フォームを下書きとして保存する方法
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このページの内容
フォームの下書きと、Creator が入力途中のデータを保存しておき、後から中断したところからスムーズに再開してフォームの送信を完了できるようにする方法について説明します。
提供状況
フォームを下書きとして保存できる機能:
- すべてのデータセンターで利用できます。
- Creator の無料プランおよび有料プランで利用できます。
- スーパー管理者、管理者、開発者が設定でき、その他のユーザーは下書きを作成および管理できます。
概要
下書きを有効にすると、ユーザーは一定期間、進捗を自動的に保存できます。この期間を過ぎると下書きは削除されます。つまり、ユーザーがフォームを最後まで入力できなかった場合や、別のデバイスに切り替える必要がある場合でも、次にフォームを開いたときに最初からやり直す必要はありません。下書きにアクセスして、必要に応じて変更を加え、フォームを送信できます。
Creator でフォームを下書きとして保存する
フォームは、Zoho Creator アプリのコンポーネントであり、データの収集と保存を行うためのものです。言い換えると、フォームによってユーザーはアプリを通じて自分のデータを提供できます。そのため、フォームはユーザーとアプリの主な接点の 1 つです。ユーザーがフォームの一部だけ入力し、残りは後で入力したい場合があります。このとき、途中まで入力した状態を保存しておき、データを失うことなく後から再開して送信を完了できるようにしたいと考えます。
Creator では、ユーザーはフォームを下書きとして保存し、後からアクセスできるため、データ損失を防止できます。アプリケーションの管理者、スーパー管理者、または開発者である場合は、フォームに対して[下書きとして保存]オプションを有効にできます。ユーザーはフォームの進捗を15 日間下書きとして保存でき、この期間を過ぎると下書きは自動的に削除されます。つまり、ユーザーがフォームを最後まで入力できなかった場合でも、次に下書きを開いたときに最初からやり直す必要はありません。ユーザーは（15 日以内であれば）中断したところから再開し、都合のよいタイミングでフォームを送信できます。
- ユーザーは、下書きにデータを追加したり、既存のデータを変更したり、未入力の情報を入力したりしてからフォームを送信できます。
- 下書きを編集して再度下書きとして保存すると、以前の下書きは最新の変更内容で更新されます。これにより、ユーザーは常に最後に保存した日時に基づいて下書きを復元できます。
- ユーザーがデバイスの Enter/Return キーを押した際に誤ってフォームを送信してしまわないようにするには、（スーパー管理者/管理者が）フォームのプロパティで 送信時の確認 を有効にできます。詳細をご覧ください。
例
たとえば、給与管理というアプリケーションを作成し、その中に税金申告フォームを作成したとします。このフォームでは、従業員が特定の会計年度に行う予定の節税投資の詳細を入力できます。雇用主であるあなたは、この情報を使用して従業員の納税額を把握できます。従業員は、どの投資を選択するかについて不安や疑問を感じる場合があります。確定する前に、キャッシュフローに影響を与えずに投資を行うための綿密な戦略を立てる時間がほしいと考えるかもしれません。
このような場合は、[下書きとして保存]プロパティを有効にして、従業員がフォームを下書きとして保存し、投資内容が確定した後で編集できるようにします。下書きが完成したら、従業員は電子署名を行い、税金申告フォームを送信できます。フォームが送信され（フォームに入力されたデータがレコードとして保存されると）、対応する下書きは削除されます。
動作イメージを見る
注意事項
- ユーザーがフォームを下書きとして保存できるのは、アプリケーションの管理者/スーパー管理者がフォームプロパティで[下書きとして保存]を有効にしている場合のみです。その後、アプリケーションのすべてのユーザーが、アプリケーションの有効な環境で下書きを追加、更新、削除できます。
- 連携フォームも下書きとして保存できます。
- 下書きはユーザーごとに管理されます。つまり、ユーザーは自分の下書きのみ表示およびアクセスできます。
- アプリケーション管理者は、他のユーザーの下書きを表示できません。
- 15 日を超えて保存されているすべての下書きは自動的に削除されます。
- アプリケーションの管理者/スーパー管理者がフォームに変更を加えた場合、そのフォームのすべての下書きが削除されます。変更には次の内容が含まれます。
- [下書きとして保存] プロパティの無効化
- 項目プロパティの変更
- フォーム項目の追加または削除
- フォームまたはアプリケーションの削除
- ワークフローが設定されている場合、次のケースでワークフローが作成、更新、削除、有効/無効にされると、下書きが削除されます。
- レコードの処理（作成、編集、作成/編集時のレコードなど）
- フォームの処理（次のタイミング）:
- 読み込み時
- ユーザー入力時（サブフォームを含む）
- サブフォーム行の追加
- サブフォーム行の削除
- 下書きがレコードとして送信されると、対応する下書きは削除されます。
- アプリで環境を有効にしている場合、[下書きとして保存]プロパティは C6 アプリケーションの本番環境でのみ利用できます。
- [下書きとして保存]プロパティは C5 アプリケーションでも利用できます。C5 のサンドボックスアプリケーションでは、サンドボックスモードで公開されているアプリに対して[下書きとして保存]が利用できます。
メモ:
- 現在、アプリケーションのバックアップおよび復元を行っても、下書きデータは含まれません。
- 次の種類のフォームでは、フォームを下書きとして保存する機能はサポートされていません。
フォームワークフローを設定している場合の動作
- 読み込み時またはユーザー入力時のフォームワークフローを設定している場合、元のフォームが読み込まれたときには通常どおり実行されます。ただし、下書きフォームを開いたときには実行されません。これは、下書きがユーザーが中断した時点でのフォームの状態のみを保持しているためです。
- 検証時または送信成功時の Deluge スクリプトをフォームワークフローとして設定している場合は、下書きフォームの検証または送信時（ユーザーが下書きフォームの送信ボタンをクリックしたとき）に実行されます。これは、下書きフォームが送信されるとフォームレコードと見なされ、設定されたフォームワークフローが実行されるためです。
制限事項
- 下書きは、レコードの追加時にのみ保存できます（レコードの編集時は下書きはサポートされません）。
- ユーザーが 1 つのフォームに保存できる下書きは最大 5 件までです。それ以上保存する場合は、既存の下書きを削除してから新しい下書きを保存する必要があります。
- 保存済みの下書きデータを使用してレコードを送信する場合、連携項目に古い値が保存される可能性があります。これを修正するには、ユーザーが下書きで参照されている値を各連携サービス側で更新するか、Creator アプリケーションから該当レコードを削除してください。
- 下書きを編集している間は、メディア項目のプレビューを表示できません。
モバイルでのプロパティ
Web ブラウザーで保存されたフォームの下書きは、自動的にモバイル端末およびタブレット端末でも利用できます。これには、コード署名済みアプリ、顧客ポータルアプリ、PWAが含まれます。同様に、ユーザーが Web ブラウザーで下書きを削除すると、その下書きはモバイル端末およびタブレット端末からも自動的に削除されます。
モバイル端末およびタブレット端末では、フォーム名の右上にある[Drafts]アイコンをタップして下書きにアクセスできます。