ファイル管理
組織用ファイルの有効期限に関するリマインダー
まもなく有効期限を迎える組織用ファイルについて、管理者に通知するリマインダーを［ファイル］の［自動化］から設定できます。これにより、アクセス権が削除されることを防ぎ、組織の重要な文書の確認、更新、差し替えを遅滞なく実施できるようになります。 組織用ファイルの有効期限に関するリマインダーの設定 ［設定］→［ファイル］→［自動化］の順に移動します。 ［組織用ファイルの有効期限を管理者に通知する］を有効にします。 ...
米国フォーム（I-9、W-4、W-9）Zoho People電子署名テンプレート
お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。 I-9、W-4、W-9 フォームは、米国での雇用および税務に必須の書類であり、就労資格の確認と、正確な給与計算およびレポートのための税務情報の収集に使用されます。Zoho People ...
ファイルへの同意（または不同意）の管理
ファイルへの同意機能：組織用ファイルに対する従業員の同意の管理 ファイルへの同意機能とは Zoho Peopleでは、重要な文書に対して従業員に同意を求めることができます。従業員へのファイルの共有から、同意の依頼、各従業員が同意したかどうかの管理までを効率的に実施できます。 ファイルへの同意を求められた従業員は、同意をするとZoho Peopleへのアクセスが許可されます。同意を拒否した場合は、Zoho Peopleへアクセスできなくなります。 従業員へのファイルの共有と同意の依頼 注意事項 ✧ ...
電子署名：文書の取り下げまたは電子署名期限の延長
誤って電子署名用に送信した文書を取り下げたり、電子署名用に送信した文書または期限切れの文書について電子署名の期限を延長したりできます。 この機能を利用するには、Zoho Signとの連携が必要です。他の電子署名サービスの場合、電子署名用文書の名前をクリックして、［…］（その他の操作）アイコンを使用することで、文書を取り下げたり、電子署名の期限を延長したりできます。詳細については、「文書の電子署名の取り下げ」をご参照ください。 電子署名用に送信した文書の取り下げ ...
メールから電子署名を行う方法
管理者が電子署名のために送信するすべての文書は、メールで送信されます。受信者は、メールの受信トレイから文書に直接署名を行ない、署名した文書はすぐにダウンロードできます。さらに、電子署名した文書の控えはメールで送信されるため、受信者は控えをダウンロードできます。 Zoho Signと連携して受信トレイから署名する方法の詳細は、以下をご覧ください。 メールによる電子署名
電子署名フォームの送信
試用期間同意書やリファレンスレターといった一部の人事文書は、特定の従業員向けのものです。Zoho Peopleでは、このような文書を従業員フォームに保存したり、カスタマイズ可能なテンプレートを作成して電子署名フォームとして送信したりすることができます。 電子署名フォームは、以下の方法で送信することができます。 ファイルのアップロード項目を使用 差し込み文書テンプレートを使用 Zoho Signのテンプレートを使用 以下は、 ...
署名用の文書の送信
文書の電子署名 電子署名用の文書を送信する手順 1.ホーム画面から、［処理］→［ファイル］→［文書に電子署名を行う］の順に移動します。 2.［署名用に送信する］をクリックします。 また、組織用ファイルで作成された電子署名用テンプレートを、上の画像の右上にあるテンプレートアイコンをクリックして送信することもできます。 3.送信する電子署名用ファイルをアップロードします。 4.［フォルダー］のドロップダウンから署名済み文書を関連付けるフォルダーを選択します。 ...
電子署名サービスとの連携
Zoho Peopleでは、従業員に文書を送信してオンラインで署名をしてもらうことができます。Zoho People内でこの電子署名のプロセスを実施することで、署名が本人によるものであることを保証し、文書を安全かつ適切に管理でき、信頼性の高い手続きを円滑に実行できます。 この電子署名プロセスを実施するため、Zoho Peopleにはさまざまな電子署名サービス（Zoho Sign、Adobe Sign、DocuSign）を連携できます。サービスを連携すると、Zoho ...
電子署名テンプレート
Zoho Signには、電子署名の受領に適したデザインやレイアウトのテンプレートが用意されています。組織のニーズに応じてテンプレートを独自にカスタマイズしたり、既存のテンプレートから選んで使用したりできます。 Zoho Peopleで電子署名テンプレートを作成するには、Zoho Signサービスとの連携が必要です。Adobe SignやDocuSignとの連携は、Zoho Peopleにおける電子署名テンプレート作成に対応していません。 電子署名テンプレートの作成方法 ...
文書への電子署名
文書への電子署名とは Zoho Peopleでは、電子署名が必要な文書をすぐに送信することができます。これにより、安全かつ正確に署名プロセスを進めることができます。 電子署名用に文書を送信するには、電子署名サービスとの連携が必要です。電子署名サービスについての詳細は、 電子署名サービスとの連携をご参照ください。連携を行うと、［処理］→［すべて表示する］→［ファイル］の順に移動した画面に［文書に電子署名を行う］タブが表示されます。 この機能でできること ...
従業員用ファイルの操作
従業員用ファイルでは、次の操作を実行できます。 署名用の送信 ファイルのインポート ファイルのエクスポート ファイルの編集／削除 署名用の送信 この機能を使用すると、個別のファイルを従業員に送信して、署名を収集できます。 ［処理］→［ファイル］→［従業員用ファイル］の順に移動します。ファイルにカーソルを合わせると表示される［…］（その他の操作）アイコンをクリックして［署名用に送信する］を選択します。 署名済みの文書を保存するフォルダー名を選択します。 ...
個人用ファイルのアップロード
Zoho Peopleには、従業員が個人ファイルをアップロードできるスペースが用意されています。個人用ファイルのアップロードにアクセスできるのは、従業員のみです。管理者は、従業員の個人用ファイルにアクセスできません。組織には1GBの個人用のアップロード容量が割り当てられます。このスペースは、従業員の間で共有して使用され、運転免許証やパスポートのコピーなど、個人的な文書やファイルを保管できます。 従業員1人当たりの個人用ファイルのアップロード数は、管理者が設定で制限できます。 ...
DocuSign拡張機能
DocuSignとの連携 DocuSignは、オンライン上で利用できる電子署名サービスです。電子署名用に文書を送信したり、電子署名を行った文書を管理したりできます。 Zoho Peopleは、同時に1つまでの電子署名サービスと連携できます。新しい電子署名サービスに切り替える場合、既存のサービスとの連携を解除してから、新しいサービスを連携してください。 DocuSignとの連携 ［設定］→［すべて表示する］→［マーケットプレイス］→［外部サービスとの連携］の順に移動します。 ...
Adobe Sign拡張機能
Adobe Signとの連携 Zoho PeopleとAdobe Signを連携するには、以下の手順に従ってください。 Zoho Peopleは、同時に1つまでの電子署名サービスと連携できます。新しい電子署名サービスに切り替える場合、既存のサービスとの連携を解除してから、新しいサービスを連携してください。 ［設定］→［すべて表示する］→［マーケットプレイス］→［外部サービスとの連携］の順に移動します。 ［Adobe ...
人事用のフォームとテンプレート
人事用のフォームとテンプレートとは Zoho Peopleの人事用フォームは、政府によって作成された法定フォームで、テンプレートとして、自由に使用できます。これらは通常、すべての法的要件を満たしており、文面を変更することなく使用できます。Zoho Peopleは、地域ごとの人事用フォームを表示します。このフォームは従業員と共有できます。 Zoho ...
従業員用ファイル
人事担当者が扱う従業員に関する情報には、機密情報として扱うべきものがあります。セキュリティを強化した「従業員用ファイル」では、機密情報を含む文書や従業員の個人情報を含むファイルを安全に保存できます。 「従業員用ファイル」を管理するには、従業員用ファイルの操作をご参照ください。 従業員用ファイルの追加や管理に関するヘルプ動画： 従業員用ファイルの追加 従業員用ファイルを追加するには ...
組織用ファイルの操作
組織用ファイルでは、次の操作を実行できます。 ファイルのURLのコピー 受取確認の表示 署名テンプレートの設定／編集 署名用の文書の送信 署名のレポートの表示 ファイルの編集 ファイルの削除 ファイルのコピー／移動 ファイルのエクスポート 上記の操作を行うには、［ホーム］から［処理］→［すべて表示する］→［ファイル］の順に移動します。 ファイルのURLのコピー ...
組織用ファイル
この機能を使用すると、組織全体や拠点ごとにファイルを共有することができます。さらに、規定や運用ルールなどの重要なファイルの一元管理が可能です。 組織用ファイルの管理についての詳細は、組織用ファイルの操作をご参照ください。 組織用ファイルの追加と管理に関するヘルプ動画： 組織用ファイルの追加 部署長は、権限があれば、自分の部署にファイルをアップロードすることができます。［設定］→［ファイル］→［設定］→［チーム用ファイル］の順に移動して、この権限を有効にします。 組織用ファイルを追加する手順 ...
ファイルの処理
概要 ファイル管理の「処理」では、管理者は、組織用ファイル／従業員用ファイル／人事用のフォームとテンプレート／フォルダーなどの追加や管理を行うことができます。さらに、電子署名サービスとの連携により、電子署名用のファイルの送信／署名テンプレートの設定／署名レポートの表示を行うことができます。 この機能で実行できる操作 データの追加／管理 組織用ファイル 従業員用ファイル 人事用のフォームとテンプレート 電子署名の文書 フォルダー 電子署名に関する操作 電子署名サービスとの連携 ...
ファイル管理（概要）
ファイル管理とは この機能を利用すると、組織内で共有するファイルの保存やアクセス権の設定を一元的に管理できます。Zoho Peopleでは、組織のファイルを次のように分類することができます。 組織用ファイル：運用ルール／休暇規定／行動規範／法的文書といった一般的なファイルを保存することができます。 従業員用ファイル：セキュリティを強化した「従業員用ファイル」では、機密情報を含む文書や従業員の個人情報を含むファイルを安全に保存できます。 ...
Zoho Sign拡張機能
「Zoho Sign」（ゾーホー・サイン）は、人事の文書管理業務を大幅に効率化する電子署名ツールです。Zoho Signの利用例には、次のようなものがあります。 内定通知／ソーシャルメディアの利用に関する規定／秘密保持契約書などへの電子署名を含む入社手続き 試用期間が満了した従業員への本採用通知書 従業員への昇進辞令 他のオフィスへの異動辞令 リモート研修の修了証 退職する従業員に対して発行する各種証明書 ...
フォルダー
ファイルメニューの［フォルダー］タブを使用すると、ファイルをアップロードするときにタグとして使用できるフォルダーを作成できます。アップロードしたファイルは、このタグに基づくフォルダーに振り分けられ、［フォルダー］タブに表示されます。 すべての管理者（ファイルサービスの設定管理者およびデータ管理者として割り当てられている管理者を含む）は、フォルダーを作成、編集、削除できます。 フォルダーの追加 フォルダーを追加するには ...
ファイルの設定
概要 ファイル管理の［設定］タブでは、従業員用ファイル／個人用ファイルのアップロード／チーム用ファイル／部下のファイル／組織用ファイルといった機能へのアクセス権を設定できます。また、［権限］タブでは、IPアドレスや地域による制限など、より詳細な設定を行うことができます。 IPアドレスによる制限：IPアドレスの範囲を指定して、範囲外のIPアドレスからのアクセスを制限できます。詳細はこちら 地域による制限：地図上の特定の範囲を指定して、範囲外からのアクセスを制限できます。詳細はこちら ...
文書の電子署名のステータス
管理者は、［文書に電子署名を行う］タブで、電子署名用に送信されたすべての文書の表示／ステータスの確認／署名済みの文書のダウンロードを行うことができます。また、組織用ファイル／従業員用ファイル／人事用のフォームとテンプレートから電子署名用に送信された文書もこの画面に表示されます。 電子署名のステータスを確認する方法 ［処理］→［すべて表示する］→［ファイル］→［文書に電子署名を行う］の順に移動します。 一覧から電子署名のステータスを確認できます。 ...
ファイルメニュー（従業員向け）
従業員は、個人用ファイルの追加／管理、自分や自分の役割に共有されたファイルの表示やファイルの受取確認といった操作を行うことができます。 ファイルメニューには、次の3つのタブがあります。 ［自分のデータ］ ［チーム］ ［組織］ 自分のデータ ［自分のデータ］タブの下にある［個人用ファイルのアップロード］では、個人用ファイルのアップロード／編集／削除を行うことができます。また、自分や自分の役割に共有されたファイルを表示することもできます。 チーム ...
文書の受取確認
この機能を使用すると、共有した文書が従業員に届いたことや、意図した相手に文書が送信／表示されたことを確認できます。この機能は、回覧やニュースレターといった、従業員の受取確認が必要な文書を共有する際に便利です。 文書の受取確認の送信 追加済みのファイルまたは新しく追加したファイルを送信して受取確認を求めたり、受取確認書を一元管理したりできます。 受取確認を求めることができるファイルは以下の通りです。 組織用ファイルに追加されたファイル 従業員用ファイルに追加されたファイル ...