CRM Blueprint #2: Créer un Blueprint

CRM Blueprint #2: Créer un Blueprint



Bonjour à tous, 

Découvrons comment créer un Blueprint en 3 étapes :

1. Saisir les informations de base
2. Définir le flux du processus
3. Configurer les paramètres de transition




ETAPE 1 : SAISIR LES INFORMATIONS DE BASE

  • Allez dans les Paramètres > Gestion de Processus > Blueprint
  • Cliquez sur Créer un Blueprint
  • Dans la fenêtre choisissez le nom, module, la disposition et la zone pour lesquels le processus est créé



Dans notre scénario, puisque le processus est le suivi des transactions, choisissons le module Deals, le modèle standard et le champ Statut.
Spécifiez des critères pour que les enregistrements entrent dans un processus, le cas échéant. Par exemple, le montant est >5000.
Si vous n'entrez pas de critères, tous les enregistrements créés dans le modèle entreront dans le processus. Cliquez sur Suivant.


ETAPE 2 : DEFINIR LE FLUX DU PROCESSUS

Dans l'éditeur Blueprint , faites glisser et déposez tous les états (étapes) qui font partie du processus en les connectant avec des nœuds.

Créez des transitions en cliquant sur le bouton + entre deux états.
(Pour supprimer une transition, il suffit de faire un clic droit sur la ligne de transition et de cliquer sur Supprimer la transition).





Que signifie le déroulement du processus ci-dessus ?
Il s'agit d'une représentation graphique du processus de suivi des transactions suivi par Zylker. Les transactions qui entrent dans ce processus passent par toutes les étapes dans l'ordre indiqué sur l'image.
  • Les boutons blancs représentent les états du plan directeur (étapes de l'opération).
  • Les boutons verts représentent les transitions (conditions requises pour compléter chaque étape).
Chaque transition que vous configurez est affichée sous forme de bouton (en bleu ci-dessous) sur la page de détails de l'enregistrement.



Pour compléter une transition, cliquez sur le bouton et exécutez les actions mentionnées dans la fenêtre popup qui s'affiche. Si vous réussissez la transition, vous passerez à l'état suivant du Blueprint.
Le bouton bleu Contrat perdu s'appelle une transition courante et apparaît dans tous les états du Blueprint.




ETAPE 3 : LA TRANSITION

"La transition" désigne le changement d'état dans un processus. C'est le lien entre deux états, où les conditions du changement sont clairement définies. Une transition se compose de trois parties : avant, pendant et après.

Par exemple, examinons la transition entre les états "Qualifié" et "Négocié". Dans l'exemple de Zylker, un représentant commercial de Zylker doit saisir le pourcentage de remise et la date de clôture pour compléter la transition. Selon la politique de Zylker, la remise pour un produit ne peut être supérieure à 25%.
Dès que la transition de négociation est exécutée, une notification par courriel doit être envoyée automatiquement au responsable du représentant commercial pour l'informer de la soumission de la transaction.
Voyons comment nous pouvons prendre en compte tous ces points dans le Blueprint.

Avant la transition

Spécifiez les personnes responsables de la transition. Par exemple en choisissant le propriétaire de l'enregistrement, seul lui (et les personnes hiérarchiquement supérieures) sera en mesure de visualiser la Transition.

Définissez les critères qui dictent le moment où cette transition doit être disponible.
Exemple de critères : "La démonstration du produit est terminée". Dans ce cas, la transition ne sera affichée aux enregistrements que lorsque le champ Démonstration du produit sera mis à jour et sera Terminé.

Si vous n'avez pas de telles conditions, vous pouvez ignorer la section sur les critères. Dans ce cas, la transition sera immédiatement visible sur tous les enregistrements.




Pendant la transition

Cette section guide les responsables de la transition dans la réalisation d'une étape particulière d'un processus en les invitant à saisir des champs spécifiques, des notes, des pièces jointes et d'autres informations en fonction du contexte. Par exemple, dans le processus de suivi de l'affaire, les représentants commerciaux peuvent être tenus de saisir le pourcentage de remise, des notes et de joindre quelques documents de vente conformément à la politique de l'organisation. Dans un tel cas, tous ces détails peuvent être mandatés dans la section Pendant la transition de la transition de négociation.

Vous pouvez ensuite personnaliser les différents champs selon votre besoin.




Après la transition

Définissez les actions qui seront automatisées à la fin de la transition. Les actions qui peuvent être automatisées dans la section.



Transition commune : une transition qui peut être exécutée à partir de tous les états d'un processus.

Par exemple, dans un processus de suivi d'une affaire, vous savez généralement si vous avez gagné ou perdu une affaire après que l'enregistrement soit passé par plusieurs étapes telles que la qualification, la négociation, l'approbation de la remise, etc. La transaction perdue est donc une transition qui n'est disponible que vers la fin du processus. Mais supposons qu'un client ne montre aucun intérêt et que vous souhaitiez abandonner une affaire à l'étape de la qualification elle-même. Dans ce cas, vous devez être en mesure d'exécuter la transition "Contrat Perdu" à ce moment précis - plutôt que de passer par toutes les étapes intermédiaires.

Pour que cela soit possible, vous devez faire de l'abandon de l'accord une transition commune en cochant la case comme indiqué dans l'image suivante. Une fois que vous l'aurez fait, vous verrez la transition "Contrat Perdu" sur tous les états.




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                                                                                                    Hi, I am trying to add apple@(mydomain).com The error AS101 is shown while I try to add the alias.
                                                                                                  • Global Sets for Multi-Select pick lists

                                                                                                    When is this feature coming to Zoho CRM? It would be very useful now we have got used to having it for the normal pick lists.
                                                                                                  • What's New - January 2025 | Zoho Backstage

                                                                                                    Hi there! As we step into a brand-new year, we’re thrilled to bring you some exciting updates to make event management more enjoyable and efficient. Here’s what we rolled out in January to kick off 2025: Backstage 2.0 now enforced for all users We've
                                                                                                  • How do you do ticket add ons in Backstage?

                                                                                                    Hi Everyone, If you wanted to have general admin tickets and allow for add ons, like camping, or car or Carbon offset. What would you do? Peace Robin
                                                                                                  • Re-create auth token

                                                                                                    I need to re-create a self-client auth token, with the same scopes (and additional ones) as the current token. Is there a way to view the scopes assigned to the current token to ensure that no scopes are missing when creating the new one?
                                                                                                  • Writing on sketch cards is bugged when zoomed in

                                                                                                    When zoomed in, it writes a noticeable distance above or to the side of where you're actually trying to write. The further you're zoomed in, the more noticeable it is. Zooming is also entirely absent on the desktop version.
                                                                                                  • Doesn't let me test my newsletter.

                                                                                                    Hello, I click "Preview and Test". I select the email address to send the test (usually my own email). I send the test email, appears the message "Your test email has been sent", but nothing happens. I mean, there is nothing in my inbox. I also tried
                                                                                                  • Custom Related List anchor tag with tel protocol

                                                                                                    The following code worked great for about a year to create clickable tel and mailto links in a related list in the Deals module. Just this morning, it started displaying the HTML as text. For example: <a href='tel:8882490100'>8882490100</a> Zoho support
                                                                                                  • reset of user password

                                                                                                    User forgot her password, so she requests a password rest, but never gets the email. How do I reset her password, since that function is not an option, even for an administrator?
                                                                                                  • In what case it's better to use Developer Console? Only for marketplace?

                                                                                                    As I can see from the documentation, the limitations are challenging. No Custom API No Page Variables No Custom Connections.
                                                                                                  • commision tracker

                                                                                                    I am after a zoho developer to finish my commission tracker as I hired someone on oDesk that started but now will respond to my emails.I really need to get It finished as it is holding up my plans Thanks Budget : $500 | Duration : a.s.a.p To leave a private message, please click the link for private response in post Action section.
                                                                                                  • Generate a Zoho Sign link

                                                                                                    From time to time I get a response "I never received your you e-document for electronic signature" is there a way to generate a Zoho Sign link to share.
                                                                                                  • Error 403: Forbidden When Updating Email Signature via API

                                                                                                    Hi Zoho Desk team, First, congratulations again on the excellent Zoho API. But, I’m encountering an issue while attempting to update an email signature via the API. Whenever I make a request to update the signature, the response returns an HTTP 403 Forbidden
                                                                                                  • Queues Management ?

                                                                                                    I need to assign the new requirements equally between my support agents. How I can configure this feature in Zoho? Thanks
                                                                                                  • Client Can't View Ticket

                                                                                                    Hi, I created a ticket for my Client since he had an issue. I added him as a Contact as well. My client got a notification in his email that the ticket has been created. When he went to view the ticket on his desktop, the screen was blank. He then viewed
                                                                                                  • Automating Custom Web Link Messages to Customers via Instant Messaging in Zoho Desk

                                                                                                    Hello, I am looking for assistance with Zoho Desk's Instant Messaging feature. Is there a way to automate the sending of a custom web link to customers every day at 6:30 PM? Any guidance or suggestions on how to achieve this would be greatly appreciated.
                                                                                                  • How do you apply field validation to a date field?

                                                                                                    We are using Sign for remote e-signature of liability waivers. The signer must enter a date of birth, and if they are a minor their legal guardian must sign for them. However we have had numerous problems with signers returning an invalid date of birth
                                                                                                  • Implement Regex in Layout and Validation rules

                                                                                                    Hello all, We are excited to announce that users can now implement Regular Expressions (Regex) in our layout and validation rules. This new functionality allows for more flexible rules to be created when designing and validating forms. What is Regex?
                                                                                                  • Zoho Desk Validation Rule Using Custom Function

                                                                                                    Hi all, I tried to find the way to validate fields using custom function just like in Zoho CRM but to no avail. Is there a way to do this?
                                                                                                  • Editing landing page after signup for a webinar

                                                                                                    Hi, how can I edit the landing page after signing up for a webinar. I personalized the email "registration confirmation", which is working fine. Nevertheless after submitting the form, the participant gets redirected to a page, which looks like the standard
                                                                                                  • Kiosk GetRecords can't compare formulas

                                                                                                    (submitted as a help request by accident - should have been a topic) Scenario: I have an "email domain" formula whose value is "@xyz.com" if the e-mail address is brent@xyz.com . I have the same field in Leads and Contacts. So, theoretically, I should
                                                                                                  • Kiosk can't merge picklist or multiselect

                                                                                                    There is no ability to load a multiselect or picklikst field into a kiosk with the values that have been previously selected. So, I essentially have 3 unacceptable options: 1.)Load the value into a text string and include instructions like this: "Picklist
                                                                                                  • Fillable template with dynamic tables?

                                                                                                    Is there a way to build a fillable template so that users can add rows to a table? To describe what I'm trying to accomplish the table has 3 sections; a header row, some number of rows with custom information, and a summary row with totals. I can't figure
                                                                                                  • Tip of the Week - Timeline User Filter for Dashboard

                                                                                                    Does the Date User Filter in your Dashboard leave out a few reports from filtering? This happens when the reports are not created over the same table and the (time) column over which the user filter is created.   To solve this, Zoho Reports has a Timeline User Filter. This filter applies the criteria on all reports, matching it with the best possible date column associated with a report. i.e., if your reports are based on a date column, then it will filter it for that data column.  To know more on
                                                                                                  • Zoho Forms Webhooks - Only sends on submission not on edit.

                                                                                                    Hi There, We have a slightly unique use case for Zoho Forms. We used Zoho Forms for the collection of Guest Lists. When a customer submits their guest list they get an email confirmation. Within this is a link for them to update their guest list before
                                                                                                  • Add Knowledge Base KB Articles to multiple categories

                                                                                                    Greetings,  Love you help center system.  One item that would be incredibly helpful to many of us would be able to add a single Knowledge Base KB article to multiple categories in our system.  It seems it could be quite easy to use a checkbox form, instead
                                                                                                  • What does "Tickets for Review" do?

                                                                                                    What is the purpose of the va nilla view " Tickets for Review?"
                                                                                                  • Report of Leads/Accounts/Deals with no open activities

                                                                                                    How can we replicate the option in filter to only show Leads/Accounts/Deals with no open activities ? The option is present in the filters (please find screenshot) but I am unable to find them in the report. Thanks
                                                                                                  • Cannot set Subform Multiline field to read-only using Client Script

                                                                                                    I am using client script to set different subform fields as read-only It works for Single Line Fields, but when I try to set a Multiline field as Read-only it doesn't work var subform = ZDK.Page.getSubform("Subform_1"); var item_Code_old = subform.getField('Item_Code_Old').setReadOnly(true);
                                                                                                  • Changing Color Theme of Guided Conversations

                                                                                                    Hello, We have recently added Guided Conversations to one of our websites, but I am wondering if there is a way to customize the color scheme so it matches the appearance of the website? Thank you in advance!
                                                                                                  • Lost the ability to sort by ticket owner

                                                                                                    Hi all, in the last week or so, we have lost the ability to sort tickets by Ticket Owner. Unlike the other columns which we can hover over and click on to sort, Ticket Owner is no longer clickable. Is it just us, or are other customers seeing this too?
                                                                                                  • Can't login to Zoho mail

                                                                                                    I'm logged into Zoho but when I try to go in zoho mail I get: Invalid request! The input passed is invalid or the URL is invoked without valid parameters. Please check your input and try again. I just set up my mx records and stuff with namecheap a few
                                                                                                  • Social Media Simplified with Zoho Social: Bridge sales and social media marketing

                                                                                                    Social media marketing has become the go-to strategy for most businesses who are trying to boost awareness of their product/service, create a brand image in the minds of their audience, increase website traffic and engagement, and generate leads. Posting
                                                                                                  • This domain is not allowed to add. Please contact support-as@zohocorp.com for further details

                                                                                                    I am trying to setup the free version of Zoho Mail. When I tried to add my domain, theselfreunion.com I got the error message that is the subject of this Topic. I've read your other community forum topics, and this is NOT a free domain. So what is the
                                                                                                  • Work Orders / Bundle Requests

                                                                                                    Zoho Inventory needs a work order / bundle request system. This record would be analogous to a purchase order in the purchasing workflow or a sales order in the sales cycle. It would be non-journaling, but it would reserve the appropriate inventory of
                                                                                                  • Create Quote does not show the "Product Description" entered as part of the Product setup.

                                                                                                    The product description created as part of the product setup page, does not show in the Create Quote module; The module allows for an additional description to be added but without access to the original stored description. By selecting the product from the "Product Name Lookup" pop-up, the "Product Description" part should be populated from the product record where the user is allowed to further modify it.
                                                                                                  • Allow Itemization for Recurring Expenses

                                                                                                    For whatever reason, one cannot itemize a Recurring Expense. This capability should be added. The use cases to support this is largely the same as what they were to allow for itemization in Expenses. Anything that would need to be itemized for a regular
                                                                                                  • Next Page