Zoho CRM - WorkDrive統合
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WorkDriveはすべてのファイルの一元管理場所として機能し、より良いファイル管理を容易にします。これはZoho CRMとシームレスに統合されています。Zoho CRMの'ドキュメント'タブはWorkDrive（以前は文書）により機能します。CRM内に保存するすべてのファイルとフォルダーはWorkDriveで管理されます。
安全で詳細なファイル管理と共同作業機能が利用できます。これにはチームフォルダー、バージョン管理、協調編集、コメント付け、その他が含まれます。
メモ: CRM-WorkDriveの統合は段階的に実装されています。現在、すべてのデータセンターで新規CRMユーザーが利用できます。近くに既存のユーザーが利用できるようになります。
始めに
Zoho CRMの管理者は、既存のWorkDriveチームアカウントに接続するか、新規のWorkDriveチームアカウントを作成して連携を設定することができます。
既存のWDチームアカウントの接続
Zoho WorkDriveでは、事前に支払い済のチームプラン（スターター、チーム、法人）および制限付きの機能を備えた無料のEssentialsプランが提供されています。既存のWDアカウントにCRMアカウントを接続すると、CRMからのすべての既存のメンバーが自動的にWorkDriveアカウントに追加されます。
- 支払い済のWDプランを使用している場合、CRMからWorkDriveに追加されたユーザーのライセンスを後でアップグレードする必要があります。
- 無料のEssentialsプランを使用している場合、アップグレードなしでプランを続けて使用できます。
新規のWDチームアカウントの作成
CRM-WDの統合設定中に新規のWorkDriveチームアカウントを作成すると、WDアカウントは初期設定により無料のEssentialsプランをもつことになります。 WorkDriveの無料Essentialsプランについて詳細はこちら
すべての既存CRMユーザーが自動的にWorkDriveアカウントに追加されます。
読んでみてください：よくある質問
ストレージ
統合を通じて作成されたWorkDriveアカウント用
チームアカウントが統合用に作成された場合、WorkDriveアカウント自体はストレージを持たない。WorkDriveのEssentialsプランに統合するZohoアプリ（この場合はCRM）はその既存のストレージを提供します。
新規Zoho CRMユーザーの全エディションのストレージプランは、組織全体で5GBとユーザーライセンスごとに追加の1GBのストレージとなります。
- すべての連携するアプリによって提供されるストレージが統合され、WorkDriveにおいて割り当てられたストレージの合計として表示されます。
- WorkDriveのストレージは共有型で、すべてのチームのストレージはWorkDrive内のチーム全体で共有されます。ストレージは個々のメンバー、フォルダ、アプリケーションには割り当てられません。
- ユーザーは、WorkDriveアカウント内で必要な追加ストレージに対してストレージの追加購入オプション(10GB, 100GB, or 1TB)を利用することができます。
スタンドアロンのWorkDriveアカウントに対して
WorkDriveのプランに基づき、提供されるストレージ量は異なります。
無料のEssentialsプランの場合、チームあたり5GBのストレージが提供されます。WorkDrive Essentialsプランの既存のアカウントに接続すると、WorkDriveが提供する5GBに加えて、CRMのストレージ（組織用に5GBとユーザーライセンスあたり1GBの追加ストレージ）も含まれます。
有料のWorkDriveプランでは、Starterプランで1TB/チーム、Teamプランで3TB/チーム、エンタープライズプランで5TB/チームからストレージがスタートします。
10ユーザー以降は、Starterプランで新たなユーザー1人あたり100GB、Teamプランで新たなユーザー1人あたり300GB、エンタープライズプランで新たなユーザー1人あたり500GBの追加共有ストレージを取得します。
注: 有料のWorkDriveプランでは、連携するアプリから提供されるストレージは考慮されません。
フォルダアクセスとマネジメント
WorkDriveでは、個人のファイルを保存し、管理するためのMyフォルダと共同作業やプロジェクト、部署のためのファイルを保存するTeamフォルダがあります。これらのフォルダで利用可能なさまざまな機能/設定を、統合されたWorkDriveアカウントで見ていきましょう。
Myフォルダ
CRMからも直接追加されたユーザーは、デフォルトでMyフォルダにアクセスできます。制限なしに、ユーザーはMyフォルダ内に追加したアイテムに対してすべての可能な操作が実行できます。これには以下のような操作が含まれます:
- オフィススイートのファイルを作成
- ファイルとフォルダをアップロード
- 他のクラウドサービスからのインポート
- ファイルとフォルダの共有*
- ファイルとフォルダのコピーと移動
- ファイルとフォルダをゴミ箱に移動
* カスタムの外部共有リンク機能を除く、WorkDriveのすべての他の共有機能がMyフォルダでサポートされています。
CRM添付ファイル
CRMデータに追加された添付ファイル（例えば、リードや連絡先に）は自動的にデータ担当者のMyフォルダーセクションの事前に定義されたフォルダーに配置されます。
ファイルパスは以下の通りになります：
Myフォルダー > Apps > Zoho CRM > 見込み客 > Christopher > 添付ファイル > {file}
- データへのアクセス権を持つメンバーは、データ内の送信者の添付ファイルにアクセスできます。データの所有者だけが、Myフォルダー内のデータの送信者にアクセスできます。
- CRM管理者は、権限内のドキュメント許可を使用して、添付ファイル項目（CRM内）へのアクセスを管理できます。管理者は、CRM内の必要な権限に以下の権限を有効または無効にできます。
- 表示
- 作成
- 削除
- WorkDriveまたはドキュメントタブで添付ファイルを追加、編集、共有、コピー、移動、または削除することはできません。
現在、以下の商品はこれらのフォルダーに保存されません：
- テンプレート
- ファイルアップロード項目を通じてデータに追加されたファイル
- アップロード項目を介してデータに追加されたファイル
- メモ添付ファイル
- メール添付ファイル
WorkDrive管理者は、誰がMyフォルダー内でファイルとフォルダーを作成でき、Myフォルダー内でどの程度のストレージを使用できるかを管理できます。ストレージが+10、-10 GBと設定されている場合、ユーザーはMyフォルダーにファイルを追加したり、データ内にファイルを添付することはできません。
チームフォルダー
チームフォルダーは、メンバーに明確に定義された役割と権限が与えられ、管理者はすべてのデータとユーザー活動を完全に制御し、表示設定を持つ安全で協調性のある環境を提供します。
各役割に対応する処理の一覧を以下の画像でご覧ください。
WorkDrive取引先の無料Essentialsプランの場合
無料Essentialsプランにおいては、全ユーザー（管理者を含む）に対してチームフォルダーの作成が制限されています。すでに何かチームフォルダーを作成して接続済みの既存のWorkDriveアカウントを持っている場合、それらをドキュメントタブ内のCRMライブラリに関連付けることができます。
ワークドライブでは、CRM内でのTeam フォルダーの作成や管理を表示することはできません。
WorkDrive プランが支払い済みの取引先に対して
チームの設定に基づいて、管理者またはチーム内の誰でもプライベートなチームフォルダを作成できます。チームフォルダが存在する場合、いつでもCRM内でそれらを関連付けることができます。
ワークドライブでは、自分が所属するTeam フォルダー（CRM内で作成）をすべて表示できます。CRM内で作成したすべてのチームフォルダーを表示するには、チームフォルダーのリスト表示の設定を統合されたアプリに基づくTeam フォルダーの表示に設定し、Integrated Apps > Zoho CRMの下に表示します。
WorkDriveにおけるチームフォルダー作成の関連付け
CRMでは、WorkDriveで作成したプライベートなチームフォルダーを関連付けることができます。データはどちらのアプリからでも追加や更新が可能で、それが即座に他のアプリにも同期されます。 プライベートなチームフォルダーをCRMに関連付けると、そのチームフォルダーの種類をWorkDriveで変更することはできません。種類を変更するためには、CRMとの関連付けを削除する必要があります。
チームフォルダー内のユーザー管理
WorkDriveとCRMの両方でユーザーを追加/削除し、チームフォルダーのユーザーの役割を変更することができます。CRM経由で行われたユーザーの変更は、WorkDriveのチームフォルダーメンバーのリストに反映されます。
- WorkDrive経由で行われたユーザーの変更はCRMのメンバー一覧には表示されません。
- CRMの一部ではないユーザーをWorkDrive内のチームフォルダーに追加することができます。
- Zoho CRMのアプリグループ（権限と役割）はWorkDriveに追加や削除することができません。グループを削除するためには、Zoho CRMに移動する必要があります。
ファイルとフォルダーの作成とアップロード
エディター役割以上のメンバーは、所属しているチームフォルダーにファイルやフォルダーを作成しアップロードすることができます。 WorkDriveにファイルを追加する方法について詳しくはこちら
ファイルとフォルダーの共有
オーガナイザー役割以上のメンバーは、チームフォルダー内のファイルやフォルダーを配布することができます。WorkDrive内で利用可能なすべての種類の共有は、WorkDriveとCRMアプリ（ドキュメントタブ内）の両方でサポートされています。これには以下が含まれます：
- 直接的な共有 メールアドレス経由
- 任意のチームメンバーとの共有
- インターネット上の誰でもとの共有
- ダウンロードリンクを通じた共有
- 埋め込みコードを通じた共有
- カスタム外部共有リンクを使った共有
ファイルとフォルダの削除
具体的には、オーガナイザ役割以上のメンバーは、必要に応じて保存期間中にファイルやフォルダをごみ箱に移動し、リカバリも可能です。永久に削除できるのはチームフォルダの管理者のみです。WorkDriveでの削除と復元に関してさらに調べる
チームフォルダ設定の管理
チームフォルダ設定は、チームフォルダ管理者だけが管理できます。これには、メール経由でのファイルアップロード、外部共有設定、表示および表示＆コメントアクセスを持つユーザーのダウンロードと印刷設定、自動ファイル変換設定が含まれます。
CRMでのチームフォルダ作成と関連付け： CRMからWorkDriveを削除することはできません。 Teamフォルダの関連付けを解除すれば、WorkDriveから削除することが可能です。チームフォルダ設定の管理に関してさらに調べる
WorkDriveからデータにファイルを添付する
CRM内のWorkDriveからデータにファイルを添付し、データへのアクセス許可があるメンバにアクセスを許可すると、同じ共有詳細がWorkDriveでアクセスするときの共有ダイアログに反映されます。
CRM内のWorkDriveからデータにファイルを添付し、データへのアクセス許可があるメンバにアクセスを許可すると、同じ共有詳細がWorkDriveでアクセスするときの共有ダイアログに反映されます。
私に共有したもの
他のチームメンバーや外部ユーザーが個別に共有したファイルとフォルダは、「私に共有した」セクションに表示されます。共有商品の管理についてさらに調べる
ユーザー管理
ユーザーがCRMに関連付けられている場合、そのユーザーをWorkDriveで停止、削除、または再活用することはできません。 CRMアプリからユーザーの関連付けを削除すると、WorkDriveでこれらの操作を実行できるようになります。
詳細な機能のためにWorkDriveをアップグレード
あなたはいつでもストレージ、ライセンス数、プランをアップグレードできます。無料のEssentialsプランにいる場合、追加のユーザーライセンスを購入し、詳細な機能と管理機能にアクセスするために、アカウントを有料のWorkDriveプランにアップグレードする必要があります。
よくある質問
CRMとWorkDriveの間の連携を確立できるのは誰ですか？
WorkDriveとの統合を設定できるのはCRM管理者だけです。既存のチームがない場合は、新しいWorkDriveチームが作成されます。
既存のWorkDriveチームがある場合、両方のCRMとWorkDriveで管理役割を持っている必要があります。
設定中にCRMの役割はWorkDriveにどのようにマッピングされますか？
CRMの管理者権限を持つユーザーは、WorkDriveでの 'チーム管理者' 役割にマッピングされます。スタンダードおよびカスタム権限を持つユーザーは 'チームメンバー' 役割にマッピングされます。
CRM内のユーザーの追加または削除は、自動的にWorkDriveでも同じ操作を行いますか？
CRMのユーザーを追加または削除すると、そのユーザーは自動的に接続済みのWorkDriveチームから追加されたり削除されたりします。CRMからユーザーが削除されていない限り、接続済みのWorkDriveチームからユーザーを削除することはできません。
統合を介して作成されたWorkDriveチームのストレージはどのように計算されますか？
エッセンシャルズプランの取引先を統合経由で作成した場合、WorkDriveアカウント自体は自身のストレージを持っていません。WorkDriveのEssentialsプランと統合しているZohoアプリは、それぞれが持つ既存のストレージを提供します。統合アプリすべてから提供されるストレージは、WorkDriveで表示される合計割り当てストレージにまとめられます。Zoho CRMでのファイルストレージの管理についての詳細を見る
Essentialsプランのストレージをアップグレードすることは可能ですか？
チームが最大ストレージ限度に達した場合、ストレージを無料で拡張する、ストレージの追加購入をする、またはWorkDriveプランをアップグレードすることができます。WorkDriveをアップグレードする方法を詳しく見る。
CRMの一部ではないユーザーを無料のWorkDriveアカウントに新規追加できますか？
いいえ、ユーザーを直接WorkDriveアカウントに追加することはできません。新しいユーザーを追加または招待するには、WorkDriveアカウントをアップグレードしてユーザーライセンスを購入する必要があります。現在、連携中のアプリからのユーザーのみがWorkDriveに追加できます。
WorkDriveの一部のユーザーのみをアップグレードすることは可能ですか？
WorkDriveアカウントがアップグレードされた場合、Zoho CRM経由でマッピングまたは追加されたすべてのユーザーもアップグレードされます。WorkDriveでは、特定のユーザーだけをアップグレードしたり、サブスクリプションプラン（つまり、Essentialsと支払い済みのプラン）を混在させることはできません。
CRMの管理者は、権限のドキュメント許可を使用することにより、ドキュメントタブ（CRM内）へのアクセスを管理する能力を持っています。管理者は、CRM内の必要な権限に対して以下の権限を有効または無効にすることができます。
- 表示
- チームフォルダの作成
- チームフォルダの関連付け
- チームフォルダの編集
Zoho CRMからのヘルプ記事を読むことを検討してみてください。
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