Collaboration autour des fichiers

Collaboration autour des fichiers



S'il est aujourd'hui évident de travailler sur des outils de bureautique, la technologie a elle-même pu mettre des obstacles sur son propre chemin. En effet, bien que l'objectif ait été de simplifier les opérations et de partager l'information, de nombreux chefs d'entreprise constatent que leurs employés sont confrontés à un ensemble frustrant de problèmes courants liés aux documents et à la collaboration parce que les systèmes qu'ils utilisent ne sont pas alignés.
 
7 problèmes courants liés à la collaboration autour des documents :
  • Duplication de fichiers et difficulté d'accéder à la version la plus récente du document. Les utilisateurs sont ne sont pas sûrs de savoir quelle est la version finale.
  • Des documents importants sont accidentellement supprimés.
  • Perte de temps à rechercher des documents qui, souvent, ne sont jamais retrouvés.
  • Les conventions de dénomination des documents sont compliquées.
  • Les autorisations d'accès aux documents portent à confusion.
  • La collaboration avec les clients et le partage des fichiers ne sont pas clairement définis.
  • Les utilisateurs sont incapables d'accéder aux documents, formulaires et modèles standard.
Le temps où nous annotions nos documents au stylo est derrière nous ; aujourd'hui, nous disposons d'outils qui permettent de co-créer en temps réel dans le cloud et tout est en zéros et en uns derrière des couches de cryptage et des mots de passe.

Dans WorkDrive, la collaboration n'a pas besoin d'être présentée ; mais il convient de rappeler qu'il ne s'agit pas d'un simple stockage de documents : depuis WorkDrive, on peut collaborer directement.

Les dossiers d'équipe

Le travail d'équipe à l'aide de plateformes de collaboration de contenu traditionnel implique le partage de fichiers avec vos coéquipiers, la gestion de leurs autorisations d'accès, mais cela ne s'arrête pas là. Chaque fois que vous avez besoin d'accéder à un fichier créé par quelqu'un d'autre, vous devez demander l'accès et attendre qu'il le partage avec vous. Il est encore plus difficile de garder ces fichiers organisés pour un accès facile. Ces problèmes de collaboration font désormais partie du passé. Zoho WorkDrive introduit une toute nouvelle façon de créer, stocker et partager des fichiers pour collaborer avec les membres de votre équipe - les dossiers d'équipe.
 
Les dossiers d'équipe sont de deux types : les dossiers d'équipe privés et les dossiers d'équipe publics.

 Dossiers d'équipe privés

Vous pouvez créer des dossiers d'équipe privés pour stocker et travailler sur des fichiers qui sont exclusifs à votre département ou liés à un projet spécifique. Seuls les membres de l'équipe qui ont été ajoutés à un dossier d'équipe privé peuvent accéder à ceux-ci.

Dossiers d'équipe publics

Vous pouvez créer des dossiers d'équipe publics pour stocker des fichiers d'équipe communs auxquels tous les membres de votre équipe ou organisation peuvent accéder. Tout membre de l'équipe ou de l'organisation peut rejoindre un dossier d'équipe public et accéder à ses différents fichiers et dossiers.

Les dossiers d'équipe facilitent votre travail quotidien

Une intégration en toute simplicité pour les nouveaux membres de l'équipe.
Ajouter des membres à votre dossier d'équipe est simple et rapide. Il suffit de saisir l'adresse e-mail, d'attribuer un rôle approprié (administrateur/ organisateur/ éditeur/ commentateur/ visiteur) et de les ajouter.

Vous pouvez également ajouter des groupes à un dossier d'équipe. Si votre équipe ou organisation utilise des groupes dans WorkDrive, vous pouvez facilement ajouter un groupe entier à un dossier d'équipe et attribuer au groupe un rôle spécifique au lieu d'ajouter chaque membre individuellement. Tous les membres du groupe recevront le rôle attribué à leur groupe dans ce dossier d'équipe. Vous pouvez ajouter des groupes, modifier les rôles des membres et supprimer des groupes des dossiers d'équipe à tout moment.


Rôles et autorisations à structure précise

WorkDrive vous permet d'attribuer à un membre d'un dossier d'équipe des autorisations d'accès plus élevées à un fichier ou à un dossier au sein de celui-ci. Par exemple, un membre ayant le rôle de visiteur dans un dossier d'équipe peut recevoir un accès de modification ou un accès plus élevé à un sous-dossier ou à un fichier.


Partage de fichiers avancé

L'objectif des dossiers d'équipe est de réduire le nombre de fois où vous devez partager des fichiers individuellement avec vos coéquipiers. Les fichiers ajoutés à un dossier d'équipe sont déjà disponibles pour tous ses membres.
Notre fonction avancée de partage externe vous permet de créer plusieurs liens pour partager le même fichier avec différentes personnes, comme des clients et des partenaires. Vous pouvez définir des autorisations d'accès, des mots de passe et des dates d'expiration, et décider qui peut télécharger un fichier. Vous pouvez également demander les données de l'utilisateur, comme son nom, son numéro de téléphone et son e-mail.


Bon à savoir : en tant qu'administrateur, vous pouvez désactiver complètement le partage externe pour votre Dossier d'équipe si nécessaire.

Souhaitez-vous nous faire part de votre expérience avec Zoho Work Drive ? N'hésitez pas à laisser vos commentaires dans la section ci-dessous.

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                                                    Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.


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                                                                                    Get Started. Write Away!

                                                                                    Writer is a powerful online word processor, designed for collaborative work.

                                                                                      Zoho CRM コンテンツ






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                                                                                                    I am starting Zoho one as a beginner and there is Zoho crm and Zoho sales which i needed to work on but it appears in unassigned apps. What Should i do now?

                                                                                                  • Dialing Microsoft Teams Phone Service via Zoho CRM

                                                                                                    I am using the VOIP option in Microsoft teams for my office phone system. I was hoping to have a way to dial numbers directly from Zoho CRM, but don't see anything in the Teams Integration or in the Telephony integration that will enable this. Does anyone

                                                                                                  • Emailing lookup field but placing this as an ID or number rather than text

                                                                                                    Hi there, First time poster and have been a user of Zoho Creator for approx 6weeks so forgive my ignorance as I learn to code. We have a need to send an email to a specific email address with some of the fields triggered by the submission of a form. In

                                                                                                  • Search mails in shared mailbox

                                                                                                    Hi everyone, is there a way to search mails in shared mailbox's? Search in streams or mail doesn't return anything from mails in shared mailboxes. Thanks! Rafal

                                                                                                  • User Emails Blocked

                                                                                                    Community: I keep running into issues where our users stop receiving notifications from CRM because their email addresses get blocked in on the backend some how. I reach out to support, they confirm, they fix, and we carry on, but then it happens again.

                                                                                                  • Why wont Zoho Support Grammarly!! --- PLEASE VOTE FOR THIS to show Zoho we need this

                                                                                                    The spell check and grammar in ZOHO are so buggy and a waste of time. Please support Grammarly! I'm sure I'm not the only one — there are other CRMs that support this. If you're not planning to add this feature, Please let others know before accepting

                                                                                                  • Is it possible to hide Developer Space for all user in Zoho Projects

                                                                                                    Hello! I am Zoho admin in a company and we want to use Zoho Project to manage projects, but after a few days of testing we are not able to "hide" the Developer Space from all kind of users except the admin. To sum up, I want to hide this for all users.

                                                                                                  • API (v2) Search Criteria using CONCAT

                                                                                                    With API I can search for a contact using First_Name and Last_Name. However, when I need to search the Contact Module using a full name — and because CRM does not provide an API for full name — I am not finding a way to do this in the traditional way

                                                                                                  • Weekly Tips: Stay Focused with Email Snooze!

                                                                                                    New Year, New Resolutions Being back at work also means being back to the constant barrage of messages from work and clients. The constant flood of incoming emails can lead to the missing of important messages, especially when you can't respond right

                                                                                                  • Schedule Zoho CRM reports only on Business Days

                                                                                                    Hello, Is it possible to schedule reports only on business days ? We currently get daily sales reports on weekend which has no value since the sales team doesn't work on weekends. Thanks

                                                                                                  • Zoho Payroll's Year in Review 2024

                                                                                                    As we roll into 2025, we'd like to pay tribute to all the milestones we hit in 2024! From releasing out new features that streamlined your workflows to updates that made payroll management smoother, we’ve had a prolific year—all while keeping you, our

                                                                                                  • Recurring Events Not Appearing in "My Events" and therefore not syncing with Google Apps

                                                                                                    We use the Google Sync functionality for our events, and it appears to have been working fine except: I've created a set of recurring events that I noticed were missing from my Google Apps calendar. Upon further research, it appears this is occurring

                                                                                                  • Multiplying Weight of product by Quantity

                                                                                                    I am facing an issue with creating a report that consolidates the total sales volume in kilograms. I have already specified the weight for each product. I have also aggregated the total sales quantity. The key question is: how can I create a report that

                                                                                                  • Confirmation prompt before a custom button action is triggered

                                                                                                    Have you ever created a custom button and just hoped that you/your users are prompted first to confirm the action? Well, Zoho knows this concept. For example, in blueprint, whenever we want to advance to the next state by clicking the transition, it is

                                                                                                  • Frontal interview scheduling - room availability in office using Google Workspace?

                                                                                                    Hi, We're using Zoho Recruit as our ATS and Google Workspace as our email, calendar and resources management. We want to use the interview feature to schedule an in-person (frontal) interview with the applicants. How can we sync the room resources availability

                                                                                                  • Add and Remove Agents from Departments and Groups in Zoho One

                                                                                                    Hi Zoho Flow Team, We hope you're doing well. Currently, Zoho Flow provides an action to add an agent to a group in zoho one, but there is no action to remove an agent from a group or a department. Another action that we find missing is the option to

                                                                                                  • Explication sur comment mettre en place des règles d'affichage ou "layout Rules"

                                                                                                    J'ai passé plus d'une heure hier avec le support et je n'ai rien compris !! Je suis lecteur assidu des guides (je "RTFM") qui ne sont absolument pas orienté "client" chez Zoho, et je tiens à le rappeler ici . Dans la documentation on m'indique un cas

                                                                                                  • Introducing Hiring Pipeline for Vendor Portal

                                                                                                    Keeping vendors informed about candidate progress is often challenging, leading to communication gaps and repeated follow-ups. To address this issue, we've released an update to the Vendor Portal feature that lets you choose to display candidates' hiring

                                                                                                  • Address Grabber function for Zoho

                                                                                                    I converted from ACT to Zoho. With ACT, I used an add-on called AddressGrabber to scrape the contact information from leads that I buy and contact information contained on emails and websites and directly add it as a new lead or contact. Does anyone know

                                                                                                  • Integrate zoom with zoho bookings please; or add optional times in zoho meetings

                                                                                                    Just like events - these online meetings like zoom need to be integrated with zoho bookings, and there needs to be option for customer to book a time slot. It should not be dictated by CRM user.

                                                                                                  • Add Owner to deluge-created module record note

                                                                                                    Is it possible to include the "owner" aka "creator", of a Note when creating it via delulge? This sets "superadmin" as the Note creator. I need to override it. notemap = Map(); notemap.put("Parent_Id",program_contact_id); notemap.put("Note_Content",program_contact_data.get('Note'));

                                                                                                  • Directly Edit, Filter, and Sort Subforms on the Details Page

                                                                                                    Hello everyone, As you know, subforms allow you to associate multiple line items with a single record, greatly enhancing your data organization. For example, a sales order subform neatly lists all products, their quantities, amounts, and other relevant

                                                                                                  • Unique and Random IDs in Zoho Forms: Organize and Secure Your Data Efficiently

                                                                                                    When it comes to form submissions, organizing and identifying entries effectively is crucial. Zoho Forms offers two versatile ID generation options for submissions: Unique ID and Random ID. Each serves distinct purposes, providing flexibility to meet

                                                                                                  • Sort By Date - Deluge

                                                                                                    I have the following code, which normally works to sort calls by created time. Every once in a while, it doesn't work and something sneaks through in the wrong order and I can't figure out why. calls = zoho.crm.searchRecords("Calls","(Owner:equals:" +

                                                                                                  • Need to change author's name in blog post

                                                                                                    My colleague wrote a blog post for our blog but when I put it on our site, the author's name automatically populated as mine. I contacted ZohoSupport and was told to change the Nickname in my profile. Well, I did and then ALL the blog posts were listed as being written by my colleague! Is there any way to simply change one blog post with the correct author's name?

                                                                                                  • Iteration through a list - Coming up against a "Failure to update function" error

                                                                                                    Hi there! I've been attempting to get a deluge script working and am running into an error that I have been unable to resolve. The error I am getting is Failed to update function Error at line :18. Improper Statement. Error might be due to missing ';'

                                                                                                  • Can you modify "Last Activity Time" in deluge? If so what's the field name?

                                                                                                    I need to perform some bulk modifications on records in the Leads module, but I need to avoid changing the "last activity time" or "date modified" because I am using those fields to filter and sort leads for follow-up action. I cannot find an answer anywhere

                                                                                                  • How do I define a weekend

                                                                                                    I noticed the default for weekends does not seem to include Saturdays. How can i define weekends to include both Saturdays and Sundays? Thank you.

                                                                                                  • 【Zoho CRM】ポータル機能のアップデート

                                                                                                    ユーザーの皆さま、こんにちは。コミュニティチームの藤澤です。 今回は「Zoho CRM アップデート情報」の中からポータル機能のアップデートをご紹介します。 今回の機能アップデートにより、CRMのポータルへのログインがより簡単にできるようになりました。 【目次】 SAMLベースのシングルサインオンについて ポータルへのアクセスリンク送付について 今回のアップデートにより、アイデンティティプロバイダー（IdP）を利用している組織において、SAMLベースのSSO（シングルサインオン）を有効化できるようになりました！

                                                                                                  • Getting error during inserting a record in form of zoho people using zoho api

                                                                                                    import requests import json # Set your access token and Zoho People API base URL access_token = '1000.XXXXXXXXXXXXXXX.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX' api_base_url = 'https://people.zoho.in/people/api/' # Set the form name and data to be inserted form_link_name

                                                                                                  • UI Arabic

                                                                                                    can i change the member portal UI to arabic in zoho community?

                                                                                                  • Resume template to include profile photo

                                                                                                    Hi, We would love the Resume Template to be able to include their profile photo. How can this be done? Miriam

                                                                                                  • Marking a form as 'done'?

                                                                                                    Hi! I've got a form that staff fill in when moving stock from location to location. I see the entries they've sent across and I input them into my stock control system. Is there a way to mark a form as 'done'? So that I know which entries I've input,

                                                                                                  • Zoho CRM - best way to search an account and assign to a deal

                                                                                                    Hi Everyone I am looking for some advice. I want to find the best way to complete the below steps. We have a deal and once it reaches a certain stage we need to allocate a supplier / vendor to this deal along with the salesperson. I want to add (ideally

                                                                                                  • Zoho Rating

                                                                                                    When I close a ticket, the zoho system automatically sends an email to the customer for them to leave a rating. When they leave a rating, the ticket re-opens and I have to close it again. When I close it again, the zoho system sends the customer an email

                                                                                                  • Zoho GC Flow is not showing in IM Channels

                                                                                                    I have added my social IM channels in zoho desk. Created a GC Flow to automate conversations. But Guided conversations are not showing in any platforms I have chosen; WhatsApp Instagram Messenger Web (Business Messaging) In the flow I mentioned these

                                                                                                  • Sharing Knowledge Base articles across multiple departments

                                                                                                    It would be useful to share some Knowledge Base articles across multiple departments where they are applicable, rather than having to go into other departments to find the article you're looking for. For example. Our reception uses the 'Admin' desk whereas our IT guys use the 'Support' desk, however both divisions would find KB articles about our company intranet useful. Reception does not have access to the support desk, so cannot see articles created in the Support KB. Perhaps you could install

                                                                                                  • Contacts marked as Spam are shown as Contacts in tickets.

                                                                                                    Hi Zoho, If a ticket is marked manually as Spam you get an option to set the contact as Spam as well. It would be great if there was another option to delete this Contact. This would be based on the understanding that it wouldn't be marked automatically

                                                                                                  • Is possible to use ${webhookTrigger.payload.street==null?"No street":${webhookTrigger.payload.street}} for to detect inline a null parameter

                                                                                                    Hi Team I need to know if it's possible to evaluate inline the following parameter, with the objetive to detect a null value ? I would like to use ${webhookTrigger.payload.street==null?"No street":${webhookTrigger.payload.street}} Regards, Pablo

                                                                                                  • Real Estate CRM

                                                                                                    How can I tailor my CRM for real estate? I had seen an image where the CRM included property tabs.

                                                                                                  • Next Page