Éliminer les copies multiples d'un même document

• Accéder à l'ancienne version du document, sans créer plusieurs documents.
  
• Connaître les modifications apportées au document.
  
• Créer un document individuel à partir de n'importe quelle version. 

Contrôler l'accès aux fichiers

Bon à savoir

• Un utilisateur doit au moins avoir un accès d'édition au fichier pour pouvoir l'extraire (le verrouiller). 
  
• Lorsqu'un fichier est verrouillé dans un dossier d'équipe, les membres ayant un rôle d'organisateur ou d'administrateur peuvent le déverrouiller.
  

Extraire un fichier

• Sélectionnez un fichier dans "Mes dossiers" ou "Dossier d'équipe".
  
• Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'actions en haut, sélectionnez "Extraire" dans la liste déroulante ou encore, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Extraire".
  
• L'onglet Versions du fichier s'ouvre dans un nouvel écran, cliquez sur "Extraire". Lorsque vous avez extrait un fichier, vos collaborateurs ne peuvent pas le modifier ni voir les modifications que vous avez apportées.

Pour récupérer un fichier

• Sélectionnez un document extrait, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Archiver"
  
• L'onglet Versions du fichier s'ouvre, ajoutez des notes de version pour référence ultérieure.
  
• Vérifier pour permettre à vos collaborateurs de voir les modifications que vous avez apportées.
  

Organiser le dossier d'équipe

Bon à savoir

• Seuls les Organisateurs et Administrateurs d'un dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers dans le dossier d'équipe.
  
• Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des documents de leur dossier d'équipe vers leurs "Mes Dossiers".
  
• Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de l'un vers un autre. Il doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier d'équipe de destination.
  
• Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de ce dossier d'équipe vers un dossier partagé. Ils doivent avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de destination. 
  
• Pour copier des fichiers et des dossiers au sein d'un dossier d'équipe, vous devez être membre du dossier d'équipe et avoir au moins le rôle d'éditeur.
  
• Pour copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe vers Mes Dossiers, vous devez être un membre du dossier d'équipe et disposer de n'importe quel rôle.
  
• Un membre avec n'importe quel rôle dans un dossier d'équipe peut copier des fichiers vers un autre. Le membre doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de l'équipe de destination.
  
• Vous pouvez copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe auquel vous avez un rôle quelconque vers un dossier partagé auquel vous avez au moins le rôle d'éditeur.

Afficher les propriétés du fichier

• Sélectionnez un fichier dans le dossier de l'équipe.
  
• Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'action en haut. 

• Format du fichier
  
• Utilisateur qui a créé le fichier et la date de création
  
• Utilisateur qui a modifié le fichier et la date de modification
  
• Taille (taille de la dernière version du fichier)
  
• Stockage utilisé (stockage total utilisé par les différentes versions du fichier)
  
• Lien permanent (lien d'accès au fichier)
  
• Nombre de commentaires
  
• Nombre de vues
  
• Nombre de téléchargements

• Restaurer la version comme version principale
  
• Télécharger la version
  
• Afficher un aperçu de la version
  
• Enregistrer la version comme un nouveau fichier
  
• Supprimer la version
  

Bon à savoir

• Pour les dossiers d'équipe privés, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour voir les versions d'un fichier.
  
• Pour les dossiers d'équipe publics, tout membre du dossier d'équipe peut visualiser les versions d'un fichier.
  
• Pour les fichiers partagés, tout membre de l'équipe peut visualiser les versions de ces fichiers.

Bon à savoir

• Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour afficher l'activité d'un dossier.
  
• Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour visualiser les activités sur ces fichiers.

• Sous accès global, vous pouvez voir le nombre de membres de l'équipe et d'utilisateurs externes qui ont accédé au fichier, ainsi que leur nombre total de consultations et de téléchargements.
  
• Le lien permanent ou lien de partage externe vous affiche le nombre total correspondant de consultations et de téléchargements pour le fichier.
  
• Cliquez sur Permalink pour afficher la liste des membres de l'équipe qui ont accédé au fichier, ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
  
• Cliquez sur un lien de partage externe pour afficher la liste des utilisateurs externes qui ont accédé au fichier ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
  

Bon à savoir

• Dans le cas d'un lien de partage externe, si les données de l'utilisateur telles que le nom, le numéro de téléphone et l'e-mail sont demandées, ces données seront également indiquées.
  
• Si le nom n'est pas demandé, les utilisateurs seront appelés en tant que Guest# (dans l'ordre Guest#1, Guest#2, etc.).
  
• Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle plus élevé pour voir les statistiques d'accès d'un fichier.
  
• Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour voir leurs statistiques d'accès.