Zoho WorkDrive 5.0 : d’un outil vers une solution intelligente de gestion de documents
Dans un monde de plus en plus orienté vers les données, les entreprises doivent non seulement gérer une masse croissante de données non structurées, mais aussi en extraire des informations stratégiques. L’intelligence de contenu répond à ce besoin en transformant ces données en insights exploitables grâce à l’IA, au machine learning et à l’automatisation. Elle permet d’analyser, d’organiser et de valoriser les contenus, tout en améliorant la collaboration et la prise de décision.
La mission de Zoho WorkDrive est d’accompagner les entreprises dans la valorisation de leurs données non structurées, en les transformant en informations ordonnées et exploitables. Cette approche permet de renforcer la capacité décisionnelle des organisations et de soutenir l’innovation.
WorkDrive 5.0 marque une avancée majeure dans cette direction. Cette nouvelle version, qui s’inscrit dans la continuité des avancées introduites par WorkDrive 4.0 pour le travail hybride, intègre des technologies d’intelligence artificielle, d’automatisation, de sécurité renforcée et d’amélioration de l’expérience utilisateur. Elle vise à optimiser la gestion des contenus et à offrir aux équipes un environnement de travail plus performant, plus intelligent et plus sécurisé.
Automatisation du contenu
Automatisez vos workflows de contenu
L’automatisation des processus est un levier essentiel pour améliorer la productivité et l’efficacité opérationnelle des entreprises. Zoho WorkDrive intègre désormais un puissant concepteur de workflows permettant de modéliser, gérer et automatiser les tâches centrées sur le contenu. Cette automatisation élimine les relances manuelles, réduit les erreurs humaines, accélère la circulation des contenus et renforce la collaboration entre les équipes.
Remarque : la fonctionnalité Workflows de WorkDrive est désormais intégrée aux éditeurs de contenu Zoho (Zoho Writer, Zoho Sheet et Zoho Show) pour faciliter la collaboration documentaire et l’automatisation.
- Activé par défaut pour les nouveaux utilisateurs – La fonctionnalité Workflows sera automatiquement activée pour tous les nouveaux comptes, et progressivement déployée auprès des organisations existantes n’ayant pas encore utilisé les workflows de Zoho Writer.
- Migration fluide pour les utilisateurs existants – Pour les entreprises utilisant déjà les workflows dans Zoho Writer, notre équipe assure actuellement la migration vers les workflows WorkDrive, garantissant une transition fluide et sans interruption.
Sécurité des données
Classification et protection des données sensibles (DLP)
Fini le temps où l’on devait vérifier manuellement chaque fichier ou dossier pour identifier les données sensibles et en limiter l’accès. Avec les politiques de prévention contre la perte de données (DLP) dans WorkDrive, vous disposez d’une solution intelligente pour protéger vos informations essentielles.
Ces politiques permettent de détecter et de sécuriser automatiquement des données sensibles telles que les informations personnelles, les données clients, les documents financiers ou la propriété intellectuelle.
Vous pouvez laisser WorkDrive appliquer les règles DLP automatiquement, ou choisir manuellement les données à protéger pour renforcer la sécurité.
Seuls les administrateurs ou super administrateurs peuvent configurer et gérer ces politiques depuis la Console d’administration.
Renforcez le contrôle d’accès au sein des dossiers d’équipe
Les dossiers d’équipe de WorkDrive sont des espaces collaboratifs sécurisés, conçus pour regrouper les membres d’une équipe, attribuer des rôles et travailler ensemble en temps réel. Par défaut, tous les membres ont accès à l’intégralité des fichiers et dossiers.
Pour un meilleur contrôle, WorkDrive permet désormais de personnaliser les droits d’accès au niveau des dossiers. Vous pouvez ainsi limiter l’accès de certains membres à des dossiers spécifiques, voire les masquer complètement.
Sécurisez vos contenus numériques
WorkDrive intègre désormais la fonctionnalité de filigrane !
Le filigrane est une méthode de protection qui consiste à apposer une marque, telle qu’un texte ou un logo, visible ou invisible, sur un fichier numérique. Cette technique permet d’identifier le propriétaire du contenu et d’éviter toute utilisation non autorisée.
WorkDrive vous permet maintenant d’ajouter un filigrane aux fichiers image. Cela vous aide à protéger vos droits de propriété intellectuelle, à renforcer la reconnaissance de votre marque et à garantir l’authenticité de vos contenus.
Nouveauté dans WorkDrive : le filigrane !
Le filigrane (ou watermark) est une technique de sécurité permettant d’apposer une marque visible ou invisible — comme un texte ou un logo — sur un contenu numérique afin d’en identifier le propriétaire et d’en empêcher l’utilisation non autorisée.
Vous pouvez désormais ajouter un filigrane aux fichiers image dans WorkDrive. Cette fonctionnalité permet de protéger la propriété intellectuelle, de renforcer la visibilité de votre marque et d’authentifier vos contenus.
Contenus intelligents et dynamiques
- Transcription intelligente avec l’IA - Grâce à Zia, l’assistant intelligent de WorkDrive, les fichiers audio et vidéo peuvent désormais être transcrits automatiquement (en anglias) Cette technologie de reconnaissance vocale transforme la parole en texte, facilitant ainsi la recherche, la consultation et l’accessibilité des contenus. La transcription permet aux organisations de conserver une trace écrite de leurs réunions, webinaires et formations.
- Elle est particulièrement utile pour les équipes de support client, qui peuvent créer des vidéos annotées avec sous-titres et commentaires, améliorant ainsi l’accessibilité des contenus et leur visibilité sur les moteurs de recherche (SEO). Cette fonctionnalité facilite également la réutilisation des contenus et accélère les modifications grâce à la recherche par texte.
Intégration
Un espace de stockage CRM centralisé grâce à WorkDrive
Zoho WorkDrive est désormais pleinement intégré à Zoho CRM, remplaçant l’ancien système fragmenté de stockage par un référentiel centralisé, intelligent et bien organisé.
Initialement, Zoho CRM utilisait le système de fichiers distribué de Zoho (ZFS). Aujourd’hui, grâce à l’évolution de WorkDrive en plateforme de gestion de contenu moderne, cette solution devient le choix naturel pour centraliser, structurer et optimiser la gestion documentaire au sein du CRM.
Avantages clés pour les utilisateurs de Zoho CRM
- Stockage centralisé : les fichiers liés au CRM sont regroupés dans un dossier d’équipe structuré, facilitant la collaboration, le contrôle et l’accessibilité.
- Permissions granulaires : les autorisations dans WorkDrive s’alignent sur les accès définis dans le CRM, renforçant la sécurité et simplifiant les processus de partage.
- Synchronisation bidirectionnelle : les fichiers sont mis à jour en temps réel entre WorkDrive et Zoho CRM, assurant une parfaite cohérence des données.
- Évolutivité et économies : les formules de stockage flexibles de WorkDrive réduisent la dépendance au stockage natif du CRM et permettent de maîtriser les coûts.
- Gestion avancée des fichiers : possibilité de supprimer en masse, d’organiser les dossiers de manière hiérarchique et de partager avec des utilisateurs externes.
- Migration fluide : les pièces jointes CRM seront transférées progressivement vers WorkDrive, garantissant une transition en douceur.
Intégration du contenu à la gestion de projet
Nous sommes ravis d’annoncer que Zoho WorkDrive est désormais inclus dans le pack Zoho Projects Plus. Cette plateforme avancée, alimentée par l’intelligence artificielle, vise à révolutionner la collaboration en gestion de projet. Elle permet aux équipes de piloter leurs projets efficacement, d’exploiter des analyses précises et de s’adapter aux modes de travail hybrides. Zoho Projects Plus combine quatre applications essentielles de Zoho pour une gestion complète :
- Zoho Projects : gestion de projet traditionnelle
- Zoho Sprints : gestion agile et itérative
- Zoho Analytics : rapports, prévisions et visualisation des données
- Zoho WorkDrive : stockage centralisé et collaboration optimisée
Extension WorkDrive pour Microsoft Outlook
Excellente nouvelle pour les utilisateurs de Microsoft Outlook ! Vous n’aurez plus besoin de télécharger manuellement vos pièces jointes depuis Outlook pour les transférer vers WorkDrive, ni l’inverse. Le nouvel add-in Zoho WorkDrive vous permet de partager vos fichiers WorkDrive et d’enregistrer vos pièces jointes directement dans WorkDrive, sans quitter Outlook.
Productivité
Conservation des versions
WorkDrive conserve automatiquement un historique des versions à chaque mise à jour d’un fichier. Cependant, stocker trop de versions peut rapidement utiliser un espace de stockage précieux, qui pourrait être dédié à d’autres documents importants. Grâce aux paramètres de conservation des versions, vous pouvez contrôler le nombre de versions sauvegardées, ce qui vous aide à optimiser l’espace de stockage et à maintenir une organisation efficace. Par exemple, dans une agence créative qui travaille régulièrement sur des fichiers de design et des vidéos volumineux, l’espace disponible peut se remplir très rapidement. En imposant une limite — comme garder uniquement les cinquante dernières versions — l’administrateur peut libérer automatiquement de l’espace tout en gardant les dernières mises à jour. Cette méthode permet de gérer efficacement le stockage et d’assurer une progression fluide des projets, sans encombrement dû aux versions anciennes.
Dans une équipe de design qui crée régulièrement des posts pour les réseaux sociaux, cartes de visite et illustrations, l’éditeur d’images intégré à WorkDrive facilite le travail collaboratif. Les membres peuvent annoter, surligner et ajuster les images directement sur la plateforme, sans avoir à changer d’application. Ce que cela apporte :
- mise en avant rapide des éléments clés via flèches, cadres ou marqueurs.
- ajout d’annotations et tags pour clarifier les choix de design ou signaler des points à revoir.
- protection des données sensibles par floutage avant partage externe.
- utilisation des calques pour organiser plusieurs annotations proprement.
- recadrage, zoom et réarrangement rapides pour faciliter les échanges lors des revues.
L’outil intégré élimine le besoin d’un logiciel externe et fluidifie la collaboration en temps réel, tout en garantissant la sécurité des fichiers dans WorkDrive.
WorkDrive : la gestion de contenu repensée avec l’intelligence artificielles
- IA avancée et apprentissage automatique : nous développons un modèle d’IA propriétaire capable d’analyser, catégoriser et taguer automatiquement les contenus. Cela inclut le traitement du langage naturel (NLP) pour l’analyse documentaire, la reconnaissance d’images ainsi que l’analyse prédictive permettant de révéler des insights à partir des données. Vous pouvez également intégrer des modèles d’IA tiers selon vos besoins spécifiques.
- Recherche intelligente et découverte : WorkDrive offre des fonctionnalités de recherche puissantes grâce à un indexage piloté par l’IA et une recherche contextuelle, permettant aux utilisateurs de trouver rapidement et efficacement les contenus pertinents.
- Automatisation des workflows et intégration : vous pouvez automatiser les tâches répétitives comme les processus d’approbation et intégrer WorkDrive de manière fluide avec d’autres applications métiers pour booster la productivité.
- Sécurité des données et conformité : les entreprises bénéficient de mesures de sécurité avancées telles que la prévention de la perte de données (DLP), des contrôles d’accès intelligents, la détection d’anomalies et la gestion de la conformité, garantissant ainsi l’intégrité des données et le respect des réglementations.
- Collaboration et personnalisation : WorkDrive propose des outils collaboratifs enrichis par des suggestions basées sur l’IA, une diffusion personnalisée des contenus et des recommandations contextuelles pour améliorer la productivité et l’engagement des équipes.
- Analyses et insights : nous travaillons à fournir des analyses avancées offrant des insights exploitables, aidant les équipes à prendre des décisions éclairées grâce à une meilleure compréhension de l’usage, de l’engagement et de l’efficacité des contenus.
Grâce à toutes ces fonctionnalités, WorkDrive permet aux organisations d’extraire des informations exploitables à partir de données non structurées en tirant parti de l’IA, de l’apprentissage automatique et de l’automatisation, le tout sur une plateforme sécurisée. L’avenir de la gestion de contenu réside dans des systèmes intelligents qui s’adaptent à vos besoins. Avec Zoho WorkDrive, votre équipe est prête à relever ce défi — efficacement, intelligemment et en collaboration.
L'équipe Zoho France
Access your files securely from anywhere
Centralize Knowledge. Transform Learning.
All-in-one knowledge management and training platform for your employees and customers.
New to Zoho Recruit?
Zoho Developer Community
New to Zoho LandingPage?
Zoho LandingPage Resources
New to Zoho Survey?
New to Zoho CRM Plus?
Deliver unforgettable customer experiences
New to Zoho CRM Plus?
Deliver unforgettable customer experiences
New to Zoho Marketing Plus?
Everything you need to run your marketing
New to Zoho Marketing Plus?
Everything you need to run your marketing
New to Bigin?
Topic Participants
Kinjal Lodaya
Thomas Belaud
Sticky Posts
Collaboration sans faille avec Zoho One
Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux . La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.
New to Zoho TeamInbox?
Zoho TeamInbox Resources
Zoho CRM Plus Resources
Zoho Books Resources
Zoho Subscriptions Resources
Zoho Projects Resources
Zoho Sprints Resources
Qntrl Resources
Zoho Creator Resources
Zoho CRM Resources
Design. Discuss. Deliver.
Zoho Show Resources
Get Started. Write Away!
Writer is a powerful online word processor, designed for collaborative work.
Zoho CRM コンテンツ
-
オンラインヘルプ
-
Webセミナー
-
機能活用動画
-
よくある質問
-
Ebook
-
-
Zoho Campaigns
- Zoho サービスのWebセミナー
その他のサービス コンテンツ
Nederlandse Hulpbronnen
ご検討中の方
Recent Topics
Transaction Rules & Customer Payments
So I have a situation as follows. We have many clients who are all invoiced on the 1st of each month on a recurring invoice for 1 of 10 plans. This means that almost all payment dates are the same (some people pay late) and that a lot of the amounts areCustomize Sign-out Button
Are there some url parameters I can use to make a form button sign-out the user from the app? The sign-out link on the top right is small. Here's and example of the url for the top right sign-out: https://creator.zoho.com/logoutpage.jsp?sharedBy=niskypto&appID=212085000006568003&appLinkName=MYAPP&signOutUrl=niskypto/MYAPP/view-login/SOMEPAGE Note: In my account, the sign-out is set to redirect users to my website. Can I also override this with some url parameters? John M. WhitneyPlease can the open tasks be shown in each customer account at the top.
Hi there This has happened before, where the open tasks are no longer visible at the top of the page for each customer in the CRM. They have gone missing previously and were reinstated when I asked so I think it's just after an update that this featureTip #65 - Exploring Technician Console: Short Keys - 'Insider Insights'
Hello Zoho Assist Community! Have you ever been in the middle of a remote support session, trying to pass a key combination onto the remote machine, only to find it's reflecting on the technician's computer. The Short Keys feature in Zoho Assist is hereReading from and writing to Zoho Projects Custom Module with Deluge
Does anyone know if there is a way to read from and write to the Custom Modules that Zoho now supports. I would love to be able to loop through a set of data and create the entities I need to for this new custom module I'm looking to put together.Disappointment with Zoho Payments
Dear Gowdhaman, I am writing to inform you that I am removing Zoho Payments from my website. I cannot continue to disappoint my customers due to the lack of UPI support, as has been the case with my experience so far. Please note that the 0.5% transactionEvolução do modelo de ambientes: Dev, Homologação e Produção com pacotes versionados
Hoje o Zoho CRM já oferece Sandbox, o que é um avanço importante para organizações que trabalham com customizações mais complexas. No entanto, na prática, o modelo atual ainda apresenta limitações significativas quando múltiplas equipes ou consultoriasPermissões granulares por usuário além do modelo baseado exclusivamente em perfis
Atualmente, o modelo de segurança do Zoho CRM é fortemente baseado em perfis. Embora funcional, esse modelo apresenta limitações quando equipes possuem variações individuais de acesso dentro do mesmo grupo operacional. Em cenários reais, é comum que usuáriosAdd or update lookup field values during Blueprint transition
Hello everyone, During blueprint transition users can add or modify the value of a lookup field. For instance, if the Tickets module includes a lookup field that connects it to records in the Assets module, agents can link the ticket to the correct assetCan you limit SEO penalties by delaying the appearance of a pop-up?
Google is not keen on pop-ups and has got even less keen on them with the new Core Web Vitals updates. But I like using pop-ups. If you delay the pop-up so it only appears 10 seconds after the page loads, do you avoid Google’s penalties?Adding bank details to the contact through API
How to add bank-related information to the contact while creating it using API? The account number needs to be encrypted before sending it through API but not sure how to encrypt and get those values. Please guide me in this.Restrict Payment Methods
Allow us to restrict certain payment methods specific for each customer.Clone Banking Transaction
Why is there no option to CLONE a Transaction in the Banking module?? I often clone Expenses (for similar expense transactions each month) so I would also like to clone Income transactions. But there is no option in Banking to clone an existing IncomePDF limit
Hello everyone, We have received an e-mail that we have reached our PDF limit. (see screenshot) However, I cannot find any reference to a PDF limit in our tariff plan (Premium). (see screenshot). What is the maximum number of PDFs that can be generatedHow can I see content of system generated mails from zBooks?
System generated mails for offers or invices appear in the mail tab of the designated customer. How can I view the content? It also doesn't appear in zMail sent folder.Credit Card Pre-Authorization with later Capture/Settlement
We really enjoy the convenience of being able to pay off a customer's invoice using our Auth.Net integration with Zoho Books. Unfortunately, we can only take advantage of this feature with a small percentage of our customers as it leaves a gaping holeZoho Projects and CRM Integration in Analytics
Hi Team, In Zoho CRM, I’ve integrated CRM with Zoho Projects and associated a project within the CRM. The integration is visible under the Deals module. However, I’m unable to find this data in Zoho Analytics. Does anyone know where this information isAccessibility in Zoho CRM: Not just a feature—a way to empower
For instructions on setting up these controls, please check this help document: Configuring accessibility controls. Hello everyone, Today (December 3, 2024), on the International Day of Persons with Disabilities, we begin our journey towards a CRM thatAutomation Series #1: Round Robin vs Direct Assignment in Zoho Desk
Direct Assignment vs Round Robin: Choosing the right routing method in Zoho Desk This post is part of the "Desk Automation Series," Chapter 1. Through this series, we will help you choose the right automation type in Zoho Desk by comparing commonly confusedInvalid tax authority ID.
How do I correct this ?Pay Pal Paylater button
I am testing the paypal setup to have my customers pay invoices with paypal and credit cards. But it seems to have two options. Paypal and Pay later. I don't want my customers access to pay later feature. How can I turn that part off.. My other integrationZoho Workshops are coming to the Netherlands - Join us on 14-16 April in Amsterdam!
Dear Zoho Community Members, After succesful recent editions in the UK and Scandinavia, we’re pleased to invite you to the upcoming Zoho Benelux Workshop 2026, taking place 14–16 April 2026 in Amsterdam. This three-day, in-person event at the Park PlazaHow to install Widget in inventory module
Hi， I am trying to install a app into Sales Order Module related list, however there is no button allow me to do that. May I ask how to install widget to inventory module related list?Sub form auto field population based on parent form
I have a parent form called "Sites" with a text field called "Site". I have a subform called "Design Comments" (actual form name "Review Comments") with a lookup field name "Sites1" that looks up from the Sites form. I want the Sites1 lookup field toBuilding Toppings #7 - Using schedules and workflow functions
Hello Biginners, In our previous forum post, we explored install and uninstall actions and learned how to trigger custom logic the moment a topping is added or removed from an organization. In this post, we'll look at how to automate actions during regular,Simplify scripting with Zia assistant bot
Hello everyone, Building automation using Deluge custom functions gives users flexibility and control. Traditionally, creating these functions required writing scripts, testing the logic, and validating the configuration before using it. With Zia assistantZoho Sprints iOS app update: Global view, screen capture control, file encryption, tags enhancement
Hello everyone! We are excited to introduce new features in the latest version(v2.1) of the Zoho Sprints iOS app update. Let’s take a quick look at what’s new. 1. Global view Global view brings all your project items into one centralised space. You canResource Management System built using Zoho CRM, Creator, Projects, and People:
In a Resource Management System built using Zoho CRM, Creator, Projects, and People: CRM Deal Closed → Creator Allocation Engine → Zoho Projects Task Assignment What is the recommended architecture to handle dynamic reassignment when: an employee goesRequest to Remove LinkedIn Verification from My Emai
I would like to submit a complaint regarding my Zoho Mail account. I previously used this email address to verify a LinkedIn account, but that LinkedIn account has now been closed. I need to remove or cancel the verification associated with the closedPin multiple columns and adjust column widths in CRM subforms
Hello all, Subforms act as secondary forms or tables in which you can associate multiple line items to a primary record and thereby ensure more structured and comprehensive data organization. We've made some recent enhancements to subforms. Here's what'sRemoving To or CC Addresses from Desk Ticket
I was hoping i could find a way to remove unnecessary email addresses from tickets submitted via email. For example, a customer may email the support address AND others who are in the helpdesk notification group, in either the TO or CC address. This resultsFrom Zoho CRM to Paper : Design & Print Data Directly using Canvas Print View
Hello Everyone, We are excited to announce a new addition to your Canvas in Zoho CRM - Print View. Canvas print view helps you transform your custom CRM layouts into print-ready documents, so you can bring your digital data to the physical world withAnnouncing Kiosk 1.1 - Customize screen titles, configure new fields & actions, use values from your Kiosk to update fields, and more.
Hello all We are back again with more enhancements to Kiosk. So what's new? Enhancements made to the Components Add titles for your Kiosk screens and adjust its width to suit your viewing preferences. Three new fields can be added to your screen: Percentage,CRM Percent custom fields: When will it show the % symbol and behave like %?
1. Actually Percent custom fields fail to show the % symbol. 2. When in formulas Percent fields work like number: 100 x 5% = 5 ideal world 100 x 5% = 500 what happens actually 3. When importing Percent fields the % symbol has to be removed and the dataIntroducing Color Coding of Picklist Values
Dear Everyone, Greetings!! Zoho CRM is uplifting the user experience. Recently, we had some notable aesthetic improvements in CRM like Kanban View UI enhancement, New List view UI enhancement, color coding of tags, and color coding of picklists in meetings.Where can I find the best mail backup tool for Windows?
Later this evening I found Mail Backup Tool in google. Actually I was looking for a solution to download/save emails to my local drive. As I had plenty of important data stored in my email account. So i was not in a mood to take this thing lightly. This made me curious to found any software which can help me to backup my data to hard drive. Then I found the above application which was like a gem. A complete email backup solution for Zoho Mail, Gmail, Yahoo Mail, Office 365 and more than 40+ emailMailbox storage showing incorrect usage
My mailbox shows 4.99 GB used out of 5 GB. However, actual mailbox usage is only around 394 MB. Trash and Spam are already empty. IMAP/POP is not enabled. WorkDrive is not in use. This appears to be a storage calculation issue. Please help to recalculateSuper Admin Logging in as another User
How can a Super Admin login as another user. For example, I have a sales rep that is having issues with their Accounts and I want to view their Zoho Account with out having to do a GTM and sharing screens. Moderation Update (8th Aug 2025): We are workingEs posible cambiar el lenguaje de los modulos del ASAP?
Es posible cambiar el lenguaje de estos textos? Tengo Zoho configurado en español pero aun así me muestra estos textos en ingles:Option to Automatically Publish Job Openings to the Career Website via API or Workflow
Currently, when creating Job Openings using the Zoho Recruit API, the records are successfully inserted into the system. However, there is no way to automatically publish these Job Openings to the Career Website. In the Job Opening field data, there areNext Page