Collecter les fichiers
Toute tâche implique, à un moment ou à un autre, la collecte de données ou de documents. Qu'il s'agisse de rapports de projet d'employés, de rapports médicaux de clients ou de devoirs d'étudiants, WorkDrive vous permet de collecter et de gérer des fichiers en toute sécurité grâce à cette fonctionnalité. Une fois que les utilisateurs ont téléchargé leurs fichiers, vous serez en mesure de voir leurs soumissions et de gérer les dits fichiers en toute simplicité.
Choisissez un dossier pour stocker tous les fichiers téléchargés, fixez des délais pour les soumissions et définissez des limites de téléchargement pour la taille et le nombre de fichiers. Cette fonctionnalité vous permet de créer des liens de collecte séparés pour les utilisateurs internes et externes avec des paramètres de lien personnalisés, tels que la date d'expiration, la limite du nombre de fichiers et la limite de la taille des fichiers.
Activer "Collecter les fichiers"
Cette fonctionnalité doit d'abord être activée au niveau de l'équipe à partir de la console d'administration, et en fonction des autorisations, soit les administrateurs uniquement, soit tout le monde dans l'équipe pourront créer et gérer des collections.
- La console d'administration >> Paramètres >> Partage
- Activez l'option "Activer les collections" pour permettre à vos coéquipiers de créer des collections.
- Choisissez qui a le droit de créer des collections dans WorkDrive :
- Toute personne de l'équipe
- Uniquement les administrateurs de l'équipe
D'un autre côté, il est parfois préférable de désactiver la collecte de fichiers pour des raisons diverses.
Bon à savoir
Une fois que les collections ont été désactivées pour une équipe :
- Les liens de collections existants cesseront de fonctionner. Les utilisateurs externes ne seront pas en mesure d'accéder aux liens de collecte pour télécharger des fichiers.
- Les nouveaux liens de collection ne peuvent pas être créés.
- Les propriétaires de collections pourront toujours accéder aux collections qu'ils ont créées et aux fichiers collectés. Cependant, ils ne pourront plus modifier les paramètres de la collection.
Sélectionnez un nom d'affichage dans la vue des liens
Pour faciliter l'identification, il est possible de basculer entre le nom du créateur de la collection et le nom de l'équipe. Cette option est utile par exemple dans les cas où vous souhaitez qu'une partie externe reconnaisse l'organisation que vous représentez. De même, il serait plus facile d'utiliser votre nom pour la communication interne.
Choisir un nom d'affichage
- La console d'administration >> Paramètres >> Partage
- Sous la section "Activer les collections", choisissez le nom que vous voulez afficher pour les utilisateurs externes dans la vue du lien de la collection.
- Sélectionnez le nom à afficher lorsque vous liez la collection à des utilisateurs externes :
- Nom du créateur de la collection : affiche le nom de la collection et de son créateur.
- Nom de l'équipe : affiche le nom de la collection et de l'équipe à laquelle elle appartient.
Créer la collection
- Sélectionnez l'onglet "Collecter des fichiers" dans le panneau de gauche.
- Sélectionnez " Créer la collection".
- Saisissez les informations demandées.
- Sélectionnez un emplacement de dossier pour stocker tous les fichiers téléchargés par les utilisateurs. Vous pouvez choisir un dossier soit dans "Mes dossiers", soit dans un dossier d'équipe où vous avez au moins un rôle d'organisateur.
- Pour créer un dossier distinct pour chaque utilisateur, cochez la case correspondante.
- Le nom de l'expéditeur sera le nom de dossier par défaut.
- Pour fixer une limite à la taille des fichiers téléchargés, sélectionnez la case correspondante et sélectionnez la limite requise.
- Les limites de taille de téléchargement disponibles sont : 1 Mo, 10 Mo, 100 Mo, 1 Go, 5 Go, 10 Go, 25 Go et 50 Go.
- Définissez une date d'expiration, si nécessaire.
- Les notifications vous aident à avoir la main lorsqu'un utilisateur ajoute des fichiers.
- Pour partager le lien, copiez-le et ajoutez-le au canal de communication de votre équipe ou, pour l'envoyer par e-mail, ajoutez des adresses e-mail et un message sous "Lien de collecte par e-mail" et envoyez.
- Cliquez sur "Paramètres du lien" pour modifier les paramètres du lien de collecte.
Bon à savoir
- En fonction des paramètres de collecte de l'équipe, le nom de l'équipe ou le nom du créateur de la collection s'affiche dans la vue du lien de collecte pour faciliter l'identification.
- Avant de partager le lien de la collection avec les utilisateurs prévus, copiez et collez le lien de la collection dans un nouvel onglet, testez et vérifiez.
Consulter et gérer vos collections
- Accéder à l'onglet "Collecte de fichiers" dans votre WorkDrive pour gérer tous les fichiers partagés.
- Vous avez l'accès aux liens actifs et inactifs.
- Pour modifier les paramètres d'un lien particulier ou pour des actions ultérieures, allez sur l'icône des paramètres et les options suivantes seront disponibles :
- Copier le lien
- Afficher les soumissions
- Envoyer le lien par e-mail
- Modifier les paramètres
- Désactiver la collection
Télécharger des fichiers via un lien de collecte
- Lorsque vous partagez un lien de collecte avec des utilisateurs, cliquez sur le lien partagé et téléchargez un document existant. Dans l'écran de téléchargement, vous pouvez voir les limitations, y compris la taille du fichier à télécharger et le nombre maximum de fichiers à télécharger.
- Pour les collections externes, les utilisateurs doivent saisir les données utilisateur requises, telles que le nom, le numéro de téléphone et l'adresse électronique, afin de pouvoir télécharger des fichiers.
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Dear sir, Kindly fix it. PUNJAB NATIONAL BANK (INDIA) is available but PUNJAB NATIONAL BANK (CORPORATE) is not available. Kindly enable this banking since we need to categorize the entries. Regards, Sanjay Jena email id/ user id : travewithmerchant@Employment Contract / HRMS Documents - Zoho People
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Welcome to another week of Kaizen! For the last three weeks, we have been discussing Zylker's workflows. We successfully updated a dormant workflow, built a new one from the ground up and more. But our work is not finished—these automated processes areFacturation électronique 2026 - obligation dès le 1er septembre 2026
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Hello, Is it possible to limit Contacts to a Department? ThanksHow to restrict user/portal user change canvas view
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We have a client that we have built our their new business process using Zoho Projects, and we have build a lot of custom fields with their their Projects where they are capturing specific data points that we want to be able to track and pull data, asWhatsApp Channels in Zoho Campaigns
Now that Meta has opened WhatsApp Channels globally, will you add it to Zoho Campaigns? It's another top channel for marketing communications as email and SMS. Thanks.Zoho sign and creator error message {"code":9043,"error_param":"Checked by","message":"Extra key found","status":"failure"}
Good day, I receive the error message: {"code":9043,"error_param":"Checked by","message":"Extra key found","status":"failure"} when running below code from creator to sign, void TestForSign(int ID) { //Fetch Template Details (Optional, for dynamic mapping)Download a writer template as .docx instead of .pdf.
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Hello Everyone, We’re on the 25th episode of our ATE series! It's a true milestone in our live community interactions! It’s been an amazing journey since we started in October 2018. Zoho Desk has come a long way, evolving with the support of a wonderfulWriterTh
After every space Writer goes to capital letters mode in my Android tablet. The cap mode stays till the second letter is typed in the word then it comes to normal mode.Extract Archived Projects using Zoho Projects API
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we have different types of products. 1) Very bulky items like plywood. 2) Too delicate items like glass These type of products we want to sell to local customers. Other products we want to supply all over India. There should be an option to restrict productsAsk the Experts: Five-hour live Q&A session with Zoho WorkDrive product experts
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Dear All, Subforms help you add and track data related to your CRM records. We've always supported most of the commonly used field types in subforms, so as to cater to your business requirements. Now we're happy to extend support to file upload fields.Circular record relationship in CRM
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