Tip #10: メールテンプレート使用時のポイント
こんにちは。
今回は、メールテンプレートを使用する上で重要な細かいポイントを紹介します。
テンプレートの背景色
テンプレートギャラリーからテンプレートを選択すると時間を節約できますが、テンプレートを使ったように見えない、ただのメールを送信したい場合は、このヒントが役に立ちます。
基本的にテンプレートにはグレーの背景色が設定されているので、メールを受け取った人物は自動送信されたメールのように感じ、返信をしてこないかもしれません。その場合は、基本となるテンプレートを選択して背景色を白に変更するだけです。
自動送信メールとして使用する場合の関連付け
CRMのメールテンプレートは、ワークフロールール、Webフォーム、自動返信ルールなど、さまざまな場面で使用されます。そのため、メールテンプレートを編集する際は、そうした設定に使用されていないか確認してから編集しましょう。確認方法は以下画像をご確認ください。
タブ固有のテンプレート
テンプレートはタブごとに作成します。したがって、見込み客に関連するテンプレートを4つ作成した場合、見込み客タブのデータにのみ送信できます。
使用例：
商談に関連して、配送に関するメールを連絡先に送信する必要があるとしましょう。今回の商談に関連する連絡先は、関連する他の情報と一緒に商談情報に紐づけられています。したがって、この場合は、メールの送信先は連絡先ですが、メール自体は商談に関連しているので、商談の詳細ページから送信する必要があります。
したがって、この例では、テンプレートは連絡先タブではなく、商談タブ用に作成する必要があります。テンプレート作成時にのみタブを選択でき、後から変更はできません。
タブとデータの関連付け
商談タブ用のテンプレートを作成すると、取引先や連絡先の項目に入っているデータを送信時に挿入できるテンプレートが作れます。もちろん、商談タブ以外のテンプレートでも項目情報を差し込んでテンプレートを作成できます。
差し込み項目を使用するには、件名または本文にカーソルを合わせた状態で「#」を入力し、関連タブの一覧から選択しましょう。
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