Qu'est-ce qu'un Blueprint ?
Prenons comme exemple le cas de la société Zylker Inc. Une enquête interne menée par les responsables de l'entreprise a révélé que les nouveaux employés n'étaient pas satisfaits du processus d'intégration. Il est apparu que les premières semaines étaient problématiques car certains employés n'avaient pas reçu les informations nécessaires pour préparer leur arrivée. Une enquête plus approfondie a mis en lumière des problèmes de communication entre les différents services impliqués dans l'intégration des nouveaux employés, le responsable du recrutement, l'équipe des ressources humaines, l'équipe d'administration et l'équipe d'administration du système d'information.
Les organisations sont souvent confrontées à de tels problèmes. Mais comment s'assurer que le processus reste efficace même lorsque de plus en plus de collaborateurs sont recrutés?
Pour être efficace, un processus doit être :
- Complet - Tous les aspects du cycle de l'expérience de l'utilisateur final/client doivent être couverts de bout en bout.
- Défini clairement - Les différentes étapes du processus, les activités à réaliser, le responsable de chaque activité, les mesures à prendre en fonction du résultat de chaque activité et tous les domaines critiques de ce type doivent être définis et documentés.
- Reproductible et cohérent - La documentation doit être suffisamment claire pour que tout nouvel utilisateur du système puisse facilement la suivre et la mettre en œuvre. Cette documentation est essentielle car elle réduit également le temps et les efforts à investir dans la formation des nouveaux utilisateurs au processus.
Il s'agit là des qualités qu'un Blueprint entend conférer à vos processus pour vous aider à surmonter vos difficultés.
Que signifie "Blueprint" ?
Un Blueprint est une représentation informatisée d'un processus concret. Il ressemble à un simple flowchart, mais il est beaucoup plus dynamique et détaillé. Plusieurs utilisateurs/équipes peuvent être engagés dans l'exécution d'un seul Blueprint, ou un seul utilisateur/équipe peut exécuter l'intégralité d'un Blueprint.
Chaque plan d'action est composé de trois éléments clés :
- États : les différentes phases/étapes du processus
- Transitions : il s'agit de la phase intermédiaire entre deux états. Les activités que les utilisateurs doivent réaliser pour passer d'un état à l'autre sont définies.
- Connecteurs : composants qui définissent la relation entre les différents états et transitions.
Avec Blueprint, assurez-vous que vos processus d'entreprise sont bien définis, rationalisés du point de vue organisationnel et qu'ils ne comportent pas d'erreurs. En outre, vous pouvez vous assurer que tous les processus sont conformes aux plans d'entreprise et vérifier facilement la progression de vos processus et intervenir en cas de besoin.
Utilisation du Blueprint - Exemple
Voyons un exemple de l'utilisation de blueprint - comment un plan d'action améliore les opérations du support d'une agence de voyage.
Zylker Inc. est un organisateur de voyages nationaux et internationaux pour les particuliers et les organisations. L'entreprise est spécialisée dans la fourniture de services de voyage de bout en bout, y compris la réservation d'hôtels, la préparation d'itinéraires de voyage, la prise de dispositions spéciales pour les personnes âgées/à mobilité réduite, l'organisation de change, etc.
L'un des forfaits de Zylker, Premium, propose des itinéraires internationaux personnalisés et ne demande qu'un minimum d'efforts au client pour planifier son voyage.
Le programme Premium exige que les étapes suivantes soient réalisées :
- Collecte des informations sur le voyageur
- Traitement des documents de voyage
- Demande de visa
- Élaboration du plan de voyage
- Réservation des billets d'avion et des chambres d'hôtel
- Accueil des invités dans le pays de destination
- Exécution du voyage
Blueprint du forfait Premium de Zylker :
- Les différentes étapes du processus sont définies en tant qu'états.
- Les activités réalisées par le personnel de Zylker sont définies comme des transitions.
- La progression d'un état à un autre, en fonction du résultat de l'état actuel, est définie à l'aide de connecteurs.
- Les différentes personnes/équipes qui effectuent les transitions sont désignées comme des propriétaires de transition.
Réalisation du Blueprint
Le Blueprint a été configuré de telle sorte qu'il s'applique automatiquement à tout ticket contenant une demande de package Premium. Par conséquent, chaque fois qu'un client s'inscrit pour un forfait Premium, la demande est enregistrée comme un ticket et le Blueprint est automatiquement exécuté. C'est donc sur la page de détail du ticket que se déroulent toutes les actions liées au Blueprint.
Le champ "Statut" du ticket est associé aux différents états du Blueprint. Par conséquent, celui-ci est verrouillé et ne peut pas être modifié manuellement. Lorsque le responsable de la transition effectue la transition associée, le champ statut est automatiquement mis à jour pour afficher l'état suivant dans le Blueprint. L'état continue de changer au fur et à mesure que les transitions suivantes sont exécutées.
Dans ce scénario, le responsable du service client de Zylker Inc. peut facilement suivre l'évolution d'une demande, simplement en consultant le ticket. De même, les différentes parties prenantes impliquées dans le processus peuvent également être tenues pour responsables car elles sont désignées comme propriétaires des transitions.
Ainsi, grâce à la mise en œuvre de ce Blueprint dans son service d'assistance, Zylker Inc. peut désormais offrir une expérience cohérente à tous ses clients, veiller à ce que tous les employés s'approprient les activités qu'ils réalisent et suivre facilement l'évolution de chaque client.
Avez-vous utilisé Blueprint ? Faites-nous part de la manière dont il vous a aidé à affiner vos processus.
L'équipe Zoho France
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How do I create and save an email templateEnhancements in Portal User Group creation flow
Hello everyone, Before introducing new Portal features, here are some changes to the UI of Portals page to improve the user experience. Some tabs and options have been repositioned so that users can better access the functionalities of the feature. FromArchiving Contacts
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Hi I was wondering if I can use Conditional Mail Merge tags inside my Email templates/Quotes etc within the CRM? In spanish and in our business we use gender and academic degree salutations , ie: Dr., Dra., Sr., Srta., so the beginning of an email / letterZoho CRM button to download images from image upload field
Hello, I am trying to create a button in Zoho CRM that I can place in my record details view for each record and use it to download all images in the image upload fields. I tried deluge, client scripts and even with a widget, but feel lost, could notemail moderation issue when email is sent in the name of a mail group
Symptom: an email that is sent by a mail group moderator in the name of a moderated mail group is held back for approval. Reproduction: Create a moderated mail group with members and moderators. Allow that mails can be sent in the name of the group (extended settings). Send an email to the group as a group moderator, but in the name of the group. This mail is held back for moderation which is unexpected. Expected: A mail sent by group moderator to a moderated group are not held back for moderationblank page after login
blank page after logging into my email account Thanks youIntroducing the revamped What's New page
Hello everyone! We're happy to announce that Zoho Campaigns' What's New page has undergone a complete revamp. We've bid the old page adieu after a long time and have introduced a new, sleeker-looking page. Without further ado, let's dive into the mainAlways display images from this sender – Is this feature available?
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Hello there, Did you know that more than 51% of organizations worldwide have experienced one or more security breaches, each costing over $1 million in losses or incident response? In today’s threat landscape, simply playing defense is no longer enough."Subject" or "Narration"in Customer Statement
Dear Sir, While creating invoice, we are giving in "Subject" the purpose of invoice. For Example - "GST for the month of Aug 23", IT return FY 22-23", "Consultancy", Internal Audit for May 23". But this subject is not coming in Customer Statement. OnlyApply Vendor Credit Automatically
Hello!!! Is there a way where in we can apply vendor credits automatically on the FIRST OUTSTANDING BILL of the vendor?? We have lots of VENDOR CREDITS ISSUES mostly!!! Applying it manually is a pain for us. Would be great if we have a way to apply theZoho Notebook Sync problem
I'm facing a problem with syncing of notebook on android app. It's not syncing. Sometimes it syncs after a day or two. I created some notes on web notebook but it's not syncing on mobile app. Please help!!!!Next Page