Zoho Forms : au-delà de la collecte des données

Zoho Forms : au-delà de la collecte des données



Il est reconnu que les formulaires en ligne sont depuis longtemps des outils efficaces pour la collecte de données. Leur potentiel ne se limite toutefois pas à cela. Les organisations, peu importe leur taille, ont tendance à intégrer le processus d'approbation dans leur quotidien. Qu'il s'agisse de demandes de congés, d'achat, de propositions de projets ou de remboursements de frais, les demandes d'approbation peuvent être compliquées à gérer et prendre beaucoup de temps. Les heures passées à rechercher les approbateurs à travers différentes documentations et à s'efforcer de maintenir la transparence peuvent nuire à la productivité et avoir un impact sur l'efficacité globale de votre entreprise.
Cet article montre comment Zoho Forms vous permet de mettre en place et d'automatiser un processus d'approbation au sein de votre organisation. 

Automatiser les approbations en toute simplicité

Un processus d'approbation guide une demande du début à la fin, en s'assurant que toutes les bonnes personnes en prennent connaissance et donnent leur accord. Avant d'aborder les avantages spécifiques de l'utilisation de Zoho Forms pour rationaliser les processus d'approbation, passons rapidement en revue les premières étapes d'une transition fluide vers un processus d'approbation efficace et rationalisé.



  • Identifier les processus d'approbation de votre organisation qui comportent plusieurs étapes. Ce sont ceux qui peuvent bénéficier le plus de l'automatisation.
  • Examiner les critères et exigences spécifiques de chaque processus d'approbation et s'assurer que le système automatisé peut se conformer aux politiques et procédures de votre organisation.
  • Choisir un créateur de formulaires en ligne doté de puissantes capacités d'automatisation qui vous permet de concevoir et de mettre en œuvre facilement des flux de travail d'approbation.
  • Créer des formulaires d'approbation qui capturent toutes les informations nécessaires pour chaque processus.
  • Définir une séquence d'approbateurs pour chaque étape du processus.
  • Garder les approbateurs et les demandeurs dans la boucle en envoyant des notifications.
Comme l'automatisation de l'approbation est un processus itératif, vous devrez évaluer et adapter en permanence vos flux de travail afin d'optimiser l'efficacité et de répondre aux besoins qui se font jour.

En quoi Zoho Forms vous aide-t-il à rationaliser vos processus d'approbation

Zoho Forms vous offre une solution automatisée et efficace pour rationaliser tous vos processus d'approbation grâce à des formulaires d'approbation personnalisés, adaptés à vos besoins. Prenons par exemple le processus d'approbation des demandes d'achat. Au lieu d'avoir à gérer des piles de formulaires papier ou de longues discussions par e-mail, vous pouvez concevoir un formulaire en ligne intuitif qui capture les informations nécessaires à l'achat, telles que les détails du produit, les quantités, les budgets et les justifications. Une fois le formulaire soumis, le processus d'approbation s'enclenche.
 
Avec Zoho Forms, vous pouvez mettre en place des workflows d'approbation automatisés pour transférer les demandes aux responsables des services concernés de votre entreprise. Vous vous assurez ainsi que les bonnes personnes reçoivent les demandes, ce qui élimine les blocages et accélère le processus d'approbation.
  • Créer des workflows d'approbation sans avoir de connaissances en codage.
  • Configurer plusieurs niveaux d'approbation avec des approbateurs désignés au sein de votre organisation.
  • Notifier les approbateurs lorsque de nouvelles entrées de formulaire sont reçues pour revue.
  • Recevoir des mises à jour en temps réel directement dans votre boîte mail à chaque étape du processus d'approbation.
  • Envoyer des e-mails personnalisés aux demandeurs à chaque étape de l'approbation et lors de l'approbation finale ou du refus.
  • Permettre aux approbateurs de donner les raisons de leur décision afin que les autres approbateurs puissent en tenir compte.
  • Faciliter la collaboration entre les approbateurs en autorisant les commentaires et les discussions.
  • Autoriser l'administrateur chargé de l'approbation à approuver ou à refuser les demandes au nom des autres approbateurs.
  • Envoyer un e-mail ou un SMS, ou assigner une tâche, lorsqu'un ensemble défini de conditions sont remplies lors de l'approbation finale ou du refus. Par exemple, si une demande de dépense dépassant un certain montant est approuvée, vous pouvez envoyer un e-mail aux responsables concernés, afin qu'ils soient informés des dépenses importantes qui requièrent leur attention.
  • Intégrer des formulaires dès l'approbation des données qui y sont saisies.
  • Mettre en place un workflow d'approbation en ligne ou hors ligne grâce à l'application mobile de Zoho Forms.

Les cas d'utilisation du workflow d'approbation des formulaires

Les workflows d'approbation de formulaires sont courants dans les entreprises et les organisations qui ont besoin de collecter des données, puis de les examiner et de les approuver avant de les traiter. Voici quelques exemples d'utilisation des workflows d'approbation de formulaires :

Onboarding des employés

Dans les organisations où toutes les activités administratives sont gérées par une seule personne ou qui n'ont pas encore mis en place une division RH, le responsable peut utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les informations concernant les nouveaux employés, telles que les données personnelles, la fonction et le service, puis envoyer le formulaire pour approbation aux responsables ou chefs d'équipe concernés avant que l'employé ne puisse être officiellement intégré dans l'entreprise.

Demandes de congé

Les organisations peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les demandes de congé des employés, y compris le type de congé, les dates et les raisons. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux responsables concernés avant que le congé ne soit autorisé.

Demandes d'achat

Les entreprises peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les demandes d'achat des employés, en indiquant les articles, les quantités et les budgets. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux responsables ou chefs de service concernés avant que l'achat ne soit autorisé.

Rapports de dépenses

Les entreprises peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les notes de frais des employés, y compris les dépenses telles que les voyages, l'hébergement et les repas. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux responsables concernés ou au personnel comptable avant que les dépenses puissent être remboursées.

Demandes de services

Les prestataires de services peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour recueillir les demandes de services des clients, y compris le type de service, l'étendue et le budget. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux chefs de projet ou au personnel chargé de la prestation de services avant que le service puisse être lancé.
 
 
Utilisez-vous Zoho Forms dans votre organisation ? Partagez avec nous dans les commentaires comment vous utilisez Zoho Forms à différentes fins dans votre organisation.

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                                                                                Create visually engaging stories with Zoho Show.

                                                                                Get Started Now


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                                                                                    Get Started. Write Away!

                                                                                    Writer is a powerful online word processor, designed for collaborative work.

                                                                                      Zoho CRM コンテンツ






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                                                                                                  • Can you modify "Last Activity Time" in deluge? If so what's the field name?

                                                                                                    I need to perform some bulk modifications on records in the Leads module, but I need to avoid changing the "last activity time" or "date modified" because I am using those fields to filter and sort leads for follow-up action. I cannot find an answer anywhere

                                                                                                  • Included in Zoho One?

                                                                                                    Will LandingPage eventually be included in Zoho One?

                                                                                                  • Console error with widget in View mode, not present in Edit Mode with ZOHO.CRM.API.updateRecord(config)

                                                                                                    hello i have that function to update an account records (from a widgets created with sigma) function handleCopyButtonCRMClick() { console.log('handleCopyButtonCRMClick'); /* * Fetch Information of Record passed in PageLoad * and insert the response into

                                                                                                  • Calendar - "pop up" locations

                                                                                                    One of the attractive features of google calendar and outlook calendar is that locations for events will start to automatically populate the location drop down menu as you type. Adding this feature to zoho calendar would be the final feature i need.

                                                                                                  • How to see changes with ZOHO.CRM.API.updateRecord(config) without reload page

                                                                                                    hello got a widget in account, trigger with a button i copy data to account when click on a button, in my popup All is working well. But i need to reload the page to see the update. How can i see the changes without reloading page, only when close the

                                                                                                  • Reports - custom layout - duplicate report

                                                                                                    Do you also have this problem and what is the possible solution? I duplicate a report that has a "custom layout". Unfortunately the custom layout is not duplicated. To be improved for a future release by Zoho. I export the custom layout and import it...

                                                                                                  • Select CRM Custom Module in Zoho Creator

                                                                                                    I have a custom module added in Zoho CRM that I would like to link in Zoho creator.  When I add the Zoho CRM field it does not show the new module.  Is this possible?  Do i need to change something in CRM to make it accesible in Creator?

                                                                                                  • Zoho LandingPage is integrated with Zoho One!

                                                                                                    Greetings to the Zoho One users out there! We're delighted to let you know that Zoho LandingPage is available in Zoho One too! With Zoho LandingPage, you can host custom-made landing pages, and persuade the visitors to dive deeper by making further clicks,

                                                                                                  • LinkedIn verification link and otp not receiving

                                                                                                    For the last 2 to 3 weeks I'm trying to verify my LinkedIn account to access my company's LinkedIn page, Linkedin is sending verification links and codes to this email address but I have not received any codes or links. Please help me here. Looking forward

                                                                                                  • Unlocking New Horizons: A Year in Review

                                                                                                    As we bid farewell to 2024, let's celebrate and revisit the key highlights of the year. From adding a new edition to cross-platform enhancements, here’s a roundup of all the feature updates designed to simplify accounting, optimize financial management,

                                                                                                  • 2024 Wrap: Rediscover these features and enhancements in Zoho CRM

                                                                                                    Hello everyone! I wish all of you a joyful and prosperous 2025! As we welcome 2025, I’m excited to share a recap of the year 2024 and highlight some of the coolest new features and enhancements we’ve added to the Zoho CRM platform. Last year, we announced

                                                                                                  • A quicker way to provide accountants access to Zoho Books, similar to Xero and Quickbooks

                                                                                                    Hey guys, I'm finding the procedure to give access to an external accountant to Zoho Books less than ideal. Having to create an account by Zoho instead of myself, and then wait for it to be given a license to then pass to the accountant seems a bit time

                                                                                                  • "Mark as Spam" not working as expected

                                                                                                    Dear support, in the below scenario, clicking on "Mark as spam" identifies only the first of the checked emails as spam, removes that email from the visible list and leaves the rest of the list still visible & unchecked. I've tried check-marking them

                                                                                                  • Upgraded to Zoho One but Zoho Meeting still says Free Plan

                                                                                                    I signed-up for the Zoho One plan. When exploring the applications included, I came across a problem with Zoho Meeting. It says it's the free plan. I emailed support but they sent me a link that doesn't work and, when I found the article on my own, it

                                                                                                  • This user is not allowed to add in Zoho. Please contact support-as@zohocorp.com for further details

                                                                                                    Hello, Just signed up to ZOHO on a friend's recommendation. Got the TXT part (verified my domain), but whenever I try to add ANY user, I get the error: This user is not allowed to add in Zoho. Please contact support-as@zohocorp.com for further details I have emailed as well and writing here as well because when I searched, I saw many people faced the same issue and instead of email, they got a faster response here. My domain is: raisingreaderspk . com Hope this can be resolved.  Thank you

                                                                                                  • Self Client Authorization Issue

                                                                                                    Hi. Trying to test the api integration for Zoho Desk with the Self Client - Client Credintials flow method. I've created the self client, obtained the client id and secret, inputted "Desk.tickets.ALL" as my scope, and "ZohoDesk.[My Zoho Desk Org ID]"

                                                                                                  • This mobile number has been marked spam. Please contact support.

                                                                                                    Hi Support, Can you tell me why number was marked as spam. I have having difficult to add my number as you keep requesting i must use it. My number is +63....163 Or is Zoho company excluding Philippines from their services?

                                                                                                  • Update Candidate Status Through Workflow in Blueprint

                                                                                                    Hi Team,  We have a blueprint built out with custom functions that update particular fields based on candidate actions. When particular fields are updated we need to move the candidate forward in the blueprint. We tried to do this through a workflow,

                                                                                                  • Zoho Canned respond do have a huge lag issue.

                                                                                                    Previously the Zoho canned respond works perfectly ... on once server update and all the Canned respond enconter huge lag... in the end cause most of the canned respond just shown code with /xxx and not the sentence....

                                                                                                  • Pay Contractor Timesheets

                                                                                                    I have contractors that fill out a timesheet. Each hour must be assigned to a current client. I need the easiest way to get the contracts paid. They are paid on an hourly bases. How can this be done?

                                                                                                  • ShipStation and Zoho Inventory

                                                                                                    Hello, I am looking to sync zoho inventory with shipstation ZOHO INVENTORY           SHIP STATION Sales Order  ==>  create ORDERS INVOICE  <==    Shipments What exactly does BETA mean on the Shipstation connector?  This is required for me to sign-on in the next month. Thanks in advance for your efforts

                                                                                                  • Saving slide elements

                                                                                                    I have created grouped items including text and animation that I want to use in later slides. (Like an animated logo) Is there a way to save these grouped elements in my library?

                                                                                                  • Are downloadable product available in Zoho Commerce

                                                                                                    Hi all. We're considering switching to Zoho Commerce for our shop, but we sell software and remote services. Is there a features for downloadable products? I can't find any information about this. Thank you very much Alice

                                                                                                  • Function #10: Update item prices automatically based on the last transaction created

                                                                                                    In businesses, item prices are not always fixed and can fluctuate due to various factors. If you find yourself manually adjusting the item rates every time they change, we have the ideal time-saving solution for you. In today's post, we bring you custom

                                                                                                  • Writing on sketch cards is bugged when zoomed in

                                                                                                    When zoomed in, it writes a noticeable distance above or to the side of where you're actually trying to write. The further you're zoomed in, the more noticeable it is. Zooming is also entirely absent on the desktop version.

                                                                                                  • Move site from WIX to ZOHO Sites

                                                                                                    I have a simple website on WIX.  I am wondering if someone is available to help me move this website - https://www.videothreezero.com/ to ZOHO.  Michael  Boston

                                                                                                  • zoho calendar week view - "super compact by default"

                                                                                                    every time i go to my calendar i have to re-engage the "super-compact view" for the week view...is there a way to make "super-compact" a default view so I dont have to keep on setting it manually?

                                                                                                  • Move a Contact from Current Account to a NEW Account

                                                                                                    I do not believe the functionality to Move a Contact from a Current Account to a New Account is not available. Please someone tell me I am missing something! I have been through designing, developing, using and selling CRM systems for over 25 years and had this functionality20+ years ago in other CRMs.  In the real world people move from one organisation to another. In the sales, finance and technical world it is nice to see the communication history with that person in their old account and also

                                                                                                  • Change work hours per day for employees

                                                                                                    Hello, Is there a way to modify the work hours per day for employees in Zoho projects? This would be helpful for resource allocation to more accurately see when an employee who works 35 hours a week vs 40 hours has a full schedule. Thanks.

                                                                                                  • Zoho CRM Automation Help: Send Email When Fault is Marked as Done & Module Relationships

                                                                                                    Hi everyone, I have the following User-Created Modules in Zoho CRM: Clients Assets Faults Handymen Every client can have multiple assets. Every asset can have multiple faults. Every fault is assigned to one handyman. What I Want to Achieve: ✅ I want to

                                                                                                  • Adding New Domain to Zoho mail

                                                                                                    Hi, I have one Zoho account already called for example "Awesome Animals". Under this account I have one domain already setup with zoho mail, example: - awesomecats.com I have another website as well which I want to add under this "Awesome Animals" account,

                                                                                                  • I cannot receive emails.

                                                                                                    I need help, I've tried everything but I still can't receive emails from other people. I can send it but I can't receive emails, When I created the email it was all in order and suddenly I can't get emails from anyone anymore.

                                                                                                  • Incoming Gmail Email Not Coming Into Zoho

                                                                                                    My outbound email from Zoho is working, but when people respond to the email, it's not coming back into Zoho. I can see it when I'm in Gmail, but it's not in Zoho.

                                                                                                  • Não foi possível enviar a mensagem;Razão:554 5.1.8 Email Outgoing Blocked.

                                                                                                    Preciso de ajuda não consigo enviar emails,conta recen criada

                                                                                                  • ERROR_CODE :554, ERROR_CODE :rejected due to spam

                                                                                                    Please verify bounce message: This message was created automatically by mail delivery software.  A message that you sent could not be delivered to one or more of its recipients. This is a permanent error.  xxx@thalesesec.com Error, ERROR_CODE :554, ERROR_CODE :rejected due to spam content yyy@thalesesec.com Error, ERROR_CODE :554, ERROR_CODE :rejected due to spam content  Received:from RMRPC (190.102.146.226 [190.102.146.226]) by mx.zohomail.com with SMTPS id 1376415816667533.3706558194896; Tue,

                                                                                                  • Request to Customize Module Bar Placement in New Zoho CRM UI

                                                                                                    Hello Support and Zoho Community, I've been exploring the new UI of Zoho CRM "For Everyone" and have noticed a potential concern for my users. We are accustomed to having the module names displayed across the top, which made navigation more intuitive

                                                                                                  • Expand Zia's Language Support and AI Capabilities

                                                                                                    Dear Zoho Desk Support, I would like to submit a feature request to improve Zia, the AI-driven support assistant in Zoho Desk. Currently, Zia only supports the English language, while other AI agents such as Gemini, ChatGPT, and Claude can work with a

                                                                                                  • Average Costing / Weighted Average Costing

                                                                                                    Hello fellow maadirs. I understand Zoho Books uses FIFO method of dealing with inventory costing, but do you guys have any plans to introduce average costing? We indians need average costing. It's part of our culture. Please. I beg thee. Thanks.

                                                                                                  • Links in Instagram

                                                                                                    Hi there, I have been using Later for a while now but keen to come back to Zoho Social as Later doesn't offer tagging of pages on Facebook but they offer something Zoho doesn't. You can add a link to your bio which opens up your profile feed where images

                                                                                                  • Zoho Social integration with Zoho Flow

                                                                                                    Is there any plans for Zoho Social integration with Zoho Flow?

                                                                                                  • Next Page