Tip #8: 重複データの統合
こんにちは。
今週は、CRMのデータベースをクリーンに維持するためのもう1つのヒントを取り上げます。
Tip #8: 重複データの統合
- Maintain a style sheet for a clean CRM database - ✓
- Create Unique fields to avoid duplicate records - ✓
以前のヒントを参考にすると、Zoho CRMでは重複したデータ登録を防ぐ予防法があることはご理解いただけたでしょう。
それらの設定をしていても、既に登録されているデータは排除できません。
重複しているデータを検索して、データ同士を統合するには、重複データの統合を使いましょう。
重複データの検索と統合
特定のデータが重複した情報を持っている可能性がある場合、対象のデータの詳細ページに移動、右上に表示される「…」→「重複データの検索と統合」を使用して重複データの確認をしましょう。
（例） "鈴木 達也"という見込み客データが複数存在していて、1つのデータとしてそれらを統合するとしましょう。
その場合、見込み客タブから"鈴木 達也"をクリックし、詳細ページで「•••」アイコンをクリック、重複データの検索と統合」を選択します。
その場合、見込み客タブから"鈴木 達也"をクリックし、詳細ページで「•••」アイコンをクリック、重複データの検索と統合」を選択します。
必要な手順に従って、複数のデータをマスターとなる一つのデータに統合します。
重複データの一括検索と統合
この機能は、CRM上に重複データが存在しているか確認したい場合に便利です。
定期的に各タブでチェックし、重複のないクリーンな状態に保ちましょう。
見込み客タブに移動→右上の「•••」をクリック→「重複データの一括検索と統合」を選択します。メール・会社・電話番号など、重複を確認したい項目を選択すると、見込み客タブ内の全てのデータを検索し、自動的に完全一致を見つけて統合します。項目の値に矛盾がある場合、手動で矛盾を解決してデータを統合しましょう。
たとえば上の画像からわかるように、メールアドレスが"thomas.clark@gmail.com"のデータは3件登録されているので、CRMはこれら3つのデータを自動で統合します。
ただし、david.wilson @ gmail.comには2つの異なる電話番号を持つ2つのレコードがあります。その場合は、どちらの電話番号をデータとして残すかを選択し、統合する必要があります。
Zoho CRMで既にある重複データを統合する場合はこちらをご覧ください。
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