Zoho Forms : au-delà de la collecte des données

Zoho Forms : au-delà de la collecte des données



Il est reconnu que les formulaires en ligne sont depuis longtemps des outils efficaces pour la collecte de données. Leur potentiel ne se limite toutefois pas à cela. Les organisations, peu importe leur taille, ont tendance à intégrer le processus d'approbation dans leur quotidien. Qu'il s'agisse de demandes de congés, d'achat, de propositions de projets ou de remboursements de frais, les demandes d'approbation peuvent être compliquées à gérer et prendre beaucoup de temps. Les heures passées à rechercher les approbateurs à travers différentes documentations et à s'efforcer de maintenir la transparence peuvent nuire à la productivité et avoir un impact sur l'efficacité globale de votre entreprise.
Cet article montre comment Zoho Forms vous permet de mettre en place et d'automatiser un processus d'approbation au sein de votre organisation. 

Automatiser les approbations en toute simplicité

Un processus d'approbation guide une demande du début à la fin, en s'assurant que toutes les bonnes personnes en prennent connaissance et donnent leur accord. Avant d'aborder les avantages spécifiques de l'utilisation de Zoho Forms pour rationaliser les processus d'approbation, passons rapidement en revue les premières étapes d'une transition fluide vers un processus d'approbation efficace et rationalisé.



  • Identifier les processus d'approbation de votre organisation qui comportent plusieurs étapes. Ce sont ceux qui peuvent bénéficier le plus de l'automatisation.
  • Examiner les critères et exigences spécifiques de chaque processus d'approbation et s'assurer que le système automatisé peut se conformer aux politiques et procédures de votre organisation.
  • Choisir un créateur de formulaires en ligne doté de puissantes capacités d'automatisation qui vous permet de concevoir et de mettre en œuvre facilement des flux de travail d'approbation.
  • Créer des formulaires d'approbation qui capturent toutes les informations nécessaires pour chaque processus.
  • Définir une séquence d'approbateurs pour chaque étape du processus.
  • Garder les approbateurs et les demandeurs dans la boucle en envoyant des notifications.
Comme l'automatisation de l'approbation est un processus itératif, vous devrez évaluer et adapter en permanence vos flux de travail afin d'optimiser l'efficacité et de répondre aux besoins qui se font jour.

En quoi Zoho Forms vous aide-t-il à rationaliser vos processus d'approbation

Zoho Forms vous offre une solution automatisée et efficace pour rationaliser tous vos processus d'approbation grâce à des formulaires d'approbation personnalisés, adaptés à vos besoins. Prenons par exemple le processus d'approbation des demandes d'achat. Au lieu d'avoir à gérer des piles de formulaires papier ou de longues discussions par e-mail, vous pouvez concevoir un formulaire en ligne intuitif qui capture les informations nécessaires à l'achat, telles que les détails du produit, les quantités, les budgets et les justifications. Une fois le formulaire soumis, le processus d'approbation s'enclenche.
 
Avec Zoho Forms, vous pouvez mettre en place des workflows d'approbation automatisés pour transférer les demandes aux responsables des services concernés de votre entreprise. Vous vous assurez ainsi que les bonnes personnes reçoivent les demandes, ce qui élimine les blocages et accélère le processus d'approbation.
  • Créer des workflows d'approbation sans avoir de connaissances en codage.
  • Configurer plusieurs niveaux d'approbation avec des approbateurs désignés au sein de votre organisation.
  • Notifier les approbateurs lorsque de nouvelles entrées de formulaire sont reçues pour revue.
  • Recevoir des mises à jour en temps réel directement dans votre boîte mail à chaque étape du processus d'approbation.
  • Envoyer des e-mails personnalisés aux demandeurs à chaque étape de l'approbation et lors de l'approbation finale ou du refus.
  • Permettre aux approbateurs de donner les raisons de leur décision afin que les autres approbateurs puissent en tenir compte.
  • Faciliter la collaboration entre les approbateurs en autorisant les commentaires et les discussions.
  • Autoriser l'administrateur chargé de l'approbation à approuver ou à refuser les demandes au nom des autres approbateurs.
  • Envoyer un e-mail ou un SMS, ou assigner une tâche, lorsqu'un ensemble défini de conditions sont remplies lors de l'approbation finale ou du refus. Par exemple, si une demande de dépense dépassant un certain montant est approuvée, vous pouvez envoyer un e-mail aux responsables concernés, afin qu'ils soient informés des dépenses importantes qui requièrent leur attention.
  • Intégrer des formulaires dès l'approbation des données qui y sont saisies.
  • Mettre en place un workflow d'approbation en ligne ou hors ligne grâce à l'application mobile de Zoho Forms.

Les cas d'utilisation du workflow d'approbation des formulaires

Les workflows d'approbation de formulaires sont courants dans les entreprises et les organisations qui ont besoin de collecter des données, puis de les examiner et de les approuver avant de les traiter. Voici quelques exemples d'utilisation des workflows d'approbation de formulaires :

Onboarding des employés

Dans les organisations où toutes les activités administratives sont gérées par une seule personne ou qui n'ont pas encore mis en place une division RH, le responsable peut utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les informations concernant les nouveaux employés, telles que les données personnelles, la fonction et le service, puis envoyer le formulaire pour approbation aux responsables ou chefs d'équipe concernés avant que l'employé ne puisse être officiellement intégré dans l'entreprise.

Demandes de congé

Les organisations peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les demandes de congé des employés, y compris le type de congé, les dates et les raisons. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux responsables concernés avant que le congé ne soit autorisé.

Demandes d'achat

Les entreprises peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les demandes d'achat des employés, en indiquant les articles, les quantités et les budgets. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux responsables ou chefs de service concernés avant que l'achat ne soit autorisé.

Rapports de dépenses

Les entreprises peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour collecter les notes de frais des employés, y compris les dépenses telles que les voyages, l'hébergement et les repas. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux responsables concernés ou au personnel comptable avant que les dépenses puissent être remboursées.

Demandes de services

Les prestataires de services peuvent utiliser des workflows d'approbation de formulaires pour recueillir les demandes de services des clients, y compris le type de service, l'étendue et le budget. Le formulaire peut ensuite être envoyé pour approbation aux chefs de projet ou au personnel chargé de la prestation de services avant que le service puisse être lancé.
 
 
Utilisez-vous Zoho Forms dans votre organisation ? Partagez avec nous dans les commentaires comment vous utilisez Zoho Forms à différentes fins dans votre organisation.

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                                                              Bonjour à tous,   Vous aimez travailler avec Zoho CRM Plus ? Et bien vous avez maintenant la possibilité de le recommander autour de vous pour aider votre réseau à améliorer son expérience client. Et bien sur c'est gagnant-gagnant ! Comment cela fonctionne

                                                            • Découvrez Zoho Workplace

                                                              Bonjour à tous ! Un domaine personnalisé est devenu une nécessité absolue, non seulement pour les grandes entreprises, mais aussi pour les petites ou, dans certains cas, les familles. Nous avons toujours pensé que se lancer ne devrait pas coûter cher,

                                                            • Découvrez Zoho Learn

                                                              Bonjour à tous, Nous sommes très heureux de vous présenter Zoho Learn ! Commençons par vous expliquer ce qu'est Zoho Learn et comment il peut vous accompagner dans vos processus de formation. Qu'est-ce que Zoho Learn ? Zoho Learn est une solution complète


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                                                                                                Zoho CRM コンテンツ








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                                                                                                      ご検討中の方




                                                                                                            • Recent Topics

                                                                                                            • Can we embed a Kanban Type of report using iframe too?

                                                                                                              I tried embedding a report as iFrame but it only appear as List View. It would be helpful if can also embed a Kanban Type of report.

                                                                                                            • Weekly Tips : Save Time with Saved Search

                                                                                                              Let's assume your work requires you to regularly check emails from important clients that have attachments and were sent within a specific time period. Instead of entering the same conditions every time—like sender, date range, and attachments included—you

                                                                                                            • Big Things Just Dropped in the SalesIQ Universe: Top Upgrades You’ll Love in Nova’25

                                                                                                              Nova'25 has landed, and it’s packed with meaningful upgrades to help you engage smarter, work faster, and scale with ease. Whether you're into proactive messaging, smarter automation, or better admin control, there's something here for everyone. Here's

                                                                                                            • Hidden Fields with Data Pre-Population and Notification Integration in Zoho Bookings Forms

                                                                                                              Dear Zoho Bookings Support Team, We'd like to propose a feature enhancement for Zoho Bookings forms that would improve data management and workflow efficiency: the ability to create hidden fields with pre-populated data. Current Functionality: Zoho Bookings

                                                                                                            • Tip #37 – How to ensure compliance and accountability using Advanced Session Audit – ‘Insider Insights’

                                                                                                              Hello Zoho Assist Community! This week we will be discussing how to strengthen your remote support operations with better visibility and control. Let’s say your support team handles a growing number of remote sessions each day. At the end of the week,

                                                                                                            • Replace an existing zoho show file with an uploaded one.

                                                                                                              For Zoho WorkDrive Upload API method, I have override-name-exist option, which I can use like this: curl https://www.zohoapis.eu/workdrive/api/v1/upload \ -F "filename=mypres.pptx" \ -F "parent_id=j3tzq1ae09c0cd91540df8d01670af05b657e" \ -F "override-name-exist=true"

                                                                                                            • Tip of the Week #66– Use internal comments to collaborate and resolve issues faster!

                                                                                                              Ever found yourself stuck on a customer query because you needed inputs from your teammate? Or sent a reply too soon and realized later that someone else on your team had a better context? When you rely on back-and-forth messages in external chats or

                                                                                                            • Using Zoho One to manage two (or more) businesses

                                                                                                              We are one company that operates two business, a scenario that Zoho One doesn't really seem to handle very well, and one which I can't imagine is at all unique to us! (It is basically designed to facilitate branding and use for one business only per subscription).

                                                                                                            • Skip order confirmation step in commerce?

                                                                                                              We have a store to sell products that are not shipped to a customer. Right now, when the order is placed, we have to manually 'confirm' the order so the sales order can convert to an invoice and charge the customer.  Is there a way to skip the manual

                                                                                                            • Free Shipping Coupon - Zoho Commerce

                                                                                                              I love the Zoho platform. Zoho Commerce is no exception; however, I'm struggling with a few common features I cannot find or are missing that I hope someone can help me with. Is there a way to create a coupon code for free shipping?

                                                                                                            • Is there a way to link an item to a liability account?

                                                                                                              I collect customer deposits for certain services and hold them in a liability account. However, Zoho Books doesn't let you create an item and assign it to a liability account so how do I create an invoice with an item that records it as a deposit into

                                                                                                            • Select a balance sheet account when creating an invoice

                                                                                                              Hi, it would be very helpfull to be able to select a balance sheet account when invoicing clients. We bill 30% of the job at signing and we would like to add to deferred revenues.  I have to create a transit revenue account and then tranfer to the right

                                                                                                            • How to work out commission in zoho commerce based on coupons

                                                                                                              HI There Is there any way to produce report based on coupon name in zoho commerce We need to pay commission to various channels who are helping us to increase the online sales so we have number dedicated coupons assigned to the above mentioned channels

                                                                                                            • Request for Subform Styling Feature in Zoho CRM Canvas

                                                                                                              Dear Zoho CRM Team, We have observed that in the Zoho CRM Canvas view, it is currently not possible to set presets or manage the styles of subform fields. Additionally, the ability to edit subform data directly within the Canvas view appears to be limited

                                                                                                            • How to Delete Old Tasks/Streams Assigned by Deactivated Users? 'Operation Not Permitted' Error

                                                                                                              Hello, I’m using Zoho Mail and have several old tasks assigned to me in Tasks and Streams. These tasks were created by former employees whose accounts are now deactivated. When I try to delete these tasks, I get an "Operation Not Permitted" error. These

                                                                                                            • Zoho Books - Sales Person Contact Details on Quotes

                                                                                                              Hi Zoho Books Team, I've had various clients ask me about showing the phone number and email of the sales person on Quotes to help eliminate any barriers to closing sales. When I tell them that it is not possible they are always surprised and say something

                                                                                                            • Related products category instead recommended products.

                                                                                                              Hi there, It is possible to show related products of the same category (as it works in the rest of the ecommerce) instead of showing recommended products.

                                                                                                            • Uploading PDF files

                                                                                                              How do I upload a PDF file to my ZOHO site?

                                                                                                            • How to send invoices to 2 emails?

                                                                                                              Hi! We are sending invoices to the "Customer email" field that is defined Zoho Books and is obtained/synced from a custom email field in Zoho CRM. But in some clientes, the invoices have to be sent to 2 emails and we are wondering how this could be accomplished.

                                                                                                            • It returns 1 record

                                                                                                              Var1= Tools_Request[Liability_Receipt == input.Liability_No]; for each rec in Var1.Tool_Request_Description { Var2= (ET_Inventory[SKU == rec.Tools_SKU].SKU).getAll(); } info call for Var2 It only fetch 1 record On record file

                                                                                                            • Narrative 5: The essential role of SLAs

                                                                                                              Behind the scenes of a successful ticketing system - BTS Series Narrative 5: The essential role of SLAs Every organization that interacts with customers establishes a timeframe within which agents should respond to queries as part of a service level agreement

                                                                                                            • Nextdoor Integration

                                                                                                              Does Zoho social work with Nextdoor? www.nextdoor.com? Are there any plans for an integration?

                                                                                                            • My email sending has beed blocked due to high bounce rate. NEED HELP

                                                                                                              User ID: 886739811 Dear Zoho Team, I hope this message finds you well. My account (User ID: 886739811) was blocked from sending emails last week due to an unusually high bounce rate. This spike was caused by a bot attack on our platform, which led to

                                                                                                            • Can Zoho CRM Emails be used in Zoho Analytics in any capacity?

                                                                                                              We're wanting to display details about Lead Activity in regular reports through Zoho Analytics but we're having difficulty integrating Emails at all. We'd like to be able to note when an email is received and when it is sent somewhere other than just

                                                                                                            • WorkDrive Just Got Smarter: Introducing Zoho AI in WorkDrive!

                                                                                                              We're all looking for ways to work smarter, not harder, right? If you've been dabbling in the Zoho ecosystem, chances are you've bumped into Zia, Zoho's intelligent assistant that's quietly revolutionizing how we tackle our daily tasks. Meet Zia: Zoho’s

                                                                                                            • IF Statement in Zoho CRM Formula Field

                                                                                                              Hi, I am attempting to write a formula field that will give me one result if one statement AND another statement are true, then a different value if the first statement AND a different statement are true, else 0. Stated differently: if account = destination

                                                                                                            • Scheduled Maintenances

                                                                                                              Hi, Why is adding scheduled maintenance so arduous. It should be a simple process and take very little time for basically a recurring job. Creating 3 records with similar data seems crazy to me. Is there a easy way to do this? I have to create hundreds

                                                                                                            • Subform Fields for Form Rules & Subform Fields as a Condition with Form Fields as the Action

                                                                                                              Hi, The Subform in Field Rules is great, but it is missing completley from Form Rules and it lacks being able to have Subform Fields in the Condition while having Form Fields in the Action, it works the other way around. Thanks Dan

                                                                                                            • Power of Automation :: Implementing Deadline-Based Task Scoring with Custom Fields

                                                                                                              Hello Everyone, A custom function is a software code that can be used to automate a process and this allows you to automate a notification, call a webhook, or perform logic immediately after a workflow rule is triggered. This feature helps to automate

                                                                                                            • Zoho Forms - Subform Integration with Zoho CRM?

                                                                                                              I created a form in Zoho Forms that includes a sub-form for information that I want to integrate with the CONTACTS module. I am unable to find a way integrate/map the fields in the sub-form with the Contacts module in Zoho CRM. Is there a way to do this

                                                                                                            • Filter by user in Pivot Chart

                                                                                                              I have a Pivot chart where the data should be filtered by user. The user enters the system and should see only the data that correspond to it. Can anyone help me?

                                                                                                            • Is ZeptoMail Still Supported? No Response to API Query in Over a Week

                                                                                                              Is ZeptoMail Still Supported? No Response to API Query in Over a Week I’m posting here to express my growing frustration and concern over the lack of professionalism I’ve experienced with Zoho's ZeptoMail support. On July 21st, I received a response asking

                                                                                                            • Add ID to the recycling bin page

                                                                                                              Feature request to add the ID to the recycling bin page. This would be helpful for reference when trying to recover things. This is the long zoho ID for each item. - ticket ID - contact ID - account ID - etc.

                                                                                                            • Remove System Defined Ticket Layout

                                                                                                              Hi ZohoDesk, I have created a new Ticket Layout and made it the default and I want to remove the original default one so there is only one to choose from. It won't allow me to do this, or go into the options and take the tick out of the show in Help Center.

                                                                                                            • ZOHOLICS Japan 2025 開催のお知らせ

                                                                                                              ユーザーの皆さま こんにちは、Zoho コミュニティチームの中野です。 年に一度の自社最大イベント、「ZOHOLICS Japan 2025」（ゾーホリクス）の開催が決定しましたので、こちらでお知らせします。 今年の開催回は、特別ゲストやZoho のエキスパートが、 最新のDX事情や皆さまのビジネスプロセス改善、業績アップのヒントとなる情報をお届けします。 Zoho コミュニティからは、Zoho Championの西尾さん（@西尾　真言）、 コミュニティアンバサダープログラム（ZCAP）メンバーの箕輪さんにご登壇いただき、

                                                                                                            • Unable to connect Zoho Learn to other Zoho Tools

                                                                                                              Hello Zoho, Can you work on Zoho Learn. I am unable to connect it with other Zoho tools like Zoho people or even Zoho SalesiQ. This is needed, especially if I am connect Ai to my systems. Please work on connecting your applications better, especially

                                                                                                            • Chatbot for Urdu language

                                                                                                              Hello, I have successfully set up Zoho Desk and integrated it with Moodle using ASAP. I am now looking for a chatbot that supports the Urdu language to enhance student support. My goal is to enable the chatbot within ASAP so that students can ask questions,

                                                                                                            • Multi Level Hierarchical Query

                                                                                                              Hi guys I have a situation where i am trying to extract the descendants of a particular entry. So long story short, i have the Account table with Agency (A) id = 1, and that has child Agency (B) id = 2. This child agency (B) has a child agency (C) id

                                                                                                            • AI-Powered Grouping and Tagging of Related Issues and Tasks in Zoho Projects

                                                                                                              Dear Zoho Projects Team, Greetings, We would like to suggest a feature that would greatly enhance how we manage feature requests and bug reports submitted through the Zoho Desk to Zoho Projects integration. Use Case: Our support agents handle customer

                                                                                                            • How to change side bar from dark mode to light mode?

                                                                                                              The side bar on the left side in workdrive doesn't appear to have a way to fix it from dark mode - is there a way to? I can't read in dark mode without excessive headaches, and I would really like to be able to see while I have workdrive open, as workdrive

                                                                                                            • Next Page