Pack débutant : vos premiers pas sur Zoho Bigin
Dans cet article nous verrons comment paramétrer votre CRM Bigin en 4 étapes : renseigner vos informations, gérer vos utilisateurs ainsi que leurs rôles et profils.
Renseigner les informations de votre organisation
Vous venez de vous inscrire à Zoho Bigin, et avant toutes choses il est important de renseigner les informations de votre entreprise dans le CRM comme le fuseau horaire, votre monnaie, votre logo ...
Pour cela voici la marche à suivre :
- Paramètres,
- Cliquez sur Organisation,
- Appuyez sur le stylet pour modifier vos informations
Gérer les différents utilisateurs
La prochaine étape pour configurer votre compte Bigin est la gestion des utilisateurs.
Les employés de votre entreprise peuvent-être ajoutés comme utilisateurs et vous pouvez ensuite leur assigner un rôle ou définir leur profil pour leur accorder ou non l'accès à certaines actions ou informations.
Les personnes dont la position leur donne le droit de "Gérer les utilisateurs" peuvent ajouter, modifier ou supprimer les différents utilisateurs.
Ajouter un nouvel utilisateur
Voici la marche à suivre pour ajouter un nouvel utilisateur :
- Connectez-vous à Bigin avec un profil "Administrateur"
- Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et Contrôles
- Allez dans l'onglet Utilisateurs
- Cliquez sur le bouton "Nouvel Utilisateur"
- Renseignez ensuite les différents champs : Nom, Prénom, E-mail, Rôle et Profil
Cliquez sur "Inviter un utilisateur" et la demande de connexion lui sera envoyée
Une fois que votre utilisateur est créé, vous pouvez modifier les informations le concernant à condition d'avoir le profil Administrateur.
Pour cela, allez sur la page avec les différents utilisateurs et cliquez sur le stylet pour modifier les informations d'une personne en particulier. Ajoutez ensuite toutes les informations que vous avez sur l'employé pour profiter d'un profil complet.
Vous pouvez aussi afficher les utilisateurs en fonctions de certains critères : actifs, inactifs, invités ou supprimés. Pour cela choisissez l'affichage que vous souhaitez dans le menu déroulant.
Activer ou désactiver un utilisateur
Il est possible que vous ayez besoin pendant une certaine période de désactiver un utilisateur, pendant un congé maladie par exemple. En désactivant le compte de cet utilisateur, il ne pourra plus avoir accès à ses données.
Pour cela allez dans le tableau avec tous les utilisateurs et sélectionnez la vue "Utilisateurs actifs" si vous souhaitez désactiver un compte ou "Utilisateurs inactifs" pour l'inverse. Cliquez ensuite sur les (...) à droite et Activez ou Désactivez l'utilisateur.
Bon à savoir : Il est impossible de désactiver le Super Admin, vous devez d'abord transmettre le Profil à un autre utilisateur pour ensuite le supprimer.
Supprimer un utilisateur
Si un employé quitte votre entreprise vous pouvez supprimer son compte. Pour cela vous n'avez qu'à cliquer sur la corbeille et l'utilisateur sera supprimé.
Bon à savoir : cette action est irréversible, il est conseillé de transférer en amont les données de l'utilisateur supprimé à une personne restant dans votre entreprise (même si la suppression d'un utilisateur n'impact aucune de ses données qui restent sur Bigin)
Gérez les rôles de votre organisation
Continuons notre processus de réglage des paramètres Bigin avec la définition des rôles au sein de votre entreprise.
Il existe une hiérarchie au sein d'une équipe, basée sur les différents rôles/position des employés. Cette structure détermine le niveau d'information auquel le salarié peut accéder selon son rôle : un manager peut avoir accès aux données de son équipe mais l'inverse n'est pas toujours nécessaire.
C'est pour cela qu'il est important de créer au sein de votre CRM Bigin une délimitation d'accès pour chaque rôle.
Comment créer un rôle
NB : il n'est pas possible de créer plus de 2 rôles dans la version gratuite
- Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et contrôle
- Cliquez sur Rôle
- Cliquez sur le (+) à droite du rôle que vous souhaitez dupliquer
- Entrez ensuite les informations sur ce nouveau rôle, nom, à qui il rend des comptes, s'il peut ou non échanger ses informations avec ses collègues ainsi qu'une description
- Enregistrez : votre rôle est paramétré
Comment assigner les rôles à votre équipe
Une fois que votre feuille hiérarchique est établie au sein de votre CRM Bigin vous devez attribuer à votre équipe les rôles qui lui correspondent.
- Allez dans les paramètres > Utilisateurs et contrôles
- Sélectionnez l'onglet Utilisateurs
- A côté de l'utilisateur en question, cliquez sur le stylet pour modifier ses informations
- Dans la partie rôle, sélectionnez celui adapté à l'utilisateur
Comment supprimer un rôle
Vous pouvez supprimer un rôle s'il ne convient plus aux besoins de votre entreprise, mais cette suppression ne sera efficace qu'une fois le rôle transféré à un autre pour éviter toutes pertes de données.
- Allez dans les paramètres > Utilisateurs et contrôles
- Sélectionnez l'onglet Rôle
- A côté du rôle en question, cliquez sur la corbeille puis sélectionnez la personne qui reprendra les fonctions de ce rôle
- Cliquez sur Supprimer
Gérer les profils de votre organisation
Voici la dernière étape pour paramétrer votre compte Bigin : définir les profils. Les profils vous aident à définir un ensemble d’autorisations pour chaque utilisateur ainsi que les actions qu’ils peuvent exécuter au sein de Bigin. Un manager n'aura pas les mêmes besoin qu'un employé, par exemple il devra avoir accès à certains paramètres administratifs, pouvoir ajouter un utilisateur, créer un workflow ... et ce sont ces accès qui sont déterminés dans les profils.
Voici où trouver les différents profils de votre entreprise :
- Allez dans les paramètres
- Puis sélectionnez > Utilisateurs et contrôles
- Cliquez sur l'onglet Profil
Il existe par défaut deux profils :
- Administrateur : donne accès à tous les paramètres de Bigin
- Standard : ne donne pas accès à la partie administrative
Vous pouvez aussi créer vos propres profils pour être au plus proche des besoins de votre organisation
Les autorisations liées au Profil
Les autorisations de base rassemblent, les Transactions, les Contacts et Sociétés, les Produits, les Notes, les Activités et le Tableau de bord. Vous pouvez ensuite choisir le niveau d'accès : Afficher, Créer, Modifier ou Supprimer.
Note : Pour le tableau de bord seul deux options existent : Afficher et gérer
Les fonctions avancées vous permettent d'effectuer des actions plus spécifiques comme :
- Workflows : pour automatiser certaines actions pour gagner en temps et en efficacité comme suivre un nouveau contact, assigner une tâche à un utilisateur...
- Formulaires web : entrer automatiquement des contacts dans votre CRM lorsqu'ils renseignent leurs coordonnées dans un formulaire sur votre site web
- Gestion des utilisateurs : donner accès ou non à certaines fonctions aux différents utilisateurs
- Actions en bloc : effectuer des tâches groupées, envoyer un mail, changer de propriétaire, supprimer mettre à jour...
- Administration des données : analyser l'intégrité des données pour garder celles qui sont fiables
- Divers : autres actions, rechercher, fusionner ou gérer les vues personnalisées
Canaux : le point de contact avec vos clients, vous pouvez choisir de donner accès au profil aux informations venant des réseaux sociaux ou des emails
Créer un profil
Pour créer un profil voici la marche à suivre :
- Allez dans les Paramètres
- Cliquez sur l'onglet Profil
- Cliquez sur le bouton "+ Nouveau Profil"
- Entrez le nom de ce nouveau profil
- Renseignez profil sur lequel il va être cloné, et dont il aura les mêmes autorisations (que vous pourrez modifier par la suite si besoin)
- Écrivez une description de ce nouveau profil
- Enregistrez-le
Supprimer un profil
Pour supprimer un profil voici la marche à suivre :
- Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et contrôles
- Cliquez sur l'onglet Profil
- Cliquez sur les (...) à droite du profil à supprimer
- Choisissez Supprimer
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Florence Barbier
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Bigin - Astuce #5 : Comment transférer le statut Super Admin ?
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Bonjour à tous, Une transaction implique souvent plusieurs décideurs. Prenons l'exemple de l'entreprise Zylker qui utilise Bigin pour gérer ses pipelines de vente. Ils souhaitent acheter des meubles. Pour valider la vente, différents employés, de différentsPack débutant : vos premiers pas sur Zoho Bigin
Dans cet article nous verrons comment paramétrer votre CRM Bigin en 4 étapes : renseigner vos informations, gérer vos utilisateurs ainsi que leurs rôles et profils. Renseigner les informations de votre organisation Vous venez de vous inscrire à Zoho Bigin,Anniversaire Bigin : le CRM pour les petites entreprises évolue
Bonjour à tous ! Nous sommes de retour avec quelques annonces passionnantes. Mais d'abord, joyeux anniversaire à nous ! Bigin a eu un an récemment et nous avons un nouvel ensemble de fonctionnalités que nous sommes impatients de partager avec vous. Nous
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