Zoho CRM - WorkDrive統合
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WorkDriveはすべてのファイルの中央リポジトリとして機能し、ファイル管理を改善します。Zoho CRMと密接に統合されています。CRM内のドキュメントタブは、WorkDriveによって提供されます（以前は文書による）。CRM内に保存されたすべてのファイルとフォルダーはWorkDriveで管理されます。
安全で詳細なファイル管理と共同作業機能を享受できます。これには、チームフォルダー、バージョン管理、共同編集、コメント機能、その他が含まれます。
メモ: CRMとWorkDriveの統合は段階的に展開されています。現在、すべてのデータセンターで新規CRMユーザー向けに利用可能であり、近日中に既存ユーザーにも利用可能になる予定です。
はじめに
Zoho CRMから、管理者は既存のWorkDriveチームアカウントをリンクするか、新しいアカウントを作成して連携を設定することができます。
既存のWDチームアカウントをリンクする
Zoho WorkDriveは有料のチームプラン（スターター、チーム、および法人）、および特性が限られた無料のエッセンシャルズプランを提供します。CRMアカウントを既存のWDアカウントにリンクすると、CRMからのすべての既存メンバーが自動的にWorkDriveアカウントに追加されます。
- 有料のWDプランを使用している場合、CRMからWorkDriveに追加されたユーザーのライセンスを後でアップグレードする必要があります。
- 無料のエッセンシャルズプランを使用している場合、追加アップグレード無しでプランを引き続き使用できます。
新しいWDチームアカウントの作成
CRMとWDの統合設定中に新しいWorkDriveチームアカウントを作成すると、WDアカウントは無料のエッセンシャルズプランに設定されます。WorkDriveの無料エッセンシャルズプランについてはこちらで詳細をご覧ください。
すべての既存CRMユーザーは自動的にWorkDriveアカウントに追加されます。
も読む： よくある質問について
ストレージ
統合により作成されたWorkDriveアカウントについて
チームアカウントが統合のために作成された場合、WorkDriveアカウントはスタンドアロンのストレージを持たないことになります。Zohoアプリが統合する（この場合はCRM）WorkDriveのエッセンシャルズプランは、その既存のストレージを提供します。
新規Zoho CRM取引先のすべてのエディションには、組織全体で5 GBおよびユーザーライセンスごとに追加の1 GBのストレージプランがあります。
- WorkDriveに統合されたすべてのアプリが提供するストレージは、WorkDriveの合計割り当てられたストレージとして統合されて表示されます。
- WorkDriveには共有ストレージがあり、このため、全チームのストレージはWorkDriveのチーム全体で共有されます。ストレージは個々のメンバー、フォルダ、またはアプリには割り当てられません。
- ユーザーは、WorkDriveのアカウント内で追加のストレージに対してストレージの追加購入(10GB、100GB、または1TB)をすることができます。
単独のWorkDrive取引先について
保存容量はWorkDriveのプランに基づいて変わります。
無料のEssentialsプランの場合、ストレージはチームごとに5GBです。WorkDriveのEssentialsプランの既存アカウントを接続すると、WorkDriveが提供する5GBに加えて、CRMのストレージ(組織ごとに5GBとユーザーライセンスごとに1GBの追加ストレージ)も含まれます。
有料のWorkDriveプランでは、ストレージはStarterプランでは1TB/チームから始まり、Teamプランでは3TB/チーム、また企業プランでは5TB/チームです。
10ユーザーを超えると、Starterプランでは新しいユーザーごとに100GB、Teamプランでは新しいユーザーごとに300GB、企業プランでは新しいユーザーごとに500GBの追加共有ストレージを受け取ります。
注意: 有料のWorkDriveプランでは、統合アプリからのストレージは考慮されません。
フォルダへのアクセスと管理
WorkDriveでは、個人のファイルを保存・管理するためのMyフォルダと、共同でファイルを保存し、共通のプロジェクトや部署のために作業を行うTeamフォルダがあります。統合されたWorkDrive取引先でこれらのフォルダで利用可能な各種機能/設定を見てみましょう。
Myフォルダ
WorkDriveに直接追加されたユーザー、またはCRMから追加されたユーザーは、デフォルトでMyフォルダにアクセスできます。ユーザーはMyフォルダ内に追加した商品に対してすべての利用可能な操作を実行でき、これには次の操作が含まれますがこの限りではありません:
- オフィススイートのファイルの作成
- ファイルおよびフォルダのアップロード
- 他のクラウドサービスからのデータのインポート
- ファイルおよびフォルダの共有*
- ファイルおよびフォルダのコピーまたは移動
- ごみ箱にファイルおよびフォルダを移動
* カスタムの外部共有リンク機能を除き、WorkDriveのすべての他の共有機能はMyフォルダでサポートされています。
CRM 添付ファイル
CRM データに追加された添付ファイル （例えば、リードまたは連絡先に）は、自動的にデータ担当者のMyフォルダーセクションの事前に定義されたフォルダーに配置されます。
ファイルパスは次のとおりです：
My フォルダー > Apps > Zoho CRM > 見込み客 > Christopher > 添付ファイル > {ファイル}
- データへのアクセス権を持つメンバーは、データ内の添付ファイル差出人にアクセスできます。データの所有者のみが、Myフォルダー内のデータの添付ファイル差出人にアクセスできます。
- CRMの管理者は、権限内のドキュメントの権限を使用して、添付ファイル項目（CRM内）へのアクセスを管理できます。管理者は、CRM内の必須権限に対して次の権限を有効にする、または無効にすることができます。
- 表示する
- 作成
- 削除
- WorkDriveやドキュメントタブで添付ファイルを追加、編集、共有、コピー、移動、または削除することはできません。
現在、次の商品はこれらのフォルダーに保存されません：
- テンプレート
- ファイルアップロード項目経由でデータに追加されたファイル
- アップロード項目経由でデータに追加されたファイル
- メモの添付ファイル
- メールの添付ファイル
WorkDriveの管理者は、Myフォルダーの内、誰がファイルとフォルダーを作成することができ、どれだけのストレージを使用することができるかを管理できます。ストレージが+10、-10 GBに設定されている場合、ユーザーはMyフォルダーにファイルを追加したり、データ内のファイルに添付したりすることはできません。
Team フォルダー
Teamフォルダーは、メンバーに明確に定義された役割と権限が割り当てられ、管理者は全体のデータとユーザー活動に完全に制御と表示設定を持つ、安全で共同作業が可能な環境を提供します。
以下の画像は、各役割に対応する操作のリストを示しています。
WorkDrive取引先の無料Essentialsプランに関して
無料Essentialsプランのアカウントでは、すべてのユーザー（管理者を含む）に対してチームフォルダーの作成が制限されています。すでにチームフォルダーが作成されている既存のWorkDriveアカウントを接続している場合は、ドキュメントタブ内のCRMライブラリにそれらを関連付けることができます。
WorkDriveでは、CRM内で管理したり、チームフォルダーの作成を見ることはできません。
支払い済みプランを持つWorkDrive取引先について
チームの設定に基づき、管理者またはチームの任意のメンバーが非公開のチームフォルダーを作成できます。チームフォルダーが一度作成されると、それらをCRM内でいつでも関連付けることができます。
WorkDriveでは、自身が所属するチームフォルダー（CRM内で作成された）をすべて表示できます。CRM内で作成されたすべてのチームフォルダーを表示するために、チームフォルダーの表示設定を統合アプリに基づいてチームフォルダーを表示に設定できます。Integrated Apps > Zoho CRMの下に表示されます。
WorkDriveで作成されたチームフォルダーを関連付ける
CRMでは、WorkDriveで作成された非公開のチームフォルダーを関連付けることができます。データはいずれかのアプリを通じて後から追加または更新でき、その内容は即時に他方のアプリに同期されます。非公開のチームフォルダーがCRMと関連付けられると、WorkDriveのチームフォルダーの種類を変更することはできません。種類を変更するためには、CRMとの関連付けを削除しなければなりません。
チームフォルダー内のユーザー管理
ユーザーの追加/削除や、チームフォルダーのユーザー役割の変更は、WorkDriveおよびCRMの両方から行うことができます。CRM経由で行われたユーザーの変更は、WorkDriveのチームフォルダーのメンバーリストに反映されます。
- WorkDrive経由で行われたユーザーの変更は、CRMのメンバー一覧には表示されません。
- WorkDrive内のチームフォルダーに、CRMの一部ではないユーザーを追加することができます。
- Zoho CRMのアプリグループ（権限と役割）はWorkDriveに追加または削除することはできません。グループを削除するには、Zoho CRMに移動する必要があります。
ファイルとフォルダーの作成とアップロード
編集者の役割以上を持つメンバーは、所属するチームフォルダーにファイルやフォルダーを作成およびアップロードできます。 WorkDriveでファイルを追加する方法について詳しくはこちら
ファイルとフォルダーの共有
チームフォルダーにおいて、組織者役割以上を持つメンバーは、ファイルとフォルダーをディストリビューションできます。WorkDriveで利用可能な全ての共有タイプは、WorkDriveとCRMのアプリ（ドキュメントタブ内）の両方でサポートされています。これには以下のものが含まれます:
- 直接メールアドレスで共有する
- チームメンバー全員と共有する/li>
- インターネット上のどなたとでも共有する/li>
- ダウンロードリンク経由で共有する/li>
- 埋め込みコードを使用して共有する/li>
- カスタムな外部共有リンクを通じて共有する
ファイルとフォルダーの削除
オーガナイザーの役割またはそれ以上のメンバーは、必要に応じて保持期間中にファイルとフォルダーをごみ箱に移動し、それらを取り戻すことができます。 商品をごみ箱から完全に消去可能なのはチームフォルダの管理者のみです。 WorkDriveでの商品の削除および復元のプロセスについて詳しく学びましょう
チームフォルダ設定の管理
チームフォルダの設定を管理する権限は、チームフォルダの管理者にのみ与えられます。設定内容は、メール経由でのファイルアップロード、外部共有設定、表示および表示＆コメントのアクセス権を持つユーザーのダウンロードおよび印刷設定、自動ファイル変換設定を含みます。
CRMでのチームフォルダの作成とチームフォルダの関連付け： CRMからWorkDriveを削除することはできません。チームフォルダの関連付けを解除すると、WorkDriveから削除することが可能になります。チームフォルダ設定の管理について詳しく学びましょう
データにWorkDriveからファイルを添付する
CRM内のデータにWorkDriveのファイルを添付し、データにアクセス権限を持つメンバーにアクセスを提供すると、WorkDriveでアクセスした時の共有ダイアログにも同じ共有詳細が反映されます。
CRM内のデータにWorkDriveのファイルを添付し、データにアクセス権限を持つメンバーにアクセスを提供すると、WorkDriveでアクセスした時の共有ダイアログにも同じ共有詳細が反映されます。
自分宛に共有されたもの
他のチームメンバーや外部のユーザーから個々に共有されたファイルとフォルダーは、「自分宛に共有されたもの」のセクションに表示されます。共有された商品の管理方法について詳しく学びましょう
ユーザーの管理
CRMに関連付けられたユーザーに対しては、WorkDriveでそのユーザーを一時停止、削除、または再活性化することはできません。 CRMアプリからユーザーの関連付けを解除した後のみ、WorkDriveでこれらの処理を実行できます。
高度な機能のためのWorkDriveのアップグレード
ストレージ、ライセンス数、プランをいつでも強化することができます。無料のエッセンシャルプランにいる場合、新たにユーザーライセンスを購入したり、高度な機能と管理コントロールにアクセスするためには、アカウントを有料のWorkDriveプランにアップグレードする必要があります。
FAQ
誰がCRMとWorkDriveの統合を確立できますか？
CRMの管理者だけがWorkDriveの統合を確立できます。既存のチームがなければ、新しいWorkDriveチームが作成されます。
既存のWorkDriveチームがある場合は、そのCRMとWorkDriveの両方でAdmin権限を持っている必要があります。
設定中にCRMのロールはどのようにWorkDriveへマッピングされますか？
CRM admin 権限 ユーザーはWorkDriveでの'team admin' 役割にマッピングされます。スタンダードおよびカスタム権限 ユーザーは'team member' 役割にマッピングされます。
CRMでユーザーを追加または削除すると、WorkDriveでも自動的に同じ操作が行われますか？
CRM ユーザーを追加または削除すると、そのユーザーは自動的に接続済みWorkDriveチームに追加または削除されます。CRM ユーザーは、まずCRMから削除されない限り、接続済みWorkDriveチームから削除することはできません。
統合を介してWorkDriveチームを作成する際のストレージの計算方法は何ですか？
統合を介した取引先作成のEssentials プランの場合、WorkDriveアカウント自体はストレージを持っていません。WorkDriveのEssentialsプランと統合するZohoアプリが各々の既存ストレージを提供します。統合する全てのアプリから提供されたストレージは合算され、WorkDriveでの割り当てられたストレージの合計として表示されます。Zoho CRMでのファイルストレージの管理についてもっと詳しく知る
Essentials プランでストレージをアップグレードすることはできますか？
チームのストレージが最大限に達した場合は、ストレージスペースを無料で開放するか、追加のストレージを購入するか、WorkDriveプランをアップグレードすることができます。
CRMに所属していないユーザーを無料のWorkDriveアカウントに新しく追加することはできますか？
いいえ、ユーザーを直接WorkDriveアカウントに追加することはできません。WorkDriveアカウントをアップグレードしてユーザーライセンスを購入し、新たなユーザーを追加または招待する必要があります。現時点では、連携しているアプリからのユーザーのみがWorkDriveに追加できます。
WorkDriveの一部のユーザーのみをアップグレードすることは可能ですか？
WorkDriveアカウントをアップグレードすると、Zoho CRM経由でリンクしたり追加したりしたすべてのユーザーもアップグレードされます。WorkDrive内で一部のユーザーのみをアップグレードしたり、サブスクリプションプラン（つまり、Essentialsおよび有料プラン）を混在させることはできません。
CRMの管理者は、権限内のドキュメントの許可を使用して、CRM内のドキュメントタブへのアクセスを管理することができます。管理者はCRM内の必要な権限のために次の権限を有効にする、または無効にすることができます。
- 表示
- チームフォルダの作成
- チームフォルダへのリンク
- チームフォルダの変更
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