メールアドレス項目の横のドロップダウンメニューで Receive a copy を選択します。
  7. マージ済みドキュメントを順番に送信するには、Send in order チェックボックスをオンにします。

    Merge and Sign
  8. 署名者の設定が完了したら、続けるをクリックします。
  9. 新しいウィンドウが開きます。Zoho Sign アカウントのドキュメント詳細の編集画面が表示され、現在マージされているドキュメントに関するすべての詳細が表示されます。ここで、署名者を追加またはインポートしたり、自分自身を署名者として追加したり、リマインダーを設定したり、署名依頼として送信するドキュメントの簡単な説明を入力したりできます。
  10. 続けるをクリックして続行します。
  11. マージ済みドキュメントテンプレートが開きます。ここで、対象の署名者向けに、署名、役職、メール、署名日などの項目をドラッグ＆ドロップで配置できます。設定が完了したら、送信をクリックします。

    Merged Document Templ

  12. ダイアログボックスが開き、想定される署名者と、署名プロセス用に追加された項目数が確認できます。Confirm をクリックしてドキュメントを送信します。
    完了すると、ドキュメントは署名者およびコピー受信者の一覧にメール送信されます。
メモ: ドキュメントのステータスを表示するには、すべてのエントリーセクションの Zoho Sign ステータス列を確認します。