Zoho WorkDrive 5.0 : d’un outil vers une solution intelligente de gestion de documents

Zoho WorkDrive 5.0 : d’un outil vers une solution intelligente de gestion de documents



Dans un monde de plus en plus orienté vers les données, les entreprises doivent non seulement gérer une masse croissante de données non structurées, mais aussi en extraire des informations stratégiques. L’intelligence de contenu répond à ce besoin en transformant ces données en insights exploitables grâce à l’IA, au machine learning et à l’automatisation. Elle permet d’analyser, d’organiser et de valoriser les contenus, tout en améliorant la collaboration et la prise de décision.
La mission de Zoho WorkDrive est d’accompagner les entreprises dans la valorisation de leurs données non structurées, en les transformant en informations ordonnées et exploitables. Cette approche permet de renforcer la capacité décisionnelle des organisations et de soutenir l’innovation.
WorkDrive 5.0 marque une avancée majeure dans cette direction. Cette nouvelle version, qui s’inscrit dans la continuité des avancées introduites par WorkDrive 4.0 pour le travail hybride, intègre des technologies d’intelligence artificielle, d’automatisation, de sécurité renforcée et d’amélioration de l’expérience utilisateur. Elle vise à optimiser la gestion des contenus et à offrir aux équipes un environnement de travail plus performant, plus intelligent et plus sécurisé.

Automatisation du contenu

  • Automatisez vos workflows de contenu

L’automatisation des processus est un levier essentiel pour améliorer la productivité et l’efficacité opérationnelle des entreprises. Zoho WorkDrive intègre désormais un puissant concepteur de workflows permettant de modéliser, gérer et automatiser les tâches centrées sur le contenu. Cette automatisation élimine les relances manuelles, réduit les erreurs humaines, accélère la circulation des contenus et renforce la collaboration entre les équipes.
Remarque : la fonctionnalité Workflows de WorkDrive est désormais intégrée aux éditeurs de contenu Zoho (Zoho Writer, Zoho Sheet et Zoho Show) pour faciliter la collaboration documentaire et l’automatisation.
    • Activé par défaut pour les nouveaux utilisateurs – La fonctionnalité Workflows sera automatiquement activée pour tous les nouveaux comptes, et progressivement déployée auprès des organisations existantes n’ayant pas encore utilisé les workflows de Zoho Writer.
    • Migration fluide pour les utilisateurs existants – Pour les entreprises utilisant déjà les workflows dans Zoho Writer, notre équipe assure actuellement la migration vers les workflows WorkDrive, garantissant une transition fluide et sans interruption.

Sécurité des données

  • Classification et protection des données sensibles (DLP)

Fini le temps où l’on devait vérifier manuellement chaque fichier ou dossier pour identifier les données sensibles et en limiter l’accès. Avec les politiques de prévention contre la perte de données (DLP) dans WorkDrive, vous disposez d’une solution intelligente pour protéger vos informations essentielles.
Ces politiques permettent de détecter et de sécuriser automatiquement des données sensibles telles que les informations personnelles, les données clients, les documents financiers ou la propriété intellectuelle.
Vous pouvez laisser WorkDrive appliquer les règles DLP automatiquement, ou choisir manuellement les données à protéger pour renforcer la sécurité.
Seuls les administrateurs ou super administrateurs peuvent configurer et gérer ces politiques depuis la Console d’administration.

  • Renforcez le contrôle d’accès au sein des dossiers d’équipe

Les dossiers d’équipe de WorkDrive sont des espaces collaboratifs sécurisés, conçus pour regrouper les membres d’une équipe, attribuer des rôles et travailler ensemble en temps réel. Par défaut, tous les membres ont accès à l’intégralité des fichiers et dossiers.
Pour un meilleur contrôle, WorkDrive permet désormais de personnaliser les droits d’accès au niveau des dossiers. Vous pouvez ainsi limiter l’accès de certains membres à des dossiers spécifiques, voire les masquer complètement.

  • Sécurisez vos contenus numériques

WorkDrive intègre désormais la fonctionnalité de filigrane !
Le filigrane est une méthode de protection qui consiste à apposer une marque, telle qu’un texte ou un logo, visible ou invisible, sur un fichier numérique. Cette technique permet d’identifier le propriétaire du contenu et d’éviter toute utilisation non autorisée.
WorkDrive vous permet maintenant d’ajouter un filigrane aux fichiers image. Cela vous aide à protéger vos droits de propriété intellectuelle, à renforcer la reconnaissance de votre marque et à garantir l’authenticité de vos contenus.
Nouveauté dans WorkDrive : le filigrane !
Le filigrane (ou watermark) est une technique de sécurité permettant d’apposer une marque visible ou invisible — comme un texte ou un logo — sur un contenu numérique afin d’en identifier le propriétaire et d’en empêcher l’utilisation non autorisée.
Vous pouvez désormais ajouter un filigrane aux fichiers image dans WorkDrive. Cette fonctionnalité permet de protéger la propriété intellectuelle, de renforcer la visibilité de votre marque et d’authentifier vos contenus.

Contenus intelligents et dynamiques

  • Transcription intelligente avec l’IA - Grâce à Zia, l’assistant intelligent de WorkDrive, les fichiers audio et vidéo peuvent désormais être transcrits automatiquement (en anglias) Cette technologie de reconnaissance vocale transforme la parole en texte, facilitant ainsi la recherche, la consultation et l’accessibilité des contenus. La transcription permet aux organisations de conserver une trace écrite de leurs réunions, webinaires et formations.
  • Elle est particulièrement utile pour les équipes de support client, qui peuvent créer des vidéos annotées avec sous-titres et commentaires, améliorant ainsi l’accessibilité des contenus et leur visibilité sur les moteurs de recherche (SEO). Cette fonctionnalité facilite également la réutilisation des contenus et accélère les modifications grâce à la recherche par texte.

Intégration

Un espace de stockage CRM centralisé grâce à WorkDrive

Zoho WorkDrive est désormais pleinement intégré à Zoho CRM, remplaçant l’ancien système fragmenté de stockage par un référentiel centralisé, intelligent et bien organisé.
Initialement, Zoho CRM utilisait le système de fichiers distribué de Zoho (ZFS). Aujourd’hui, grâce à l’évolution de WorkDrive en plateforme de gestion de contenu moderne, cette solution devient le choix naturel pour centraliser, structurer et optimiser la gestion documentaire au sein du CRM.

Avantages clés pour les utilisateurs de Zoho CRM

  • Stockage centralisé : les fichiers liés au CRM sont regroupés dans un dossier d’équipe structuré, facilitant la collaboration, le contrôle et l’accessibilité.
  • Permissions granulaires : les autorisations dans WorkDrive s’alignent sur les accès définis dans le CRM, renforçant la sécurité et simplifiant les processus de partage.
  • Synchronisation bidirectionnelle : les fichiers sont mis à jour en temps réel entre WorkDrive et Zoho CRM, assurant une parfaite cohérence des données.
  • Évolutivité et économies : les formules de stockage flexibles de WorkDrive réduisent la dépendance au stockage natif du CRM et permettent de maîtriser les coûts.
  • Gestion avancée des fichiers : possibilité de supprimer en masse, d’organiser les dossiers de manière hiérarchique et de partager avec des utilisateurs externes.
  • Migration fluide : les pièces jointes CRM seront transférées progressivement vers WorkDrive, garantissant une transition en douceur.

Intégration du contenu à la gestion de projet

Nous sommes ravis d’annoncer que Zoho WorkDrive est désormais inclus dans le pack Zoho Projects Plus. Cette plateforme avancée, alimentée par l’intelligence artificielle, vise à révolutionner la collaboration en gestion de projet. Elle permet aux équipes de piloter leurs projets efficacement, d’exploiter des analyses précises et de s’adapter aux modes de travail hybrides. Zoho Projects Plus combine quatre applications essentielles de Zoho pour une gestion complète :
  • Zoho Projects : gestion de projet traditionnelle
  • Zoho Sprints : gestion agile et itérative
  • Zoho Analytics : rapports, prévisions et visualisation des données
  • Zoho WorkDrive : stockage centralisé et collaboration optimisée

Extension WorkDrive pour Microsoft Outlook

Excellente nouvelle pour les utilisateurs de Microsoft Outlook ! Vous n’aurez plus besoin de télécharger manuellement vos pièces jointes depuis Outlook pour les transférer vers WorkDrive, ni l’inverse. Le nouvel add-in Zoho WorkDrive vous permet de partager vos fichiers WorkDrive et d’enregistrer vos pièces jointes directement dans WorkDrive, sans quitter Outlook.

Productivité

Conservation des versions

WorkDrive conserve automatiquement un historique des versions à chaque mise à jour d’un fichier. Cependant, stocker trop de versions peut rapidement utiliser un espace de stockage précieux, qui pourrait être dédié à d’autres documents importants. Grâce aux paramètres de conservation des versions, vous pouvez contrôler le nombre de versions sauvegardées, ce qui vous aide à optimiser l’espace de stockage et à maintenir une organisation efficace. Par exemple, dans une agence créative qui travaille régulièrement sur des fichiers de design et des vidéos volumineux, l’espace disponible peut se remplir très rapidement. En imposant une limite — comme garder uniquement les cinquante dernières versions — l’administrateur peut libérer automatiquement de l’espace tout en gardant les dernières mises à jour. Cette méthode permet de gérer efficacement le stockage et d’assurer une progression fluide des projets, sans encombrement dû aux versions anciennes.
Dans une équipe de design qui crée régulièrement des posts pour les réseaux sociaux, cartes de visite et illustrations, l’éditeur d’images intégré à WorkDrive facilite le travail collaboratif. Les membres peuvent annoter, surligner et ajuster les images directement sur la plateforme, sans avoir à changer d’application. Ce que cela apporte :
  • mise en avant rapide des éléments clés via flèches, cadres ou marqueurs.
  • ajout d’annotations et tags pour clarifier les choix de design ou signaler des points à revoir.
  • protection des données sensibles par floutage avant partage externe.
  • utilisation des calques pour organiser plusieurs annotations proprement.
  • recadrage, zoom et réarrangement rapides pour faciliter les échanges lors des revues.
L’outil intégré élimine le besoin d’un logiciel externe et fluidifie la collaboration en temps réel, tout en garantissant la sécurité des fichiers dans WorkDrive.

WorkDrive : la gestion de contenu repensée avec l’intelligence artificielles

  • IA avancée et apprentissage automatique : nous développons un modèle d’IA propriétaire capable d’analyser, catégoriser et taguer automatiquement les contenus. Cela inclut le traitement du langage naturel (NLP) pour l’analyse documentaire, la reconnaissance d’images ainsi que l’analyse prédictive permettant de révéler des insights à partir des données. Vous pouvez également intégrer des modèles d’IA tiers selon vos besoins spécifiques.
  • Recherche intelligente et découverte : WorkDrive offre des fonctionnalités de recherche puissantes grâce à un indexage piloté par l’IA et une recherche contextuelle, permettant aux utilisateurs de trouver rapidement et efficacement les contenus pertinents.
  • Automatisation des workflows et intégration : vous pouvez automatiser les tâches répétitives comme les processus d’approbation et intégrer WorkDrive de manière fluide avec d’autres applications métiers pour booster la productivité.
  • Sécurité des données et conformité : les entreprises bénéficient de mesures de sécurité avancées telles que la prévention de la perte de données (DLP), des contrôles d’accès intelligents, la détection d’anomalies et la gestion de la conformité, garantissant ainsi l’intégrité des données et le respect des réglementations.
  • Collaboration et personnalisation : WorkDrive propose des outils collaboratifs enrichis par des suggestions basées sur l’IA, une diffusion personnalisée des contenus et des recommandations contextuelles pour améliorer la productivité et l’engagement des équipes.
  • Analyses et insights : nous travaillons à fournir des analyses avancées offrant des insights exploitables, aidant les équipes à prendre des décisions éclairées grâce à une meilleure compréhension de l’usage, de l’engagement et de l’efficacité des contenus.
Grâce à toutes ces fonctionnalités, WorkDrive permet aux organisations d’extraire des informations exploitables à partir de données non structurées en tirant parti de l’IA, de l’apprentissage automatique et de l’automatisation, le tout sur une plateforme sécurisée. L’avenir de la gestion de contenu réside dans des systèmes intelligents qui s’adaptent à vos besoins. Avec Zoho WorkDrive, votre équipe est prête à relever ce défi — efficacement, intelligemment et en collaboration.

L'équipe Zoho France

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                                                              Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.


                                                            Manage your brands on social media
                                                            Access Zoho Social

                                                              Zoho Pagesense Resources


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                                                                                          Create visually engaging stories with Zoho Show.

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                                                                                                      ご検討中の方




                                                                                                              • Recent Topics

                                                                                                              • lead convert between modules

                                                                                                                Hello, The workflow we set up to automatically transfer leads registered via Zapier into the Patients module to the Leads module started to malfunction unexpectedly on September 25, 2025, at 11:00 AM. Under normal circumstances, all fields filled in the

                                                                                                              • Flow Task Limits - How to Monitor, Understand Consumption?

                                                                                                                So, I got an email last night saying that I've exhausted 70% of my tasks for this month, and encouraging me to buy more tasks. I started to dig into this, and I cannot for the life of me figure out where to find any useful information for understanding,

                                                                                                              • Cross References Do Not Update Correctly

                                                                                                                I am using cross references to reference Figures and current am just using the label and number, i.e. Figure #. As seen here: When I need to update the field, I use the update field button. But it will change the cross reference to no longer only including

                                                                                                              • How to Track and Manage Schedule Changes in Zoho Projects

                                                                                                                Keeping projects on track requires meticulous planning. However, unforeseen circumstances can cause changes to schedules, leading to delays. It becomes important to capture the reason for such changes to avoid them in the future. Zoho Projects acknowledges

                                                                                                              • Is there a notification API when a new note is addeding

                                                                                                                Trying to push to Cliq, or email notification when there's a new note added in module. How to implement this?

                                                                                                              • Collaborate Feature doesn't work

                                                                                                                Hello Team. It seems that the collaborate section is broken? I can post something but it all appears in "Discussions". In there is no way how I would mark something as Draft, Approval, post or any of the other filter categories? Also if I draft a post

                                                                                                              • Edit Permission during and after approval?

                                                                                                                When a record is sent for approval Can a user request for edit permission from the approver? We don't want to give edit permissions for all the records under approval Only on a case-by-case basis How can we achieve this?

                                                                                                              • Zoho web and mobile application not workingn

                                                                                                                Both zoho forms web and mobile application aren't working. I have checked my network connections and they are fine.

                                                                                                              • Bulk Moving Images into Folders in the Library

                                                                                                                I can't seem to select multiple images to move into a folder in order to clean up my image library and organize it. Instead, I have to move each individual image into the folder and sometimes it takes MULTIPLE tries to get it to go in there. Am I missing

                                                                                                              • Latest updates in Zoho Meeting | Breakout rooms and End to end encryption

                                                                                                                Hello everyone, We’re excited to share a few updates for Zoho Meeting. Here's what we've been working on lately: Introducing Breakout Rooms for enhanced collaboration in your online meetings and End-to-end encryption to ensure that the data is encrypted

                                                                                                              • Accidentally deleted a meeting recording -- can it be recovered?

                                                                                                                Hi, I accidentally deleted the recording for a meeting I had today. Is there a way I can recover it?

                                                                                                              • How to access email templates using Desk API?

                                                                                                                Trying to send an email to the customer associated to the ticket for an after hours notification and can't find the API endpoint to grab the email template. Found an example stating it should be: "https://desk.zoho.com/api/v1/emailtemplates/" + templateID;

                                                                                                              • Update Portal User Name using Deluge?

                                                                                                                Hey everyone. I have a basic intake form that gathers some general information. Our team then has a consultation with the person. If the person wants to move forward, the team pushes a CRM button that adds the user to a creator portal. That process is

                                                                                                              • Unable to retrieve Contact_Name field contents using Web API in javascript function

                                                                                                                Hello, I've added a field in the Purchase Order form to select and associate a Sales Order (Orden_de_venta, lookup field). I've also created a client script to complete some fields from the Sales Order (and the Quote), when the user specifies the related

                                                                                                              • Updating Woocommerce Variation Products Prices Via Zoho CRM

                                                                                                                I can update product prices with this flow: But I can't update variant products. I got a code from Zoho for this, but I couldn't get it to work. It needs to find the product in the CRM from the SKU field and update the variation with the price there.

                                                                                                              • Emails Disappearing From Inbox

                                                                                                                I am experiencing the unnerving problem of having some of the messages in my inbox just disappear.  It seems to happen to messages that have been in there for longer than a certain amount of time (not sure how long exactly). They are usually messages that I have flagged and know I need to act on, but have not gotten around to doing so yet.  I leave them in my inbox so I will see them and be reminded that I still need to do something about them, but at least twice now I have opened my inbox and found

                                                                                                              • Power of Automation :: Automatic removal of project users once the project status is changed.

                                                                                                                A custom function is a software code that can be used to automate a process and this allows you to automate a notification, call a webhook, or perform logic immediately after a workflow rule is triggered. This feature helps to automate complex tasks and

                                                                                                              • Customizing Form Questions per Recipient Group in Zoho Campaigns/Forms

                                                                                                                Hello everyone, I would like to ask if it’s possible in Zoho Campaigns or Zoho Forms to send out a campaign where the form questions can be customized based on the group of recipients. Use case example: I have prepared 20 questionnaire questions. For

                                                                                                              • Forms - Notification When Response Submitted

                                                                                                                How do I set it up to generate an email notification when a response (class request) is submitted?

                                                                                                              • How to disable user entry on Answer Bot in Zobot

                                                                                                                Hi, I have an Answer Bot in my Zobot, here is the configuration: I only want the user to choose 1 of the 4 the options I have provided: When no answer found, user chooses 'I'll rephrase the question' or 'Ask a different question When answer is found,

                                                                                                              • More admin control over user profiles

                                                                                                                It's important for our company, and I'm sure many others, to keep our users inline with our branding and professional appearance. It would be useful for administrators to have more control over profile aspects such as: Profile image User names Email signatures

                                                                                                              • Please Make Zoho CRM Cadences Flexible: Allow Inserting and Reordering Follow-Up Steps

                                                                                                                Sales processes are not static. We test, learn, and adapt as customers respond differently than expected. Right now, Zoho Cadences do not support inserting a new step between existing follow-ups or changing the type of an existing primary step. If I realize

                                                                                                              • Clear Tag & Linking Between Quotes and Sales Orders

                                                                                                                Hi Zoho Team, In Zoho Books, when a quote is converted into a sales order, it would be extremely useful to have: A clear tag/indicator on the quote showing that it has been converted into a sales order. A direct link in the sales order back to the originating

                                                                                                              • Add Direct Ticket Link to Zoho Help Center Portal in Email Replies

                                                                                                                Hi Zoho Support Team, We hope you're doing well. We’d like to request a small but valuable improvement to enhance the usability of the Zoho Help Center portal (https://help.zoho.com/portal/en/myarea). Currently, when someone from Zoho replies to a support

                                                                                                              • [Webinar] Deluge Learning Series - AI-Powered Automation using Zoho Deluge and Gemini

                                                                                                                We’re excited to invite you to an exclusive 1-hour webinar where we’ll demonstrate how to bring the power of Google’s Gemini AI into your Zoho ecosystem using Deluge scripting. Whether you're looking to automate data extraction from PDFs or dynamically

                                                                                                              • New in Cadences: Option to Resume or Restart follow-ups when re-enrolling records into a Cadence, and specify custom un-enrollment criteria

                                                                                                                Managing follow-ups effectively involves understanding the appropriate timing for reaching out, as well as knowing when to take a break and resume later, or deciding if it's necessary to start the follow-up process anew. With two significant enhancements

                                                                                                              • Im Stuck in an EDIT ONLY WITH WIZARD issue

                                                                                                                So I found Wizards to be a really helpful tool in minimizing the exposure of redundant, superfluous fields to staff that would never otherwise have to edit those fields. My issue is, that when the record (in this case a lead) is created with a wizard,

                                                                                                              • Account upgrade

                                                                                                                Good evening, I upgraded my account and paid for it. From standard to professional. Unfortunately after the paiment my account was not upgraded. Please your advise. Best Regards Erik van Staverden

                                                                                                              • How to set ALL default dates of my organization to DD-MM-YYYY format?

                                                                                                                All replies to this question comes from a time where the UI was different. It's extremely frustrating not being able to find how to do this simple setting change. I want everything and everyone in my organizations to have DD-MM-YYYY date format by default.

                                                                                                              • How can I sync from Zoho Projects into an existing Zoho Sprints project?

                                                                                                                Hi I have managed to integrate Zoho Projects with Zoho Sprints and I can see that the integration works as a project was created in Zoho Sprints. But, what I would like to do is to sync into an existing Zoho Sprints project. Is there a way to make that

                                                                                                              • Can we generate APK and IOS app?

                                                                                                                Dears, I want to know the availability to develop the app on zoho and after that .. generate the APK or IOS app  and after that I added them to play store or IOS store.. Is it possible to do this .. I want not to use zoho app or let my customers use it. thanks 

                                                                                                              • Zoho Subform Workflows onAdd of Row

                                                                                                                Suppose I have a form with attached workflows onLoad. If I use the form as a subform, will it inherit the workflows or do I need to create new ones onAdd of row?

                                                                                                              • Super Admin removal

                                                                                                                I brought a sub, and I gave the Super admin rights to a person who is no longer with us, so I need to change, and I need to make myself the Super admin

                                                                                                              • Better Notes Commenting

                                                                                                                Hi, I'd like to suggest better collaboration tools for NOTES. The current notes section for Accounts, Contacts and Deals is not ideally suitable for any degree of communication or collaboration. When responding to a note, there is no ability to leave

                                                                                                              • Exporting Templates

                                                                                                                I have just spent 2 hours creating a project template for a Netsuite configuration, and want to share it with other Zoho Projects users - who have a different account. Is there any way to do this?

                                                                                                              • Power of Automation:: Streamline Associated Teams based on the Task Owner update.

                                                                                                                Hello Everyone, A Custom function is a user-written set of code to achieve a specific requirement. Set the required conditions needed as when to trigger using the Workflow rules (be it Tasks / Project) and associate the custom function to it. Requirement:

                                                                                                              • No Response from Zoho Support in 8 Days - Typical?

                                                                                                                I have a couple of issues I'm trying to work through. Initially, I was getting support from support@zohofsm.com, but I have not received a response in 8 days (11 on another question). Is this typical? Can I pay for support? For context, I am not spamming

                                                                                                              • Add QUOTE OWNER profile image to a Quote Template

                                                                                                                I can add their email address.. phone number, DOB. I need to add a users profile picture so when they assign a template to a quote they own it adds their picture to the cover page. I've tried hacking a solution together but there has to be an easier way.

                                                                                                              • Zoho Connections Desk API relative URL PATTERN_NOT_MATCHED

                                                                                                                While i am trying to do this: async function fetchTicketsFromDesk(timeFilter = 'current_month') { try { const response = await ZOHO.CRM.CONNECTION.invoke("desk_connection", { url: "/api/v1/tickets", method: "GET", }); const data = response.details ? JSON.parse(response.details)

                                                                                                              • Zoho CRM - Custom Views for Portal Users

                                                                                                                I'm looking for an option to customise custom views for portal users in CRM. It would be great if "portal user" was a permission on custom views.

                                                                                                              • Next Page