Zoho CRM - WorkDrive統合
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WorkDriveは中央のファイルリポジトリとして機能し、より良いファイル管理を可能にします。Zoho CRMと密接に統合されています。CRM内のドキュメント タブはWorkDrive （以前は文書によって動かされていました）によって強化されています。CRM内に保存されているファイルやフォルダーは、全てWorkDriveによって管理されます。
安全かつ詳細なファイル管理と共同作業機能を楽しむことが可能です。たとえば、チームフォルダー、バージョンコントロール、共同編集、コメント機能、その他多くの機能があります。
メモ: CRM-WorkDrive統合は段階的に実施されています。現在全てのデータセンターの新規CRM登録に利用可能です。既存ユーザーにも間もなく利用可能になる予定です。
はじめに
Zoho CRMから、管理者は既存のWorkDriveチームアカウントをリンクするか、新規WorkDriveチームアカウントを作成して統合を確立することができます。
既存のWDチームアカウントをリンクする
Zoho WorkDriveは、スターター、チーム、および企業向けの有料チームプランと、機能が限定されている無料のエッセンシャルプランを提供しています。CRMアカウントを既存のWDアカウントにリンクする場合は、CRMの全既存メンバーが自動的にWorkDriveアカウントに追加されます。
- 有料のWDプランを使用している場合は、CRMからWorkDriveに追加された全ユーザーのライセンスを後でアップグレードする必要があります。
- 無料のエッセンシャルプランを使用している場合、そのプランをそのまま継続して使用できます。
新規WDチームアカウントの作成
CRM-WD統合を設定する際に新規WorkDriveチームアカウントを作成すると、WDアカウントは初期設定で無料のエッセンシャルプランになります。こちらでWorkDriveの無料エッセンシャルプランについて詳しくご覧ください。
全既存のCRMユーザーは自動的にWorkDriveアカウントに追加されます。
また、よくある質問もご覧ください。
ストレージ
統合を通じて作成されたWorkDriveアカウントの場合
統合用に作成されたチームアカウントは、独自のストレージを持たない場合があります。統合しているZohoアプリ（本件ではCRM）が、適用されているエッセンシャルプランの既存のストレージを提供します。
新規Zoho CRM顧客の全プランにおいて、ストレージプランは組織に対して5GB、ユーザーライセンスあたり追加で1GBになります。
- 統合アプリによって提供されたストレージは合算され、「合計割り当てストレージ」としてWorkDrive内で表示されます。
- WorkDriveでは共有ストレージが特徴で、チーム全体のストレージはWorkDrive内でチーム全員に共有されます。個人メンバー、フォルダー、またはアプリごとにストレージが割り当てられることはありません。
- ユーザーは、追加のストレージが必要な場合、WorkDriveアカウント内でストレージ追加オプションを購入できます（10GB、100GB、または1TB）。
単独のWorkDrive取引先向け
WorkDriveプランに基づいて、利用可能なストレージ量が異なります。
無料エッセンシャルプランでは、チームごとに5GBのストレージが提供されます。既存のWorkDriveエッセンシャルプランの勘定と接続すると、WorkDriveから提供される5GBに加えて、CRMのストレージ（組織に対して5GB、およびユーザーライセンスごとに追加ストレージ1GB）も含まれることになります。
有料のWorkDriveプランでは、ストレージはスタータープランで1TB/チームから始まり、チームプランでは3TB/チーム、企業プランでは5TB/チームとなります。
10ユーザーを超えると、スタータープランでは新しいユーザーごとに100GB、チームプランでは新しいユーザーごとに300GB、企業プランでは新しいユーザーごとに500GBの共有ストレージが追加されます。
注記: 有料のWorkDriveプランでは、統合アプリによるストレージは考慮されません。
フォルダーのアクセスと管理
WorkDriveでは、「マイフォルダー」を使用して個人ファイルを保存および管理し、「チームフォルダー」を使用してファイルを共有して共通のプロジェクトや部署で作業することができます。統合されたWorkDrive取引先で利用可能なこれらのフォルダーの様々な機能/設定を探りましょう。
マイフォルダー
WorkDriveに直接追加されたユーザー、またはCRMから追加されたすべてのユーザーは、初期設定として「マイフォルダー」へのアクセスを持っています。制限なく、ユーザーは「マイフォルダー」に追加した商品に対して利用可能なすべてのアクションを実行できます。これには、以下のアクションが含まれますがこれに限りません：
- オフィススイートファイルの作成
- ファイルとフォルダーをアップロードする
- 他のクラウドサービスからインポートする
- ファイルとフォルダーを共有する*
- ファイルとフォルダーをコピーおよび移動する
- ファイルとフォルダーをゴミ箱へ移動する
* カスタムの外部共有リンク機能を除き、WorkDriveのすべての共有機能は「マイフォルダー」でサポートされています。
CRM添付ファイル
CRMデータに追加された添付ファイル（例えば、見込み客や連絡先へ）は自動的に、データ所有者の「マイフォルダー」セクションにある定められたフォルダーに配置されます。
ファイルのパスは以下の通りです：
マイフォルダー > アプリ > Zoho CRM > 見込み客 > Christopher > 添付ファイル > {ファイル名}
- データへのアクセス権を持つメンバーは、データ内の添付ファイル送信先にアクセスできます。マイフォルダー内のデータの添付ファイル送信先にアクセスできるのはデータ所有者のみです。
- CRM管理者は、権限内の「ドキュメントの権限」を使用して添付ファイル項目（CRM内）へのアクセスを管理できます。CRM内の必須権限に対して、以下の権限を有効または無効にすることができます。
- 表示
- 作成
- 削除
- WorkDriveまたは「ドキュメント」タブ内で添付ファイルを追加、編集、共有、コピー、移動、または削除することはできません。
現在、以下の商品はこれらのフォルダーに保存されません：
- テンプレート
- 「ファイルアップロード」項目経由でデータに追加されたファイル
- 「アップロード」項目経由でデータに追加されたファイル
- メモの添付ファイル
- メールの添付ファイル
WorkDriveの管理者は、誰がファイルやフォルダを「マイフォルダー」内で作成できるか、またどれだけのストレージを「マイフォルダー」で使用可能かを管理できます。ストレージが+10GB, -10GBに設定されている場合、ユーザーはマイフォルダーにファイルを追加したり、データ内で添付ファイルを追加したりすることはできません。
チームフォルダー
チームフォルダーは、メンバーに明確に定義された役割と権限が割り当てられた安全で協力的な環境を提供します。一方で、管理者は全てのデータとユーザー活動に対する完全な制御と監視設定を持っています。
各役割に対応する操作のリストを以下の画像でご覧ください。
無料エッセンシャルプランを持つWorkDrive取引先の場合
無料エッセンシャルプランのアカウントを持つ全ユーザー（管理者も含む）は、チームフォルダーの作成が制限されます。既存のWorkDriveアカウントといくつかのチームフォルダーが既に作成されている場合、それらをCRMライブラリーに結び付けることができます。
WorkDriveではCRM内でTeam フォルダーの表示や管理を行うことはできません。
支払い済みプランをお持ちのWorkDrive取引先様へ
チームの設定に基づき、管理者またはチームの誰でもが非公開チームフォルダーを作成できます。チームフォルダーが一度作成されると、CRM内の任意のタイミングでそれらを関連付けすることができます。
WorkDriveでは、あなたが所属しているすべてのTeam フォルダー（CRM内で作成された）を表示できます。Team フォルダーの一覧表示設定を統合アプリに基づくTeam フォルダーの表示に設定すると、統合アプリ>Zoho CRM内でCRMに作成されたすべてのTeam フォルダーを表示できます。
WorkDriveで作成されたteam フォルダーの関連付け
CRMでは、WorkDriveで作成された非公開teamフォルダーを関連付けることができます。データはどちらのアプリでも追加または更新され、即座に他のアプリに同期されます。非公開teamフォルダーをCRMに関連付けると、WorkDriveでteamフォルダーの種類を変更することはできません。種類を変更するには、CRMとの関連付けを解除する必要があります。
teamフォルダー内のユーザー管理
WorkDriveおよびCRMの両方からユーザーを追加/削除し、ユーザーロールを変更することができます。CRM経由で行われたユーザーの変更は、WorkDriveのteamフォルダーメンバーの一覧に反映されます。
- WorkDriveを通じて行われたユーザーの変更はCRMのメンバー一覧には表示されません。
- CRMの一部ではないユーザーをWorkDrive内からteamフォルダーに追加することができます。
- Zoho CRMのアプリグループ（権限や役割）はWorkDriveでは追加や削除ができません。グループを削除するにはZoho CRMへ移動する必要があります。
ファイルおよびフォルダーの作成とアップロード
teamフォルダーの一部である編集者の役割以上のメンバーはファイルやフォルダーを作成しアップロードできます。WorkDriveでのファイル追加についてはこちらをご覧ください
ファイルおよびフォルダーの共有
organizer役割以上のメンバーはteamフォルダー内のファイルやフォルダーを共有できます。WorkDriveで利用可能な共有のすべてのタイプが、WorkDriveとCRMアプリ（ドキュメントタブ内）の両方でサポートされています。これには以下が含まれます：
- メールアドレスを通じた直接共有
- チーム内の誰とでも共有する
- インターネット上の誰とでも共有する
- ダウンロードするリンクを使用した共有
- 埋め込みコードを使用した共有
- カスタムの外部共有するリンクを使用した共有
削除中のファイルおよびフォルダー
オーガナイザー役割以上のメンバーは、ファイルおよびフォルダーをごみ箱に移動でき、必要に応じて保持期間内に復元することができます。チームフォルダーの管理者のみが、ごみ箱から商品を削除できます。 WorkDriveでの削除と復元についての詳細はこちら
チームフォルダー設定の管理
チームフォルダーの管理者のみがチームフォルダー設定を管理できます。これには、「メール経由でのファイルアップロード」「外部共有設定」「ダウンロードおよび印刷設定（表示と表示＆コメントアクセスを有するユーザー向け）」および「自動ファイル変換設定」が含まれます。
CRM内でのチームフォルダー作成およびチームフォルダー関連付けは、WorkDriveから削除できません。チームフォルダーの関連付けを削除した後で、WorkDriveから削除できるようになります。チームフォルダー設定の管理についての詳細はこちら
WorkDriveからデータにファイルを添付する
CRM内でデータにWorkDriveからファイルを添付し、そのデータにアクセス権があるメンバーにアクセスを提供する場合、共有するダイアログで同じ共有詳細がWorkDriveでも反映されます。
CRM内でデータにWorkDriveからファイルを添付し、そのデータにアクセス権があるメンバーにアクセスを提供する場合、共有するダイアログで同じ共有詳細がWorkDriveでも反映されます。
自分に共有されたもの
他のチームメンバーや外部ユーザーから個別に共有されたファイルおよびフォルダーは、「自分に共有されたもの」セクションに表示されます。共有された商品の管理についての詳細はこちら
ユーザーの管理
CRM関連のユーザーなので、WorkDriveではそのユーザーを一時停止、削除、または再アクティブ化することはできません。CRMアプリからそのユーザーの関連付けを削除すると、WorkDriveでこれらの処理を実行できるようになります。
WorkDriveをアップグレードしてより進んだ機能を
いつでもストレージ、ライセンスの数、プランをアップグレードすることができます。無料のEssentialsプランを利用している場合は、新しいユーザーライセンスを購入し、より進んだ機能および管理者向けのコントロールにアクセスするため、アカウントを有料のWorkDriveプランにアップグレードする必要があります。
FAQ
CRMとWorkDriveの統合を設定できるのは誰ですか?
CRMの管理者のみが、WorkDriveの統合を設定することができます。既存のチームがない場合は、新しいWorkDriveチームが作成されます。
既存のチームがWorkDriveに存在する場合は、それらを接続するためにはCRMとWorkDriveの両方で管理者役割を持っている必要があります。
設定中にCRMの役割はWorkDriveにどのようにマッピングされますか?
CRMの管理者権限ユーザーは「チーム管理者」の役割に、標準およびカスタム権限ユーザーは「チームメンバー」の役割にマッピングされます。
CRMにユーザーを追加または削除すると、WorkDriveでも自動的に同じ操作が行われますか？
CRMのユーザーを追加または削除すると、そのユーザーは自動的に接続済みのWorkDriveチームから追加されたり削除されたりします。CRMからユーザーを削除するまで、そのユーザーを接続済みWorkDriveチームから削除することはできません。
統合によって作成されるWorkDriveチームのストレージはどのように計算されますか？
エッセンシャルプランで統合により作成される取引先の場合、WorkDriveアカウント自体にはストレージが割り当てられません。エッセンシャルプランと統合するZohoアプリが既存のストレージを提供します。統合している全てのアプリが提供するストレージが集約され、WorkDriveにて合計割り当てストレージとして表示されます。Zoho CRM内のファイルストレージの管理についての詳細はこちら
エッセンシャルプランでストレージをアップグレードできますか？
チームのストレージが最大限に達した場合、ストレージ容量をフリーにする、ストレージ追加オプションを購入する、もしくはあなたのWorkDriveプランをアップグレードすることができます。
CRMに属していない新しいユーザーを無料のWorkDriveアカウントに追加できますか？
いいえ、直接WorkDriveアカウントに新しいユーザーを追加することはできません。新規ユーザーを追加または招待するためには、まずWorkDriveアカウントをアップグレードしてユーザーライセンスを購入する必要があります。現在は、連携中のアプリからのユーザーのみがWorkDriveに追加できます。
WorkDriveで選ばれた数人のユーザーのみをアップグレードすることは可能ですか？
WorkDriveアカウントをアップグレードすると、Zoho CRMを通じてマッピングされたり追加されたりした全てのユーザーもアップグレードされます。選択された数人のユーザーのみをアップグレードすることや、エッセンシャルと支払済みプラン（例えば、エッセンシャルと支払済みプランの組み合わせ）の組み合わせを持つことはできません。
CRMの管理者は、権限内の「ドキュメント タブ（CRM内）」へのアクセスを管理することができます。また、必要な権限に対して以下の権限を有効にするか無効にするかを設定することができます。
- 表示する
- チームフォルダーを作成する
- チームフォルダーを関連付ける
- チームフォルダーを編集する
Zoho CRMからのヘルプ記事をお読みください。
また、以下もご覧ください：
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
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