Optimiser le dossier d'équipe au sein de WorkDrive - 2e partie
La tâche de l'administrateur est de fournir l'accès juste aux bonnes personnes sans entraver l'accès aux documents quotidiens. Découvrons comment WorkDrive vous offre la possibilité d'optimiser les différentes tâches exécutées dans le dossier de l'équipe.
Éliminer les copies multiples d'un même document
L'une des façons d'éliminer les copies multiples d'un même document est la fonction de versions de la suite Zoho Office. Cela vous permet de
- Accéder à l'ancienne version du document, sans créer plusieurs documents.
- Connaître les modifications apportées au document.
- Créer un document individuel à partir de n'importe quelle version.
Contrôler l'accès aux fichiers
Pour empêcher d'autres utilisateurs de modifier un fichier, il suffit de le verrouiller. Une fois prêt à collaborer à nouveau, reprenez le fichier.
Bon à savoir
- Un utilisateur doit au moins avoir un accès d'édition au fichier pour pouvoir l'extraire (le verrouiller).
- Lorsqu'un fichier est verrouillé dans un dossier d'équipe, les membres ayant un rôle d'organisateur ou d'administrateur peuvent le déverrouiller.
Extraire un fichier
- Sélectionnez un fichier dans "Mes dossiers" ou "Dossier d'équipe".
- Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'actions en haut, sélectionnez "Extraire" dans la liste déroulante ou encore, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Extraire".
- L'onglet Versions du fichier s'ouvre dans un nouvel écran, cliquez sur "Extraire". Lorsque vous avez extrait un fichier, vos collaborateurs ne peuvent pas le modifier ni voir les modifications que vous avez apportées.
Pour récupérer un fichier
- Sélectionnez un document extrait, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Archiver"
- L'onglet Versions du fichier s'ouvre, ajoutez des notes de version pour référence ultérieure.
- Vérifier pour permettre à vos collaborateurs de voir les modifications que vous avez apportées.
Organiser le dossier d'équipe
Vous avez créé un fichier dans le mauvais dossier d'équipe ? Vous souhaitez partager un document de votre dossier personnel à un dossier d'équipe ? Ou vous voulez simplement organiser vos fichiers ? Ne vous inquiétez pas, la fonction "Déplacer et copier" de WorkDrive vous aide à le faire sans perdre les données et sans les inconvénients du téléchargement.
Bon à savoir
- Seuls les Organisateurs et Administrateurs d'un dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers dans le dossier d'équipe.
- Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des documents de leur dossier d'équipe vers leurs "Mes Dossiers".
- Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de l'un vers un autre. Il doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier d'équipe de destination.
- Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de ce dossier d'équipe vers un dossier partagé. Ils doivent avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de destination.
- Pour copier des fichiers et des dossiers au sein d'un dossier d'équipe, vous devez être membre du dossier d'équipe et avoir au moins le rôle d'éditeur.
- Pour copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe vers Mes Dossiers, vous devez être un membre du dossier d'équipe et disposer de n'importe quel rôle.
- Un membre avec n'importe quel rôle dans un dossier d'équipe peut copier des fichiers vers un autre. Le membre doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de l'équipe de destination.
- Vous pouvez copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe auquel vous avez un rôle quelconque vers un dossier partagé auquel vous avez au moins le rôle d'éditeur.
Afficher les propriétés du fichier
Sachez tout sur un fichier dans Zoho WorkDrive en visualisant ses propriétés. Découvrez comment visualiser les informations générales, les versions, l'activité et les statistiques d'accès d'un fichier.
- Sélectionnez un fichier dans le dossier de l'équipe.
- Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'action en haut.
L'onglet Informations générales affiche les informations suivantes du fichier ;
- Format du fichier
- Utilisateur qui a créé le fichier et la date de création
- Utilisateur qui a modifié le fichier et la date de modification
- Taille (taille de la dernière version du fichier)
- Stockage utilisé (stockage total utilisé par les différentes versions du fichier)
- Lien permanent (lien d'accès au fichier)
- Nombre de commentaires
- Nombre de vues
- Nombre de téléchargements
Sous l'onglet Versions, vous pouvez consulter la liste des versions du fichier. La taille et les notes de la version du fichier sont également indiquées.
Cliquez sur l'icône des trois points verticaux sur une version de fichier. Vous pouvez faire les actions suivantes à partir de là :
- Restaurer la version comme version principale
- Télécharger la version
- Afficher un aperçu de la version
- Enregistrer la version comme un nouveau fichier
- Supprimer la version
Bon à savoir
- Pour les dossiers d'équipe privés, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour voir les versions d'un fichier.
- Pour les dossiers d'équipe publics, tout membre du dossier d'équipe peut visualiser les versions d'un fichier.
- Pour les fichiers partagés, tout membre de l'équipe peut visualiser les versions de ces fichiers.
L'onglet Activité vous permet de voir toutes les activités sur le dossier par vous et vos collaborateurs, en fonction de la date et de l'heure.
Bon à savoir
- Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour afficher l'activité d'un dossier.
- Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour visualiser les activités sur ces fichiers.
Les statistiques d'accès avancées d'un fichier vous permettent de voir qui a accédé à votre fichier (membres de l'équipe et utilisateurs externes) et quelles actions ils ont effectuées (nombre de consultations et de téléchargements).
- Sous accès global, vous pouvez voir le nombre de membres de l'équipe et d'utilisateurs externes qui ont accédé au fichier, ainsi que leur nombre total de consultations et de téléchargements.
- Le lien permanent ou lien de partage externe vous affiche le nombre total correspondant de consultations et de téléchargements pour le fichier.
- Cliquez sur Permalink pour afficher la liste des membres de l'équipe qui ont accédé au fichier, ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
- Cliquez sur un lien de partage externe pour afficher la liste des utilisateurs externes qui ont accédé au fichier ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
Bon à savoir
- Dans le cas d'un lien de partage externe, si les données de l'utilisateur telles que le nom, le numéro de téléphone et l'e-mail sont demandées, ces données seront également indiquées.
- Si le nom n'est pas demandé, les utilisateurs seront appelés en tant que Guest# (dans l'ordre Guest#1, Guest#2, etc.).
- Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle plus élevé pour voir les statistiques d'accès d'un fichier.
- Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour voir leurs statistiques d'accès.
N'hésitez pas à nous faire part de vos questions dans la partie commentaires ci-dessous.
L'équipe Zoho France
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Collaboration sans faille avec Zoho One
Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux . La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.
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In December, Backstage introduced a focused set of updates that improve how you manage registrations, communicate with attendees, and track participation. These enhancements are designed to give organizers greater flexibility and clearer control acrossNeed code format to specify default values
Can someone please direct me to the code syntax or the proper translation per the instructions circled below. These instructions don't seem correct.Problem with CRM Connection not Refreshing Token
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When I´m assigning a task it is almost always related to more than one person. Practical situation: When a client request some improvement the related department opens the task with the situation and people related to it as the client itself, the salesmanA Roundup of Zoho Sprints 2025
Sorting Custom Date in API isn't working w pagination limit
How can we sort a custom field with DATE using pagination? Starting at page=1 then moving to page=2 with a limit of 10 each, its all messed up and even shows some of the same records as page 1? https://www.zohoapis.com/crm/v2/INVOICE_MODULE/search?criteria=(FM_Contact_ID:equals:1234)&sort_by=Invoice_Date&sort_order=desc&per_page=10&page='SAP Business One(B1) integration is now live in Zoho Flow
We’re excited to share that SAP Business One (B1) is now available in Zoho Flow! This means you can now build workflows that connect SAP B1 with other apps and automate routine processes without relying on custom code. Note: SAP Business One integrationEnhancement in Role and Profile mapping of agents in Sandbox
Hello everyone! We have brought in a modification in the way users are mapped to a particular role and profile in Sandbox. What has changed? When agents are copied from production to Sandbox: If a user's current role and profile is available in Sandbox,The reason I switched away from Zoho Notebook
My main reason for switching to Zoho was driven by three core principles: moving away from US-based products, keeping my data within India as much as possible, and supporting Indian companies. With that intent, I’ve been actively de-Googling my digitalDecimal places settings for exchange rates
Hello, We are facing issues while matching vendor payments with banking feeds. As we often import products/services exchange rate comes into play. Currently, ZOHO allows only six digits for decimal places. We feel that conversions like JPY to INR requireZoho removed ability to see all Scheduled Reports!
If you are not the owner of a scheduled report, Zoho recently removed the capability to see each scheduled report. As an admin who relies on seeing all scheduled reports being sent, this is a terrible update. Now I cannot see ANY scheduled reports...even the ones I am being sent!! This should be a setting for admins to control. This is a bad update.Automate Backups
This is a feature request. Consider adding an auto backup feature. Where when you turn it on, it will auto backup on the 15-day schedule. For additional consideration, allow for the export of module data via API calls. Thank you for your consideration.GCLID and Zoho Bookings
Is there anyway to embed a Zoho Bookings signup on a landing page and pass the GCLID information? More specifically, can this be done using auto-tagging and not manual tagging the GCLID? I know Zappier has an integration to do this but is there a betterMerge Items
Is there a work around for merging items? We currently have three names for one item, all have had a transaction associated so there is no deleting (just deactivating, which doesn't really help. It still appears so people are continuing to use it). I also can't assign inventory tracking to items used in past transactions, which I don't understand, this is an important feature moving forward.. It would be nice to merge into one item and be able to track inventory. Let me know if this is possible.Create PO from an invoice
We are a hardware and software sales company which receives orders over the internet. We drop ship most of our products from a warehouse outside of our company. Our orders get sync'd into Zoho from our store via onesaas as invoices. It would be greatBlueprint or Validation Rules for Invoices in Zoho Books
Can I implement Blueprint or Validation Rules for Invoices in Zoho Books? Example, use case could be, Agent confirms from client that payment is done, but bank only syncs transactions tomorrow. in this case, Agent can update invoice status to done, andResetting auto-number on new year
Hi everyone! We have an auto-number with prefix "D{YYYY}-", it generates numbers like D2025-1, D2025-2, etc... How can we have it auto-reset at the beginning of the next year, so that it goes to D2026-1? Thanks!Next Page