Optimiser le dossier d'équipe au sein de WorkDrive - 2e partie
La tâche de l'administrateur est de fournir l'accès juste aux bonnes personnes sans entraver l'accès aux documents quotidiens. Découvrons comment WorkDrive vous offre la possibilité d'optimiser les différentes tâches exécutées dans le dossier de l'équipe.
Éliminer les copies multiples d'un même document
L'une des façons d'éliminer les copies multiples d'un même document est la fonction de versions de la suite Zoho Office. Cela vous permet de
- Accéder à l'ancienne version du document, sans créer plusieurs documents.
- Connaître les modifications apportées au document.
- Créer un document individuel à partir de n'importe quelle version.
Contrôler l'accès aux fichiers
Pour empêcher d'autres utilisateurs de modifier un fichier, il suffit de le verrouiller. Une fois prêt à collaborer à nouveau, reprenez le fichier.
Bon à savoir
- Un utilisateur doit au moins avoir un accès d'édition au fichier pour pouvoir l'extraire (le verrouiller).
- Lorsqu'un fichier est verrouillé dans un dossier d'équipe, les membres ayant un rôle d'organisateur ou d'administrateur peuvent le déverrouiller.
Extraire un fichier
- Sélectionnez un fichier dans "Mes dossiers" ou "Dossier d'équipe".
- Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'actions en haut, sélectionnez "Extraire" dans la liste déroulante ou encore, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Extraire".
- L'onglet Versions du fichier s'ouvre dans un nouvel écran, cliquez sur "Extraire". Lorsque vous avez extrait un fichier, vos collaborateurs ne peuvent pas le modifier ni voir les modifications que vous avez apportées.
Pour récupérer un fichier
- Sélectionnez un document extrait, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Archiver"
- L'onglet Versions du fichier s'ouvre, ajoutez des notes de version pour référence ultérieure.
- Vérifier pour permettre à vos collaborateurs de voir les modifications que vous avez apportées.
Organiser le dossier d'équipe
Vous avez créé un fichier dans le mauvais dossier d'équipe ? Vous souhaitez partager un document de votre dossier personnel à un dossier d'équipe ? Ou vous voulez simplement organiser vos fichiers ? Ne vous inquiétez pas, la fonction "Déplacer et copier" de WorkDrive vous aide à le faire sans perdre les données et sans les inconvénients du téléchargement.
Bon à savoir
- Seuls les Organisateurs et Administrateurs d'un dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers dans le dossier d'équipe.
- Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des documents de leur dossier d'équipe vers leurs "Mes Dossiers".
- Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de l'un vers un autre. Il doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier d'équipe de destination.
- Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de ce dossier d'équipe vers un dossier partagé. Ils doivent avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de destination.
- Pour copier des fichiers et des dossiers au sein d'un dossier d'équipe, vous devez être membre du dossier d'équipe et avoir au moins le rôle d'éditeur.
- Pour copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe vers Mes Dossiers, vous devez être un membre du dossier d'équipe et disposer de n'importe quel rôle.
- Un membre avec n'importe quel rôle dans un dossier d'équipe peut copier des fichiers vers un autre. Le membre doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de l'équipe de destination.
- Vous pouvez copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe auquel vous avez un rôle quelconque vers un dossier partagé auquel vous avez au moins le rôle d'éditeur.
Afficher les propriétés du fichier
Sachez tout sur un fichier dans Zoho WorkDrive en visualisant ses propriétés. Découvrez comment visualiser les informations générales, les versions, l'activité et les statistiques d'accès d'un fichier.
- Sélectionnez un fichier dans le dossier de l'équipe.
- Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'action en haut.
L'onglet Informations générales affiche les informations suivantes du fichier ;
- Format du fichier
- Utilisateur qui a créé le fichier et la date de création
- Utilisateur qui a modifié le fichier et la date de modification
- Taille (taille de la dernière version du fichier)
- Stockage utilisé (stockage total utilisé par les différentes versions du fichier)
- Lien permanent (lien d'accès au fichier)
- Nombre de commentaires
- Nombre de vues
- Nombre de téléchargements
Sous l'onglet Versions, vous pouvez consulter la liste des versions du fichier. La taille et les notes de la version du fichier sont également indiquées.
Cliquez sur l'icône des trois points verticaux sur une version de fichier. Vous pouvez faire les actions suivantes à partir de là :
- Restaurer la version comme version principale
- Télécharger la version
- Afficher un aperçu de la version
- Enregistrer la version comme un nouveau fichier
- Supprimer la version
Bon à savoir
- Pour les dossiers d'équipe privés, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour voir les versions d'un fichier.
- Pour les dossiers d'équipe publics, tout membre du dossier d'équipe peut visualiser les versions d'un fichier.
- Pour les fichiers partagés, tout membre de l'équipe peut visualiser les versions de ces fichiers.
L'onglet Activité vous permet de voir toutes les activités sur le dossier par vous et vos collaborateurs, en fonction de la date et de l'heure.
Bon à savoir
- Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour afficher l'activité d'un dossier.
- Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour visualiser les activités sur ces fichiers.
Les statistiques d'accès avancées d'un fichier vous permettent de voir qui a accédé à votre fichier (membres de l'équipe et utilisateurs externes) et quelles actions ils ont effectuées (nombre de consultations et de téléchargements).
- Sous accès global, vous pouvez voir le nombre de membres de l'équipe et d'utilisateurs externes qui ont accédé au fichier, ainsi que leur nombre total de consultations et de téléchargements.
- Le lien permanent ou lien de partage externe vous affiche le nombre total correspondant de consultations et de téléchargements pour le fichier.
- Cliquez sur Permalink pour afficher la liste des membres de l'équipe qui ont accédé au fichier, ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
- Cliquez sur un lien de partage externe pour afficher la liste des utilisateurs externes qui ont accédé au fichier ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
Bon à savoir
- Dans le cas d'un lien de partage externe, si les données de l'utilisateur telles que le nom, le numéro de téléphone et l'e-mail sont demandées, ces données seront également indiquées.
- Si le nom n'est pas demandé, les utilisateurs seront appelés en tant que Guest# (dans l'ordre Guest#1, Guest#2, etc.).
- Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle plus élevé pour voir les statistiques d'accès d'un fichier.
- Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour voir leurs statistiques d'accès.
N'hésitez pas à nous faire part de vos questions dans la partie commentaires ci-dessous.
L'équipe Zoho France
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Deliver unforgettable customer experiences
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Collaboration sans faille avec Zoho One
Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux . La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.
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Are downloadable product available in Zoho Commerce
Hi all. We're considering switching to Zoho Commerce for our shop, but we sell software and remote services. Is there a features for downloadable products? I can't find any information about this. Thank you very much AliceNeed Faster Help? Try Live Chat Support
Hello there, We understand that sometimes, whether you’re facing an issue, exploring a feature, or need quick clarification, sending an email and waiting for a response just doesn’t cut it. You need answers, and you need them now. That’s exactly why weCustom image for each contact using merge tag
Hi, I'm wondering if it's possible to set up an email campaign to display a different image for each contact using a custom field for the image url. I tried inserting custom html: <img src='$[UD:APP_IMAGE_URL||]$'/> but the editor seemed to reject this and did not actually add anything to the email template. Has anyone got any ideas? cheers, JeremyComment Reactions like a Thumbs Up
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Hello There! I really like all the features of Zoho Mail and I believe is way better than Gmail except for the Search Function. I believe Zoho Mail has a very poor search function, if you misspelled a word in the search box, Zoho Mail won't display anyAllow Subtasks and Task Lists to have their own Layout
I'd like to have the ability for subtasks and task lists to have their own layout. A subtask for us doesn't require all the fields that a parent task has. The subtask seems cluttered with all the extra fields. Within a project Task List had different purposes. I'd like the task layout to be different for some task lists.How to update Customers in Zoho Books through Zoho Flow?
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Hi All, We have a slightly odd situation. It happens that we have two separate customers that are related to each other personally. One customer has an amount of credit, and would like to use that credit to pay the *other* customers invoice. How wouldZoho Books Reports: Basic report with total items sold and Cost of goods sold
How can books show a report with Item Name || Qty Sold || Total Revenue || Total Cost of Goods Sold || Margin I need to factor in also invoices that have been credited where customers returned good. This seems like such a basic report, I'm sure I'm missingThe amount entered is more than the balance due for the selected bills."
Hi Team i am trying to record payments for vendors using API and getting this error in response as { "code": 28011, "message": "The amount entered is more than the balance due for the selected bills." } JSON is prepared according to Documentation andVBA handling named ranges
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Hello everyone! Welcome to another week of Kaizen! Since the release of Queries, we have covered Handling Query Variables in Zoho CRM, Serialization and Schema Management, and Leveraging the 'crmAPIResponse' object in Queries in previous posts. Today,Unbilled Items Report?
Hello! Is there any way to display a list of items that remain unbilled, without creating an invoice for each customer to see if the unbilled items box is displayed? ;-) BenConsolidation of Multi currency
Would like to discuss on the possibility of consolidating the ZOHO companiesLanded Cost Allocation / Custom Duty manual data entry
My client is an import business. They must manually enter the duty for each item with landed cost allocation in Bill. This is because customs duties cannot be allocated based on Quantity, Value, Weight, and Dimensions. Manual data entry is highly time-consumingTerritories Just Don't Work
I have been on chat and screenshare support for the past 3 days and am getting no resolution so hopefully, someone here can help me. I am the Super Admin of my organization. We publish books globally. I want to break down the books into territories soNegative Opening Balance
How can I add Negative Opening balance - meaning a credit balance to a Customer or a debit balance to a vendor? If I go thru Sales-->Customers, and if the opening balance is Rs. 1000 (credit balance), it does not allow me to enter a "minus" sign or mentionSingle-Line Invoicing from Sales Order Despite Multiple SKUs Shipped
We deal mostly with Government Tenders And Lets say we got a tender that needs 125 XYZ Laptops Then we found 95 Laptops with a different SKUs and 30 Laptops with different SKUs We talk with the IT department of the government company and they approve📣📣 Zoho Bookings Schedulathon 2025 is here!
Hey Zoho Bookings fam, We're excited to invite you to our first-ever hackathon: Yes, Zoho Bookings Schedulathon 2025 is live now. This is a virtual event and you can participate anywhere from the world. Businesses should be able to set up meetings fromI want to send out a new newsletter each month
Without rebuilding a whole journey is there a way to create a new newsletter that is sent to an existing journey monthly?Reinstalling Workdrive Truesync client
Hi, I attempted to update to the beta version of TrueSync, but it was unstable and kept crashing, so I need to revert to the stable version. How do I properly reinstall TrueSync on a Windows PC? I couldn't install the 3.15.x version directly over theEvaluating Creator; yesterday fine; today connection times out
Yesterday I spent hours creating a new app, and it worked fine. Today I cannot access creator.zoho.com. Is this common? I'm in the evaluation mode, but I'm thinking I'm going to keep looking. It worked from my home computer, and now I'm checking it from my work computer. My work computer always works just fine, so I shouldn't htink there would be special settings or anything. If there are, how to find out what they could be? Using Chrome on Windows XP The error I get is: The webpage at https://creator.zoho.comPivot Chart seems to show "old" data - how do I make it update?
I wonder how to make a Pivot Chart "update" its data contents. Here is the background: I need to report a subset of data that is so complicated that it is easier to make a calculation and put the result in a "reporting form", and then display the data from that form. So, I get data from the "original form" GRANTS, make some calculations and put the result in the "reporting form" PERIOD. Now I can watch the result in a list called LIST, which works fine. The list LIST shows that form PERIOD containsUpcoming Changes to LinkedIn Parsing in Resume Extractor
Starting 31 July 2025, the Zoho Recruit Resume Extractor will no longer support direct parsing of candidate data from LinkedIn profiles. Why Is This Change Needed? In accordance with LinkedIn’s platform policies, extracting profile data through browserIs there a way to map complex product variants from Magento into Zoho CRM without losing SKU-level details?
Hi everyone, I’m working on a Magento-based store that uses highly detailed product variants, and I’m struggling to map them into Zoho CRM without losing SKU-level details. The problem is that variants often collapse into single entries, which affectshow to create view in leads module to that will show all leads + converted leads?
is it possible to make custom view that combine all leads + converted leads? how to do thatDeal Stage component/widget/whatever it is... event
Deal Stages I am trying to access the event and value of this component. I can do it by changing the Stage field but users can also change a Deal Stage via this component and I need to be able to capture both values. Clicking on 'Verbal' for instance,Reply and react to comments
Hi everyone! We're excited to bring to you a couple of new features that'll make your sprint process simpler. A cloud application brings with it an array of social media features that can be efficiently used in your organizational setup. As an agile scrumAnnouncing Early Access to "Zoho CRM for Everyone" — A new and exciting update to Zoho CRM
Zoho CRM For Everyone is now officially available to all customers, and the Early Access Program has come to a close. We want to extend our sincere thanks to everyone who participated in the program. Your valuable feedback played a key role in shapingAvalara Sales Tax integration - AVATAX
Just wondering if anyone else is having troubles with this integration? Seems as though Avalara changed their billing process, unbeknownst to Zoho, and now ALL transactions are counted by Avalara, not just transactions in a taxable jurisdiction. This caused a huge price adjustment billed to us by Avalara within a month of us signing up. And Avalara is not cheap to begin with! Avalara has been great in waiving that increase, but there seems to be no fix. Zoho is aware of the problem, but slowInvalid value passed for description
Dear Sir, When I am entering the purchase bill , the following message showing "Invalid value passed for description" what should I do ? I am attaching screenshot. With Regards, Harish harish@cracku.in 7978841636Zoho Creator - 2024 Release Projection 1
Hello everyone! As we enter 2024, we'd like to extend our warmest wishes for success and prosperity. Your fantastic response to our Product Roadmap page last year has been incredibly motivating. Continuing on this path, we're excited to share a glimpseAutomation Assistance for Zoho Form Integration and Workflow
Hi, We are currently using a Zoho Form to send out our Global Credit Application and would like to automate the process further. Specifically, we’d like the ABN number submitted through the form to automatically populate the GST/VAT Number field in ZohoCOQL does not return queryable value if the result set is empty
See linked video for running code illustration of the problem: https://workdrive.zohoexternal.com/external/d49bb40033b43b288d56fdf843095b7c65b28391d3ec5d09c854f416d853003d Moderation update: We are appending the comment that was removed, to add contextZoho CRMでの商談の管理のしかたについて初歩的な質問です。
先月からZoho CRMを試験的に導入して運用しています。 商談の管理（運用？）の仕方について教えてください。 商談の数が増えてくると、ダッシュボードの「ステージ別進捗状況」にどんどん過去の商談が蓄積されてくると思うのですが、 現在動きのあるものを中心に確認したくなる気がします。 そのあたりについては、どのように運用が一般的なのでしょうか？ アドバイスいただけるととてもありがたいです。 よろしくお願いします。Composite Items & Purchase Orders
The Composite Item is great way to bundle different products and services into a single line and sell it as a single line item in Estimates, Sales Orders and Invoices. However, on the other side - i,e,. Purchasing - this item creates quite a bit of ausing custom function is it possible to update the created by field in Zoho Crm custom module
using custom function is it possible to update the created by field in Zoho Crm custom moduleSlow Sloww Slowwww Responses
Good day, Has anyone been experiencing slow responses from support? Since Thursday I migrated my Whats app to Sales Iq and I had to synch with Social to get the otp they were sending. Apparently What's app can't be automatically added so I reached outYou have exceeded the maximum number of attempts for this action. Please retry doing the same in 30 minutes.
When one of Zoho Books user tries to select a vendor, recording a new bill, these message appears: You have exceeded the maximum number of attempts for this action. Please retry doing the same in 30 minutes. Other user, at the same time, but differentNext Page