Qu'est-ce qu'un Blueprint ?
Prenons comme exemple le cas de la société Zylker Inc. Une enquête interne menée par les responsables de l'entreprise a révélé que les nouveaux employés n'étaient pas satisfaits du processus d'intégration. Il est apparu que les premières semaines étaient problématiques car certains employés n'avaient pas reçu les informations nécessaires pour préparer leur arrivée. Une enquête plus approfondie a mis en lumière des problèmes de communication entre les différents services impliqués dans l'intégration des nouveaux employés, le responsable du recrutement, l'équipe des ressources humaines, l'équipe d'administration et l'équipe d'administration du système d'information.
Les organisations sont souvent confrontées à de tels problèmes. Mais comment s'assurer que le processus reste efficace même lorsque de plus en plus de collaborateurs sont recrutés?
Pour être efficace, un processus doit être :
- Complet - Tous les aspects du cycle de l'expérience de l'utilisateur final/client doivent être couverts de bout en bout.
- Défini clairement - Les différentes étapes du processus, les activités à réaliser, le responsable de chaque activité, les mesures à prendre en fonction du résultat de chaque activité et tous les domaines critiques de ce type doivent être définis et documentés.
- Reproductible et cohérent - La documentation doit être suffisamment claire pour que tout nouvel utilisateur du système puisse facilement la suivre et la mettre en œuvre. Cette documentation est essentielle car elle réduit également le temps et les efforts à investir dans la formation des nouveaux utilisateurs au processus.
Il s'agit là des qualités qu'un Blueprint entend conférer à vos processus pour vous aider à surmonter vos difficultés.
Que signifie "Blueprint" ?
Un Blueprint est une représentation informatisée d'un processus concret. Il ressemble à un simple flowchart, mais il est beaucoup plus dynamique et détaillé. Plusieurs utilisateurs/équipes peuvent être engagés dans l'exécution d'un seul Blueprint, ou un seul utilisateur/équipe peut exécuter l'intégralité d'un Blueprint.
Chaque plan d'action est composé de trois éléments clés :
- États : les différentes phases/étapes du processus
- Transitions : il s'agit de la phase intermédiaire entre deux états. Les activités que les utilisateurs doivent réaliser pour passer d'un état à l'autre sont définies.
- Connecteurs : composants qui définissent la relation entre les différents états et transitions.
Avec Blueprint, assurez-vous que vos processus d'entreprise sont bien définis, rationalisés du point de vue organisationnel et qu'ils ne comportent pas d'erreurs. En outre, vous pouvez vous assurer que tous les processus sont conformes aux plans d'entreprise et vérifier facilement la progression de vos processus et intervenir en cas de besoin.
Utilisation du Blueprint - Exemple
Voyons un exemple de l'utilisation de blueprint - comment un plan d'action améliore les opérations du support d'une agence de voyage.
Zylker Inc. est un organisateur de voyages nationaux et internationaux pour les particuliers et les organisations. L'entreprise est spécialisée dans la fourniture de services de voyage de bout en bout, y compris la réservation d'hôtels, la préparation d'itinéraires de voyage, la prise de dispositions spéciales pour les personnes âgées/à mobilité réduite, l'organisation de change, etc.
L'un des forfaits de Zylker, Premium, propose des itinéraires internationaux personnalisés et ne demande qu'un minimum d'efforts au client pour planifier son voyage.
Le programme Premium exige que les étapes suivantes soient réalisées :
- Collecte des informations sur le voyageur
- Traitement des documents de voyage
- Demande de visa
- Élaboration du plan de voyage
- Réservation des billets d'avion et des chambres d'hôtel
- Accueil des invités dans le pays de destination
- Exécution du voyage
Blueprint du forfait Premium de Zylker :
- Les différentes étapes du processus sont définies en tant qu'états.
- Les activités réalisées par le personnel de Zylker sont définies comme des transitions.
- La progression d'un état à un autre, en fonction du résultat de l'état actuel, est définie à l'aide de connecteurs.
- Les différentes personnes/équipes qui effectuent les transitions sont désignées comme des propriétaires de transition.
Réalisation du Blueprint
Le Blueprint a été configuré de telle sorte qu'il s'applique automatiquement à tout ticket contenant une demande de package Premium. Par conséquent, chaque fois qu'un client s'inscrit pour un forfait Premium, la demande est enregistrée comme un ticket et le Blueprint est automatiquement exécuté. C'est donc sur la page de détail du ticket que se déroulent toutes les actions liées au Blueprint.
Le champ "Statut" du ticket est associé aux différents états du Blueprint. Par conséquent, celui-ci est verrouillé et ne peut pas être modifié manuellement. Lorsque le responsable de la transition effectue la transition associée, le champ statut est automatiquement mis à jour pour afficher l'état suivant dans le Blueprint. L'état continue de changer au fur et à mesure que les transitions suivantes sont exécutées.
Dans ce scénario, le responsable du service client de Zylker Inc. peut facilement suivre l'évolution d'une demande, simplement en consultant le ticket. De même, les différentes parties prenantes impliquées dans le processus peuvent également être tenues pour responsables car elles sont désignées comme propriétaires des transitions.
Ainsi, grâce à la mise en œuvre de ce Blueprint dans son service d'assistance, Zylker Inc. peut désormais offrir une expérience cohérente à tous ses clients, veiller à ce que tous les employés s'approprient les activités qu'ils réalisent et suivre facilement l'évolution de chaque client.
Avez-vous utilisé Blueprint ? Faites-nous part de la manière dont il vous a aidé à affiner vos processus.
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Hi there! We’re halfway through the year—and Zoho Sign has some exciting enhancements to show for it! Join us in our upcoming webinar to discover what's new and what you can look forward to. What will this session cover? Explore the newest features introducedUsing a Webhook as an Action
I have been able to setup where I can use a webhook as a Trigger, but I am wondering how I can use a webhook as an Action. In the Zoho Flow Builder when using Zoho CRM as a trigger, I do not see a way to invoke a URL to POST json data that can be usedAdding commas to a numeric value
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Editions: All DCs: All Release plan: This enhancement is being released in phases. It is now available in AU, JP, and CN DCs. Help resource: Advanced filters The Cross-module filtering enhancement is now available to all CRM accounts in the followingBefore Going To The Qc stage , site ready ness file upload mandtoty how to achive this in the blue print transition
Before Going To The Qc stage , site ready ness file upload mandtoty how to achive this in the blue print transition On click of the Predelivery transition can we show site ready ness file upload mandtoty or on click of the QC show the alert message siteNote cards are duplicating
Hi, I've been using this app for some time and love it. Recently I've noticed that upon closing a note card, it creates a duplicate. If I exit the notebook it's in and go back, everything is back to normal. Not a major issue but still a little annoying.Where is the (Bulk) Notes Export function from Notebook ???????
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Some time passed, I installed a client for Linux version 3.4.0, but I still did not receive the promised search with the backlighting of the search query how it was implemented in the client for android. In the previous topic, you told me that this functionEnhancements to finance suite integrations
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In the Blue Print Transition requirement received it will show 8 check field in pop up if they any one of this field then only move to next stage Ist quote Pls help how i fix thisLinking Multi-UOM Barcodes to Products in Zoho Books
Greetings, I'm using Zoho Books for retail shop and I'm running into a bit of a challenge with products that have multiple Units of Measurement (UOMs) and corresponding barcodes. For example, I sell cigarettes both as individual packets and in cartonsConvert Item to composite item
When using Zoho CRM integrated with Zoho Inventory/Books, the item creation process is a little messy. After a few years of trial and error, we have settled on creating items in CRM, which are sync'ed to Zoho Inventory using Zoho's own internal integration.Mapping “Account Name” from CRM to Campaigns
I’m syncing our Contacts list to Campaigns and want to select “Account Name” as an available field. Account Name does not appear in the drop down menu for CRM field even though Account Name is a field in our standard layout. How can I make it availaNext Page