日本の労働基準法および36協定への対応

日本の労働基準法および36協定への対応

概要

Zoho Peopleは総合的な人事管理システム（HRMS）であり、人事に関するさまざまな作業の自動化に役立つ機能を備えるだけでなく、日本の労働関連の法律を順守するために必要な機能も備えています。たとえば、36協定に関係する労働時間や深夜労働の厳密な管理、会社カレンダーの作成、休日の設定などが可能です。Zoho Peopleは、人事業務の効率化と、各種法律の遵守の両面で組織を支援します。

日本の労働基準法および36協定への対応

労働時間に関する規制（36協定） 

日本では、労働基準法第36条に定められた協定（一般に「36協定」と呼ばれる）を労使間で締結することによって、従業員に法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超えて残業させることが可能になります。この協定の締結は、企業が正式に残業を求める場合には必須であり、1年ごとの更新も必要になります。

残業時間の上限
36協定を締結していても、残業が無制限に可能になるわけではありません。原則として、残業時間の上限は、月45時間、年360時間と定められています。

時間外手当（残業代）
残業に対しては、基本的に、通常の賃金の1.25倍の割増賃金を支払う必要があります。月60時間を超える残業に対しては、1.5倍の割増賃金となります。

機能の説明

残業時間の管理には、時間外労働の規定を利用できます。この規定は、以下の手順で追加できます。
  1. ［設定］→［出退勤］→［設定］→［時間外労働の規定］に移動します。
  2. ［時間外労働の規定を追加する］をクリックします。
  3. 日本の規定に合わせて事前に定義されている設定を使用できます。この事前定義の設定は、必要に応じて変更することも可能です。



  4. 規定名を入力します。
  5. 規定をどの従業員に適用するかを、［場所］、［部署］、［雇用の種類］のいずれかの単位で指定します。

    情報
    1人の従業員に複数の時間外労働の規定が該当する場合、適用する規定は以下の優先順位で決定されます。

    （1）雇用の種類によって適用される規定（優先順位第1位）：雇用の種類（正社員、パート社員、契約社員など）によって適用される時間外労働の規定がある場合は、その規定が最優先されます。

    （2）部署によって適用される規定（優先順位第2位）：雇用の種類によって適用される規定がない場合は、従業員が所属する部署（営業部、技術部、人事部など）による規定が適用されます。

    （3）場所によって適用される規定（優先順位第3位）：雇用の種類による規定も、部署による規定もない場合は、従業員の勤務地（東京、大阪など）による規定が適用されます。

  6. 必要に応じて、日ごと／週ごと／月ごと、または週末について、個別に残業のルールを指定できます。各ルールの仕組みの詳細については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。
  7. ［時間外労働の規定のレポート］を有効にすると、規定に該当する従業員の残業時間を一覧できるようになります。レポートは、［レポート］→［組織のレポート］→［出退勤］→［時間外労働の規定のレポート］で確認できます。


時間外労働の規定や36協定に関するレポートの詳細については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。

通知：以下の通知の設定を有効にすると、従業員の残業時間が上限に達したときに、従業員本人とその直属の上司に通知を送信できます。 



従業員本人とその直属の上司に送信できる通知は、以下の5種類です。
  1. 月間の時間外労働が所定の上限を超えた場合に通知する。
    情報
    この通知の場合、週末の上限超過分の残業は計算に含まれません。
  2. 年間の時間外労働が法定の上限を超えた場合に通知する。
  3. 月間の時間外労働の上限を超えた回数が、年間の上限回数を超えたときに通知する。
  4. 月間の時間外労働の合計が法定の上限を超えた場合に通知する。
    情報
    この通知では、週末の時間外労働の上限超過分も含め、月間のすべての時間外労働が計算の対象となります。
  5. 過去連続月の平均時間外労働が設定された上限を超えた場合に通知します。
    情報
    この通知の判定は、年度内で算出された移動平均（過去○か月平均）にもとづきます。たとえば、上限の超過が2か月連続したときに通知するように設定すると、毎月、直近2か月の平均が上限を超えていないかがチェックされ、2か月連続で上限を超えた場合に通知が送信されます。
  6. ［保存する］をクリックして時間外労働の規定を追加します。追加した規定は該当する従業員に対して即時に有効になり、その従業員の残業時間は規定に従って管理されるようになります。


深夜労働 

日本では、午後10時から午前5時までの間に行われる労働を深夜労働として扱うことが定められています。深夜労働に対しては、基本給の25%以上の割増賃金を支払う必要があります。また、残業時間が深夜労働の時間帯に重なる場合は、残業の割増率25%と合わせて合計50%の割増賃金を支払う必要があります。

機能の説明

Zoho Peopleでは、深夜労働の時間帯（午後10時～午前5時など）を場所ごとに定義できます。この定義により、深夜の労働時間を通常の時間帯とは別に記録し、時間帯に応じて適切な賃金を計算できるようになります。
  1. 深夜労働の時間帯を定義するには、［設定］（歯車アイコン）→［出退勤］→［設定］→［出退勤の規定］に移動します。
  2. ［深夜勤務時間］の設定を有効にします。
  3. ［場所］を選択します。
  4. 深夜労働とする時間帯の［開始］と［終了］を指定します。



  5. この時間帯の勤務時間は自動的に深夜労働として記録され、「出勤時間の内訳」や「給与用の出退勤データ」などのレポートにも深夜労働として表示されます（レポートを表示するには、［レポート］→［組織のレポート］→［出退勤］に移動します）。



休憩時間（労働基準法第34条）

労働基準法第34条では、一定時間以上働く従業員に対して休憩を与えることが義務付けられています。具体的な休憩時間は、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上と定められています。この休憩時間は分割せず連続して与える必要があり、従業員が自由に利用できる時間としなければなりません。

機能の説明

従業員の休憩時間は、出退勤管理の休憩機能を使って管理者が設定できます。 

シフトの休憩時間を設定するには、以下の手順を行います。
  1. ［設定］（歯車アイコン）→［出退勤］→［設定］→［休憩］に移動します。［休憩を追加する］をクリックします。



  2. 休憩の名前を入力し、色とアイコンを選択します。
  3. 勤務時間中に記録された休憩を、有給とするか、無給とするかを指定します。
  4. 休憩時間の登録を、自動で行うか、従業員が手動で行うかを指定します。



  5. 休憩時間の長さを、標準時間とするか、勤務時間にもとづく時間とするかを指定します。
  6. 勤務時間にもとづく時間を選択した場合は、休憩時間の長さを設定します。さらに、適用可能なシフトも選択します。
  7. ［保存する］をクリックします。
休憩時間の設定については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。

年次有給休暇（労働基準法第39条）

労働基準法第39条では、6か月以上継続して勤務し、出勤率が80%以上である従業員に対して、有給休暇を付与することが定められています。有給休暇の日数は勤務年数に応じて増加します。企業は有給休暇を必ず付与しなければなりませんが、その取得時季は事業の正常な運営を妨げないよう調整することが認められています。

機能の説明

休暇管理の［休暇の種類のギャラリー］には年次有給休暇用のテンプレートが用意されています。このテンプレートを使用して、有給休暇の付与数や取得時季を指定する休暇規定を作成できます。規定内のリセットに関する設定では、リセットのタイミングや、繰り越しおよび現金化の詳細を指定できます。



［休暇の種類のギャラリー］には、日本の休暇制度に合わせて作られた休暇規定のテンプレートが複数用意されています。 

このテンプレートを使用するには、［設定］（歯車アイコン）→［休暇管理］→［設定］→［休暇規定］→［休暇の種類のギャラリー］に移動します。

労働組合の代表者

日本の企業における労働組合の代表者とは、労働条件、賃金、労働者の権利をめぐる経営陣との交渉において、労働者の利益を代表するために選出または任命された従業員を指します。

Zoho Peopleでは、社内外の労働組合の代表者を追加できます。社内の代表者の場合は組織内の従業員を、社外の代表者の場合は組織外の担当者を選択します。各代表者の任期は定められており、社内の代表者、社外の代表者のいずれかに就くか、兼務することができます。 

機能の説明 

メモ
労働組合の代表者データを表示、追加、編集できるのは管理者のみです。
新しい労働組合の代表者データを追加するには、以下の手順を実施します。
  1. ［処理］に移動し、［出退勤］を選択します。
  2. ［労働組合の代表者］タブを選択します。
  3. ［代表者を追加する］ボタンをクリックします。



  4. ドロップダウンメニューを使用すると、代表者の種類を切り替えることが可能です。
    1. ［組織内］を選択した場合は、あなたの組織から従業員を選択します。
    2. ［組織外］を選択した場合は、代表者の詳細（名前、メールアドレス、住所）を入力します。
    3. ［組織内＆組織外］を選択した場合は、社内の従業員を選択し、社外の代表者の詳細も入力します。
    日付範囲を選択し、代表者の任命期間を定義します。



  5. ［データを追加する］をクリックします。これで労働組合の代表者のデータが追加されました。
労働組合の代表者データの管理や表示の詳細については、こちらをご参照ください。
注意
同じ任命期間に対して、複数のデータを追加することはできません。 


追加協定への対応

「追加協定への対応」は日本独自の機能です。管理者は、36協定の特別条項を記録できます。特別条項では、対象の従業員について、時間外労働の延長が法的に許可される期間を定めます。 
注意
1年間で各従業員に追加できる特別条項（時間外労働の延長）のデータは、最大6件です。つまり、1年間に6回を超えて特別条項を追加することはできません。 

機能の説明

メモ
特別条項データの表示、追加、編集を行うことができるのは管理者のみです。
管理者は、特別条項を追加できます。特別条項は、対象の従業員に対して時間外労働の延長を法的に許可します。特別条項を追加するには、以下の手順を実施します。
  1. ［処理］に移動し、［出退勤］を選択します。
  2. ［追加協定への対応］タブを選択します。
  3. ［特別条項を追加する］ボタンをクリックします。



  4. ドロップダウンを使用すると、従業員を切り替えることが可能です。日付範囲を選択し、延長時間外労働の期間を定義します。



  5. ［送信する］をクリックします。これで特別条項が追加されました。
特別条項データの詳細については、こちらをご参照ください。

最低賃金法 

最低賃金法では、政府が定めた最低額以上の賃金が労働者に支払われることを保証しています。同法の目的は、低賃金労働者の保護と生活水準の改善です。雇用者には同法の遵守が義務付けられており、最低額未満の賃金を支払う契約は法的に無効になります。

最低賃金の時間額は、厚生労働省が公表するデータを基に適用されます。年度別の最低賃金額については、こちらのリンクをご参照ください。

機能の説明

従業員の給与改定

給与改定データを追加するには、［処理］→［給与］→［従業員の給与］の順に移動し、給与の一覧から従業員を選択します。
  1. ［給与改定］タブに移動し、［給与を改定する］ボタンをクリックします。 
  2. 画面右上のドロップダウンから適用する給与体系を選択します。
  3. 改定後の給与額を入力します。
  4. 改定前の給与と改定後の給与について、差額と比率が自動的に入力されます。
  5. 改定後の給与の適用開始日を入力します。
  6. 給与を改定する理由を入力します。
  7. 必要に応じて備考を入力します。
  8. ［保存する］をクリックします。
メモ
  1. 給与改定データが送信されると、改定後の給与が、政府によって定められている最低賃金と自動的に照合されます。
  2. 改定後の給与が、適用開始日時点の最低賃金を下回る場合、給与改定の申請はシステムによって却下されます。
  3. 政府によって定められている最低賃金は、時給に基づく金額です。給与が日額、月額、年額の場合は、自動で乗算されます。

祝日 

日本では、法律によって16の祝日が定められています。 

機能の説明

以下の手順で、日本の祝日をインポートして管理できます。
  1. ［処理］→［休暇管理］→［休日］に移動します。［休日を追加する］のドロップダウンから［休日ギャラリー］を選択します。
  2. 上部にあるドロップダウンで［日本］を選択すると、日本の祝日が表示されます。
  3. 一覧表の左端の列にあるチェックボックスを使って、追加する祝日を指定します。
休日を手動で追加する方法や休日ギャラリーの詳細については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。


情報
一覧に表示された祝日をすべてZoho Peopleにインポートし、勤務地やシフトにもとづいて各従業員に適用することが可能です。

会社カレンダー 

勤務日、週末、年度、法定休日などは、組織によってさまざまです。Zoho Peopleの勤務カレンダー機能を利用すると、自社の要件に合わせて自由にカレンダーを設定できます。なお、勤務カレンダーは、場所やシフトに合わせて複数作成できます。 

日本専用の勤務カレンダーを設定するには、以下の手順を行います。
  1. ［設定］（歯車アイコン）→［休暇管理］→［設定］→［勤務カレンダー］に移動します。



  2. 表示されている勤務カレンダーをクリックすると、そのカレンダーを編集できます。新しい勤務カレンダーを作成する場合は、［勤務カレンダーを追加する］をクリックします。
  3. 勤務カレンダーの作成方法については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。

変形労働時間制 

シフトの管理

変形労働時間制を導入している組織では、Zoho Peopleの柔軟なシフト管理機能を使って、従業員のシフトを自社の制度に合わせて設定できます。
シフトの追加および編集については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。

情報
シフトを管理するには、［処理］→［シフト］→［シフトの管理］に移動します。こちらの管理画面では、シフトの作成／削除、設定の変更、インポート／エクスポートを行うことができます。 


従業員へのシフト割り当て

従業員とシフトを関連付けることで、各従業員に特定のシフトを割り当てることができます。業務を予定どおり確実に進めるためには、適切な人員に適切なシフトを割り当てることが大切です。従業員へのシフト割り当てについては、こちらのヘルプ記事をご参照ください。

情報
従業員へシフトを割り当てるには、［処理］→［シフト］→［従業員とシフトの関連付け］に移動します。 



シフトパターン 

シフトパターンの機能を利用すると、週ごと、月ごと、または特定の期間ごとに、シフトパターンを切り替えることができます。組織の要件に合わせて柔軟にシフトを設定することが可能です。週単位または月単位のシフトパターンの作成については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。
情報
この設定を行うには、［設定］（歯車アイコン）→［シフト］→［設定］→［シフトのパターン］→［シフトのパターンを追加する］に移動します。

週単位のシフトパターン：1週間単位で定義したシフトを、指定した週ごとに切り替えます。 


月単位のシフトパターン：1か月単位で定義したシフトを、指定した月ごとに切り替えます。

みなし労働時間制 

みなし労働時間制に対応するには、出退勤の設定で［1日あたりの所定時間］を［無制限モード］に設定します。このモードでは、出勤または退勤どちらかの打刻にもとづいて、1日分の労働時間が自動で記録されます。この設定を行うことで、従業員は指定された時刻に出勤打刻するだけで、その日一日出勤扱いとなります。1日の所定時間は、手動で設定するか、シフトの時間に従うように設定できます。詳細については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。

この設定を行うには、［設定］（歯車アイコン）→［出退勤］→［設定］→［出退勤の規定］に移動します。


フレックスタイム制のコアタイム

コアタイムは、フレックスタイム制が適用されているシフトであっても、従業員が必ず勤務しなければならない時間帯です。たとえば、9:00～17:00のシフトで、10:00～15:00がコアタイムとして指定されているとします。この場合、従業員は始業を早くしたり遅くしたりすることは可能ですが、10:00～15:00の時間帯は必ず勤務する必要があります。これは、業務の正常な運営や、他の従業員との効率的なやりとりのために設けられるルールです。

コアタイムの詳細については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。
情報
この設定を行うには、［設定］（歯車アイコン）→［シフト］→［設定］→［シフトの管理］→［シフトを追加する］に移動します。


出退勤の設定では、管理者が「閾値設定」を有効にすることで、コアタイムに対する遅刻や早退の許容閾値を設定できます。この閾値を超えた場合は欠勤または休暇と見なされ、休暇の残数が差し引かれます。 

閾値設定の規定については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。
情報
［設定］（歯車アイコン）→［出退勤］→［設定］→［特別規定］→［特別規定を追加する］に移動します。


コアタイム中の休憩の制限

シフトの管理では、［コアタイム中の休憩を制限する］を有効にすることで、コアタイムとして指定された時間帯に、従業員が手動休憩／自動休憩を取得できないように設定できます。 
事例1：コアタイム中の休憩の制限：コアタイムへの休憩の設定とコアタイム中の休憩の取得を制限できます
標準シフトのコアタイムを10:30 AM～2:00 PMに設定し、［コアタイム中の休憩を制限する］を有効にした場合、以下のような効果があります。

・管理者は、コアタイムに休憩を追加できません。



・従業員は、コアタイム中に手動休憩を取得できません。自動休憩は、コアタイム中には記録されません。


事例2：コアタイム中の休憩の制限：休憩をコアタイム前に開始し、コアタイム後に終了した場合に、通知を送信できます
従業員がコアタイム前に休憩を開始し、コアタイム中またはコアタイム後に休憩を終了した場合、従業員本人、直属の上司、管理者に対して、コアタイム中に従業員が休憩を取得した旨がメールで通知されます。この処理は、システムによって自動で実行されます。

設定例：
  1. シフト：標準シフト（9:00 AM～6:00 PM）
  2. シフトのコアタイム：4:00 PM～4:30 PM
  3. コアタイム中の休憩を制限する：有効
  4. 従業員に適用される休憩時間：1時間
シナリオ：
  1. 従業員が3:45 PMに休憩を開始する
  2. 従業員が4:45 PMに勤務を再開する
結果：
休憩時間がコアタイムに重なるため、従業員、直属の上司、管理者にメールが自動送信され、コアタイム中に従業員が休憩を取得した旨が通知されます。

休日の分類 

組織の休日を種類別に整理するには、休日の分類を設定します。祝日、選択式休日、特別行事など、必要に応じた分類を追加することで、休日を種類別にまとめることが可能です。追加した分類は組織のカレンダーの休日に関連付けできるため、年間のさまざまな休日を把握しやすくなり、スケジュール管理を効率化できます。
  1. 休日の分類を設定するには、［設定］（歯車アイコン）→［休暇管理］→［設定］→［詳細設定］に移動します。

    情報
    休日が表示される画面には休日の分類も一緒に表示されます。また、休日の分類は休暇管理のレポートにも表示されます。

  2. 標準で設定されている分類の他に、新しい分類を追加するには［分類の追加］をクリックします。



  3. 新しい分類を追加した後、休暇管理（画面左側のサイドメニュー）→［休日］に移動し、休日を表示します。フィルター（右上のアイコン）を使うときに、設定した分類を条件として使用できます。


アイデア
休日の分類としては、祝日、所定休日、法定休日などを設定できます。

遅刻や早退に関する通知

予定されているシフトに対して、遅刻、早退、欠勤があった場合、直属の上司に自動で通知を送信できます。

通知を設定するには、以下の手順を行います。
  1. ［設定］（歯車アイコン）→［出退勤］→［設定］→［出勤／退勤］に移動します。



  2. 遅刻：遅刻した従業員ごとに、即時に直属の上司への通知が送信されます。
  3. 早退：勤務終了時に、早退した従業員全員の一覧が直属の上司に送信されます。
  4. 欠勤：欠勤した従業員全員の一覧が、設定した時間に送信されます。



  5. 組織で設定されているメールテンプレートをカスタマイズする場合は、［メールテンプレートのカスタマイズ］をクリックします。

休憩の修正

Zoho Peopleの休憩の規定では、休憩時間の修正に関する規定を設定できます。従業員が休憩時間を入力し忘れたり、誤った時間を入力したりすると、実際の休憩時間とシステムに記録されている時間との間にずれが生じます。このようなずれを解消する手段のひとつとして、Zoho Peopleでは、正しい休憩時間を従業員が後から理由を添えて申請できるように設定できます。休憩時間を正しく修正することで、システム上のデータの正確性を維持します。

機能の説明

休憩の規定を設定するには、［設定］→［出退勤］→［設定］→［休憩の規定］の順に移動します。



こちらで、休憩の修正に関する設定を行います。


  1. 従業員に対して、手動で記録した休憩データの修正を許可する：手動で記録した休憩時間の修正を従業員が申請できるようにします。 
    ・ 未入力の休憩データを追加する：従業員が休憩時間を入力し忘れていた場合に、後から休憩時間を追加できるようにします。
    ・ 休憩データを編集する：従業員が手動で入力した休憩時間が誤っていた場合に、後から休憩時間を変更できるようにします。

  2. 修正の理由の選択肢を定義します。従業員は修正の申請時に、こちらで定義された理由のいずれかを選択します。
  3. 申請の制限を設定します。修正を申請できる期間と、申請の頻度について制限を設定できます。



  4. 未取得の休憩に関して通知する：この設定を有効にすると、決められた時間の休憩がまったく取得されていない場合、または一部しか取得されていない場合に、シフトの終了時に通知が送信されます。通知メールの送信先には、以下のいずれかを指定できます。

    ・ 従業員：休憩を取らなかった従業員本人に通知を送信します。
    ・ 従業員の上司：従業員の上司に通知を送信します。
    ・ 特定の従業員：こちらで選択した従業員のみに通知を送信します。 



  5. メールテンプレートのカスタマイズ：休憩が取得されていないことを通知するメールの内容を、通知の送信先（従業員本人、直属の上司、特定の従業員）ごとにカスタマイズできます。
休憩時間の修正を申請するには：
  1. 画面の左端にある［出退勤］をクリックし、［自分のデータ］→［修正］の順に移動します。



  2. ［申請を追加する］をクリックします。


  3. 修正の対象として［休憩］を選択し、休憩時間を修正する［日付］を指定します。
  4. ［未入力の休憩データを追加する］をクリックします。
    メモ［休憩の修正の設定］で［休憩データを編集する］を選択すると、同じ手順で既存データの変更を申請できます。
  5. ［休憩の種類］を選択します。休憩の［開始時間］と［終了時間］を入力します。
  6. ［理由］を指定します。
  7. ［送信する］をクリックします。
情報
自分の部下やチームメンバーの休憩時間について修正申請を管理するには、［チーム］タブに移動します。ただし、こちらのタブで休憩時間の修正を申請したり承認したりするには、適切な権限が必要です。



休憩時間の修正申請を承認するには：
  1. 画面の左端にある［出退勤］をクリックし、［チーム］→［修正］の順に移動します。フィルターの条件に［休憩］を指定すると、一覧を絞り込むことができます。



  2. 対象の修正申請をクリックします。



  3. ［承認する］をクリックします。
休憩時間の修正申請を管理するには：

管理者は、組織全体の休憩時間の修正申請を管理できます。管理するには、［処理］→［出退勤］→［修正］の順に移動します。フィルターの条件に［休憩］を指定すると、一覧を絞り込むことができます。



休憩の履歴

情報
出退勤機能で従業員の休憩を設定するには、「休憩（出退勤）」のヘルプ記事をご参照ください。
出退勤機能の休憩の設定画面で［操作履歴］をクリックすると、休憩データに加えられたすべての変更を確認できます。休憩の追加、更新、有効化、無効化、削除の操作の他、各操作を実行したユーザーの名前が記録されています。
  1. ［設定］→［出退勤］→［設定］→［休憩］の順に移動します。



  2. 画面右上の時計のアイコンをクリックして、休憩の操作履歴を確認します。



未取得の休憩に関する例外

［未取得の休憩に関する例外］を設定することで、従業員が勤務日に割り当てられた休憩を取得できない場合に、休憩に関する例外的な対応を申請できるようになります。設定内容に応じて、未取得の休憩は以下のいずれかの方法で処理できます。
  1. 未取得の休憩を同日中に後から取得する
  2. 未取得の休憩を時間外労働として扱う
  3. 法令対応のみを目的として休憩を無給で記録する

機能の説明 

未取得の休憩に関する例外申請の有効化と設定を行うには：
  1. ［設定］→［出退勤］→［設定］→［休憩の規定］の順に移動して、［未取得の休憩に関する例外］セクションまで下にスクロールします。
  2. ［従業員に対して、未取得の休憩に関する例外の申請を許可する］を有効にして、従業員が割り当てられた時間に休憩を取得できなかった場合に、未取得の休憩に関する例外を申請できるようにします。従業員に代わって上司が申請することもできます。

    情報
    このような申請の承認ワークフローを追加するには、［承認］を設定します。詳細については、「承認の概要と利用例」のヘルプ記事をご参照ください。
  3. ［休憩の例外の設定］で、未取得の休憩に関する申請の処理方法を選択します。従業員は、申請の際、表示される選択肢からいずれか1つ選択できます。
    1. 後から取得する：従業員は、未取得の休憩を同日中に後から取得できます。
    2. 時間外労働として扱う：未取得の休憩を時間外労働として扱います。未取得の休憩は、36協定届に「時間外労働として扱われた未取得の休憩」と記載されます。
    3. 法令対応のみを目的として休憩を無給で記録する：法令対応を目的として未取得の休憩を記録します。代休や時間外労働手当は付与しません。
  4. ［保存する］をクリックします。
    メモ
    ・ ［後から取得する］は、時間帯（開始時間と終了時間）が設定された休憩に適用可能です。こちらを選択すると、同日中かつシフト時間内にのみ、未取得の休憩を後から取得できます。
    ・ 未取得の休憩を時間外労働として扱う場合、36協定届に記録されます。
未取得の休憩に関する例外の申請
未取得の休憩に関する例外を申請するには：
  1. 画面の左端にある［出退勤］をクリックし、［自分のデータ］→［未取得の休憩に関する例外］の順に移動します。



  2. ［申請を追加する］をクリックします。


  3. 日付と未取得の休憩を選択します。
  4. 例外の操作のいずれかをクリックします。
    情報
    ［後から取得する］は、同日中にのみ許可されます。従業員は、未取得の休憩を同日中に後から取得できます。
  5. 理由を入力して［送信する］をクリックします。
未取得の休憩に関する例外申請の管理：
管理者が従業員の未取得の休憩に関する例外申請を管理するには、［処理］→［出退勤］→［未取得の休憩に関する例外］タブの順に移動します。


未取得の休憩に関する例外申請の承認

未取得の休憩に関する例外申請を承認するには：
  1. ［出退勤］→［チーム］→［未取得の休憩に関する例外］タブの順に移動します。

  2. 未取得の休憩に関する例外申請をクリックし、［承認する］をクリックします。

週末に休暇が取得されていない場合の通知

Zoho Peopleでは、組織で定められている週末休暇を従業員が取得しなかった場合に通知を送信できます。週末に休暇が取得されているかどうかは、従業員のワークライフバランスのためにも、組織の法令遵守のためにも常に注視する必要があります。

週末休暇が取得されていない場合の通知を有効にするには、以下の設定を行います。
  1. ［設定］→［出退勤］→［設定］→［出勤／退勤］の順に移動します。
  2. ページの下の方に移動し、従業員が週末に休暇を取らなかった場合に送信する通知の設定を行います。


  3. 必要な通知の設定を有効にします。
    1. 週末休暇の1週間基準の通知：この設定を有効にすると、1週間の中で、週末休暇を1回も取得していない場合に通知が送信されます。
    2. 週末休暇の4週間基準の通知：この設定を有効にすると、4週間の中で、週末休暇を少なくとも4回取得していない場合に通知が送信されます。
  4. ［通知の対象とする週末休暇］で、通知の対象とする週末休暇の種類を選択します。
    1. 法定休日：組織が正式に法定休日として定めている休日のみを通知の対象とします。
      例：組織の勤務カレンダーまたはシフトにおいて、日曜日は法定休日、土曜日は法定外休日と定められている場合、従業員が日曜日に勤務すると通知が送信されます。
    2. 法定外休日：組織が法定外休日として定めている休日のみを通知の対象とします。
      例：組織の勤務カレンダーまたはシフトにおいて、日曜日は法定休日、土曜日は法定外休日と定められている場合、従業員が土曜日に勤務すると通知が送信されます。
    3. すべての週末：法定休日と法定外休日の両方を通知の対象とします。
      例：組織の勤務カレンダーまたはシフトにおいて、日曜日は法定休日、土曜日は法定外休日と定められている場合、日曜日と土曜日の両方の勤務について通知が送信されます。



      週末休暇の通知が送信されるかどうかのルール：
      週
      週末に休暇を取得したか？
      週末休暇の1週間基準の通知
      週末休暇の4週間基準の通知
      1
      		 勤務した 通知あり：週末に休暇を取らなかった 
      通知なし：1週間で、休暇を取らなかったのが1回
      2
      		 休暇を取った 通知なし
      通知なし：2週間で、休暇を取らなかったのが1回
      3
      勤務した
      		 通知あり：週末に休暇を取らなかった 
      通知なし：3週間で、休暇を取らなかったのが2回
      4
      勤務した
      		 通知あり：週末に休暇を取らなかった 
      		 通知あり：4週間で、休暇を取らなかったのが3回
      情報
      週末に時間外労働を行った場合は、休暇を取らなかったと見なされるため、通知の対象になります。
  5. 週末休暇の振替休日を考慮する：この設定を有効にすると、振替休日が承認されている場合、その休日を週末休暇として扱うことができます。
    例：ある従業員が日曜日に勤務し、その振替休日として月曜日に休暇を取った場合、その月曜日が週末休暇と見なされるため、通知は送信されません。
  6. 週末休暇の未取得について通知を受け取る人を選択します。
    1. 従業員
    2. 直属の上司
    3. 特定のユーザー
  7. ［メールテンプレートのカスタマイズ］をクリックすると、週末休暇の未取得を通知するメールの形式や内容を組織の要件に合わせて変更できます。

情報
メモ：従業員が週末に、出勤の打刻をしたり、時間外労働の時間を記録したりすると、週末休暇を取得していないと見なされるため、この通知の対象になります。

休憩の概要のレポート

休憩の概要のレポートには、選択した月について、従業員の休憩パターンの詳細情報が記載されます。上司や人事部が休憩に関する法令対応の状況を把握したり、未取得の休憩や時間が不足している休憩を確認したり、休憩の平均時間を計算したりできます。

休憩の概要のレポートを表示するには：
  1. ［レポート］→［チームのレポート］／［組織のレポート］→［出退勤］の順に移動します。



  2. ［休憩の概要のレポート］をクリックします。


  1. ［平均休憩時間（分）］：選択した期間において、各従業員が1日に取得した休憩時間の合計の平均です。

    計算方法：取得した休憩時間の合計（分）／対象となる日数の合計
    メモ
    例（連続する2日間の場合）

    ある従業員が以下のとおり休憩を取得するものとします。
    1日目→20分＋10分（休憩2回で合計30分）
    2日目→15分＋5分（休憩2回で合計20分）

    休憩時間の合計＝30分＋20分＝50分
    日数＝2日

    平均休憩時間＝50／2＝25分

    したがって、2日間の平均休憩時間は25分です。

  2. ［休憩時間が不足している日／休憩を取得していない日］：従業員が以下のいずれかを行った日数です。予定されている休憩を取得しなかった、または
    割り当てられた休憩時間よりも短く休憩を取得した。
    メモ
    例（連続する2日間の場合）

    従業員が1日に2回の休憩（1回目は20分、2回目は10分の予定）を割り当てられている場合。
    1日目→従業員は2回の休憩（合計30分）を取得した。
    2日目→従業員は1回目は20分、2回目は5分（時間が不足）の休憩を取得した。

    上記の場合、休憩時間が不足している日／休憩を取得していない日は1日です。
  3. ［1日あたりの休憩の平均回数］：選択した期間において、従業員が1日あたりに取得した休憩の回数の平均です。

    計算方法：取得した休憩の合計回数／合計日数
    メモ
    例（連続する2日間の場合）

    ある従業員が以下のとおり休憩を取得するものとします。
    1日目→休憩を2回取得
    2日目→休憩を3回取得

    2日間の休憩の合計回数＝5回
    日数＝2日

    1日あたりの休憩の平均回数＝5／2＝1日あたり休憩2.5回

    したがって、1日あたりの休憩の平均回数は2回です。
  4. ［休憩1回あたりの平均時間（分）］：選択した期間における休憩1回あたりの平均時間です。

    計算方法：取得した休憩時間の合計（分）／取得した休憩回数の合計
    メモ例（連続する2日間の場合）

    ある従業員が以下のとおり休憩を取得するものとします。
    1日目→20分と5分（休憩2回）
    2日目→15分と10分（休憩2回）

    休憩時間の合計＝20＋5＋15＋10＝50分
    休憩回数の合計＝4

    休憩1回あたりの平均時間＝50／4＝12.5分

    したがって、2日間における休憩1回あたりの平均時間は12分です。
フィルターを使用すると、指定した期間の休憩の詳細を表示できます。［…］（その他）アイコンをクリックすると、レポートのエクスポート／印刷／ダウンロードを実行できます。 

休憩に関するデータのエクスポートについて、詳細はこちらをご参照ください。

未取得の休憩のレポート

未取得の休憩のレポートの表示

未取得の休憩のレポートを表示するには：
  1. ［レポート］→［組織のレポート］→［出退勤］→［未取得の休憩のレポート］の順に移動します。



  2. このレポートには、従業員の未取得の休憩に関する詳細情報が記載されます。具体的には、日付、休憩の種類、未取得の休憩の時間、未取得の休憩への対処方法（後で取得する、時間外労働として扱う、法令対応のために記録する）、例外の申請がなかったケースが記載されています。

時間外労働として扱われた未取得の休憩のレポート

時間外労働として扱われた未取得の休憩は、36協定届に記録されます。時間外労働として扱われた未取得の休憩のデータを閲覧およびエクスポートするには：

［レポート］→［組織のレポート］→［出退勤］→［36協定届］の順に移動します。


すべての従業員について、時間外労働として扱われた未取得の休憩が表の右端の列に表示されます。


定時以外の出退勤の自動調整（丸め処理）

丸め処理を有効にすると、従業員の出勤時刻、退勤時刻、合計勤務時間などを一定の時間範囲内で自動的に丸めることができます。従業員が打刻した時間や勤務時間を定時または所定の労働時間に合わせて切り上げる、または切り捨てることにより、時間の端数をなくし、給与計算や労働時間の管理を効率化できます。

機能の説明

丸め処理を有効にするには、［設定］→［出退勤］→［設定］→［出退勤の規定］→［丸める］の順に移動します。



情報
こちらで挙げている例はいずれも、シフトの開始時刻は9:00 AM、終了時刻は6:00 PM、所定の勤務時間は8時間を前提にしています。

1.最初の出勤時刻の丸め処理

従業員の最初の出勤時刻を、指定した時間の範囲内で自動的にシフトの開始時刻に丸めることができます。

従業員が出勤時に定時より早く打刻した場合について、丸め処理の方法を以下から選択します。
  1. ［シフトの開始時刻に丸める］を選択すると、従業員がシフトの開始時刻より早く打刻した場合、シフトの定時との時間差にかかわらず、出勤時刻をシフトの開始時刻に丸めます。
    設定例：シフトの開始時刻が9:00 AMである場合、従業員が9:00 AMより前に打刻すると、どんなに早く打刻しても、出勤時刻は自動的に9:00 AMになります。

  2. ［最初の出勤が次の範囲内の場合、シフトの開始時刻に丸める］を選択すると、従業員がシフトの開始時刻より早く打刻した場合、シフトの定時との時間差が指定の範囲内であるときに限り、出勤時刻をシフトの開始時刻に丸めます。
    設定例：シフトの開始時刻が9:00 AMであり、丸め処理の時間範囲が15分と指定されている場合、従業員が8:50 AMに打刻すると、出勤時刻は丸め処理によって9:00 AMになります。しかし、8:45 AMより前の打刻に対して丸め処理は行われません。

従業員が出勤時に定時より遅く打刻した場合について、丸め処理の方法を以下から選択します。
  1. ［シフトの開始時刻に丸める］を選択すると、従業員がシフトの開始時刻より遅く打刻した場合、シフトの定時との時間差にかかわらず、出勤時刻をシフトの開始時刻に丸めます。
    設定例：シフトの開始時刻が9:00 AMであり、こちらの処理方法が選択されている場合、従業員が9:00 AMより後に打刻すると、どんなに遅く打刻しても、出勤時刻は自動的に9:00 AMになります。

  2. ［最初の出勤が次の範囲内の場合、シフトの開始時刻に丸める］を選択すると、従業員がシフトの開始時刻より遅く打刻した場合、シフトの定時との時間差が指定の範囲内であるときに限り、出勤時刻をシフトの開始時刻に丸めます。
    設定例：シフトの開始時刻が9:00 AMであり、丸め処理の時間範囲が15分と指定されている場合、従業員が9:10 AMに打刻すると、出勤時刻は丸め処理によって9:00 AMになります。しかし、9:15 AMより後の打刻に対して丸め処理は行われません。
2.最後の退勤時刻の丸め処理

従業員の最後の退勤時刻を、指定した時間の範囲内で自動的にシフトの終了時刻に丸めることができます。


従業員が退勤時に定時より早く打刻した場合について、丸め処理の方法を以下から選択します。
  1. ［シフトの終了時刻に丸める］を選択すると、従業員がシフトの終了時刻より早く打刻した場合、シフトの定時との時間差にかかわらず、退勤時刻をシフトの終了時刻に丸めます。
    設定例：シフトの終了時刻が6:00 PMである場合、従業員が6:00 PMより前に打刻すると、どんなに早く打刻しても、退勤時刻は自動的に6:00 PMになります。

  2. ［最後の退勤が次の範囲内の場合、シフトの終了時刻に丸める］を選択すると、従業員がシフトの終了時刻より早く打刻した場合、シフトの定時との時間差が指定の範囲内であるときに限り、退勤時刻をシフトの終了時刻に丸めます。
    設定例：シフトの終了時刻が6:00 PMであり、丸め処理の時間範囲が15分と指定されている場合、従業員が5:50 PMに打刻すると、退勤時刻は丸め処理によって6:00 PMになります。しかし、5:45 PMより前の打刻に対して丸め処理は行われません。


従業員が退勤時に定時より遅く打刻した場合について、丸め処理の方法を以下から選択します。
  1. ［シフトの終了時刻に丸める］を選択すると、従業員がシフトの終了時刻より遅く打刻した場合、シフトの定時との時間差にかかわらず、退勤時刻をシフトの終了時刻に丸めます。
    設定例：シフトの終了時刻が6:00 PMであり、こちらの処理方法が選択されている場合、従業員が6:00 PMより後に打刻すると、どんなに遅く打刻しても、退勤時刻は自動的に6:00 PMになります。

  2. ［最後の退勤が次の範囲内の場合、シフトの終了時刻に丸める］を選択すると、従業員がシフトの終了時刻より遅く打刻した場合、シフトの定時との時間差が指定の範囲内であるときに限り、退勤時刻をシフトの終了時刻に丸めます。
    設定例：シフトの終了時刻が6:00 PMであり、丸め処理の時間範囲が15分と指定されている場合、従業員が6:10 PMに打刻すると、退勤時刻は丸め処理によって6:00 PMになります。しかし、6:15 PMより後の打刻に対して丸め処理は行われません。
3.合計勤務時間の丸め処理

［実際の勤務時間の調整ルール］を選択すると、1日の合計勤務時間を、指定した時間の範囲内で自動的に所定の勤務時間に丸めることができます。
設定例：所定の勤務時間が8時間、丸め処理の時間範囲が10分と指定されている場合、従業員が7時間55分勤務すると、勤務時間は丸め処理によって8時間になります。



時間外労働の承認

時間外労働のスケジュール処理を設定すると、指定した間隔で従業員の時間外労働時間のデータが自動送信され、承認が申請されます。これにより、時間外労働に関するデータが正確かつ一貫したものとなり、適切なタイミングで人手を介さずにデータを送信できます。データの送信処理を自動化することで、時間外労働の承認ワークフローを効率化でき、管理工数が削減されます。また、データの透明性と信頼性も向上します。
情報
時間外労働のスケジュール処理を設定するには、少なくとも1つの時間外労働の規定で時間外労働の承認を有効にし、「承認の概要と利用例」の内容に沿って承認フローを設定する必要があります。
時間外労働のスケジュール処理を設定するには：
  1. ［設定］→［出退勤］→［自動化］→［時間外労働のスケジュール処理］の順に移動します。
  2. ［時間外労働のスケジュール処理を追加する］をクリックします。
  3. 時間外労働のスケジュール処理の名前を入力します。


  4. スケジュール処理を適用する時間外労働の規定を選択します。
  5. スケジュール処理の頻度を次のいずれかから選択します。
    1. 毎週：指定した日に毎週実行されます。
      たとえば、前の週に記録された従業員の時間外労働時間を、承認申請のために毎週日曜日の18時（午後6時）に送信されるよう設定できます。

    2. 毎月：指定した日に毎月実行されます。
      たとえば、前の月に記録された従業員の時間外労働時間を、承認申請のために翌月の1日～10日（この範囲内の特定の日のみ選択可能）の午前0時に送信されるよう設定できます。 

    3. 給与期間：各給与期間（給与の締め日）に実行されます。
      たとえば、特定の給与期間に記録された従業員の時間外労働時間を、承認申請のために給与の締め日に送信されるよう設定できます。
      情報
      制限事項：
      ・ スケジュール処理で送信された時間外労働時間の承認申請は、給与期間の設定に基づいて自動的に承認／却下することはできません。
      ・ 給与処理とレポート作成の間に時間外労働を承認するための十分な時間を確保できるよう、給与期間の設定を確認してください。詳細については、「給与期間の設定」をご参照ください。
      ・ 給与期間におけるスケジュール処理の実行時間は、給与の締め日のスケジュール（給与の締め日の午後11時59分）に従います。
  6. スケジュール処理の実行時間を選択します。
  7. ［保存する］をクリックします。
    これでスケジュール処理は保存されました。設定した頻度と実行時間に従って、承認申請のために時間外労働時間のデータが自動送信されます。
関連情報：
時間外労働の承認と承認済みデータのエクスポート

シフト設定における非勤務時間 

情報
この機能は、申請に基づいてのみ利用可能です。組織のアカウントで有効にするには、support@zohopeople.comにお問い合わせください。
非勤務時間の設定を使用すると、従業員が就業しない時間（所定の勤務時間以外の時間帯）を指定できます。この時間内に出退勤が記録された場合、勤務実態の把握とコンプライアンスの確保のために、関係者に通知が送信されます。

これにより、予定外の出勤や規定違反を監視し、出退勤データの正確性を維持できます。
情報
すでにシフト時間として設定された時間帯に対しては、非勤務時間は設定できません。

非勤務時間を設定するメリット

  • 従業員が所定の勤務時間を遵守するようにする
  • 予定外の出勤や退勤に関する通知を送信できる
  • 出退勤の正確な把握が可能になる
  • 管理者が変則的な出退勤にすばやく対応できる

非勤務時間の有効化

非勤務時間を有効にし、この時間内に出退勤が記録された場合に関係者に通知するには：
  1. ［設定］→［シフト］→［設定］→［一般］タブの順に移動します。


  2. ［非勤務時間］ボタンを有効にします。
  3. 非勤務時間帯を設定します。関係者に通知するには、必要な通知設定を有効にします。
  4. 組織のニーズに合わせてメールテンプレートを更新するには、［メールテンプレートのカスタマイズ］をクリックします。

振替休日

振替休日機能を使用すると、従業員が休日や週末に勤務する場合、その代わりに勤務日に休暇を申請できます。これにより、柔軟な働き方や正確な休暇管理が可能になります。また、組織は従業員の休日をかんたんに補うことができます。従業員の休暇の残数には影響しません。 

振替休日を有効にする方法

この機能を有効にするには：
  1. ［設定］→［休暇管理］→［設定］→［メソッド］の順に移動します。
  2. ［振替休日］を有効にします。


    これで、従業員が振替休日を申請および取得できるようになります。
  3. この機能を有効にした後で、［振替休日］タブに移動し、詳細を設定します。

  4. 必要に応じて、［振替休日申請の理由を必須にする］を有効にします。
  5. 振替休日申請の承認ワークフローを設定します。詳細については、「承認の概要と利用例」のヘルプ記事をご参照ください。



従業員が振替休日を申請する方法

従業員が振替休日を取得するには、休日や週末に勤務する前に、あらかじめ振替休日を申請しておく必要があります。

申請するには：

  1. 画面の左端にある［休暇管理］→［自分のデータ］→［振替休日］タブの順に移動します。
  2. ［申請を追加する］をクリックします。


  3. 休日／週末に勤務する日付を選択します。
  4. 振替休日の日付を選択します。
  5. 理由を入力します。
  6. ［保存する］をクリックします。
    申請が送信されます。承認が設定されている場合は、承認用に申請が送信されます。承認されると、選択した日付に振替休日が付与されます。

上司は、自分の部下（直属の部下を含む全員）の振替休日申請を管理できます。画面の左端にある［休暇管理］→［チーム］→［振替休日］タブの順に移動します。



上司が実行できる操作は以下のとおりです。
  1. チームまたは部署のメンバーの振替休日申請を表示する
  2. チームまたは部署のメンバーの代理として振替休日を申請する
  3. チームまたは部署のメンバーの振替休日申請を承認／却下する
  4. 申請を削除する

振替休日機能における管理者の操作

管理者は、組織全体の振替休日申請を管理できます。画面の左端にある［処理］→［休暇管理］→［振替休日］タブの順に移動します。



管理者が実行できる操作は以下のとおりです。
  1. 組織全体の振替休日申請を表示する
  2. 組織内の従業員の代理として振替休日を申請する
  3. 振替休日申請を承認／却下する
  4. 申請を削除する