Zoho CRMとWorkDriveの連携
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WorkDrive は、すべてのファイルを一元管理できるリポジトリとして機能し、より効率的に管理できるようにします。Zoho CRM は WorkDrive と緊密に連携しています。CRM の［ドキュメント］タブは、WorkDrive （以前は［ドキュメント］）によって提供されています。CRM 内に保存したファイルやフォルダーは、すべて WorkDrive によって管理されます。
安全で高度なファイル管理と共同作業機能（チームフォルダー、バージョン管理、共同編集、コメント機能など）を利用できます。
メモ: CRM-WorkDrive 連携は段階的に展開されています。現在、すべてのデータセンターの新規 CRM サインアップで利用可能です。既存ユーザー向けにも、順次展開される予定です。
はじめに
Zoho CRM から、管理者は既存の WorkDrive チームアカウントを接続するか、新しい WorkDrive チームアカウントを作成して連携を設定できます。
既存の WD チームアカウントを接続する
Zoho WorkDrive には、有料のチームプラン（Starter、Team、Enterprise）と、機能が制限された無料の Essentials プランがあります。CRM アカウントを既存の WD アカウントに接続すると、CRM の既存メンバーはすべて自動的に WorkDrive アカウントに追加されます。
- 有料の WD プランを利用している場合、CRM から WorkDrive に追加されたユーザーについては、後からライセンスをアップグレードする必要があります。
- 無料の Essentials プランを利用している場合は、アップグレードせずにそのままプランを利用できます。
新しい WD チームアカウントを作成する
CRM-WD 連携の設定時に新しい WorkDrive チームアカウントを作成した場合、その WD アカウントには初期設定で無料の Essentials プランが適用されます。WorkDrive の無料 Essentials プランの詳細はこちらをご覧ください。
既存の CRM ユーザーはすべて、自動的に WorkDrive アカウントに追加されます。
あわせて読む: よくある質問（FAQ）
ストレージ
連携経由で作成された WorkDrive アカウントの場合
連携用にチームアカウントを作成した場合、その WorkDrive アカウント自体にはストレージは付与されません。WorkDrive の Essentials プランアカウントと連携する Zoho アプリ（この場合は CRM）が、それぞれの既存ストレージを提供します。
新規 Zoho CRM アカウントのすべてのエディションで、ストレージプランは組織あたり 5 GBとユーザーライセンス 1 件あたり 1 GB の追加ストレージです。
- 連携しているすべてのアプリから提供されるストレージは集約され、WorkDrive 上では合計割り当てストレージとして表示されます。
- WorkDrive のストレージは共有ストレージです。つまり、チーム全体のストレージが WorkDrive 上で共有されます。個々のメンバーやフォルダー、アプリごとにストレージが割り当てられることはありません。
- ユーザーは、追加ストレージが必要な場合、WorkDrive アカウント内でストレージのアドオンを購入（10GB、100GB、1TB）できます。
単体の WorkDrive アカウントの場合
利用している WorkDrive プランに応じて、ストレージ容量は異なります。
無料 Essentials プランでは、ストレージはチームあたり 5 GB です。既存の WorkDrive Essentials プランアカウントを接続した場合、WorkDrive による 5 GB に加えて、CRM のストレージ（組織あたり 5 GB と、ユーザーライセンス 1 件あたり 1 GB の追加ストレージ）も含まれます。
有料 WorkDrive プランでは、Starter プランはチームあたり 1 TB、Team プランはチームあたり 3 TB、Enterprise プランはチームあたり 5 TB から利用できます。
10 ユーザーを超えると、Starter プランでは新規ユーザー 1 名あたり 100 GB、Team プランでは 300 GB、Enterprise プランでは 500 GB の共有ストレージが追加されます。
メモ: 有料 WorkDrive プランでは、連携アプリから提供されるストレージは考慮されません。
フォルダーのアクセスと管理
WorkDrive では、個人用ファイルを保存・管理するための［マイフォルダー］と、共通のプロジェクトや部門用にファイルを共同で保存・利用するための［チームフォルダー］があります。ここでは、連携された WorkDrive アカウントで、これらのフォルダーで利用できる主な機能やオプションについて説明します。
マイフォルダー
WorkDrive に直接、または CRM から追加されたユーザーは、初期設定でマイフォルダーにアクセスできます。制限がない場合、ユーザーはマイフォルダー内に追加したアイテムに対して、次のような利用可能な操作をすべて実行できます（これらに限定されません）。
- オフィススイートファイルの作成
- ファイルやフォルダーのアップロード
- 他のクラウドサービスからのインポート
- ファイルやフォルダーの共有*
- ファイルやフォルダーのコピーおよび移動
- ファイルやフォルダーのごみ箱への移動
* カスタム外部共有リンク機能を除き、WorkDrive のその他すべての共有機能はマイフォルダーで利用できます。
CRM 添付ファイル
CRM レコードに追加された添付ファイル（例: 見込み客や連絡先への添付）は、自動的にレコード所有者のマイフォルダー内のあらかじめ定義されたフォルダーに配置されます。
ファイルパスは次のとおりです。
マイフォルダー > Apps > Zoho CRM > 見込み客 > Christopher > 添付ファイル > {file}
- レコードにアクセスできるメンバーは、レコード内から添付ファイルにアクセスできます。レコード所有者のみ、自分のマイフォルダーからそのレコードの添付ファイルにアクセスできます。
- CRM 管理者は、権限セット内の［ドキュメント］権限を使用して、CRM の［添付ファイル］項目へのアクセスを管理できます。管理者は、CRM 内の対象の権限セットに対して、次の権限を有効または無効にできます。
- 表示
- 作成
- 削除
- WorkDrive や［ドキュメント］タブから、添付ファイルを追加、編集、共有、コピー、移動、削除することはできません。
現時点では、次のアイテムはこれらのフォルダーには保存されません。
- テンプレート
- ［ファイルアップロード］項目を使用してレコードに追加されたファイル
- ［アップロード］項目を使用してレコードに追加されたファイル
- メモの添付ファイル
- メールの添付ファイル
WorkDrive 管理者は、マイフォルダーでファイルやフォルダーを作成できるユーザーと、そのユーザーがマイフォルダーで使用できるストレージ容量を管理できます。ストレージを 0 GB に設定した場合、ユーザーはマイフォルダーにファイルを追加したり、レコードにファイルを添付したりできなくなります。
チームフォルダー
チームフォルダーは、安全で共同作業に適した環境を提供します。メンバーには明確に定義された役割と権限が割り当てられ、管理者はすべてのデータとユーザーの操作を完全に管理・可視化できます。
各役割に対応する操作の一覧については、以下の画像を参照してください。
無料 Essentials プランの WorkDrive アカウントの場合
無料 Essentials プランアカウントでは、すべてのユーザー（管理者を含む）に対してチームフォルダーの作成が制限されています。すでにチームフォルダーが作成されている既存の WorkDrive アカウントを接続している場合は、それらを CRM の［ドキュメント］タブ内のライブラリに関連付けることができます。
WorkDrive では、CRM 内で作成されたチームフォルダーを表示したり管理したりすることはできません。
有料プランの WorkDrive アカウントの場合
チーム設定に応じて、管理者のみ、またはチーム内のすべてのユーザーが非公開チームフォルダーを作成できます。チームフォルダーが作成された後は、いつでも CRM からそれらを関連付けることができます。
WorkDrive では、自分がメンバーになっているすべてのチームフォルダー（CRM 内で作成されたものを含む）を表示できます。チームフォルダーの表示設定で連携アプリに基づいてチームフォルダーを表示を選択すると、Integrated Apps >Zoho CRM の下に、CRM 内で作成されたすべてのチームフォルダーが表示されます。
WorkDrive で作成されたチームフォルダーを関連付ける
CRM では、WorkDrive で作成された非公開チームフォルダーを関連付けることができます。データは、どちらのアプリからでも追加・更新でき、その内容は即座にもう一方のアプリと同期されます。一度 CRM に非公開チームフォルダーを関連付けると、WorkDrive 側でそのチームフォルダーの種類を変更することはできません。種類を変更するには、まず CRM との関連付けを削除する必要があります。
チームフォルダーのユーザー管理
ユーザーの追加・削除や、チームフォルダー内でのユーザーの役割の変更は、WorkDrive と CRM の両方から行うことができます。CRM から行ったユーザー変更は、WorkDrive のチームフォルダーメンバー一覧にも反映されます。
- WorkDrive から行ったユーザー変更は、CRM のメンバー一覧には表示されません。
- CRM に所属していないユーザーも、WorkDrive からチームフォルダーに追加できます。
- Zoho CRM アプリのグループ（権限セットや役職）は、WorkDrive で追加・削除できません。グループを削除するには、Zoho CRM に移動して操作してください。
ファイルやフォルダーの作成とアップロード
編集者以上の役割を持つメンバーは、所属するチームフォルダー内でファイルやフォルダーを作成およびアップロードできます。WorkDrive でのファイル追加の詳細はこちら
ファイルやフォルダーの共有
オーガナイザー以上の役割を持つメンバーは、チームフォルダー内のファイルやフォルダーを共有できます。WorkDrive で利用可能なすべての共有タイプは、WorkDrive と CRM（［ドキュメント］タブ内）の両方でサポートされています。これには次のものが含まれます。
- メールアドレスを使って直接共有する
- チーム内の任意のメンバーと共有する
- インターネット上の任意のユーザーと共有する
- ダウンロードリンクを使って共有する
- 埋め込みコードを使って共有する
- カスタム外部共有リンクを使って共有する
ファイルとフォルダーの削除
オーガナイザー以上の役割を持つメンバーは、ファイルとフォルダーをごみ箱に移動でき、必要に応じて保持期間中に復元できます。チームフォルダーの管理者のみが、ごみ箱からアイテムを完全に削除できます。 WorkDrive でのアイテムの削除と復元について詳しく見る
チームフォルダー設定の管理
チームフォルダーの設定を管理できるのは、チームフォルダーの管理者のみです。設定には、メール経由でのファイルアップロード、外部共有設定、閲覧および閲覧＆コメント権限ユーザー向けのダウンロードと印刷の設定、自動ファイル変換の設定が含まれます。
CRM で作成されたチームフォルダーおよび CRM に関連付けられているチームフォルダーは、WorkDrive から削除できません。チームフォルダーとの関連付けを削除すると、WorkDrive から削除できるようになります。 チームフォルダー設定の管理について詳しく見る
WorkDrive のファイルをレコードに添付する
CRM 内で WorkDrive のファイルをレコードに添付し、そのレコードにアクセス権を持つメンバーにアクセスを付与すると、WorkDrive で共有ダイアログを開いた際に、同じ共有詳細が反映されます。
CRM 内で WorkDrive のファイルをレコードに添付し、そのレコードにアクセス権を持つメンバーにアクセスを付与すると、WorkDrive で共有ダイアログを開いた際に、同じ共有詳細が反映されます。
自分に共有
他のチームメンバーや外部ユーザーから個別に共有されたファイルとフォルダーは、「自分に共有」セクションに表示されます。共有アイテムの管理について詳しく見る
ユーザー管理
ユーザーが CRM に関連付けられている場合、そのユーザーを WorkDrive で一時停止、削除、または再有効化することはできません。これらの操作は、CRM アプリでユーザーとの関連付けを削除した後にのみ、WorkDrive で実行できます。
WorkDrive をアップグレードして高度な機能を利用する
ストレージ、ユーザーライセンス数、プランはいつでもアップグレードできます。無料の Essentials プランを利用している場合、新しいユーザーライセンスを購入し、高度な機能や管理機能にアクセスするには、WorkDrive アカウントを有料プランにアップグレードする必要があります。
FAQ
CRM と WorkDrive 間の連携を設定できるのは誰ですか？
WorkDrive 連携を設定できるのは、CRM 管理者のみです。既存のチームがない場合は、新しい WorkDrive チームが作成されます。
WorkDrive に既存のチームがある場合、それらを接続するには、CRM と WorkDrive の両方で管理者ロールを持っている必要があります。
設定時に CRM のロールは WorkDrive にどのようにマッピングされますか？
CRM の管理者権限を持つユーザーは、WorkDrive の「チーム管理者」ロールにマッピングされます。標準およびカスタム権限のユーザーは、「チームメンバー」ロールにマッピングされます。
CRM でユーザーを追加または削除すると、WorkDrive でも自動的に反映されますか？
CRM ユーザーを追加または削除すると、そのユーザーは接続されている WorkDrive チームにも自動的に追加または削除されます。CRM から削除されていない限り、接続されている WorkDrive チームから CRM ユーザーを削除することはできません。
連携で作成された WorkDrive チームのストレージはどのように計算されますか？
連携によって作成された Essentials プランの組織では、WorkDrive アカウント自体には専用のストレージは付与されません。WorkDrive の Essentials プランアカウントと連携している Zoho アプリが、それぞれの既存ストレージを提供します。連携しているすべてのアプリから提供されるストレージは集約され、WorkDrive 上で合計割り当てストレージとして表示されます。 Zoho CRM でのファイルストレージ管理について詳しく見る
Essentials プランでストレージだけをアップグレードできますか？
チームが最大ストレージ容量に達した場合は、不要なデータを削除してストレージを空けるか、ストレージのアドオンを購入するか、WorkDrive プランをアップグレードできます。WorkDrive のアップグレードについて詳しく見る
CRM に含まれていない新しいユーザーを無料の WorkDrive アカウントに追加できますか？
いいえ。ユーザーを WorkDrive アカウントに直接追加することはできません。新しいユーザーを追加または招待するには、WorkDrive アカウントをアップグレードし、ユーザーライセンスを購入する必要があります。現在、WorkDrive に追加できるのは、連携しているアプリのユーザーのみです。
WorkDrive で一部のユーザーだけをアップグレードできますか？
WorkDrive アカウントをアップグレードすると、Zoho CRM 経由でマッピングまたは追加されているすべてのユーザーもアップグレードされます。一部のユーザーのみをアップグレードしたり、Essentials と有料プランといった異なるサブスクリプションプランを混在させたりすることはできません。
CRM 管理者は、権限設定内の「ドキュメント」権限を使用して、ドキュメントタブ（CRM）へのアクセスを管理できます。管理者は、CRM 内の対象の権限に対して、次の権限を有効または無効にできます。
- 表示
- チームフォルダーの作成
- チームフォルダーの関連付け
- チームフォルダーの編集
Zoho CRM のヘルプ記事も参照してください
関連情報:
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
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