Optimiser le dossier d'équipe au sein de WorkDrive - 2e partie
La tâche de l'administrateur est de fournir l'accès juste aux bonnes personnes sans entraver l'accès aux documents quotidiens. Découvrons comment WorkDrive vous offre la possibilité d'optimiser les différentes tâches exécutées dans le dossier de l'équipe.
Éliminer les copies multiples d'un même document
L'une des façons d'éliminer les copies multiples d'un même document est la fonction de versions de la suite Zoho Office. Cela vous permet de
- Accéder à l'ancienne version du document, sans créer plusieurs documents.
- Connaître les modifications apportées au document.
- Créer un document individuel à partir de n'importe quelle version.
Contrôler l'accès aux fichiers
Pour empêcher d'autres utilisateurs de modifier un fichier, il suffit de le verrouiller. Une fois prêt à collaborer à nouveau, reprenez le fichier.
Bon à savoir
- Un utilisateur doit au moins avoir un accès d'édition au fichier pour pouvoir l'extraire (le verrouiller).
- Lorsqu'un fichier est verrouillé dans un dossier d'équipe, les membres ayant un rôle d'organisateur ou d'administrateur peuvent le déverrouiller.
Extraire un fichier
- Sélectionnez un fichier dans "Mes dossiers" ou "Dossier d'équipe".
- Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'actions en haut, sélectionnez "Extraire" dans la liste déroulante ou encore, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Extraire".
- L'onglet Versions du fichier s'ouvre dans un nouvel écran, cliquez sur "Extraire". Lorsque vous avez extrait un fichier, vos collaborateurs ne peuvent pas le modifier ni voir les modifications que vous avez apportées.
Pour récupérer un fichier
- Sélectionnez un document extrait, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Archiver"
- L'onglet Versions du fichier s'ouvre, ajoutez des notes de version pour référence ultérieure.
- Vérifier pour permettre à vos collaborateurs de voir les modifications que vous avez apportées.
Organiser le dossier d'équipe
Vous avez créé un fichier dans le mauvais dossier d'équipe ? Vous souhaitez partager un document de votre dossier personnel à un dossier d'équipe ? Ou vous voulez simplement organiser vos fichiers ? Ne vous inquiétez pas, la fonction "Déplacer et copier" de WorkDrive vous aide à le faire sans perdre les données et sans les inconvénients du téléchargement.
Bon à savoir
- Seuls les Organisateurs et Administrateurs d'un dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers dans le dossier d'équipe.
- Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des documents de leur dossier d'équipe vers leurs "Mes Dossiers".
- Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de l'un vers un autre. Il doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier d'équipe de destination.
- Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de ce dossier d'équipe vers un dossier partagé. Ils doivent avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de destination.
- Pour copier des fichiers et des dossiers au sein d'un dossier d'équipe, vous devez être membre du dossier d'équipe et avoir au moins le rôle d'éditeur.
- Pour copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe vers Mes Dossiers, vous devez être un membre du dossier d'équipe et disposer de n'importe quel rôle.
- Un membre avec n'importe quel rôle dans un dossier d'équipe peut copier des fichiers vers un autre. Le membre doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de l'équipe de destination.
- Vous pouvez copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe auquel vous avez un rôle quelconque vers un dossier partagé auquel vous avez au moins le rôle d'éditeur.
Afficher les propriétés du fichier
Sachez tout sur un fichier dans Zoho WorkDrive en visualisant ses propriétés. Découvrez comment visualiser les informations générales, les versions, l'activité et les statistiques d'accès d'un fichier.
- Sélectionnez un fichier dans le dossier de l'équipe.
- Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'action en haut.
L'onglet Informations générales affiche les informations suivantes du fichier ;
- Format du fichier
- Utilisateur qui a créé le fichier et la date de création
- Utilisateur qui a modifié le fichier et la date de modification
- Taille (taille de la dernière version du fichier)
- Stockage utilisé (stockage total utilisé par les différentes versions du fichier)
- Lien permanent (lien d'accès au fichier)
- Nombre de commentaires
- Nombre de vues
- Nombre de téléchargements
Sous l'onglet Versions, vous pouvez consulter la liste des versions du fichier. La taille et les notes de la version du fichier sont également indiquées.
Cliquez sur l'icône des trois points verticaux sur une version de fichier. Vous pouvez faire les actions suivantes à partir de là :
- Restaurer la version comme version principale
- Télécharger la version
- Afficher un aperçu de la version
- Enregistrer la version comme un nouveau fichier
- Supprimer la version
Bon à savoir
- Pour les dossiers d'équipe privés, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour voir les versions d'un fichier.
- Pour les dossiers d'équipe publics, tout membre du dossier d'équipe peut visualiser les versions d'un fichier.
- Pour les fichiers partagés, tout membre de l'équipe peut visualiser les versions de ces fichiers.
L'onglet Activité vous permet de voir toutes les activités sur le dossier par vous et vos collaborateurs, en fonction de la date et de l'heure.
Bon à savoir
- Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour afficher l'activité d'un dossier.
- Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour visualiser les activités sur ces fichiers.
Les statistiques d'accès avancées d'un fichier vous permettent de voir qui a accédé à votre fichier (membres de l'équipe et utilisateurs externes) et quelles actions ils ont effectuées (nombre de consultations et de téléchargements).
- Sous accès global, vous pouvez voir le nombre de membres de l'équipe et d'utilisateurs externes qui ont accédé au fichier, ainsi que leur nombre total de consultations et de téléchargements.
- Le lien permanent ou lien de partage externe vous affiche le nombre total correspondant de consultations et de téléchargements pour le fichier.
- Cliquez sur Permalink pour afficher la liste des membres de l'équipe qui ont accédé au fichier, ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
- Cliquez sur un lien de partage externe pour afficher la liste des utilisateurs externes qui ont accédé au fichier ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
Bon à savoir
- Dans le cas d'un lien de partage externe, si les données de l'utilisateur telles que le nom, le numéro de téléphone et l'e-mail sont demandées, ces données seront également indiquées.
- Si le nom n'est pas demandé, les utilisateurs seront appelés en tant que Guest# (dans l'ordre Guest#1, Guest#2, etc.).
- Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle plus élevé pour voir les statistiques d'accès d'un fichier.
- Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour voir leurs statistiques d'accès.
N'hésitez pas à nous faire part de vos questions dans la partie commentaires ci-dessous.
L'équipe Zoho France
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Collaboration sans faille avec Zoho One
Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux . La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.
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Zoho Projects - Q2 Updates | 2025
Hello Users, With this year's second quarter behind us, Zoho Projects is marching towards expanding its usability with a user-centered, more collaborative, customizable, and automated attribute. But before we chart out plans for what’s next, it’s worthFile attachments not working - web version
Since Notebook announced better file attachments, I have experienced file attachments failing. When uploaded from my pc to the web version, notebook just spins. Acting like the attachment is very large. When it's 30k. If I cancel out of this, the notecardAPI - Barebones Data for Send Doc For Signiture
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Hi team, I currently use ZOHO MAIL services on the MAKE platform (formerly INTEGROMAT). In MAKE I entered my ZOHO MAIL credentials but the problem is that when the emails are sent from the automation in MAKE, the emails do not come in with the name set*UPDATE: ISSUE RESOLVED, SEE HOW FOR HELP* Issue imbedding Youtube Videos
**UPDATE: RESOLVED** For anyone that is having a similar issue, try this workaround before attempting to have the Zoho techs fix it. I have been in communication with them for weeks about this and they can't seem to fix the issue. Thinking it may have just been my computer or my browser, I tried two different computers on two different networks, each running different versions of Windows, and tried it on Chrome, Firefox and IE; nothing worked. So, needless to say, it's an issue with Zoho somewhere.Backorder For Composite Items
Hello If i released SO for composite item and use backorder feature of zoho inventory then it should backorder child item items of composite and not composite item.This is basic of backordering.I conveyed this to zoho call center but no solution yet.Paid Support
We are in the process of creating tiers for our support offerings. There will be three tiers of support available - 2 paid and 1 free. The paid tiers will be purchased in allotted hours. I need to figure out how to a) work in the out of the box SLA, ContractsWhere is the desktop app for Zoho Projects???
As a project manager, I need a desktop app for the projects I manage. Yes, there's the web app, which is AWESOME for cross browser and platform compatibility... but I need a real desktop app for Projects that allow me to enter offline information whereAutomatically CC supervisor
Hello, in our organization agents are replying to tickets and they are required to CC their supervisor on all emails to and from customers. is there a way to have an email address automatically populate in the CC field when reply to a ticket? thaZoho One - White Label
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I did a quick search, and I've only seen this brought up indirectly. In the reconciliation interface, transactions dated up to a week after the end date should be available for being reconciled. The use case is pretty simple... many times, transactionsAuto populate email field in zoho form
Hi, Is there a way the email field in zoho forms can be auto populated based on the name selected from a drop down list?Option to accept and pay for estimate from Public Estimate link?
Is there any way that our customers can get the Estimate in their email, click on "View Estimate" and from the public link, click Accept and Pay? When they click that, in the background Zoho would create the invoice record in the so that the payment wouldKaizen #125 Manipulating Multi-Select Lookup fields (MxN) using Zoho CRM APIs
Hello everyone! Welcome back to another week of Kaizen. In last week's post in the Kaizen series, we discussed how subforms work in Zoho CRM and how to manipulate subform data using Zoho CRM APIs. In this post, we will discuss how to manipulate a multi-selectEasily track referrals with Zoho Forms
Referral tracking can be a powerful way for businesses to understand where their leads are coming from. With Zoho Forms, tracking the referral sources of your leads is an easy and straightforward process. Here are some tips to help you make the most ofAdd an email to an existing ticket is not working
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