Pack débutant : vos premiers pas sur Zoho Bigin
Dans cet article nous verrons comment paramétrer votre CRM Bigin en 4 étapes : renseigner vos informations, gérer vos utilisateurs ainsi que leurs rôles et profils.
Renseigner les informations de votre organisation
Vous venez de vous inscrire à Zoho Bigin, et avant toutes choses il est important de renseigner les informations de votre entreprise dans le CRM comme le fuseau horaire, votre monnaie, votre logo ...
Pour cela voici la marche à suivre :
- Paramètres,
- Cliquez sur Organisation,
- Appuyez sur le stylet pour modifier vos informations
Gérer les différents utilisateurs
La prochaine étape pour configurer votre compte Bigin est la gestion des utilisateurs.
Les employés de votre entreprise peuvent-être ajoutés comme utilisateurs et vous pouvez ensuite leur assigner un rôle ou définir leur profil pour leur accorder ou non l'accès à certaines actions ou informations.
Les personnes dont la position leur donne le droit de "Gérer les utilisateurs" peuvent ajouter, modifier ou supprimer les différents utilisateurs.
Ajouter un nouvel utilisateur
Voici la marche à suivre pour ajouter un nouvel utilisateur :
- Connectez-vous à Bigin avec un profil "Administrateur"
- Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et Contrôles
- Allez dans l'onglet Utilisateurs
- Cliquez sur le bouton "Nouvel Utilisateur"
- Renseignez ensuite les différents champs : Nom, Prénom, E-mail, Rôle et Profil
Cliquez sur "Inviter un utilisateur" et la demande de connexion lui sera envoyée
Une fois que votre utilisateur est créé, vous pouvez modifier les informations le concernant à condition d'avoir le profil Administrateur.
Pour cela, allez sur la page avec les différents utilisateurs et cliquez sur le stylet pour modifier les informations d'une personne en particulier. Ajoutez ensuite toutes les informations que vous avez sur l'employé pour profiter d'un profil complet.
Vous pouvez aussi afficher les utilisateurs en fonctions de certains critères : actifs, inactifs, invités ou supprimés. Pour cela choisissez l'affichage que vous souhaitez dans le menu déroulant.
Activer ou désactiver un utilisateur
Il est possible que vous ayez besoin pendant une certaine période de désactiver un utilisateur, pendant un congé maladie par exemple. En désactivant le compte de cet utilisateur, il ne pourra plus avoir accès à ses données.
Pour cela allez dans le tableau avec tous les utilisateurs et sélectionnez la vue "Utilisateurs actifs" si vous souhaitez désactiver un compte ou "Utilisateurs inactifs" pour l'inverse. Cliquez ensuite sur les (...) à droite et Activez ou Désactivez l'utilisateur.
Bon à savoir : Il est impossible de désactiver le Super Admin, vous devez d'abord transmettre le Profil à un autre utilisateur pour ensuite le supprimer.
Supprimer un utilisateur
Si un employé quitte votre entreprise vous pouvez supprimer son compte. Pour cela vous n'avez qu'à cliquer sur la corbeille et l'utilisateur sera supprimé.
Bon à savoir : cette action est irréversible, il est conseillé de transférer en amont les données de l'utilisateur supprimé à une personne restant dans votre entreprise (même si la suppression d'un utilisateur n'impact aucune de ses données qui restent sur Bigin)
Gérez les rôles de votre organisation
Continuons notre processus de réglage des paramètres Bigin avec la définition des rôles au sein de votre entreprise.
Il existe une hiérarchie au sein d'une équipe, basée sur les différents rôles/position des employés. Cette structure détermine le niveau d'information auquel le salarié peut accéder selon son rôle : un manager peut avoir accès aux données de son équipe mais l'inverse n'est pas toujours nécessaire.
C'est pour cela qu'il est important de créer au sein de votre CRM Bigin une délimitation d'accès pour chaque rôle.
Comment créer un rôle
NB : il n'est pas possible de créer plus de 2 rôles dans la version gratuite
- Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et contrôle
- Cliquez sur Rôle
- Cliquez sur le (+) à droite du rôle que vous souhaitez dupliquer
- Entrez ensuite les informations sur ce nouveau rôle, nom, à qui il rend des comptes, s'il peut ou non échanger ses informations avec ses collègues ainsi qu'une description
- Enregistrez : votre rôle est paramétré
Comment assigner les rôles à votre équipe
Une fois que votre feuille hiérarchique est établie au sein de votre CRM Bigin vous devez attribuer à votre équipe les rôles qui lui correspondent.
- Allez dans les paramètres > Utilisateurs et contrôles
- Sélectionnez l'onglet Utilisateurs
- A côté de l'utilisateur en question, cliquez sur le stylet pour modifier ses informations
- Dans la partie rôle, sélectionnez celui adapté à l'utilisateur
Comment supprimer un rôle
Vous pouvez supprimer un rôle s'il ne convient plus aux besoins de votre entreprise, mais cette suppression ne sera efficace qu'une fois le rôle transféré à un autre pour éviter toutes pertes de données.
- Allez dans les paramètres > Utilisateurs et contrôles
- Sélectionnez l'onglet Rôle
- A côté du rôle en question, cliquez sur la corbeille puis sélectionnez la personne qui reprendra les fonctions de ce rôle
- Cliquez sur Supprimer
Gérer les profils de votre organisation
Voici la dernière étape pour paramétrer votre compte Bigin : définir les profils. Les profils vous aident à définir un ensemble d’autorisations pour chaque utilisateur ainsi que les actions qu’ils peuvent exécuter au sein de Bigin. Un manager n'aura pas les mêmes besoin qu'un employé, par exemple il devra avoir accès à certains paramètres administratifs, pouvoir ajouter un utilisateur, créer un workflow ... et ce sont ces accès qui sont déterminés dans les profils.
Voici où trouver les différents profils de votre entreprise :
- Allez dans les paramètres
- Puis sélectionnez > Utilisateurs et contrôles
- Cliquez sur l'onglet Profil
Il existe par défaut deux profils :
- Administrateur : donne accès à tous les paramètres de Bigin
- Standard : ne donne pas accès à la partie administrative
Vous pouvez aussi créer vos propres profils pour être au plus proche des besoins de votre organisation
Les autorisations liées au Profil
Les autorisations de base rassemblent, les Transactions, les Contacts et Sociétés, les Produits, les Notes, les Activités et le Tableau de bord. Vous pouvez ensuite choisir le niveau d'accès : Afficher, Créer, Modifier ou Supprimer.
Note : Pour le tableau de bord seul deux options existent : Afficher et gérer
Les fonctions avancées vous permettent d'effectuer des actions plus spécifiques comme :
- Workflows : pour automatiser certaines actions pour gagner en temps et en efficacité comme suivre un nouveau contact, assigner une tâche à un utilisateur...
- Formulaires web : entrer automatiquement des contacts dans votre CRM lorsqu'ils renseignent leurs coordonnées dans un formulaire sur votre site web
- Gestion des utilisateurs : donner accès ou non à certaines fonctions aux différents utilisateurs
- Actions en bloc : effectuer des tâches groupées, envoyer un mail, changer de propriétaire, supprimer mettre à jour...
- Administration des données : analyser l'intégrité des données pour garder celles qui sont fiables
- Divers : autres actions, rechercher, fusionner ou gérer les vues personnalisées
Canaux : le point de contact avec vos clients, vous pouvez choisir de donner accès au profil aux informations venant des réseaux sociaux ou des emails
Créer un profil
Pour créer un profil voici la marche à suivre :
- Allez dans les Paramètres
- Cliquez sur l'onglet Profil
- Cliquez sur le bouton "+ Nouveau Profil"
- Entrez le nom de ce nouveau profil
- Renseignez profil sur lequel il va être cloné, et dont il aura les mêmes autorisations (que vous pourrez modifier par la suite si besoin)
- Écrivez une description de ce nouveau profil
- Enregistrez-le
Supprimer un profil
Pour supprimer un profil voici la marche à suivre :
- Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et contrôles
- Cliquez sur l'onglet Profil
- Cliquez sur les (...) à droite du profil à supprimer
- Choisissez Supprimer
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Florence Barbier
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Bigin - Astuce #5 : Comment transférer le statut Super Admin ?
Bonjour Community France, Découvrons comment transférer le statut de Super Administrateur. Sachez que le statut de super administrateur ne peut être transféré à un autre utilisateur administrateur que par le super administrateur lui même. Pour transférerNouveau forfait Bigin Premier : Multi-devises, flux de travail avancés et plus encore !
Bonjour à tous, Nous sommes ravis d'annoncer une toute nouvelle édition de Bigin qui contient plusieurs nouvelles fonctionnalités comme la multidevise, des flux de travail avancés, des champs de recherche personnalisés et plus encore : l'édition Premier.Nouveauté Bigin : associez plusieurs contacts à une même affaire!
Bonjour à tous, Une transaction implique souvent plusieurs décideurs. Prenons l'exemple de l'entreprise Zylker qui utilise Bigin pour gérer ses pipelines de vente. Ils souhaitent acheter des meubles. Pour valider la vente, différents employés, de différentsPack débutant : vos premiers pas sur Zoho Bigin
Dans cet article nous verrons comment paramétrer votre CRM Bigin en 4 étapes : renseigner vos informations, gérer vos utilisateurs ainsi que leurs rôles et profils. Renseigner les informations de votre organisation Vous venez de vous inscrire à Zoho Bigin,Anniversaire Bigin : le CRM pour les petites entreprises évolue
Bonjour à tous ! Nous sommes de retour avec quelques annonces passionnantes. Mais d'abord, joyeux anniversaire à nous ! Bigin a eu un an récemment et nous avons un nouvel ensemble de fonctionnalités que nous sommes impatients de partager avec vous. Nous
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Systematic SPF alignment issues with Zoho subdomains
Analysis Period: August 19 - September 1, 2025 PROBLEM SUMMARY Multiple Zoho services are causing systematic SPF authentication failures in DMARC reports from major email providers (Google, Microsoft, Zoho). While emails are successfully delivered dueNo practical examples of how survey data is analyzed
There are no examples of analysis with analytics of zoho survey data. Only survey meta data is analyzed, such as number of completes, not actual analysis of responses, such as the % in each gender, cross-tabulations of survey responses. One strange characteristic of Zoho analytics is that does not seem aware of how Zoho Survey codes 'multiple response' questions. These are questions where more than one option can be selected from a list. Zoho Survey stores this data as text, separated by commas withinUpdate application by uploading an updated DS file
Is it possible? I have been working with AI on my desktop improving my application, and I have to keep copy pasting stuff... Would it be possible to import the DS file on top of an existing application to update the app accordingly?Minimise chat when user navigates to new page
When the user is in an active chat (chatbot) and is provide with an internal link, when they click the link to go to the internal page the chat opens again. This is not a good user experience. They have been sent the link to read what is on the page.How do I fix this? Unable to send message; Reason:554 5.1.8 Email Outgoing Blocked.
How do I fix this? Unable to send message; Reason:554 5.1.8 Email Outgoing Blocked.Reports: Custom Search Function Fields
Hi Zoho, Hope you'll add this into your roadmap. Issue: For the past 2yrs our global team been complaining and was brought to our attention recently that it's a time consuming process looking/scrolling down. Use-case: This form is a service report withZoho Projects app update: Voice notes for Tasks and Bugs module
Hello everyone! In the latest version(v3.9.37) of the Zoho Projects Android app update, we have introduced voice notes for the Tasks and Bugs module. The voice notes can be added as an attachment or can be transcribed into text. Recording and attachingzurl URL shortener Not working in Zoho social
zurl URL shortener Not working in while creating a post in Zoho socialIn the Zoho CRM Module I have TRN Field I should contain 15 digit Number , If it Contain less than 15 digit Then show Alert message on save of the button , If it not contain any number not want to sh
Hi In the Zoho CRM Module I have TRN Field I should contain 15 digit Number , If it Contain less than 15 digit Then show Alert message on save of the button , If it not contain any number not want to show alert. How We can achive in Zoho CRm Using customPower of Automation::Streamline log hours to work hours upon task completion.
Hello Everyone, A Custom Function is a user-written set of code to achieve a specific requirement. Set the required conditions needed as to when to trigger using the Workflow rules (be it Tasks / Project) and associate the custom function to it. Requirement:-Zoho Bookings know-how: A hands-on workshop series
Hello! We’re conducting a hands-on workshop series to help simplify appointment scheduling for your business with Zoho Bookings. We’ll be covering various functionalities and showing how you can leverage them for your business across five different sessions.Custom report
Hello Everyone I hope everything is fine. I've tried to To change the layout of the reports, especially the summary page report, and I want to divide summary of each section in the survey but I can't For example: I have a survey containing five differentZoho Journey - ZOHO MARKETING AUTOMATION
I’ve encountered an issue while working with a journey in Zoho Marketing Automation. After creating the journey, I wanted to edit the "Match Criteria" settings. Unfortunately: The criteria section appears to be locked and not editable. I’m also unableCustom Fields in PDF outputs
I created a couple of custom fields. e.g Country of Origin and HS Tariff Code. I need these to appear on a clone of a sales order PDF template but on on the standard PDF template. When I select "appear on PDFs' it appears on both but when I don't selectHow to create a Service Agreement with Quarterly Estimate
Hello, I'm not sure if this has been asked before so please don't get mad at me for asking. We're an NDIS provider in Australia so we need to draft a Service Agreement for our client. With the recent changes in the NDIS we're now required to also includeChange Currency symbol
I would like to change the way our currency displays when printed on quotes, invoices and purchase orders. Currently, we have Australian Dollars AUD as our Home Currency. The only two symbol choices available for this currency are "AU $" or "AUD". I wouldPython - code studio
Hi, I see the code studio is "coming soon". We have some files that will require some more complex transformation, is this feature far off? It appears to have been released in Zoho Analytics alreadyZoho Social - Post Footer Templates
As a content creator I often want to include some information at the end of most posts. It would be great if there was an option to add pre-written footers, similar to the Hashtag Groups at the end of posts. For example, if there is an offer I'm runningSeriously - Create multiple contacts for leads, (With Company as lead) Zoho CRM
In Zoho CRM, considering a comapny as a lead, you need us to allow addition of more than one contact. Currently the Lead Section is missing "Add contact" feature which is available in "Accounts". When you know that a particular lead can have multipleThe Social Wall: August 2025
Hello everyone, As summer ends, Zoho Social is gearing up for some exciting, bigger updates lined up for the months ahead. While those are in the works, we rolled out a few handy feature updates in August to keep your social media management running smoothly.Ugh! - Text Box (Single Line) Not Enough - Text Box (Multi-line) Unavailable in PDF!
I provide services, I do not sell items. In each estimate I send I provide a customized job description. A two or three sentence summary of the job to be performed. I need to be able to include this job description on each estimate I send as it's a criticalAllow to pick color for project groups in Zoho Projects
Hi Zoho Team, It would be really helpful if users could assign colors to project groups. This would make it easier to visually distinguish groups, improve navigation, and give a clearer overview when managing multiple projects. Thanks for consideringZoho Books - Quotes to Sales Order Automation
Hi Books team, In the Quote settings there is an option to convert a Quote to an Invoice upon acceptance, but there is not feature to convert a Quote to a Sales Order (see screenshot below) For users selling products through Zoho Inventory, the workflowCan't find imported leads
Hi There I have imported leads into the CRM via a .xls document, and the import is showing up as having been successful, however - when I try and locate the leads in the CRM system, I cannot find them. 1. There are no filters applied 2. They are notCustom Button Disappearing in mobile view | Zoho CRM Canvas
I'm working in Zoho CRM Canvas to create a custom view for our sales team. One of the features I'm adding is a custom button that opens the leads address in another tab. I've had no issue with this in the desktop view, but in the mobile view the buttonThe connected workflow is a great idea just needs Projects Integrations
I just discovered the connected workflows in CRM and its a Great Idea i wish it was integrated with Zoho Projects I will explain our use case I am already trying to do something like connected workflow with zoho flow Our requirement was to Create a TaskZoho Projects MCP Feedback
I've started using the MCP connector with Zoho Projects, and the features that exist really do work quite well - I feel this is going to be a major update to the Zoho Ecosystem. In projects a major missing feature is the ability to manage, (especiallyFunction #10: Update item prices automatically based on the last transaction created
In businesses, item prices are not always fixed and can fluctuate due to various factors. If you find yourself manually adjusting the item rates every time they change, we have the ideal time-saving solution for you. In today's post, we bring you customemail template
How do I create and save an email templateEnhancements in Portal User Group creation flow
Hello everyone, Before introducing new Portal features, here are some changes to the UI of Portals page to improve the user experience. Some tabs and options have been repositioned so that users can better access the functionalities of the feature. FromArchiving Contacts
How do I archive a list of contacts, or individual contacts?How do I filter contacts by account parameters?
Need to filter a contact view according to account parameter, eg account type. Without this filter users are overwhelmed with irrelevant contacts. Workaround is to create a custom 'Contact Type' field but this unbearable duplicity as the information alreadyCan I add Conditional merge tags on my Templates?
Hi I was wondering if I can use Conditional Mail Merge tags inside my Email templates/Quotes etc within the CRM? In spanish and in our business we use gender and academic degree salutations , ie: Dr., Dra., Sr., Srta., so the beginning of an email / letterZoho CRM button to download images from image upload field
Hello, I am trying to create a button in Zoho CRM that I can place in my record details view for each record and use it to download all images in the image upload fields. I tried deluge, client scripts and even with a widget, but feel lost, could notUnveiling Cadences: Redefining CRM interactions with automated sequential follow-ups
Last modified on 01/04/2024: Cadences is now available for all Zoho CRM users in all data centres (DCs). Note that it was previously an early access feature, available only upon request, and was also known as Cadences Studio. As of April 1, 2024, it'semail moderation issue when email is sent in the name of a mail group
Symptom: an email that is sent by a mail group moderator in the name of a moderated mail group is held back for approval. Reproduction: Create a moderated mail group with members and moderators. Allow that mails can be sent in the name of the group (extended settings). Send an email to the group as a group moderator, but in the name of the group. This mail is held back for moderation which is unexpected. Expected: A mail sent by group moderator to a moderated group are not held back for moderationblank page after login
blank page after logging into my email account Thanks youIntroducing the revamped What's New page
Hello everyone! We're happy to announce that Zoho Campaigns' What's New page has undergone a complete revamp. We've bid the old page adieu after a long time and have introduced a new, sleeker-looking page. Without further ado, let's dive into the mainAlways display images from this sender – Is this feature available?
In Zoho mail, I had my "Load external images" setting set to "Ask me", and that's fine. That's the setting I prefer. What's not fine though is I always need to tick "Display now" for each email I get, regardless if I've done that multiple times from severalFunction #9: Copy attachments of Sales Order to Purchase Order on conversion
This week, we have written a custom function that automatically copies the attachments uploaded for a sales order to the corresponding purchase order after you convert it. Here's how to configure it in your Zoho Books organization. Custom Function: HitNext Page