Zoho CRMアカウントについて
この記事では、Zoho CRMの理解に役立つ基本的な概念を説明します。後半では、Zoho CRMの画面構成も簡単に紹介します。
会社の利益を上げるためには、顧客との関係を適切に管理することが欠かせません。Zoho CRMでは、スピード勝負で契約を獲得したいときも、数か月かけてじっくり商談を進めたいときも、相手企業の情報や担当者の情報を適切に管理できます。
以下に、Zoho CRM内のデータがどのような構造で保管されているのかを説明します。
タブ
Zoho CRMでは、管理する情報の種類ごとに「タブ」が設けられており、さまざまな情報をそのタブに分けて保管できます。
たとえば、顧客になる可能性のある人の情報は［見込み客］タブに、現在取り組んでいる案件の情報は［商談］タブに、発行した見積書の情報は［見積書］タブにそれぞれ保管します。
上に挙げた［見込み客］、［商談］、［見積書］の3つのタブはいずれも標準タブです。標準タブは、最初からZoho CRMに設定されているタブです。この他にカスタムタブという種類のタブもあり、こちらは各自が自分の要件に合わせて独自に作成するタブです。
チームタブは、各チームが自分たちのデータやプロセスに合わせて作成できる特殊なタブです。組織の管理者に依頼をしなくても、チーム内でタブを作成して管理できます。チームタブの使用方法については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。
項目
タブでは、1つのデータを複数の項目によって構造化した形で保管しています。各項目には、そのデータの特性や属性などの詳細情報が保管されます。たとえば、［商談］タブには、［商談額］、［完了予定日］、［商談ステージ］などの項目があります。
項目の中には、ルックアップ項目という特殊な項目があります。この項目は、別タブのデータを関連付けるために使用する項目です。たとえば、商談データには必ず取引先データが関連付けられます。この関連付けは、［商談］タブにある［取引先］というルックアップ項目が［取引先］タブのデータを参照することによって実現されます。
データ
データは、タブに入力された実際の情報、つまりタブの中身です。
例えるなら、タブは記入用紙のようなものであり、その用紙に印刷された記入枠が「項目」、その枠内に記入した内容が「データ」です。
Zoho CRM内のデータの例を以下に挙げます。
- テレサ・ブラウンさんは見込み客です。彼女のデータは、［見込み客］タブに保存されています。
- ジルカー社はビジネス上の取引相手です。この企業のデータは、［取引先］タブに保存されています。
- ジルカー社とは10万ドルの商談が進められています。この商談のデータは、［商談］タブに保存されています。
このように、各データはそれぞれの該当するタブに保存されます。何らかの情報が必要になった場合は、該当のタブを参照することでデータを入手できます。
メモ
標準タブ
Zoho CRMでは、一般的な営業プロセスに合わせて以下のようなタブが「標準タブ」として最初から設定されています。標準タブには、よく使用される項目があらかじめ設定されているため、そのまますぐにZoho CRMの利用を開始できます。また、標準タブには自社の業務に合わせた変更を加えることもでき、タブ自体が不要であれば非表示にするか、削除することも可能です。
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タブ
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説明
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利用条件
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初期状態での表示
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マーケティングに関係するキャンペーンをZoho CRM内で計画、実施、管理できます。
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すべてのプラン
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何らかの関心を示した初期段階の潜在顧客を登録します。登録した後、絞り込みなどを行います。
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すべてのプラン
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ビジネスに関して連絡を取り合う相手（個人）を登録します。
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すべてのプラン
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取引相手の企業（または企業内の部門）を登録します。
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すべてのプラン
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表示される
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売上につながる案件や取引を管理します。商談には、連絡先や取引先のデータが関連付けられます。
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すべてのプラン
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表示される
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組織が販売または調達する物品やサービスを管理します。サービスに特化したタブが必要な場合は、標準タブの［サービス］を有効にして利用できます。
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すべてのプラン
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表示される
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商品の価格を管理します。価格表は複数作成でき、1つの商品に複数の価格を設定できます。
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プロフェッショナル／エンタープライズ／アルティメット
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表示される
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商品やサービスの調達先となる企業を登録します。
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プロフェッショナル／エンタープライズ／アルティメット
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特定の商品の正式な価格を顧客に伝える書類です。
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プロフェッショナル／エンタープライズ／アルティメット
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注文の確認書（注文請書）です。この書類には、納品予定の商品の一覧を記載します。
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プロフェッショナル／エンタープライズ／アルティメット
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仕入先に商品やサービスを正式に注文する書類です。
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プロフェッショナル／エンタープライズ／アルティメット
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納品した商品やサービスの代金を顧客に請求する書類です。
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プロフェッショナル／エンタープライズ／アルティメット
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Zoho CRM内で管理される顧客サポートに関する問い合わせです。
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プロフェッショナル／エンタープライズ／アルティメット
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顧客からよく寄せられる質問への回答です。
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プロフェッショナル／エンタープライズ／アルティメット
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ToDoやフォローアップ作業の予定を管理します。他の人から割り当てられたタスクと、自分で作成したタスクの両方を管理できます。
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すべてのプラン
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表示される
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通話の予定と、通話の記録が表示されます。
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すべてのプラン
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表示される
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顧客との会議や打ち合わせの予定を管理します。オンライン形式と対面形式の両方に対応しています。
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すべてのプラン
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表示される
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顧客に提供するサービスの一覧です。このタブは、初期設定では表示されません。
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プロフェッショナル／エンタープライズ／アルティメット
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表示されない
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サービスの予約を管理します。このタブは、初期設定では表示されません。
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プロフェッショナル／エンタープライズ／アルティメット
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表示されない
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標準タブの使用
営業プロセスにおいて、標準タブがどのように使用されるのかを以下に説明します。
- 見込み客をZoho CRMに登録します。登録した見込み客は、マーケティングで実施するキャンペーンの対象に含めることができます。また、キャンペーン後のフォローアップや、有望性の評価も実施できます。
- 有望だと判断した見込み客を、連絡先、取引先、商談に変換します。
- 商談を開始し、パイプラインに沿って各段階を進めていきます。
- 適切な段階で見積書を顧客に送ります。見積書には、販売する商品の一覧と、価格表から取得した正確な価格を記載します。作成した見積書は［見積書］タブに保管し、商談がまとまるまで管理します。
- 顧客から注文確定の連絡を受けたら、見積書を変換して受注書を作成し、注文への対応を開始します。
- 商品の仕入れが必要な場合は、発注書を作成して仕入れ先に発注を行います。この発注書は［発注書］タブで管理します。発注した商品を受領すると、仕入れによって増えた商品の数量が更新されます。
- 顧客への納品が完了したら、請求書を送ります。
- 納品後に顧客から問い合わせがあった場合は、［問い合わせ］タブにその情報を記録します。顧客からの質問に効率良く答えるためには、［ソリューション］タブで回答を検索します。
- 上記のプロセス全体で、［タスク］、［予定］、［通話］のタブを使って個々の活動を管理できます。
メモ
チームタブは、各チームが自分たちのデータやプロセスに合わせて作成できる特殊なタブです。組織の管理者に依頼をしなくても、チーム内でタブを作成して管理できます。チームタブの詳細については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。
画面の構成
Zoho CRM内の画面の構成を簡単に紹介します。詳しい説明や操作方法については、こちらのヘルプ記事をご参照ください。
まず、画面の左端にサイドバーがあります。ここには、タブ、レポート、アナリティクス、検索、設定、プロフィールなどのアイコンが表示されます。
サイドバー上のアイコンをクリックすると、その内容が中央のメイン画面に表示されます。なお、初めてサインインしたときは、サイドバーは［ホーム］タブが選択された状態で表示され、メイン画面にはあなた用のホーム画面が表示されます。
チームスペース
チームスペースは、各チーム専用の作業スペースであり、そのチームに必要なタブなどが表示されます。たとえば、下図のユーザーは、標準で設定されている「CRMのチームスペース」に所属しています。ユーザーは複数のチームスペースに所属する場合があるので、その場合は、チームスペースを切り替えてそれぞれの作業を行います。
［ホーム］タブ
［ホーム］タブには、自分の仕事、または自分のチームの仕事をひと目で把握するための情報が表示されます。営業担当者向けの［ホーム］タブには、その人の現在の活動の状況が表示されます。マネージャー向けには、各種の実績を示すダッシュボードが表示されます。また、自分専用の［ホーム］タブを別に作成し、複数の［ホーム］タブを利用することも可能です。
データの一覧ページ
サイドバーからタブの1つを選択すると、メイン画面にそのタブのデータが一覧表示されます。Zoho CRMでは、さまざまな形で柔軟にデータを一覧表示できます。要件に合わせて、最適な表示形式を選んでください。
次のような形式があります。
- 一覧表示
- タイル表示
- 表形式表示
データの一覧ページでは、詳細フィルターを使用してデータを抽出したり、一部のデータを選択して一括処理（データの更新、メールの送信など）を実行したりすることができます。一覧ページに表示されているデータの1つをクリックすると、そのデータの詳細ページに移動できます。
データの詳細ページ
一覧ページのデータをクリックすると、そのデータの詳細ページが表示されます。詳細ページでは、そのデータのすべての情報を確認できます。直接設定されている項目の情報に加え、そのデータに関連付けられているデータの情報も表示されます。また、表示されるボタンやメニューから編集などの操作を実行することも可能です。さらに、データの履歴も確認できます。履歴には、データに対して、いつ、どのような変更が行われたのかがすべて記録されています。
データの詳細ページは、キャンバスを使用してカスタマイズできます。
設定画面
サイドバー上の 
（設定）アイコンをクリックすると、Zoho CRMアカウントの設定を行えます。最初に、［設定］→［一般］に移動し、個人の設定と組織の設定を行ってください。
表示設定の変更
Zoho CRMの画面表示については、自分の好みに合わせてテーマを選択したり、昼間モードと夜間モードを切り替えたりすることができます。表示設定の変更は、サイドバー上のプロフィールアイコンから行います。また、アクセシビリティ向上機能を使用して、自分にとって作業がしやすい環境を整えることもできます。
次のステップ
- Zoho CRM画面の操作方法を確認します。
- プランごとの利用制限やシステム要件など、Zoho CRMの仕様を確認します。
- 管理者向けスタートガイドを参照して、自社の環境に合わせたセットアップを行います。
- 開発者向けドキュメントを参照して、APIやSDKを使用した拡張を検討します。