Zoho WorkDrive - Le système central de gestion des fichiers de Zoho One

Zoho WorkDrive - Le système central de gestion des fichiers de Zoho One



Bonjour à tous,
Dans cet article, nous allons découvrir pourquoi on appelle WorkDrive "un système central de gestion des fichiers". WorkDrive offre à votre équipe un espace de travail partagé et sécurisé pour créer, collaborer, stocker et organiser vos documents.

Pourquoi stocker vos fichiers en ligne
Il y a de nombreuses raisons de stocker vos fichiers en ligne. Certaines d'entre elles sont les suivantes :
La simplicité d’utilisation - Les fichiers enregistrés en ligne vous permettent d’avoir un accès constant depuis n’importe quel appareil, que ce soit votre mobile, votre smartphone ou votre tablette. Synchroniser vos fichiers sur tous les appareils électroniques et les rendre accessibles à n’importe quel moment n’a jamais été aussi simple.
La préservation de vos fichiers - Le gros avantage à utiliser du stockage en ligne pour vos fichiers est la préservation. Lorsque vous devez libérer de la place sur votre téléphone ou votre ordinateur, il vous faut la plupart du temps supprimer des fichiers. Il vous faut absolument utiliser le fournisseur de stockage en ligne pour vos fichiers, les préservant et les sécurisant pour une période illimitée.
La sécurité - Ce serait mentir que de ne pas affirmer que le stockage en ligne augmente considérablement la sécurité dont bénéficie vos fichiers contrairement à quand ils se trouvent sur votre ordinateur ou votre mobile où ils peuvent être détruits par des fichiers ou consultés pas des virus internes. C’est pourquoi utiliser du stockage en ligne pour vos fichiers vous fait bénéficier d’un système de chiffrement et de cryptage qui sécurise totalement vos fichiers sur les différents serveurs du fournisseur.
Au-delà ces fonctionnalités, WorkDrive fournit un espace où vous ne pouvez que stocker vos fichiers mais aussi les créer, les collaborer et les partager au sein ou en dehors de votre organisation.
Fonctionnalités WorkDrive
  • Dossiers d'équipe
  • Gestion des données
  • Partage externe
  • Analyses avancées
Dossier d'équipe
Une équipe a besoin d'un espace commun où ses membres peuvent créer, télécharger, modifier et partager des fichiers et des dossiers afin de collaborer efficacement sur des projets complexes. Les dossiers d'équipe répondent à ce besoin en vous aidant à ajouter des personnes spécifiques de votre équipe et à leur attribuer des niveaux d'accès corrects.
Types de dossiers d'équipe
Dossier d'équipe privé - Il vous permet de collaborer sur des tâches spécifiques à un service ou à un projet particulier au sein de votre équipe. Seuls les membres qui ont été ajoutés à un dossier d'équipe privé peuvent accéder à ses fichiers et dossiers. Les administrateurs et les organisateurs d'un dossier d'équipe privé peuvent y ajouter tous les membres nécessaires.
Dossier d'équipe public - Il vous permet de collaborer sur des tâches communes à tous les services ou projets soit au niveau de l'équipe ou de l'organisation. Tous les membres de votre équipe peuvent voir et rejoindre un dossier d'équipe public. Ils peuvent parcourir ses documents, participer à des discussions et apporter une valeur ajoutée.



Gestion des données
Une des fonctionnalités intéressantes de WorkDrive est la gestion de vos documents. Un espace partagé de WorkDrive permet à l'équipe d'accéder à tous les documents à partir d'un seul endroit, ce qui permet de gagner du temps. Zoho Office Suite, une combinaison de trois puissants éditeurs en ligne, vous permet de créer, modifier et partager des documents, des feuilles de calcul et des présentations. Elle offre également la possibilité de collaborer à tout moment, de n'importe où, et est intégrée à Zoho WorkDrive, qui fournit un espace de stockage unifié pour tous vos fichiers de la suite office. Zoho WorkDrive prend également en charge les documents d'autres suites bureautiques, comme MS Word, Excel et Google Docs, ce qui vous permet de travailler plus facilement sur n'importe quel type de fichier.



WorkDrive vous permet également de collaborer avec des membres extérieurs à votre équipe en partageant le fichier et en lui attribuant les accès nécessaires. On peut avoir accès à différentes versions d'un document particulier sans avoir à créer plusieurs copies du même document depuis cette interface.



WorkDrive vous donne une piste d'audit complète pour suivre tout ce qui se passe dans votre dossier d'équipe. Vous pouvez également filtrer les résultats en fonction d'une activité particulière pour obtenir plus d'informations.

Partage externe
Lorsqu'il s'agit de partager des fichiers en dehors de votre organisation, par exemple avec les partenaires, les fournisseurs etc, il est important de conserver un contrôle total sur ces fichiers afin d'éviter la perte de données ou les fuites d'informations. Zoho WorkDrive vous donne la possibilité de créer plusieurs liens pour partager le même fichier ou dossier avec différentes collaborateurs ou groupes externes. Vous pouvez également sécuriser chaque lien avec des autorisations d'accès indépendantes, des mots de passe et des dates d'expiration, et limiter le téléchargement des fichiers par les destinataires.



Analyses avancées
Un aperçu des activités au sein des dossiers d'équipe est important pour suivre les modifications effectuées au niveau d'un fichier ou un dossier. Zoho WorkDrive vous donne une vue rapide des coéquipiers qui ont accès à vos fichiers et à quel moment ils ont eu accès.



WorkDrive est un outil au sein de l'écosystème Zoho One pour tous les fichiers qui sont transférés par différents moyens - au sein de l'organisation et à l'extérieur et devient ainsi le système central de gestion des fichiers en ligne.

Nous avons fait un webinar à ce sujet, si vous souhaitez approfondir et voir une démonstration.


N'hésitez pas à nous faire part de votre opinion en commentaire.

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    Access your files securely from anywhere

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                                                  Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.


                                                Manage your brands on social media
                                                Access Zoho Social

                                                  Zoho Pagesense Resources


                                                      Zoho TeamInbox Resources

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                                                                                                    Please can you improve the Creator Calendar Report General There is no way to highlight certain days, for example weekends or public holidays. There is no way to hide certain days, for example weekends. There is no way to modify the day header, it just

                                                                                                  • Important updates to Zoho CRM's email deliverability

                                                                                                    Last modified on: Jul 24, 2024 These enhancements are released for all users across all data centers. Modified on: Oct 30, 2023 Organisations that are in the Enterprise and above editions of Zoho CRM, and have not authenticated their email-sending domains

                                                                                                  • Custom modules not showing in developer console

                                                                                                    I'm trying to create a custom summing function for a custom module I made in my CRM. When I go to create the function, my module isnt showing up. Do I need to share the custom moldule with my developer console or something of the like?

                                                                                                  • Chart with Filtered Data vs Unfiltered Data

                                                                                                    I am looking to create a chart view that displays the full data set vs a subset of the data filtered by user filter. However I do not seem to find any method by which to exclude a plot from the applied filter or any other method by which to display the

                                                                                                  • Storage addon failed to upgrade

                                                                                                    Hi, I am trying to purchase addon storage, but i am getting upgrade failed error Sorry! We are unable to process your information. Please try again after some time. If the problem occurs again, please visit our Contact Us page to reach out to the appropriate

                                                                                                  • Meetups Gratuitos Junio 2024 - Profundiza en las funcionalidades de tu Zoho CRM

                                                                                                    Este junio, aprende a sacar el máximo provecho de tu Zoho CRM en la segunda edición de los Zoho Meetups 2024. Los días 18 a 21 de junio, Zoho organiza los Meetups gratuitos para usuarios de Zoho CRM en Valencia, Barcelona, Madrid y Sevilla, donde expertos

                                                                                                  • How to get the Dashboard page to be the first page when you open the app

                                                                                                    So when it opens on a tablet or phone it opens on the welcome page, thanks.

                                                                                                  • Integration between Zoho CRM and Zoho WorkDrive

                                                                                                    I'd like to search Zoho for an invoice I've added as an attachment (pdf) to an account. The name of the invoice is 1388-advertiserx-July.pdf - but I can't find it using the search function for any of these terms: 1388 1388-advertiserx 1388-advertiserx-July.pdf

                                                                                                  • Tip #17: How to mandate partial payment for your appointments

                                                                                                    When you require partial payments during the booking process, customers can only schedule with you after paying a certain amount in advance. This deposit acts as a commitment between both parties. Apart from that, it has many more advantages. Benefits

                                                                                                  • Why option for 'include form submission in the body of the email' check box is missing

                                                                                                    Hi In all our forms we have configured an <Email Notification> (<Rules> <Form Rules>) In some forms, there is an option to <include form submission in the body of the email> in the <Additional Options> section, however, this option is not available in

                                                                                                  • no puedo recibir correos

                                                                                                    Hola, en la cuenta de la empresa desde hace unos tres días dejamos de recibir correos y no hemos realizado ningun cambio de configuracion, requerimos asistencia urgente por favor

                                                                                                  • NO PUEDO RECIBIR CORREOS EN MI CUENTA ZOHO MAIL

                                                                                                    LO QUE SI PUEDO HACER ES ENVIAR CORREOS PERO NO PUEDO RECIBIR CORREOS. Y LA CONFIGUIRACION DE MI DNS YA ESTA CORRECTA Y APUNTAN A ZOHO PERO AUN ASI NO PUEDO RECIBIR  NECESITO AYUDA URGENTE YA QUE EN MEXICO NO HAY FORMA DE COMUNICARNOS VIA TELEFONIA CON

                                                                                                  • Mozilla Vault extension will not Unlock even once.

                                                                                                    I have been using the Vault extension in Chrome based browsers for years, yet after installing the Mozilla Extension in Firefox, it will not unlock. Initially it did redirect me to log into my account, and then enter the master password. However, it did

                                                                                                  • Unable to Download CRM Contact Data: WorkDrive Integration Issues

                                                                                                    ## Problem Description We need to let users download contact information from CRM as CSV files to their local computers. Since we couldn't implement a direct download option, we're trying to use WorkDrive as a workaround - but we're encountering issues

                                                                                                  • Sort mail by name and subject

                                                                                                    I don't see sort function on columns FROM and Subject. I see only sort functio by date. Could add it ?

                                                                                                  • Zoho Creator monthly roundup - September 2024

                                                                                                    Hello all, We're back with an exciting set of new features and enhancements that will elevate your Creator experience even further. In case you missed it, we’ve recently revamped our Product Roadmap page, now with a refreshed design and showcasing all

                                                                                                  • Kiosk Studio Session #1: View paid customers in the same industry

                                                                                                    Update | 15 Oct 2024: Session #2 is now available here! Hello everyone! We're excited to launch our new series of posts on Kiosk Studio today. Called Kiosk Studio Sessions , these posts will be packed with actionable ideas to help you get the most out

                                                                                                  • Issues hosting Zoho Desk Web Form on SharePoint and/or Power BI

                                                                                                    Zoho Desk onboarding support has no experience with embedding their web form in either SharePoint or Power BI. Microsoft states that SharePoint and Power BI only support iframe HTML. And unfortunately, the web form embed code that Zoho generates is not

                                                                                                  • "Send with Zoho Sign" broken

                                                                                                    Our company uses hyphens in our file name conventions. Our users have been sending the files from other modules with the "Send with Zoho Sign" shortcut in the upper right buttons. Since around June 10, 2024, this stopped working. Our users can send the

                                                                                                  • Not able to change colors help center

                                                                                                    Hi. How can I change the orange color in the help center? You can change everything besides this font color And how can I remove the part on the bottom?

                                                                                                  • Transform Numeric Values using st, nd, rd, th or Convert Numerals to Ordinal Form - Deluge

                                                                                                    Please Use this sample Code This_Day_Date = zoho.currentdate.toString("dd"); value1 = "th"; if(This_Day_Date.right(1) ="1" && This_Day_Date != "11") { This_Day_Date = This_Day_Date+" "+"st"; } else if ( This_Day_Date.right(1) = "2" && This_Day_Date !=

                                                                                                  • Kaizen #166 - Handling Query Variables in Zoho CRM

                                                                                                    Hello, Code Enthusiasts! Welcome to another week of Kaizen! This week, we'll dive into handling variables in Zoho CRM Queries and see how they can be deployed in Kiosk to dynamically retrieve data. This technique is especially useful for integrating data

                                                                                                  • Automate User Invitations on Zoho Desk with API

                                                                                                    Automate User Invitations on Zoho Desk with API Hello Team, We are excited to announce that you can now automatically invite users to the Zoho Desk portal using the API! ### How It Works For example, when a contact is created in Zoho Desk and you enable

                                                                                                  • Is there a way to add clients who don't have organisation in Zoho Books/Payroll/Expense ?

                                                                                                    The Zoho Practice software is only allowing a total of 15 such clients who are not organisations in Zoho Books/Payroll/Expense. i.e. 5 organisation in each of the software by creating a new organization for them and adding the accountant as the admin

                                                                                                  • Email with attachments saving attachments into Zoho CRM from Zoho Mail

                                                                                                    Hi, I get a lot of emails from prospective clients asking if we would bid their project. Those projects usually have many documents associated with them that I link to.  I would like to have those documents be saved as an attachment in my Potential or Contact or Account. I don't see a way to do that that isn't multi-step. As of now I do the following: 1.) Open email 2.) If email sender isn't in my Zoho CRM database I enter them creating a Potential 3.) I download the attachment and save it to a different

                                                                                                  • Fixed assets recording

                                                                                                    Hello there, I recorded a bill for a vendor contain (Computer) so the PC is a fixed assets, do I need to do a manual journal to include this PC under the fixed assets category (furniture & equipment)? If yes, please take me through the manual journal

                                                                                                  • Multi-Select lookup field has reached its maximum??

                                                                                                    Hi there, I want to create a multi-select lookup field in a module but I can't select the model I want the relationship to be with from the list. From the help page on this I see that you can only create a max of 2 relationships per module? Is that true?

                                                                                                  • Zoho Sheet-Pulling in Data

                                                                                                    I have a module where we track POs, Bills etc (its easier for us this way). In this PO Module, we have a task related to a Job/Deal and various fields for costs. A Supplier on a Job might have several POs in this module for the job. I want to generate

                                                                                                  • Can't get ZFS file ID of a field via specific module record

                                                                                                    I have a `fileupload` field on a custom module that I need to replace the file for but I don't know how to get the ZFS ID from the module record. # Getting the current fileupload GET https://www.zohoapis.eu/crm/v7/<MODULE>/<ID> # Response { data: [{ //

                                                                                                  • Contemplating moving my site from WordPress to Zoho Sites

                                                                                                    Hi Everyone, We currently find ourselves in a situation where we ant to review and update our current sites content. We are small business owners, not developers. We currently use a wide range of Zoho products. We sometimes think about the possibility of either moving or just starting from scratch on Zoho Sites. I would like to know if anyone has done this and of course the things that need to be considered. We have spent quite a bit of time getting our current site positioned organically and I guess

                                                                                                  • Multiple Salesperson against an invoice

                                                                                                    Hello, Against a particular invoice, we have multiple sales people working. The reason we combine the invoice is becuase we are an exporter and often consolidate cargo for our customer to save them freight costs. How do I capture the contribution of each

                                                                                                  • Allow a brand to connect multiple facebook pages at the same time

                                                                                                    Our company have multiple facebook pages to represent, every branch, right now we can only link one facebook page, so we can only recive messages from one branch. It would be nice to be able to connect all pages.

                                                                                                  • Whatsapp reply not reflected under Tickets for offline agent

                                                                                                    Hi, We are encountering a situation where WA response from customer is not reflected under tickets (if the agent handling the case previously is not active due to off day/ MC). The ticket will remain in the offline agent's queue until agent is back to

                                                                                                  • Select CRM Custom Module in Zoho Creator

                                                                                                    I have a custom module added in Zoho CRM that I would like to link in Zoho creator.  When I add the Zoho CRM field it does not show the new module.  Is this possible?  Do i need to change something in CRM to make it accesible in Creator?

                                                                                                  • Send Whatsapp with API including custom placeholders

                                                                                                    Is is possible to initiate a session on whatsapp IM channel with a template that includes params (placeholders) that are passed on the API call? This is very usefull to send a Utility message for a transactional notification including an order number

                                                                                                  • Increase Round Robin Scheduler Frequency in Zoho Desk

                                                                                                    Dear Zoho Desk Team, We hope this message finds you well. We would like to request an enhancement to the Round Robin Scheduler in Zoho Desk to better address ticket assignment efficiency. Current Behavior At present, the Round Robin Scheduler operates

                                                                                                  • Separate One-Time Mentions from Ongoing Ticket Following in Zoho Desk

                                                                                                    Dear Zoho Desk Support Team, We are writing to request an enhancement to the mention functionality within Zoho Desk. Currently, when an agent is mentioned in a ticket, they receive notifications for all subsequent activity on that ticket, similar to being

                                                                                                  • Mass update Accounts in Zoho Desk

                                                                                                    We used the integration feature to bring in all of our accounts from Zoho CRM. While all of the names and links are in place, on the Zoho Desk side the email, phone, website, and address fields are blank. By going into each account I can select "Update

                                                                                                  • Vivaldi will not open the Zoho Mail app when I click a email link in the browser

                                                                                                    I'm running Vivaldi on Arch with the Plasma desktop and have under default applications Zoho Mail set as my default email client. Whenever I click a email link in Vivaldi I get the below when it should be launching Zoho. Any ideas on rectifying this issue?

                                                                                                  • Digital publisher

                                                                                                    Kinetic Digital Publisher provides comprehensive digital publishing services, including eBook creation, formatting, cover design, and marketing. We help authors publish and promote their work across online platforms with ease.

                                                                                                  • Next Page