Pack débutant : vos premiers pas sur Zoho Bigin
Dans cet article nous verrons comment paramétrer votre CRM Bigin en 4 étapes : renseigner vos informations, gérer vos utilisateurs ainsi que leurs rôles et profils.
Renseigner les informations de votre organisation
Vous venez de vous inscrire à Zoho Bigin, et avant toutes choses il est important de renseigner les informations de votre entreprise dans le CRM comme le fuseau horaire, votre monnaie, votre logo ...
Pour cela voici la marche à suivre :
- Paramètres,
- Cliquez sur Organisation,
- Appuyez sur le stylet pour modifier vos informations
Gérer les différents utilisateurs
La prochaine étape pour configurer votre compte Bigin est la gestion des utilisateurs.
Les employés de votre entreprise peuvent-être ajoutés comme utilisateurs et vous pouvez ensuite leur assigner un rôle ou définir leur profil pour leur accorder ou non l'accès à certaines actions ou informations.
Les personnes dont la position leur donne le droit de "Gérer les utilisateurs" peuvent ajouter, modifier ou supprimer les différents utilisateurs.
Ajouter un nouvel utilisateur
Voici la marche à suivre pour ajouter un nouvel utilisateur :
- Connectez-vous à Bigin avec un profil "Administrateur"
- Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et Contrôles
- Allez dans l'onglet Utilisateurs
- Cliquez sur le bouton "Nouvel Utilisateur"
- Renseignez ensuite les différents champs : Nom, Prénom, E-mail, Rôle et Profil
Cliquez sur "Inviter un utilisateur" et la demande de connexion lui sera envoyée
Une fois que votre utilisateur est créé, vous pouvez modifier les informations le concernant à condition d'avoir le profil Administrateur.
Pour cela, allez sur la page avec les différents utilisateurs et cliquez sur le stylet pour modifier les informations d'une personne en particulier. Ajoutez ensuite toutes les informations que vous avez sur l'employé pour profiter d'un profil complet.
Vous pouvez aussi afficher les utilisateurs en fonctions de certains critères : actifs, inactifs, invités ou supprimés. Pour cela choisissez l'affichage que vous souhaitez dans le menu déroulant.
Activer ou désactiver un utilisateur
Il est possible que vous ayez besoin pendant une certaine période de désactiver un utilisateur, pendant un congé maladie par exemple. En désactivant le compte de cet utilisateur, il ne pourra plus avoir accès à ses données.
Pour cela allez dans le tableau avec tous les utilisateurs et sélectionnez la vue "Utilisateurs actifs" si vous souhaitez désactiver un compte ou "Utilisateurs inactifs" pour l'inverse. Cliquez ensuite sur les (...) à droite et Activez ou Désactivez l'utilisateur.
Bon à savoir : Il est impossible de désactiver le Super Admin, vous devez d'abord transmettre le Profil à un autre utilisateur pour ensuite le supprimer.
Supprimer un utilisateur
Si un employé quitte votre entreprise vous pouvez supprimer son compte. Pour cela vous n'avez qu'à cliquer sur la corbeille et l'utilisateur sera supprimé.
Bon à savoir : cette action est irréversible, il est conseillé de transférer en amont les données de l'utilisateur supprimé à une personne restant dans votre entreprise (même si la suppression d'un utilisateur n'impact aucune de ses données qui restent sur Bigin)
Gérez les rôles de votre organisation
Continuons notre processus de réglage des paramètres Bigin avec la définition des rôles au sein de votre entreprise.
Il existe une hiérarchie au sein d'une équipe, basée sur les différents rôles/position des employés. Cette structure détermine le niveau d'information auquel le salarié peut accéder selon son rôle : un manager peut avoir accès aux données de son équipe mais l'inverse n'est pas toujours nécessaire.
C'est pour cela qu'il est important de créer au sein de votre CRM Bigin une délimitation d'accès pour chaque rôle.
Comment créer un rôle
NB : il n'est pas possible de créer plus de 2 rôles dans la version gratuite
- Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et contrôle
- Cliquez sur Rôle
- Cliquez sur le (+) à droite du rôle que vous souhaitez dupliquer
- Entrez ensuite les informations sur ce nouveau rôle, nom, à qui il rend des comptes, s'il peut ou non échanger ses informations avec ses collègues ainsi qu'une description
- Enregistrez : votre rôle est paramétré
Comment assigner les rôles à votre équipe
Une fois que votre feuille hiérarchique est établie au sein de votre CRM Bigin vous devez attribuer à votre équipe les rôles qui lui correspondent.
- Allez dans les paramètres > Utilisateurs et contrôles
- Sélectionnez l'onglet Utilisateurs
- A côté de l'utilisateur en question, cliquez sur le stylet pour modifier ses informations
- Dans la partie rôle, sélectionnez celui adapté à l'utilisateur
Comment supprimer un rôle
Vous pouvez supprimer un rôle s'il ne convient plus aux besoins de votre entreprise, mais cette suppression ne sera efficace qu'une fois le rôle transféré à un autre pour éviter toutes pertes de données.
- Allez dans les paramètres > Utilisateurs et contrôles
- Sélectionnez l'onglet Rôle
- A côté du rôle en question, cliquez sur la corbeille puis sélectionnez la personne qui reprendra les fonctions de ce rôle
- Cliquez sur Supprimer
Gérer les profils de votre organisation
Voici la dernière étape pour paramétrer votre compte Bigin : définir les profils. Les profils vous aident à définir un ensemble d’autorisations pour chaque utilisateur ainsi que les actions qu’ils peuvent exécuter au sein de Bigin. Un manager n'aura pas les mêmes besoin qu'un employé, par exemple il devra avoir accès à certains paramètres administratifs, pouvoir ajouter un utilisateur, créer un workflow ... et ce sont ces accès qui sont déterminés dans les profils.
Voici où trouver les différents profils de votre entreprise :
- Allez dans les paramètres
- Puis sélectionnez > Utilisateurs et contrôles
- Cliquez sur l'onglet Profil
Il existe par défaut deux profils :
- Administrateur : donne accès à tous les paramètres de Bigin
- Standard : ne donne pas accès à la partie administrative
Vous pouvez aussi créer vos propres profils pour être au plus proche des besoins de votre organisation
Les autorisations liées au Profil
Les autorisations de base rassemblent, les Transactions, les Contacts et Sociétés, les Produits, les Notes, les Activités et le Tableau de bord. Vous pouvez ensuite choisir le niveau d'accès : Afficher, Créer, Modifier ou Supprimer.
Note : Pour le tableau de bord seul deux options existent : Afficher et gérer
Les fonctions avancées vous permettent d'effectuer des actions plus spécifiques comme :
- Workflows : pour automatiser certaines actions pour gagner en temps et en efficacité comme suivre un nouveau contact, assigner une tâche à un utilisateur...
- Formulaires web : entrer automatiquement des contacts dans votre CRM lorsqu'ils renseignent leurs coordonnées dans un formulaire sur votre site web
- Gestion des utilisateurs : donner accès ou non à certaines fonctions aux différents utilisateurs
- Actions en bloc : effectuer des tâches groupées, envoyer un mail, changer de propriétaire, supprimer mettre à jour...
- Administration des données : analyser l'intégrité des données pour garder celles qui sont fiables
- Divers : autres actions, rechercher, fusionner ou gérer les vues personnalisées
Canaux : le point de contact avec vos clients, vous pouvez choisir de donner accès au profil aux informations venant des réseaux sociaux ou des emails
Créer un profil
Pour créer un profil voici la marche à suivre :
- Allez dans les Paramètres
- Cliquez sur l'onglet Profil
- Cliquez sur le bouton "+ Nouveau Profil"
- Entrez le nom de ce nouveau profil
- Renseignez profil sur lequel il va être cloné, et dont il aura les mêmes autorisations (que vous pourrez modifier par la suite si besoin)
- Écrivez une description de ce nouveau profil
- Enregistrez-le
Supprimer un profil
Pour supprimer un profil voici la marche à suivre :
- Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et contrôles
- Cliquez sur l'onglet Profil
- Cliquez sur les (...) à droite du profil à supprimer
- Choisissez Supprimer
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Florence Barbier
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Bigin - Astuce #5 : Comment transférer le statut Super Admin ?
Bonjour Community France, Découvrons comment transférer le statut de Super Administrateur. Sachez que le statut de super administrateur ne peut être transféré à un autre utilisateur administrateur que par le super administrateur lui même. Pour transférerNouveau forfait Bigin Premier : Multi-devises, flux de travail avancés et plus encore !
Bonjour à tous, Nous sommes ravis d'annoncer une toute nouvelle édition de Bigin qui contient plusieurs nouvelles fonctionnalités comme la multidevise, des flux de travail avancés, des champs de recherche personnalisés et plus encore : l'édition Premier.Nouveauté Bigin : associez plusieurs contacts à une même affaire!
Bonjour à tous, Une transaction implique souvent plusieurs décideurs. Prenons l'exemple de l'entreprise Zylker qui utilise Bigin pour gérer ses pipelines de vente. Ils souhaitent acheter des meubles. Pour valider la vente, différents employés, de différentsPack débutant : vos premiers pas sur Zoho Bigin
Dans cet article nous verrons comment paramétrer votre CRM Bigin en 4 étapes : renseigner vos informations, gérer vos utilisateurs ainsi que leurs rôles et profils. Renseigner les informations de votre organisation Vous venez de vous inscrire à Zoho Bigin,Anniversaire Bigin : le CRM pour les petites entreprises évolue
Bonjour à tous ! Nous sommes de retour avec quelques annonces passionnantes. Mais d'abord, joyeux anniversaire à nous ! Bigin a eu un an récemment et nous avons un nouvel ensemble de fonctionnalités que nous sommes impatients de partager avec vous. Nous
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Search Records returning different values than actually present
Hey! I have this following line in my deluge script: accountSearch = zoho.crm.searchRecords("Accounts","(RS_Enroll_ID:equals:" + rsid + ")",1,200,{"cvid":864868001088693817}); info "Account search size: " + accountSearch.size(); listOfAccounts = zoho.crm.searchRecords("Accounts","(RS_Enroll_ID:equals:"Making digital signatures accessible to all: Introducing accessibility controls in Zoho Sign
Hi there! At Zoho Sign, we are committed to building an inclusive digital experience for all our users. As part of our ongoing efforts to align with Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), we’re updating the application with support that will goSuper Admin Access to All Courses and Spaces in Zoho Learn
Dear Zoho Learn Team, We hope this message finds you well. We are using Zoho Learn extensively for internal and agent training. While managing our courses and spaces, we encountered a significant limitation regarding admin access and course management.Print checks for owner's draw
Hi. Can I use Zoho check printing for draws to Owner's Equity? This may be a specific case of the missing Pay expenses via Check feature. If it's not available, are there plans to add this feature?[New Release 2024] Create and embed custom capabilities across CRM with Kiosk Studio, our latest no-code tool
[Update | New series] We've started publishing a series of posts on Kiosk Studio. It's called Kiosk Studio Sessions and you can check out the first one here! [Update | 15 Oct} Session #2 is live! This one will look at how to create a kiosk for your callRevenue Management: #10 Common Mistakes while Recognizing Revenue
We are at the end of the series on Revenue Management, covering how different businesses recognise revenue. Even with clear standards like ASC 606 and IFRS 15 in practice, businesses often struggle with the nuances of revenue recognition. Especially growingWindows Desktop App - request to add minimization/startup options
Support Team, Can you submit the following request to your development team? Here is what would be optimal in my opinion from UX perspective: 1) In the "Application Menu", add a menu item to Exit the app, as well as an alt-key shortcut for these menusintegarting attachments from crm to creator
when i tried to integrate pdf attachments from crm to creator via deluge i am getting this error {"code":2945,"description":"UPLOAD_RULE_NOT_CONFIGURED"} the code i used is attachments = zoho.crm.getRelatedRecords("Attachments","Sales_Orders",203489100020279XXX8);Search Option
🚫 Current Limitation: As of now (September 2025), Zoho FSM lacks a global search functionality, which makes it difficult to quickly: Find specific Work Orders by number or keyword Search for customer records or contact info Locate assets, jobs, or serviceMobile Chat Window - Full Screen
Hello, The mobile chat window takes up the full screen, which is highly confusing for most customers! Using a desktop machine, I see the same happens when reducing the browser width to 800px or below. This suggests that it responsive web design, causing the switch to full screen. Can we fix this very annoying behaviour ourselves using a custom css file? If so, can you please let me know how? ThanksIs it possible to customize ZC Themes?
I understand you can choose a layout and customize Brand Color, App Header, Menu, and Sub-Menu components, but can you override some of the default theme settings with CSS or a config file? For example, - Table highlight color - Listview auto filter highlightIs it possible to create Custom function-based Lookup field in Zoho CRM
Is it possible to create a custom function-based lookup field in Zoho CRM? If so, how? Use case: Need to fetch users from Zoho Projects into a dropdown field in Zoho CRM.@mention in comments no notification
Hi, hope someone can help. When we @mention someone in the comments in Zoho Creator, how is that user notifed as we don't get anything on email or in the app notifications.Zoho unified inbox
The new changes have definitely improved things for switching between accounts. But zoho still desperately needs a unified inbox. It sucks to have to enter filters and folders for each and every inbox. This seems like such a simple thing, i wonder why Zoho hasn't done it?Add "Running Balance" column to Account Transaction Reports
Hello, Currently Zoho Account Transaction Reports give you the opening balance, then lists the transactions, then provides the closing balance. It would be great if you could add a column on the far right that shows the "Running Balance" on the account after each transaction. There are many times when analyzing or tie-ing out transactions that this would be very helpful. I currently have to frequently run a tape on my adding machine to get balance totals after a specific transaction on the list.IMAP Server not responding.
Trying to connect a phone via IMAP and getting "imap.zoho.com not responding." Is the server down, for maintenance or otherwise? I've tried this on two different devices and got the same error on both.Unified customer portal login
As I'm a Zoho One subscriber I can provide my customers with portal access to many of the Zoho apps. However, the customer must have a separate login for each app, which may be difficult for them to manage and frustrating as all they understand is thatWhatsApp Channels in Zoho Campaigns
Now that Meta has opened WhatsApp Channels globally, will you add it to Zoho Campaigns? It's another top channel for marketing communications as email and SMS. Thanks.error : Object code : 6500
b3 = map(); b3.put("name", "Test Project Name"); updateprojects2 = invokeurl [ url :"https://projectsapi.zoho.eu/restapi/portal/era0130/projects/169495000000928007/" type :PUT parameters: b3 connection:"in2" ]; info b3 ; info updateprojects2; ------------How to book GST paid in zoho books
hi, i am a new user to Zoho books and not able to book GST paid in books, kindly suggest how i can book it in books. thanks, siddharthI got unknown charge from Zoho
Good day, I need help disputing a charge I don't know from, zoho. I have ZohoMail and ZeptoMail. I purchase credits for ZeptoMail, and for ZohoMail I am not subcribed.How can I see content of system generated mails from zBooks?
System generated mails for offers or invices appear in the mail tab of the designated customer. How can I view the content? It also doesn't appear in zMail sent folder.Function 56: Automatically enable the option for customers to pay via bank account
Hello everyone and welcome back to our series! One of the key features of Zoho Books is its integration with multiple payment gateways, allowing you to receive online payments for your invoices. This ensures faster payments, automates payment trackingAttach Files to Your Notecards and share them on the go!
Hey everyone! We’re excited to share a feature many of you have been asking for — you can now attach files directly to your text notecards and share with ease! 🙌 This update was built with your feedback in mind, especially for those who wanted a simpleCan i connect 2 instagram accounts to 1 brand?
Can i connect 2 instagram accounts to 1 brand? Or Do i need to create 2 brands for that? also under what subscription package will this apply?Workdrive on Android - Gallery Photo Backups
Hello, Is there any way of backing up the photos on my android phone directly to a specific folder on Workdrive? Assuming i have the workdrive app installed on the phone in question. EmmaIntegración Books para cumplir la ley Crea y Crece y Ley Antifraude (VeriFactu)
Hola: En principio, en julio de 2025, entra en vigor la ley Crea y Crece y Ley Antifraude (VeriFactu). ¿Sabéis si Zoho va a cumplir con la ley para cumplir con la facturación electrónica conectada a Hacienda? GraciasHow to add a % Growth column for year-over-year comparison (2024 vs 2025)
Hello, I am trying to build a monthly revenue comparison between 2024 and 2025 in Zoho CRM Analytics. My current setup is: Module: Deals (Affaires) Filter: Stage = Closed Won Date field: Closing Date Grouping: By Month Metrics: Sum of Amount for 2024,How to searchByCriteria records that are under approval?
I need to search for both approved and pending approval records Is that possible with this method? Or I need to a different method? var priceReqID = $Page.record_id; log(priceReqID); var records = ZDK.Apps.CRM.Price_List_Item.searchByCriteria("Price_Request:equals:"How to add Simple Analytics to Zoho Pages?
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When I give my appointments a 30 minutes time I would expect the software not to even show the End Time. But it actually makes the user pick an End Time. Did I just miss a setting?Cant seem to delete an email account
Hello, I have researching for 4 days how to delete an email account and I am absolutely without a clue. The email account I am trying to delete is support<AT>fyshoes<dot>com. It's the first email account I made and it (is???) was associated with the super user (me). I have since changed it to adming<AT>fychoes<dot>com and I see the support email in my list but I just cant seem to get rid of it. Ultimately I want to associate that email account with another user that I want to add. This is reallyCommerce Order as Invoice instead of Sales Order?
I need a purchase made on my Commerce Site to result in an Invoice for services instead of a Sales Order that will be pushed to Books. My customers don't pay until I after I add some details to their transaction. Can I change the settings to make thisImport data into Multi-Select lookup field from CSV/Excel
How to import data into a multi-select lookup field from the CSV/Excel Sheet? Let's say I have an Accounts multi-select lookup field in the Deals module and I want to import the Deals with Accounts field. Steps:- 1. Create/edit a multi-select lookup fieldSync desktop folders instantly with WorkDrive TrueSync (Beta)
Keeping your important files backed up and accessible has never been easier! With WorkDrive desktop app (TrueSync), you can now automatically sync specific desktop folders to WorkDrive Web, ensuring seamless, real-time updates across devices. Important:Script that deletes a record?
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Hi all, is there a zoho formula that can capitalise the first letter of each word in a string? INITCAP only capitalises the first letter of the first word.Quotes in Commerce?
In Zoho Ecommerce, I need to be able to generate quotes, negotiate with customers, and then generate invoices. Currently, I plan to integrate Zoho CRM to generate quotes. After negotiation and confirmation, I will push the details to Zoho Ecommerce toZoho Commerce - Mobile Application
Does Zoho Commerce have a mobile application for customers to place an order?Register user through Phone Number by Generating OTP
In zoho commerce , I am developing website on online food store Inilialy the user get verification code to their email for registering there account for login. But I need to login using phone number by generating OTP automatically rather than verificationNext Page