CRM Blueprint #2: Créer un Blueprint

CRM Blueprint #2: Créer un Blueprint



Bonjour à tous, 

Découvrons comment créer un Blueprint en 3 étapes :

1. Saisir les informations de base
2. Définir le flux du processus
3. Configurer les paramètres de transition




ETAPE 1 : SAISIR LES INFORMATIONS DE BASE

  • Allez dans les Paramètres > Gestion de Processus > Blueprint
  • Cliquez sur Créer un Blueprint
  • Dans la fenêtre choisissez le nom, module, la disposition et la zone pour lesquels le processus est créé



Dans notre scénario, puisque le processus est le suivi des transactions, choisissons le module Deals, le modèle standard et le champ Statut.
Spécifiez des critères pour que les enregistrements entrent dans un processus, le cas échéant. Par exemple, le montant est >5000.
Si vous n'entrez pas de critères, tous les enregistrements créés dans le modèle entreront dans le processus. Cliquez sur Suivant.


ETAPE 2 : DEFINIR LE FLUX DU PROCESSUS

Dans l'éditeur Blueprint , faites glisser et déposez tous les états (étapes) qui font partie du processus en les connectant avec des nœuds.

Créez des transitions en cliquant sur le bouton + entre deux états.
(Pour supprimer une transition, il suffit de faire un clic droit sur la ligne de transition et de cliquer sur Supprimer la transition).





Que signifie le déroulement du processus ci-dessus ?
Il s'agit d'une représentation graphique du processus de suivi des transactions suivi par Zylker. Les transactions qui entrent dans ce processus passent par toutes les étapes dans l'ordre indiqué sur l'image.
  • Les boutons blancs représentent les états du plan directeur (étapes de l'opération).
  • Les boutons verts représentent les transitions (conditions requises pour compléter chaque étape).
Chaque transition que vous configurez est affichée sous forme de bouton (en bleu ci-dessous) sur la page de détails de l'enregistrement.



Pour compléter une transition, cliquez sur le bouton et exécutez les actions mentionnées dans la fenêtre popup qui s'affiche. Si vous réussissez la transition, vous passerez à l'état suivant du Blueprint.
Le bouton bleu Contrat perdu s'appelle une transition courante et apparaît dans tous les états du Blueprint.




ETAPE 3 : LA TRANSITION

"La transition" désigne le changement d'état dans un processus. C'est le lien entre deux états, où les conditions du changement sont clairement définies. Une transition se compose de trois parties : avant, pendant et après.

Par exemple, examinons la transition entre les états "Qualifié" et "Négocié". Dans l'exemple de Zylker, un représentant commercial de Zylker doit saisir le pourcentage de remise et la date de clôture pour compléter la transition. Selon la politique de Zylker, la remise pour un produit ne peut être supérieure à 25%.
Dès que la transition de négociation est exécutée, une notification par courriel doit être envoyée automatiquement au responsable du représentant commercial pour l'informer de la soumission de la transaction.
Voyons comment nous pouvons prendre en compte tous ces points dans le Blueprint.

Avant la transition

Spécifiez les personnes responsables de la transition. Par exemple en choisissant le propriétaire de l'enregistrement, seul lui (et les personnes hiérarchiquement supérieures) sera en mesure de visualiser la Transition.

Définissez les critères qui dictent le moment où cette transition doit être disponible.
Exemple de critères : "La démonstration du produit est terminée". Dans ce cas, la transition ne sera affichée aux enregistrements que lorsque le champ Démonstration du produit sera mis à jour et sera Terminé.

Si vous n'avez pas de telles conditions, vous pouvez ignorer la section sur les critères. Dans ce cas, la transition sera immédiatement visible sur tous les enregistrements.




Pendant la transition

Cette section guide les responsables de la transition dans la réalisation d'une étape particulière d'un processus en les invitant à saisir des champs spécifiques, des notes, des pièces jointes et d'autres informations en fonction du contexte. Par exemple, dans le processus de suivi de l'affaire, les représentants commerciaux peuvent être tenus de saisir le pourcentage de remise, des notes et de joindre quelques documents de vente conformément à la politique de l'organisation. Dans un tel cas, tous ces détails peuvent être mandatés dans la section Pendant la transition de la transition de négociation.

Vous pouvez ensuite personnaliser les différents champs selon votre besoin.




Après la transition

Définissez les actions qui seront automatisées à la fin de la transition. Les actions qui peuvent être automatisées dans la section.



Transition commune : une transition qui peut être exécutée à partir de tous les états d'un processus.

Par exemple, dans un processus de suivi d'une affaire, vous savez généralement si vous avez gagné ou perdu une affaire après que l'enregistrement soit passé par plusieurs étapes telles que la qualification, la négociation, l'approbation de la remise, etc. La transaction perdue est donc une transition qui n'est disponible que vers la fin du processus. Mais supposons qu'un client ne montre aucun intérêt et que vous souhaitiez abandonner une affaire à l'étape de la qualification elle-même. Dans ce cas, vous devez être en mesure d'exécuter la transition "Contrat Perdu" à ce moment précis - plutôt que de passer par toutes les étapes intermédiaires.

Pour que cela soit possible, vous devez faire de l'abandon de l'accord une transition commune en cochant la case comme indiqué dans l'image suivante. Une fois que vous l'aurez fait, vous verrez la transition "Contrat Perdu" sur tous les états.




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                                                                                                    I need to change the fields, sections from the profile view of an emplyoyee.
                                                                                                  • What do the Image Sizes mean in Zoho CRM Email Templates?

                                                                                                    Below you can see the image options in email templates: Banner, Fit, Small, Medium, Original, Custom. Can someone from Zoho please share with me: What each is/means? How each will look on desktop AND mobile? How to edit "custom"?  If I choose "Custom"
                                                                                                  • Translate any published presentation to the language of your choice

                                                                                                    As part of our constant effort to enrich your presentation experience, Zoho Show has rolled out a new feature for translating published presentations. Consider the following scenario: Zylker IT services, a multinational corporation, has announced product
                                                                                                  • Blueprint: multi-select lookup field not available in the criteria option

                                                                                                    I read this old forum post which stated that multi-select lookup fields are now selectable as an option in a Blueprint transition configuration: https://help.zoho.com/portal/en/community/topic/blueprint-multi-select-lookup-field-not-available-within-blueprint-transition
                                                                                                  • Apply Credit Note Automatically

                                                                                                    We need the ability to apply open Credit Notes toward invoices generated by recurring invoice as the first, priority payment. This should be an option that we can enable/disable in the recurring profile and/or the Credit Note. Other invoicing systems can do this. I'm not sure why Zoho Invoice doesn't have it. Here's an example for a Recurring Invoice... If a customer has open Credit Notes, and a saved credit card set for auto-pay, once an invoice goes out, the credit balance gets automatically applied
                                                                                                  • Workflow for "Expenses" module?

                                                                                                    Hi there, over the last 2 years, Zoho Expense has seen tremendous growth and we are happy with it. But, sometimes it is frustrating to see things are being implemented halfheartedly, or so it seems. For example, There is the possibility to create workflows
                                                                                                  • Record Template - Conditionally printing sections

                                                                                                    Is there a way to conditionally print a section of a Record Template? More specifically I am printing records from a Form "Invoice". That Form has 3 SubForms. I'd like to print the content of those SubForms using a Record Template but only if they have at least one line item. If they have no line items, I'd like to hide the headers for that section on the printout.
                                                                                                  • User can choose the PDF report

                                                                                                    Hi. I would like to find out if a user (Creator or customer portal) to choose from the different PDF customised reports that have been built?
                                                                                                  • Query table pull last 12 months

                                                                                                    I am tying to pull the following criteria and the date is always what causes me the issue. I want to pull people (pco_id) who have entries of "event_id" being these 2 events and whos "kind" is Regular or Guest and where the event_starts_at (date column)
                                                                                                  • PLEASE FIX Search options and consider a Global seach option

                                                                                                    A recent update has removed the ability to search for addresses and phone numbers under contacts. We cannot find where this moved to (If it is still available). Please put these options back as we cannot locate specific projects anymore. Also please consider allowing for a Global search. This would really improve the search engine. For example: If I search for "Sally Jones" then all invoices , estimates, vendors etc.. would populate.. Please let me know if you need any more information. Thank You....
                                                                                                  • Customize your calendar based on personal preferences

                                                                                                    Greetings, We're happy to introduce a few new capabilities to the Activities module's Calendar View! Now you can tailor your calendar's appearance and notification settings to suit your needs. In the past, the Calendar View lacked customization options
                                                                                                  • BUG ALERT: Client Script + Commands -> $Page contextual data is not updated

                                                                                                    When using the new Client Script Commands feature, there is an issue with the Client Script $Page contextual data not accurately being updated each time a Command is run. Assuming a Client Script Command called "Client Script Command Bug" with the following
                                                                                                  • Show iFrame of related List inside of Blueprint Transition

                                                                                                    Hey, is it possible to show an iFrame of a related list like this inside of a Blueprint transition?
                                                                                                  • Lookup Fields not Converting

                                                                                                    I manage holiday properties. I have a lookup to the Accounts (Properties) in the Leads module. The lookup is connected to the property address field. When I convert it the lookup field does not update in Deals, although the property address does. There
                                                                                                  • 2024: A Year of Transformation with Zoho Forms

                                                                                                    As we close the curtain on another exciting year, it’s time to reflect on the strides Zoho Forms has taken in 2024. From empowering businesses with advanced tools to simplifying workflows and enhancing user experiences, our updates this year were all
                                                                                                  • Stop selling out of stock Items.

                                                                                                    Hi I have been using Zohobooks for a around 8 month now. I am not involved in selling process but my staff cant stop selling product which they do not hold in stock, this is a big headache for me as physical count never matches what is shown on the books. 
                                                                                                  • Bigin API Token Request ("invalid_client")

                                                                                                    Hi people, I tried to connect to the API without success, I've read all of the documentation multiple time and tried just about everything. I tried to do it with Python Request module and with Postman, passing the information through both the URL parameter
                                                                                                  • Customer Happiness not clickable when using API

                                                                                                    Is there a way to automatically add the Customer Feedback links when generating email drafts via the API? Currently, the feedback links are only added when generating an email draft using the UI. I tried using the endpoint described in https://desk.zoho.com/DeskAPIDocument#CustomerFeedback#CustomerFeedback_Getthecustomerfeedbackplaceholderlink
                                                                                                  • Send To Zoho Sign not Showing

                                                                                                    The button send to Zoho sign is not showing on my Zoho CRM . Is there additional steps I need to take after installing Zoho Sign to CRM ?
                                                                                                  • How to Get An Image's URL once it's uploaded to library?

                                                                                                    I manage to find URLs to the images I uploaded to my library, but after a day, it seems the links stop working like its only temporary. Where can I find the ACTUAL solid URL for my images that I upload to my Library so I can use them for my custom template / HTML coded template? Thanks, Mac
                                                                                                  • 【Zoho CRM】インポート機能のアップデート:既存データへのタグ追加が可能に!

                                                                                                    ユーザーの皆さま、こんにちは。コミュニティチームの藤澤です。 今回は「Zoho CRM アップデート情報」の中のインポート機能のアップデートをご紹介します。 Zoho CRMのタグは、データを効率的に分類、認識するためのラベルです。 タグ付けは次の3つの方法で行えます: 個別タグ付け:少数のデータを手動でタグ付け 自動化:特定のタイミングで繰り返しタグ付け 一括更新:インポート機能でタグを追加または更新 今回のアップデートでは、インポート時に既存のタグを残したまま、新しいタグの追加、既存タグを置き換えできるようになりました。
                                                                                                  • Link to Desk tickets

                                                                                                    Hello, We are using Analytics to analyze data in Desk. Is there a way to embed a link to a ticket in reports?  We'd love to be able to see the drill down data, and click a value in a result row that would launch the Desk Ticket in another window/tab. Thanks in advance for any ideas!
                                                                                                  • Bluerprints: How to connect the created record back?

                                                                                                    I've a blueprint which creates another record as part of an 'After' transition. But the two records don't seem to be linked together. If it's not automatic - how do I get the created record ID to link it to the original record? Thanks!
                                                                                                  • Populate a Related List Item based on a Stage

                                                                                                    I would like to know if I can populate a CLOSED DEAL section in a contact that populates only when a Deal (something in the Deal Module) is listed as Closed - Won. I'd like another section that is just called deals, which shows me all other deals that
                                                                                                  • Being able to draw inside a module ?

                                                                                                    I was wondering if anyone know of a solution for this request. We would like to be able to draw directly from one module in the CRM and have it attached to that record. Here is an example. Paul would go to the customer once he as done the measuring, he
                                                                                                  • 2 serial numbers for 1 item (Mac address and Serial number)

                                                                                                    There is a way to track 2 serial number type for 1 Item. Ex: Some electronic devices have a MAC address and a serial number. I need to track those 2 numbers
                                                                                                  • Holidays

                                                                                                    Hi; For defining Holidays, you need to add logic to handle the year as well as the month & day. We need to be able to enter Holidays for the next year. I need to add a holiday for January 2, 2017, but I can't until January 1st, which is a Sunday and we
                                                                                                  • Delete a department or category

                                                                                                    How do I delete a Department?  Also, how do I delete a Category? This is pretty basic stuff here and it's impossible to find.
                                                                                                  • Remove or hide default views

                                                                                                    I'm looking to only have the views pertinent to my organization.  Is there a way to show only my custom views (or separate them to a different area or something)? If not, this should be a feature as switching from Zendesk we had this option...
                                                                                                  • Analytics Module: Can you move items from one dashboard to another?

                                                                                                    Is there a way to move items from one dashboard to another? I want to rearrange my dashboard now that I know what i'm doing but i don't want to remake my various widgets? Edit: Hey Zoho, This would be a good feature: to be able to move/copy widgets to
                                                                                                  • Copy Widget to another Dashboard

                                                                                                    I can see the option to clone a widget to the same dashboard but is it possible to copy it to another dashboard?
                                                                                                  • Is there a way to print the dashboard?

                                                                                                    I would like the capability of printing the dashboard - is that possible?
                                                                                                  • Custom Deal Name in Lead Conversion Mapping

                                                                                                    I know there are ways to change the name of a Deal after conversion using a custom function, so no need to repost that information. I would like to see the CRM Improved with Deal Name Customisation and I think the Lead Conversion Mapping page would be
                                                                                                  • Introducing Record Summary: smarter insights at your fingertips

                                                                                                    Hello everyone, Building on the recent launch of Zoho's in-house Zia Large Language Model (Zia LLM)—a major milestone in Zoho CRM’s AI capabilities—we’re excited to introduce the Record Summary feature. This powerful addition makes use of Zia LLM to simplify
                                                                                                  • Suppress "spreadsheet will not be saved" message on published sheet

                                                                                                    I have published a sheet and have one column on that sheet that the user can edit (a dropdown picklist where the user can select the status for each line). Is there a way to suppress the Zoho Sheet message "Any changes made to this published spreadsheet
                                                                                                  • Missing "Email Authentication" tab

                                                                                                    Backstage is alerting users about "Unauthenticated Domains" with a large prompt in the backend. It adds a link to learn more. On this tutorial page, it shows where to find the "Email Authentication" tab in this screenshot. However, in our Backstage, that
                                                                                                  • Show item Cost value on Item screen

                                                                                                    The Item screen shows Accounting Stock and Physical Stock. It would be very helpful if value information could be displayed here as well, for instance Cost Price. Currently, to find the Cost Price (as used for inventory valuations) from inside the item
                                                                                                  • Zoho Analytics to Zoho Sheets - automatic update?

                                                                                                    Hi all, If I create a zoho sheet from an Analytics Report or Analytics Data, is there a way for the zoho sheet to automatically update as the Report / Data in analytics updates?
                                                                                                  • Integration with Moodle

                                                                                                    Greetings, I hope find all doing well and safe. I've recently returned to using Zoho Flow after a break and was hoping to connect my WooCommerce store with Moodle, the world's most widely used learning management system. My goal was to automatically enroll
                                                                                                  • How to Record Loan with interest

                                                                                                    I have received loans from friend he give me like 2 loans so far one is one year repayment and one short, how to properly record his payment, and repayment and give him statement  for each loan he give me 
                                                                                                  • Next Page