Zoho Forms : au-delà de la collecte des données
Il est reconnu que les formulaires en ligne sont depuis longtemps des outils efficaces pour la collecte de données. Leur potentiel ne se limite toutefois pas à cela. Les organisations, peu importe leur taille, ont tendance à intégrer le processus d'approbation dans leur quotidien. Qu'il s'agisse de demandes de congés, d'achat, de propositions de projets ou de remboursements de frais, les demandes d'approbation peuvent être compliquées à gérer et prendre beaucoup de temps. Les heures passées à rechercher les approbateurs à travers différentes documentations et à s'efforcer de maintenir la transparence peuvent nuire à la productivité et avoir un impact sur l'efficacité globale de votre entreprise.
Cet article montre comment Zoho Forms vous permet de mettre en place et d'automatiser un processus d'approbation au sein de votre organisation.
Automatiser les approbations en toute simplicité
Un processus d'approbation guide une demande du début à la fin, en s'assurant que toutes les bonnes personnes en prennent connaissance et donnent leur accord. Avant d'aborder les avantages spécifiques de l'utilisation de Zoho Forms pour rationaliser les processus d'approbation, passons rapidement en revue les premières étapes d'une transition fluide vers un processus d'approbation efficace et rationalisé.
- Identifier les processus d'approbation de votre organisation qui comportent plusieurs étapes. Ce sont ceux qui peuvent bénéficier le plus de l'automatisation.
- Examiner les critères et exigences spécifiques de chaque processus d'approbation et s'assurer que le système automatisé peut se conformer aux politiques et procédures de votre organisation.
- Choisir un créateur de formulaires en ligne doté de puissantes capacités d'automatisation qui vous permet de concevoir et de mettre en œuvre facilement des flux de travail d'approbation.
- Créer des formulaires d'approbation qui capturent toutes les informations nécessaires pour chaque processus.
- Définir une séquence d'approbateurs pour chaque étape du processus.
- Garder les approbateurs et les demandeurs dans la boucle en envoyant des notifications.
Comme l'automatisation de l'approbation est un processus itératif, vous devrez évaluer et adapter en permanence vos flux de travail afin d'optimiser l'efficacité et de répondre aux besoins qui se font jour.
En quoi Zoho Forms vous aide-t-il à rationaliser vos processus d'approbation
Zoho Forms vous offre une solution automatisée et efficace pour rationaliser tous vos processus d'approbation grâce à des formulaires d'approbation personnalisés, adaptés à vos besoins. Prenons par exemple le processus d'approbation des demandes d'achat. Au lieu d'avoir à gérer des piles de formulaires papier ou de longues discussions par e-mail, vous pouvez concevoir un formulaire en ligne intuitif qui capture les informations nécessaires à l'achat, telles que les détails du produit, les quantités, les budgets et les justifications. Une fois le formulaire soumis, le processus d'approbation s'enclenche.
Avec Zoho Forms, vous pouvez mettre en place des workflows d'approbation automatisés pour transférer les demandes aux responsables des services concernés de votre entreprise. Vous vous assurez ainsi que les bonnes personnes reçoivent les demandes, ce qui élimine les blocages et accélère le processus d'approbation.
- Créer des workflows d'approbation sans avoir de connaissances en codage.
- Configurer plusieurs niveaux d'approbation avec des approbateurs désignés au sein de votre organisation.
- Notifier les approbateurs lorsque de nouvelles entrées de formulaire sont reçues pour revue.
- Recevoir des mises à jour en temps réel directement dans votre boîte mail à chaque étape du processus d'approbation.
- Envoyer des e-mails personnalisés aux demandeurs à chaque étape de l'approbation et lors de l'approbation finale ou du refus.
- Permettre aux approbateurs de donner les raisons de leur décision afin que les autres approbateurs puissent en tenir compte.
- Faciliter la collaboration entre les approbateurs en autorisant les commentaires et les discussions.
- Autoriser l'administrateur chargé de l'approbation à approuver ou à refuser les demandes au nom des autres approbateurs.
- Envoyer un e-mail ou un SMS, ou assigner une tâche, lorsqu'un ensemble défini de conditions sont remplies lors de l'approbation finale ou du refus. Par exemple, si une demande de dépense dépassant un certain montant est approuvée, vous pouvez envoyer un e-mail aux responsables concernés, afin qu'ils soient informés des dépenses importantes qui requièrent leur attention.
- Intégrer des formulaires dès l'approbation des données qui y sont saisies.
- Mettre en place un workflow d'approbation en ligne ou hors ligne grâce à l'application mobile de Zoho Forms.
Les cas d'utilisation du workflow d'approbation des formulaires
Les workflows d'approbation de formulaires sont courants dans les entreprises et les organisations qui ont besoin de collecter des données, puis de les examiner et de les approuver avant de les traiter. Voici quelques exemples d'utilisation des workflows d'approbation de formulaires :
Onboarding des employés
Dans les organisations où toutes les activités administratives sont gérées par une seule personne ou qui n'ont pas encore mis en place une division RH, le responsable peut utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les informations concernant les nouveaux employés, telles que les données personnelles, la fonction et le service, puis envoyer le formulaire pour approbation aux responsables ou chefs d'équipe concernés avant que l'employé ne puisse être officiellement intégré dans l'entreprise.
Demandes de congé
Les organisations peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les demandes de congé des employés, y compris le type de congé, les dates et les raisons. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux responsables concernés avant que le congé ne soit autorisé.
Demandes d'achat
Les entreprises peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les demandes d'achat des employés, en indiquant les articles, les quantités et les budgets. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux responsables ou chefs de service concernés avant que l'achat ne soit autorisé.
Rapports de dépenses
Les entreprises peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les notes de frais des employés, y compris les dépenses telles que les voyages, l'hébergement et les repas. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux responsables concernés ou au personnel comptable avant que les dépenses puissent être remboursées.
Demandes de services
Les prestataires de services peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour recueillir les demandes de services des clients, y compris le type de service, l'étendue et le budget. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux chefs de projet ou au personnel chargé de la prestation de services avant que le service puisse être lancé.
Utilisez-vous Zoho Forms dans votre organisation ? Partagez avec nous dans les commentaires comment vous utilisez Zoho Forms à différentes fins dans votre organisation.
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Hello Everyone! We’re excited to invite you to another edition of Learning Table Series, where we showcase how Zoho Creator empowers industries with innovative and automated solutions. About Learning Table Series Learning Table Series is a free, 45-60Learner transcript Challenges.
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For years, the Zoho Creator community has requested a more transparent and participatory approach to beta testing and feature previews. Today, I'm thrilled to highlight that Zoho has delivered exactly what we asked for with the launch of the Early AccessAnalytics <-> Invoice Connection DELETED by Zoho
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Hi there, I've been waiting for zoho team to get back on this for last couple of days. Anyone else have the problem to access zoho flow? everytime I click on zoho flow it redirects me to zoho creator. I tried incognito mode but it still direct me to zohoHow to link tickets to a Vendor/Vendor Contact (not Customer) for Accounting Department?
Hi all, We’re configuring our Accounting department to handle tickets from both customers and vendors (our independent contractors). Right now, ticket association seems to be built around linking a ticket to a Customer / Customer Contact, but for vendor-originatedClient and Vendor Portal
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¡Hola Comunidad! ¿Te gustaría obtener respuestas en directo sobre Zoho CRM, Zoho Desk u otra solución dentro de nuestro paquete de CX (Experiencia del Cliente? Uno de nuestros expertos estará disponible para responder a todas tus preguntas durante nuestraHow to use MAIL without Dashboard?
Whenever I open Mail, it opens Dashboard. This makes Mail area very small and also I cannot manage Folders (like delete/rename) etc. I want to know if there is any way to open only Mail apps and not the Dashboard.Peppol: Accept Bill (Belgium)
Hi, This topic might help you if you're facing the same in Belgium. We are facing an issue while accepting a supplier bill received by Peppol in Zoho Books. There is a popup with an error message: This bill acceptance could not be completed, so it wasZoho Books is now integrated with Zoho Checkout
Hello everyone, We're glad to be announcing that Zoho Books is now integrated with Zoho Checkout. With this integration, you can now handle taxes and accounting on your payment pages with ease. An organization you create in Zoho Checkout can be added to Zoho Books and vice-versa. Some of the key features and benefits you will receive are: Seamless sync of customer and invoice data With the end-to-end integration, the customer and invoice details recorded via the payment pages from Zoho CheckoutSync Issue
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Hi All, Given the ability of Zoho Learn to function as a knowledge base / document repository type solution and given the rapid advancements that Zoho is making with Zia LLM, agentic capabilities etc. (not to mention the rapid progress in the broaderNext Page