フォームをドラフトとして保存する

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このページの内容

フォームの下書きについて、Creator では入力途中のデータを保存し、途中から簡単に再開してフォームを完了・送信できる方法について説明します。

利用可能範囲

フォームを下書きとして保存する場合:

すべてのデータセンターで利用できます。
Creator の無料プランおよび有料プランで作成可能です。
スーパ管理者、管理者、開発者が設定でき、他のユーザーも作成・管理できます。

概要

下書き機能により、ユーザーは一定期間自動的に進捗を保存できます。その期間を過ぎると削除されます。フォームを完了できなかった場合や別のデバイスに切り替える必要がある場合でも、次回フォームを開いた際に最初からやり直す必要はありません。下書きにアクセスし、必要に応じて変更・編集し、その後フォームを送信できます。

Creator でフォームを下書きとして保存する

フォームは、Zoho Creator アプリでデータの収集・保存を可能にするコンポーネントです。つまり、フォームを通じてユーザーがアプリにデータを提供できます。フォームはユーザーとアプリの主なやり取りの場となります。ユーザーによっては、フォームの一部だけ入力して残りを後で保存したい場合もあります。入力途中で保存した内容を再開して完了し、送信前にデータが失われることなく編集できるオプションを求められることがあります。

Creator では、ユーザーがフォームを下書き保存して後からアクセスできるため、データの消失を防げます。ご自身が管理者、スーパ管理者または開発者の場合、フォームに下書き保存オプションを有効化できます。ユーザーはフォームの進捗を15日間下書きとして保存でき、その後自動的に削除されます。ユーザーがフォームを完了できなかった場合でも、下書きを開く際に最初からやり直す必要はありません。15日以内であれば途中から再開し、都合の良いときにフォームを送信できます。

ユーザーは下書き内でデータを追加、既存データの編集、未入力情報の入力ができ、送信前に調整可能です。
下書きを編集し再度保存すると、以前の下書きが最新の内容に更新されます。これにより、常に最後に保存した日付と時刻に基づく下書きを復元できます。
ユーザーがデバイスの入力/Enterボタンを押して誤ってフォームを送信してしまわないように、（スーパ管理者/管理者は）フォーム送信の確定プロパティを有効化できます。詳細はこちら

例

例えば、Payroll Managementというアプリケーションを作成し、その中に税金 Declarationフォームを作成したとします。このフォームでは、従業員が特定の会計年度に行う予定の税金対策投資の詳細を記入できます。あなた（雇用主）は、この情報を活用して従業員の税金負担額を把握できます。従業員は、投資先の選択に不安や疑問を感じることがあるかもしれません。決断する前に、キャッシュフローに支障をきたさないよう、十分に計画を立てて投資戦略を練りたいと考えることもあるでしょう。

下書きとして保存するプロパティを有効にすることで、従業員がフォームを下書きとして保存し、投資内容に自信を持てたタイミングで後から編集できるようになります。下書きが完成したら、従業員はデジタル署名をして税金 Declarationフォームを送信できます。提出が完了すると、その下書きは削除されます（フォームで送信されたデータが正式なデータとなります）。

動作方法を見る

知っておきたいこと

ユーザーがフォームを下書きとして保存できるのは、あなた（管理者／スーパ管理者）が保存下書きフォームプロパティを有効にしている場合のみです。その場合、アプリケーションのすべてのユーザーが、下書きの追加・更新・削除を有効な方法で行えます。
インテグレーションフォームも下書きとして保存できます。
下書きはユーザーごとに管理されます。つまり、ユーザー自身の下書きのみ表示・利用できます。
アプリケーション管理者は、ユーザーの下書きを表示できません。
15日以上保存されたすべての下書きは、自動的に削除されます。
あなた（管理者／スーパ管理者）がフォームに変更を加えた場合、すべての下書きが削除されます。主な変更には以下が含まれます：

保存下書きプロパティの無効化
項目プロパティの変更
フォーム項目の追加・削除
フォームまたはアプリケーションの削除

ワークフローの場合、下書きの削除はワークフローが作成、更新済み、削除、有効/無効となった際に発生します。対象となるケース：

データ処理（作成、編集、作成／編集データ）
フォーム処理（例：

オン Load
オンユーザー Input（サブフォーム含む）
サブフォーム行の追加
サブフォーム行の削除

下書きをデータとして送信すると、該当する下書きは削除されます。
環境をアプリで有効にしている場合、保存下書きプロパティはC6アプリケーションの本番環境でのみ利用可能です。
保存下書きプロパティはC5アプリケーションでも利用可能です。C5のテスト環境アプリケーションの場合、保存下書きはテスト環境方法で公開されたもののみ利用可能です。

メモ:

現在、下書きデータはアプリケーションのバックアップおよび復元時には利用できません。
フォームを下書きとして保存する機能は、以下のフォームタイプでのみサポートされています：

フォームワークフローを設定している場合はどうなりますか？

オンロードまたはオンユーザー入力のフォームワークフローを設定している場合、元のフォームの読み込み時には通常通り実行されます。ただし、下書きフォームを開いた際にはこのワークフローは実行されません。これは、下書きはユーザーが中断した時点のフォームの状態のみを保持しているためです。
オン認証またはオン完了のdelugeスクリプトをフォームワークフローとして設定している場合、下書きフォームのバリデーションまたは送信時（つまり、ユーザーが下書きフォームで送信ボタンをクリックした時）に実行されます。下書きフォームが送信されると、フォームデータとして扱われ、設定されたワークフローが実行されるためです。

制限事項

データ追加時のみ下書きを保存できます（データの編集時には下書きはサポートされていません）。
ユーザーは1フォームにつき最大5件の下書きまで保存可能です。それ以上保存する場合は、既存の下書きをクリアしてから新しい下書きを保存してください。
保存された下書きデータを使用してデータを送信する際、連携項目に古い値が保存される可能性があります。これを修正するには、ユーザーは下書きで参照されている値を各連携サービスで修正するか、Creatorアプリケーションからデータを削除してください。
下書きの編集時にはメディア項目のプレビューを表示できません。