Zoho Writerでのドキュメントマージの基本設定

Zoho Writerでのドキュメントマージの基本設定

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概要

Zoho Writerのテンプレートを使用した文書作成機能では、あらかじめデザインしたテンプレートに、表計算シート、フォーム、CRM、APIのデータを差し込むことで、個別にカスタマイズされた文書を自動で作成できます。差し込み項目に実際のデータを取り込み、契約書、請求書、提案書などの文書を一括で作成できます。条件分岐、表、画像の差し込みにも対応しているため、Zoho Writerで正確かつ効率的に文書を自動化できます。

文書の自動化で複数のテンプレートを使用する場合や、自動化と配布を複数の手順で行う場合、WriterではPower Automateのような高度な文書ワークフローを構築できます。 Writerの自動化ビルダーの詳細

手順

手順1：差し込みテンプレートの作成または開く

個別にカスタマイズされた文書を作成するには、Zoho Writerで差し込みテンプレートをデザインするか、既存のテンプレートを開きます。
差し込みテンプレートを作成するには
  1. ［ファイル］→［新しい自動化テンプレート］→［差し込みテンプレート］の順にクリックします
    1. ［最初から作成する］：テンプレートを最初から作成する場合に選択します。
    2. ［PDFから作成する］：既存のPDFファイルをテンプレートに変換する場合に選択します。

既存の文書を差し込みテンプレートに変換するには、［自動化］→［差し込みテンプレートに変換する］をクリックします。

手順2：データ元の選択

  1. ［自動化］→［設定］をクリックします。

  2. 使用するデータ元を選択します。

Zoho Writerの差し込みテンプレート：対応する差し込みデータ元と制限| Zoho Writerで受信Webhookをデータ元として使用する方法

手順3：テンプレートへの項目の設定

Zoho Writerで差し込み項目をチェックボックス、画像、リンクなどの指定要素として表示するには、挿入時に差し込み項目の種類を正しく設定する必要があります。

1. 差し込み項目の挿入

データ元の情報を文書に反映するには、差し込み項目を追加します。最終的な差し込み文書でのデータの表示方法や動作を指定するには、適切な差し込み項目の種類を設定します。

一般的な種類の差し込み項目| Zoho Forms専用の差し込み項目の種類

2. 高度な差し込み項目の挿入

Zoho Writerの高度な項目には、数式項目、条件項目、繰り返し項目、グラフ項目、条件ブロック、入れ子の差し込み項目があります。これらを使用すると、請求書、提案書、契約書、データに基づくレポートなどの動的なテンプレートをZoho Writerで作成できます。

  1. 数式項目
    1. 文書内で直接計算を実行できます（例：=SUM(Quantity * Price)）。
    2. 請求書、見積書、注文書に適しています。
      テンプレートで数式項目を設定する方法
  2. 条件項目
    1. 条件（IF/ELSEロジック）に基づいてコンテンツを表示します。
    2. 例：ステータスが「支払い済み」の場合は「支払い済み」、それ以外の場合は「保留中」と表示します。
      テンプレートで条件項目を使用する方法
  3. 繰り返し項目
    1. データセット内の各データに対して、コンテンツのブロック（表の行やセクションなど）を自動的に複製できます。
    2. 行を手動でコピーして貼り付ける代わりに、受信データに基づいてZoho Writerがブロックを動的に展開します。
      ブロックを繰り返す方法
  4. グラフ項目
    1. 動的なグラフ（棒グラフ、線グラフ、円グラフなど）を文書に挿入できます。
    2. グラフはZoho SheetやCRMなどのデータ元に関連付けられます。
      テンプレートでグラフ項目を設定する方法

3. 自動項目の挿入

自動項目は、日付、ページ番号、文書のメタデータ、ユーザーの詳細などの標準情報を、手動で入力せずに文書へ自動的に反映する動的項目です。

日付| ページ番号と総ページ数| 文書番号項目 

4. メインフォーム項目の挿入

メインフォームは、データ元の主要なデータまたはエンティティを表します。各メインフォーム項目は、1人の人物、1件の請求書、1件の申請など、一意の入力内容に対応します。これらの項目では1対1のデータが取り込まれるため、1件のデータにつき1件の文書が作成されます。


例：請求書を送信する場合、各顧客の名前と住所はメインフォーム項目から取得されます。



5. サブフォーム項目の繰り返しブロックとしての挿入

サブフォームはメインフォームに関連付けられた項目のセットで、繰り返しデータ、つまり1件のメインデータに関連する複数の入力内容を処理するためのものです。サブフォームを使用すると、文書内に1対多の関係を作成できます。サブフォームは自動的にメインフォームに属し、差し込み時に関連する入力内容ごとに繰り返されます。

繰り返しブロックは通常、データ元の一覧またはサブフォーム内の各項目に対して繰り返される、表の行、段落、または項目のグループです。


手順4：差し込みを実行するタイミングの設定

  1. 手動／トリガー時

差し込みを手動で実行するには、［差し込む］をクリックします。また、指定したアプリのイベントが発生したときに、ボタン、Delugeスクリプト、APIを使用して差し込みを自動化するには、連携中のアプリでトリガーを設定します。

  1. Zoho CRMから差し込みを実行する方法
  2. Zoho Creatorから差し込みを実行する方法
  3. Zoho Projectsから差し込みを実行する方法
  4. Zoho Sprintsから差し込みを実行する方法
  5. Zoho Booksから差し込みを実行する方法
  6. Zoho Flowを使用して差し込みを実行する方法
  1. フォーム送信時
連携中のZoho Formが送信されるたびに、差し込みを自動的に実行します。作成された文書をメールで送信したり、ユーザーがダウンロードできるようにしたり、データをZoho Sheetに送信したりできます。 詳細はこちら。

  1. スケジュール／日時

差し込みを自動的に実行する日時を指定します。指定した日付や時刻にレポートや手紙を送信するなど、スケジュール設定されたタスクに適しています。

  1. 外部トリガー（ウェブフック経由）

ウェブフックを使用し、項目の値の更新や新規データの作成など、外部アプリでイベントが発生したときに差し込みを開始します。

手順5：差し込み結果の出力オプションの設定

差し込みを続けるには、利用可能な出力オプションを1つ選択します。各オプションでは、処理フローの要件に応じて、作成した文書の送信、保存、共有方法を指定できます。

  1. シンプルな差し込みの設定

シンプルな文書の自動化とは、1つのテンートを使用して文書を作成し、保存、メール送信、署名用に送信、または入力フォームとして送信できる、あらかじめ用意された自動化フローです。シンプルな差し込みの出力オプションは次のとおりです。
  1. 差し込みして保存
  2. 差し込み後、リンクまたは添付ファイルとしてメール送信
  3. 差し込み後、署名用に送信 
  4. 差し込み後、承認用に送信 
  5. 差し込み後、入力フォームとして共有  
  6. 差し込み後、カスタム関数を実行する

  1. 高度な差し込みの設定

高度な自動化フロービルダーでは、動的な文書処理フローを設計でき、文書の作成（差し込み）、複数の文書を1つにまとめてメール送信または保存、条件に応じた1つまたは複数のテンプレートの選択、作成した文書のメールによる動的な配布、署名収集用の送信などの複雑な要件に対応できます。また、文書の作成後に次のような操作も実行できます。
  1. 作成した複数の文書を、署名用に送信する前に1つのファイルにまとめる。
  2. 動的なフォルダーを作成し、作成した文書を保存するなど。

手順6：差し込みのプレビュー

  1. 実際のデータを差し込んだ文書を確認するには、［差し込みをプレビュー］をクリックします。
  2. データを順に確認し、書式設定と内容が正しいことを確認します。

手順7：差し込みの実行

  1. ［差し込みを実行］をクリックします。
  2. Zoho Writerで差し込みの進捗状況を確認し、エラーに対処する方法

トラブルシューティング

問題：連絡先に送信するCRMのメール差し込みテンプレートに、商談とその商談に追加された商品の詳細を含めたいのですが、差し込み項目の一覧に商品が表示されません。
原因：連絡先から商品の項目を取得することはできません。カスタムの参照項目を追加する必要があります。
解決方法：商談タブにサブフォームを作成し、商品を一覧表示します。または、カスタム関数を作成して商品の詳細を連絡先／商談タブの項目に取得し、メールテンプレートに含めることもできます。

差し込みの上限とクレジット

差し込み項目の設定

  1. 項目名を短縮する方法
  2. 差し込み文書に動的リンクを追加する方法
  3. 差し込みで日付項目の書式を設定する、または日付項目から日数/months/yearsを差し引く方法
  4. 差し込みに動的なバーコードまたはQRコードを追加する方法
  5. 差し込みに動的なテキスト透かしを追加する方法
  6. 差し込みでデータを集計する方法（グループ化と集計関数）
  7. フォーム送信時にアップロード済みファイルを使用して文書を差し込む方法
  8. 差し込み項目でWork Driveの画像URLを使用する方法

サブフォームデータの差し込み

差し込みの出力

  1. 差し込みで生成された文書に連番を付ける方法
  2. 差し込みで生成されたPDFを保護する方法
  3. Zoho Formsの送信データに差し込みを設定する方法
  4. CRMデータをラベルに差し込む方法
  5. メール本文でCRMテンプレートを使用し、差し込み文書を添付ファイルにする方法

差し込み後の操作

  1. 差し込み後にカスタムワークフローを実行する方法
  2. 差し込み後のCRM操作を設定する方法

差し込みのカスタマイズ

差し込みのステータスと制御

 APIガイド

  1. 文書差し込み用のZoho Writer REST API
  2. 各APIのスロットリング制限
  3. Writer Merge API用にPostmanを設定する方法
  4. APIでの項目IDとサブフォームデータの処理

関連動画