Tip #6: CRMのデータベースを定期的にメンテナンス
こんにちは！
機械に定期的なメンテナンスが必要なように、CRMでもデータのメンテナンスが必要です。
ある程度の期間がたつと、古い電話番号や無効なメールアドレス、統一されていない略称、重複するデータが必ず出てきます。こうしたデータがあると、検索をかけた際に混乱が生じる可能性があります。
今回の記事では、CRMのデータベースをクリーンに維持する方法をご紹介します。
だからここにある - スタイルシートを維持する
ある営業担当者が、特定の地域の顧客リストに対して一括メールを送信しようとしています。その地域に関連するデータを抽出する際、一部のデータが除外されました。 「USA」で抽出しましたが、一部データが「United States」で登録されていたためです。この場合、どちらも正しいし同じ地域であることは分かりますが、統一されていません。
データ登録のルールを複雑にする必要はありません。「USA」「US」「United States of America」のどれで登録すべきなのかはルールとして統一しておくと、CRM上のデータを綺麗に保てます。
不必要な混乱を避けるために、CRMにデータを登録する際は、社内で用語を統一しておくことが不可欠です。
例えば以下のケースです。
・住所の入力（3-6-1／３−６−１／3丁目6番1号／３丁目６番１号）
・会社名（株式会社／(株)／（株））
・テンプレート名
・予定（アポ／商談／訪問）
想定される用語のリストと標準のデータ入力フォーマットを作成します。このルールに沿ってデータが登録されれば、正確なレポートの作成やデータのフィルタリングができ、人的ミスのリスクを減らすのに大いに役立ちます。
他にも工夫やアイデアがあればぜひコメントください！
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