Qu'est-ce qu'un Blueprint ?
Prenons comme exemple le cas de la société Zylker Inc. Une enquête interne menée par les responsables de l'entreprise a révélé que les nouveaux employés n'étaient pas satisfaits du processus d'intégration. Il est apparu que les premières semaines étaient problématiques car certains employés n'avaient pas reçu les informations nécessaires pour préparer leur arrivée. Une enquête plus approfondie a mis en lumière des problèmes de communication entre les différents services impliqués dans l'intégration des nouveaux employés, le responsable du recrutement, l'équipe des ressources humaines, l'équipe d'administration et l'équipe d'administration du système d'information.
Les organisations sont souvent confrontées à de tels problèmes. Mais comment s'assurer que le processus reste efficace même lorsque de plus en plus de collaborateurs sont recrutés?
Pour être efficace, un processus doit être :
- Complet - Tous les aspects du cycle de l'expérience de l'utilisateur final/client doivent être couverts de bout en bout.
- Défini clairement - Les différentes étapes du processus, les activités à réaliser, le responsable de chaque activité, les mesures à prendre en fonction du résultat de chaque activité et tous les domaines critiques de ce type doivent être définis et documentés.
- Reproductible et cohérent - La documentation doit être suffisamment claire pour que tout nouvel utilisateur du système puisse facilement la suivre et la mettre en œuvre. Cette documentation est essentielle car elle réduit également le temps et les efforts à investir dans la formation des nouveaux utilisateurs au processus.
Il s'agit là des qualités qu'un Blueprint entend conférer à vos processus pour vous aider à surmonter vos difficultés.
Que signifie "Blueprint" ?
Un Blueprint est une représentation informatisée d'un processus concret. Il ressemble à un simple flowchart, mais il est beaucoup plus dynamique et détaillé. Plusieurs utilisateurs/équipes peuvent être engagés dans l'exécution d'un seul Blueprint, ou un seul utilisateur/équipe peut exécuter l'intégralité d'un Blueprint.
Chaque plan d'action est composé de trois éléments clés :
- États : les différentes phases/étapes du processus
- Transitions : il s'agit de la phase intermédiaire entre deux états. Les activités que les utilisateurs doivent réaliser pour passer d'un état à l'autre sont définies.
- Connecteurs : composants qui définissent la relation entre les différents états et transitions.
Avec Blueprint, assurez-vous que vos processus d'entreprise sont bien définis, rationalisés du point de vue organisationnel et qu'ils ne comportent pas d'erreurs. En outre, vous pouvez vous assurer que tous les processus sont conformes aux plans d'entreprise et vérifier facilement la progression de vos processus et intervenir en cas de besoin.
Utilisation du Blueprint - Exemple
Voyons un exemple de l'utilisation de blueprint - comment un plan d'action améliore les opérations du support d'une agence de voyage.
Zylker Inc. est un organisateur de voyages nationaux et internationaux pour les particuliers et les organisations. L'entreprise est spécialisée dans la fourniture de services de voyage de bout en bout, y compris la réservation d'hôtels, la préparation d'itinéraires de voyage, la prise de dispositions spéciales pour les personnes âgées/à mobilité réduite, l'organisation de change, etc.
L'un des forfaits de Zylker, Premium, propose des itinéraires internationaux personnalisés et ne demande qu'un minimum d'efforts au client pour planifier son voyage.
Le programme Premium exige que les étapes suivantes soient réalisées :
- Collecte des informations sur le voyageur
- Traitement des documents de voyage
- Demande de visa
- Élaboration du plan de voyage
- Réservation des billets d'avion et des chambres d'hôtel
- Accueil des invités dans le pays de destination
- Exécution du voyage
Blueprint du forfait Premium de Zylker :
- Les différentes étapes du processus sont définies en tant qu'états.
- Les activités réalisées par le personnel de Zylker sont définies comme des transitions.
- La progression d'un état à un autre, en fonction du résultat de l'état actuel, est définie à l'aide de connecteurs.
- Les différentes personnes/équipes qui effectuent les transitions sont désignées comme des propriétaires de transition.
Réalisation du Blueprint
Le Blueprint a été configuré de telle sorte qu'il s'applique automatiquement à tout ticket contenant une demande de package Premium. Par conséquent, chaque fois qu'un client s'inscrit pour un forfait Premium, la demande est enregistrée comme un ticket et le Blueprint est automatiquement exécuté. C'est donc sur la page de détail du ticket que se déroulent toutes les actions liées au Blueprint.
Le champ "Statut" du ticket est associé aux différents états du Blueprint. Par conséquent, celui-ci est verrouillé et ne peut pas être modifié manuellement. Lorsque le responsable de la transition effectue la transition associée, le champ statut est automatiquement mis à jour pour afficher l'état suivant dans le Blueprint. L'état continue de changer au fur et à mesure que les transitions suivantes sont exécutées.
Dans ce scénario, le responsable du service client de Zylker Inc. peut facilement suivre l'évolution d'une demande, simplement en consultant le ticket. De même, les différentes parties prenantes impliquées dans le processus peuvent également être tenues pour responsables car elles sont désignées comme propriétaires des transitions.
Ainsi, grâce à la mise en œuvre de ce Blueprint dans son service d'assistance, Zylker Inc. peut désormais offrir une expérience cohérente à tous ses clients, veiller à ce que tous les employés s'approprient les activités qu'ils réalisent et suivre facilement l'évolution de chaque client.
Avez-vous utilisé Blueprint ? Faites-nous part de la manière dont il vous a aidé à affiner vos processus.
L'équipe Zoho France
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In the Zoho Creator Customer Payment form i Have customer field on select of the field Data want to fetch from the invoice from based on the customer name In the Customer Payment form i Have subform update Invoice , there i have date field,Invoice numberDifferent Company Name for billing & shipping address
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Hi everyone, We wanted to give you a heads-up that Zoho Community will undergo scheduled maintenance this weekend. During this period, some community features will be temporarily unavailable, while others will be in read-only mode. Maintenance Window:Agent Performance Report
From data to decisions: A deep dive into ticketing system reports An agent performance report in a ticketing system provides a comprehensive view of how support agents manage customer tickets. It measures efficiency and quality by tracking key performanceShow both Vendor and Customers in contact statement
Dear Sir, some companies like us working with companies as Vendor and Customers too !!! it mean we send invoice and also receive bill from them , so we need our all amount in one place , but in contact statement , is separate it as Vendor and Customer,URL validation
We use an internal intranet site which has a short DNS name which Zoho CRM will not accept. When attempting to update the field it says "Please enter a valid URL". The URL I am trying to set is http://intranet/pm/ Our intranet is not currently setup with a full DNS name and given the amount of links using the shortname probably isn't a feasible change for us.Pourquoi dans zohobooks version gratuite on ne peut ajouter notre stock d'ouverture??
Pourquoi dans zohobooks version gratuite on ne peut ajouter notre stock d'ouverture ??How can I adjust column width in Zoho Books?
One issue I keep running into is as I show or hide columns in reports, the column widths get weird. Some columns have text cut off while others can take a fourth of the page for just a few characters. I checked report layout guides and my settings, butInvalid value passed for file_name
System generated file name does not send file anymore - what is the problem?Custom Function for Estimates
Hey everyone, I was wondering if there was a way to automate the Subject of an estimate whenever one is created or edited: * the green box using following infos: * Customer Name and Estimate Date. My Goal is to change the Subject to have this format "<MyFirm>-EstimateThis domain is not allowed to add. Please contact support-as@zohocorp.com for further details
I am trying to setup the free version of Zoho Mail. When I tried to add my domain, theselfreunion.com I got the error message that is the subject of this Topic. I've read your other community forum topics, and this is NOT a free domain. So what is theSearch in module lists has detiorated
Every module has a problem with the search function :-/YouTube Live #1: AI-powered agreement management with Zia and Zoho Sign
Hi there! We're excited to announce Zoho Sign’s first YouTube live series, where you can catch the latest updates and interact with our Zoho Sign experts, pose questions, and discover lesser-known features. We're starting off by riding the AI wave inSearch in module lists has detiorated
Every module has a problem with the search function :-/Sales Receipts Duplicating when I run reports why and how do we rectify this and any other report if this happens
find attached extract of my reportAdd Zoho Forms to Zoho CRM Plus bundle
Great Zoho apps like CRM and Desk have very limited form builders when it comes to form and field rules, design, integration and deployment options. Many of my clients who use Zoho CRM Plus often hit limitations with the built in forms in CRM or Desk and are then disappointed to hear that they have to additionally pay for Zoho Forms to get all these great forms functionalities. Please consider adding Zoho Forms in the Zoho CRM Plus bundle. Best regards, Mladen Svraka Zoho Certified Consultant andBigin: filter Contacts by Company fields
Hello, I was wondering if there's a way to filter the contacts based on a field belonging to their company. I.e.: - filter contacts by Company Annual Revenue field - filter contacts by Company Employee No. field In case this is not possibile, what workaroundHas Zoho changed the way it searches Items?
Right now all of our searches have broken and we can no longer search using the SKU or alias. It was fine last night and we came in this morning to broken.....this is impacting our operations now.Refunds do not export from Shopify, Amazon and Esty to Zoho. And then do not go from Zoho inventory to Quickbooks.
I have a huge hole in my accounts from refunds and the lack of synchronisation between shopify , Amazon and Etsy to Zoho ( i.e when I process a refund on shopify/ Amazon or Etsy it does not come through to Zoho) and then if I process a manual credit note/CRM->INVENTORY, sync products as composite items
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In today’s fast-moving world, having a strong online identity is essential for every business. https://gtechsol.com.au helps businesses establish a digital presence that reflects their vision and values. By focusing on innovation and quality, they createSending emails from an outlook account
Hi, I need to know if it's possible to send automatic emails from an Outlook account configured in Zoho CRM and, if so, how I can accomplish that. To give you some context, I set up a domain and created a function that generates PDF files to be sent laterStruggling with stock management in Zoho CRM – is Zoho Inventory the solution?
My biggest pain point today with Zoho is inventory management. I run a retail business and reliable stock management is absolutely critical. Obviously, I need this inventory to be visible inside the CRM. At first, I tried handling it through custom modulesAutomating CRM backup storage?
Hi there, We've recently set up automatic backups for our Zoho CRM account. We were hoping that the backup functionality would not require any manual work on our end, but it seems that we are always required to download the backups ourselves, store them,Nimble enhancements to WhatsApp for Business integration in Zoho CRM: Enjoy context and clarity in business messaging
Dear Customers, We hope you're well! WhatsApp for business is a renowned business messaging platform that takes your business closer to your customers; it gives your business the power of personalized outreach. Using the WhatsApp for Business integrationcan't login Kiosk URGENT
already try, can't login pls help to support. thanks.Zoho Calendar not working since a few days
Hey there, first off a minor thing, since I just tried to enable the Calendar after reading this in another topic (there was no setting for this though) : For some reason my current session is showing me based in New York - I'm in Germany, not using aNext Page