Zoho Forms : au-delà de la collecte des données

Zoho Forms : au-delà de la collecte des données



Il est reconnu que les formulaires en ligne sont depuis longtemps des outils efficaces pour la collecte de données. Leur potentiel ne se limite toutefois pas à cela. Les organisations, peu importe leur taille, ont tendance à intégrer le processus d'approbation dans leur quotidien. Qu'il s'agisse de demandes de congés, d'achat, de propositions de projets ou de remboursements de frais, les demandes d'approbation peuvent être compliquées à gérer et prendre beaucoup de temps. Les heures passées à rechercher les approbateurs à travers différentes documentations et à s'efforcer de maintenir la transparence peuvent nuire à la productivité et avoir un impact sur l'efficacité globale de votre entreprise.
Cet article montre comment Zoho Forms vous permet de mettre en place et d'automatiser un processus d'approbation au sein de votre organisation. 

Automatiser les approbations en toute simplicité

Un processus d'approbation guide une demande du début à la fin, en s'assurant que toutes les bonnes personnes en prennent connaissance et donnent leur accord. Avant d'aborder les avantages spécifiques de l'utilisation de Zoho Forms pour rationaliser les processus d'approbation, passons rapidement en revue les premières étapes d'une transition fluide vers un processus d'approbation efficace et rationalisé.



  • Identifier les processus d'approbation de votre organisation qui comportent plusieurs étapes. Ce sont ceux qui peuvent bénéficier le plus de l'automatisation.
  • Examiner les critères et exigences spécifiques de chaque processus d'approbation et s'assurer que le système automatisé peut se conformer aux politiques et procédures de votre organisation.
  • Choisir un créateur de formulaires en ligne doté de puissantes capacités d'automatisation qui vous permet de concevoir et de mettre en œuvre facilement des flux de travail d'approbation.
  • Créer des formulaires d'approbation qui capturent toutes les informations nécessaires pour chaque processus.
  • Définir une séquence d'approbateurs pour chaque étape du processus.
  • Garder les approbateurs et les demandeurs dans la boucle en envoyant des notifications.
Comme l'automatisation de l'approbation est un processus itératif, vous devrez évaluer et adapter en permanence vos flux de travail afin d'optimiser l'efficacité et de répondre aux besoins qui se font jour.

En quoi Zoho Forms vous aide-t-il à rationaliser vos processus d'approbation

Zoho Forms vous offre une solution automatisée et efficace pour rationaliser tous vos processus d'approbation grâce à des formulaires d'approbation personnalisés, adaptés à vos besoins. Prenons par exemple le processus d'approbation des demandes d'achat. Au lieu d'avoir à gérer des piles de formulaires papier ou de longues discussions par e-mail, vous pouvez concevoir un formulaire en ligne intuitif qui capture les informations nécessaires à l'achat, telles que les détails du produit, les quantités, les budgets et les justifications. Une fois le formulaire soumis, le processus d'approbation s'enclenche.
 
Avec Zoho Forms, vous pouvez mettre en place des workflows d'approbation automatisés pour transférer les demandes aux responsables des services concernés de votre entreprise. Vous vous assurez ainsi que les bonnes personnes reçoivent les demandes, ce qui élimine les blocages et accélère le processus d'approbation.
  • Créer des workflows d'approbation sans avoir de connaissances en codage.
  • Configurer plusieurs niveaux d'approbation avec des approbateurs désignés au sein de votre organisation.
  • Notifier les approbateurs lorsque de nouvelles entrées de formulaire sont reçues pour revue.
  • Recevoir des mises à jour en temps réel directement dans votre boîte mail à chaque étape du processus d'approbation.
  • Envoyer des e-mails personnalisés aux demandeurs à chaque étape de l'approbation et lors de l'approbation finale ou du refus.
  • Permettre aux approbateurs de donner les raisons de leur décision afin que les autres approbateurs puissent en tenir compte.
  • Faciliter la collaboration entre les approbateurs en autorisant les commentaires et les discussions.
  • Autoriser l'administrateur chargé de l'approbation à approuver ou à refuser les demandes au nom des autres approbateurs.
  • Envoyer un e-mail ou un SMS, ou assigner une tâche, lorsqu'un ensemble défini de conditions sont remplies lors de l'approbation finale ou du refus. Par exemple, si une demande de dépense dépassant un certain montant est approuvée, vous pouvez envoyer un e-mail aux responsables concernés, afin qu'ils soient informés des dépenses importantes qui requièrent leur attention.
  • Intégrer des formulaires dès l'approbation des données qui y sont saisies.
  • Mettre en place un workflow d'approbation en ligne ou hors ligne grâce à l'application mobile de Zoho Forms.

Les cas d'utilisation du workflow d'approbation des formulaires

Les workflows d'approbation de formulaires sont courants dans les entreprises et les organisations qui ont besoin de collecter des données, puis de les examiner et de les approuver avant de les traiter. Voici quelques exemples d'utilisation des workflows d'approbation de formulaires :

Onboarding des employés

Dans les organisations où toutes les activités administratives sont gérées par une seule personne ou qui n'ont pas encore mis en place une division RH, le responsable peut utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les informations concernant les nouveaux employés, telles que les données personnelles, la fonction et le service, puis envoyer le formulaire pour approbation aux responsables ou chefs d'équipe concernés avant que l'employé ne puisse être officiellement intégré dans l'entreprise.

Demandes de congé

Les organisations peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les demandes de congé des employés, y compris le type de congé, les dates et les raisons. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux responsables concernés avant que le congé ne soit autorisé.

Demandes d'achat

Les entreprises peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les demandes d'achat des employés, en indiquant les articles, les quantités et les budgets. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux responsables ou chefs de service concernés avant que l'achat ne soit autorisé.

Rapports de dépenses

Les entreprises peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les notes de frais des employés, y compris les dépenses telles que les voyages, l'hébergement et les repas. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux responsables concernés ou au personnel comptable avant que les dépenses puissent être remboursées.

Demandes de services

Les prestataires de services peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour recueillir les demandes de services des clients, y compris le type de service, l'étendue et le budget. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux chefs de projet ou au personnel chargé de la prestation de services avant que le service puisse être lancé.
 
 
Utilisez-vous Zoho Forms dans votre organisation ? Partagez avec nous dans les commentaires comment vous utilisez Zoho Forms à différentes fins dans votre organisation.

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                                                              Bonjour à tous,   Vous aimez travailler avec Zoho CRM Plus ? Et bien vous avez maintenant la possibilité de le recommander autour de vous pour aider votre réseau à améliorer son expérience client. Et bien sur c'est gagnant-gagnant ! Comment cela fonctionne

                                                            • Découvrez Zoho Workplace

                                                              Bonjour à tous ! Un domaine personnalisé est devenu une nécessité absolue, non seulement pour les grandes entreprises, mais aussi pour les petites ou, dans certains cas, les familles. Nous avons toujours pensé que se lancer ne devrait pas coûter cher,

                                                            • Découvrez Zoho Learn

                                                              Bonjour à tous, Nous sommes très heureux de vous présenter Zoho Learn ! Commençons par vous expliquer ce qu'est Zoho Learn et comment il peut vous accompagner dans vos processus de formation. Qu'est-ce que Zoho Learn ? Zoho Learn est une solution complète


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                                                                                          Create visually engaging stories with Zoho Show.

                                                                                          Get Started Now


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                                                                                              Writer is a powerful online word processor, designed for collaborative work.

                                                                                                Zoho CRM コンテンツ



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                                                                                                                The new Assembly module has a counter-intuitive behavior that ought to be corrected. When an Assembly is ready to be entered, there are two options given, the blue-highlighted "Assemble" and the gray "Save as Draft". This correctly implies that the normal

                                                                                                              • Mapping a new Ticket in Zoho Desk to an Account or Deal in Zoho CRM manually

                                                                                                                Is there any way for me to map an existing ticket in Zoho desk to an account or Deal within Zoho CRM? Sometimes people use different email to put in a ticket than the one that we have in the CRM, but it's still the same person. We would like to be able

                                                                                                              • Cliq iOS can't see shared screen

                                                                                                                Hello, I had this morning a video call with a colleague. She is using Cliq Desktop MacOS and wanted to share her screen with me. I'm on iPad. I noticed, while she shared her screen, I could only see her video, but not the shared screen... Does Cliq iOS is able to display shared screen, or is it somewhere else to be found ? Regards

                                                                                                              • How to Move Behavior, Acquisition, Polls & Forms Data from Zoho PageSense to Zoho Analytics?

                                                                                                                Hi Zoho Community, I'm looking for a way to transfer data from Zoho PageSense to Zoho Analytics, specifically: Behavioral data (clicks, scrolls, heatmaps, etc.) Acquisition data (traffic sources, campaigns, etc.) Polls and forms data As far as I can tell:

                                                                                                              • Why can't I see images uploaded by other users in the Library for Campaigns

                                                                                                                We are several users of zoho Campaign. I have uploaded visuals of our company, but my team members can't see them.

                                                                                                              • zoho sheet stuck

                                                                                                                I Need help. ZOHO sheets stuck on the loading screen. I've already deleted the system cache and cookies of my browser (google chrome) but it's still not opening. 

                                                                                                              • Tip of the Week #78 – Cut response time with multichannel shared inboxes

                                                                                                                If you’ve ever felt your team juggling between multiple email accounts, social pages, and chat apps just to reply to customers, you’re not alone. Managing conversations in multiple channels can quickly turn messy. Important messages across inboxes, replies

                                                                                                              • Need a way to run a client script longet than 10 seconds

                                                                                                                By The Grace of G-D. Hi, Currently, Client Scripts are Timing out at 10 seconds. We have complex logics that needs more time. Can you add a feature request to increase the timeout?

                                                                                                              • Exciting Updates to the Kiosk Studio Feature in Zoho CRM!

                                                                                                                Hello Everyone, We are here again with a series of new enhancements to Kiosk Studio, designed to elevate your experience and bring even greater efficiency to your business processes. These updates build upon our ongoing commitment to making Kiosk a powerful

                                                                                                              • FSM Improvement Idea - Show an Import button when there is no data

                                                                                                                I am setting up FSM for a client and I noticed that there is no option to import data, see screenshot below. Even when you click Create Contact there is only an option to Import from Zoho Invoice. It is only after you add at lease 1 record that the Import

                                                                                                              • Unable to Send Different Email Templates for Different Documents in Zoho Sign

                                                                                                                Hello Zoho Community, I am facing a limitation with Zoho Sign regarding email notifications sent to customers when a document is sent for signing. Currently, whenever I send any template/document for signing, the email notification that goes to the customer

                                                                                                              • Timeline Tracking Support for records updates via module import and bulk write api

                                                                                                                Note: This update is currently available in Early Access and will soon be rolled out across all data centers (DCs) and for all editions of Zoho CRM. The update will be available to all users within your organization, regardless of their profiles or roles.

                                                                                                              • UI Improvement - Ability to Collapse Flow

                                                                                                                The UI for Flow is generally pretty good. However, when multiple decision trees are used, the layout can get pretty convoluted and hard-to-follow (see one of my Flows below): In these cases, even the auto-arrange fails to make this something that a normal

                                                                                                              • Tasks Statuses

                                                                                                                Hi, The task status "Completed" is a final status which closes the task. We need to have a status "Cancelled". However, when the status is set to "Cancelled", the task prompt still has a blue button to Close Task. When the customer clicks that and closes

                                                                                                              • Add Lookup Field in Tasks Module

                                                                                                                Hello, I have a need to add a Lookup field in addition to the ones that are already there in the Tasks module. I've seen this thread and so understand that the reason lookup fields may not be part of it is that there are already links to the tables (

                                                                                                              • Create New Tasks Layout in CRM

                                                                                                                I am able to do this in Leads, Contacts, Meetings, Calls - every other module, but cannot create a new layout in tasks. I have the appropriate access but it's simply not appearing as an option. Only "Standard" option shows. Please help!

                                                                                                              • Whatsapp Connection Status still "Pending" after migration

                                                                                                                Hello, I migrated my WhatsApp API to Zoho from another provider a day ago. So far the connection status is still “Pending”. There is a problem? How long does it usually take?

                                                                                                              • Using IMAP configuration for shared email inboxes

                                                                                                                Our customer service team utilizes shared email boxes to allow multiple people to view and handle incoming customer requests. For example, the customer sends an email to info@xxxx.com and multiple people can view it and handle the request. How can I configure

                                                                                                              • Auto-sync field of lookup value

                                                                                                                This feature has been requested many times in the discussion Field of Lookup Announcement and this post aims to track it separately. At the moment the value of a 'field of lookup' is a snapshot but once the parent lookup field is updated the values diverge.

                                                                                                              • Zoho Recruit Subscription

                                                                                                                Hello Zoho Recruit Team, Good day! I would like to inquire about your recruitment subscription plans and would also like to verify the current subscription our company is enrolled in under Zoho Recruit. Thank you, and I look forward to your response.

                                                                                                              • Keyboard shortcut M key

                                                                                                                I'm trying to customize my keyboard shortcuts and assign the "m" key. But it says the key is already assigned. I've looked through all my shortcuts and can't see any assigned "m". When I select an email and press the M key, nothing happens. What is the

                                                                                                              • Is it possible to create a meeting in Zoho Crm which automatically creates a Google Meet link?

                                                                                                                We are using Google's own "Zoho CRM for Google" integration and also Zoho's "Google Apps Sync" tools, but none of them provide us with the ability to create a meeting in Zoho CRM that then adds a Google Meet link into the meeting. Is this something that

                                                                                                              • Ensure Consistent Service Delivery with Comprehensive Job Sheets

                                                                                                                We are elated to announce that one of the most requested features is now live: Job Sheets. They are customizable, reusable forms that serve as a checklist for the services that technicians need to carry out and as a tool for data collection. While on

                                                                                                              • Bill automation in Zoho Books

                                                                                                                Hi I am looking for 3rd-party options for bill automation in zoho which are economical and preferably have accurate scanning. What options do I have? Zoho's native scanning is a bit pricey

                                                                                                              • Automatic Portal invite

                                                                                                                We have numerous customers we move through a blueprint in deals, when they get to a certain point we need to give them portal access, how can this be done through deluge or a workflow? Latest Update (December 2025): The option to automate portal invitations

                                                                                                              • Marketer's Space: Why mobile optimization deserves a place in your email strategy

                                                                                                                Hello Marketers, Welcome back to Marketer's Space! Today, we'll talk about the importance of creating mobile-friendly email designs. While mobile phones were once used only to make phone calls, today they're used for almost everything, including texting,

                                                                                                              • Enhancements in Canvas

                                                                                                                Dear All, Greetings! Canvas lets you design the record details page to suit your brand or business preferences. We are glad to introduce the following enhancements to uplift your design experience. Reusable Components Style Presets Let's go! Reusable

                                                                                                              • Introducing Dark Mode / Light Mode : A New Look For Your CRM

                                                                                                                Hello Users, We are excited to announce a highly anticipated feature - the launch of Day, Night and Auto Mode implementation in Zoho CRM's NextGen user interface! This feature is designed to provide a visually appealing and comfortable experience for

                                                                                                              • ABN with Legal Entity Name

                                                                                                                Hi, How can I execute this? The ABN number is entered in Accounts Module and ideally, it should display or suggest the correct Legal Entity Name based on the ABN lookup. ex. Account Name: JPG Resources ABN Number: 65 067 761 871 Legal Entity Name: (auto

                                                                                                              • Zoho Cliq not working on airplanes

                                                                                                                Hi, My team and I have been having this constant issue of cliq not working when connected to an airplane's wifi. Is there a reason for this? We have tried on different Airlines and it doesn't work on any of them. We need assistance here since we are constantly

                                                                                                              • Unify Overlapping Functionalities Across Zoho Products

                                                                                                                Hi Zoho One Team, We would like to raise a concern about the current overlap of core functionalities across various Zoho applications. While Zoho offers a rich suite of tools, many applications include similar or identical features—such as shift management,

                                                                                                              • Detailed Account Reports - Add Running Balance

                                                                                                                When one clicks into an account from a report (say P/L or Balance Sheet), the default reports have the Debit, Credit, and then the Amount. The Amount column (last one) is duplicate information. It would be far better and fit more peoples' use cases if

                                                                                                              • Issue: Ticket Export Does Not Include Ticket Threads

                                                                                                                Dear Zoho Desk Support Team, I hope you’re doing well. I wanted to bring to your attention that the current ticket export feature in Zoho Desk does not seem to include the ticket threads or conversation history. When exporting tickets, only the summary

                                                                                                              • Pushover Notification Module

                                                                                                                Hello, it would be good if there would be a "Pushover" (https://pushover.net/) module besides the standard SMS module. Pushover is now very well known, especially in IT, and is becoming more and more popular. The biggest advantage are the customizable

                                                                                                              • Forward - no Ticket Number

                                                                                                                Hello, when I send an email to Zoho Desk via Reply or Reply All, the ticket number is in the subject line. But if I use forward then not. Is there an option to change this? We often forward e-mails and a reply to this will of course create a new ticket

                                                                                                              • Checkout: Adding Images

                                                                                                                Hello everyone, I’m trying to add a small GoGreen logo in the shipping section of the checkout to promote our sustainable shipping. While I can insert text without any issues, it seems that adding images is not supported in this area. Is there currently

                                                                                                              • Sortie de Zoho TABLE ??

                                                                                                                Bonjour, Depuis bientôt 2 ans l'application zoho table est sortie en dehors de l'UE ? Depuis un an elle est annoncée en Europe Mais en vrai, c'est pour quand exactement ??

                                                                                                              • [solved] #original_sender trick not working for us

                                                                                                                Hello community ! We really like DESK.. it's working like a charm for us but I have a request. Some users are sending emails personnaly to me (instead of using the support adress).. and I saw there was a possibilty to use : #original_sender {mail@mail.com}

                                                                                                              • SalesIQ Chat Notifications

                                                                                                                I am the admin of our salesIQ implementation. About two weeks ago, I started hearing/seeing notification for ALL chats messages from monitored agents/chat participants. I don't need to see these, we have a manager who deals with this. I can't stop the

                                                                                                              • Correlated subqueries not supported in Zoho Analytics. This creates huge limitations

                                                                                                                Running into a major limitation in Zoho Analytics: correlated subqueries simply don’t work, even in completely standard SQL patterns inside a JOIN. Example: LEFT JOIN "Bills" b ON d."Id" = b."Deal ID" AND EXISTS ( SELECT 1 FROM "Bill

                                                                                                              • Next Page