Zoho Writerのドキュメント結合入門

Zoho Writerのドキュメント結合入門

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概要

Zoho Writer のテンプレートベースのドキュメント生成機能を使うと、あらかじめデザインされたテンプレートとスプレッドシート、フォーム、CRM、API などのデータを差し込んで、パーソナライズされたドキュメントを自動作成できます。マージフィールドで実データを取り込み、契約書、請求書、提案書などのドキュメントを大量に生成できます。条件付きロジック、表、画像の差し込みにも対応しており、Zoho Writer なら正確で効率的なドキュメント自動化を実現できます。

複数テンプレートを使う場合や、複数ステップの自動化・配布が必要な場合は、Writer で Power Automate のような高度なドキュメントワークフローを構築できます。 Writer のオートメーションビルダーについて詳しく見る

手順

ステップ 1: マージテンプレートを作成または開く

パーソナライズされたドキュメントを生成するためのマージテンプレートを Zoho Writer で作成するか開きます。
マージテンプレートを新規作成するには:
  1. [ファイル] > [新しい自動化テンプレート] > [マージテンプレート] をクリックします。
    1. 白紙からデザイン: テンプレートを一から作成する場合に選択します。
    2. PDF をベースにデザイン: 既存の PDF ファイルをテンプレートとして変換する場合に選択します。

既存のドキュメントをマージテンプレートに変換することもできます。[自動化] > [マージテンプレートに変換] をクリックします。

ステップ 2: データソースを選択する

  1. [自動化] > [設定] をクリックします。

  2. 使用するデータソースを選択します。

Zoho Writer マージテンプレートでサポートされるデータソースと制限について| Zoho Writer で受信 Webhook をデータソースとして使用する方法

ステップ 3: テンプレートにフィールドを設定する

Zoho Writer でマージフィールドをチェックボックス、画像、リンクなどの特定の要素として表示するには、挿入時にマージフィールドの種類を正しく設定する必要があります。

1. マージフィールドを挿入する

データソースの情報を差し込んでドキュメントをパーソナライズするために、マージフィールドを追加します。適切なマージフィールドの種類を設定し、最終的なマージドキュメントでの表示方法や動作を指定します。

一般的なマージフィールドの種類| Zoho Forms 用の特殊なマージフィールドの種類

2. 高度なマージフィールドを挿入する

Zoho Writer の高度なフィールドには、数式フィールド、条件付きフィールド、繰り返しフィールド、グラフフィールド、条件付きブロック、入れ子のマージフィールドがあります。これらにより、請求書、提案書、契約書、データドリブンレポートなどの動的テンプレートを強力に作成できます。

  1. 数式フィールド
    1. ドキュメント内で直接計算を実行できます（例: =SUM(Quantity * Price)）。
    2. 請求書、見積書、注文書などに便利です。
      テンプレートで数式フィールドを設定する方法
  2. 条件付きフィールド
    1. 条件（IF/ELSE ロジック）に基づいてコンテンツを表示します。
    2. 例: ステータスが Paid の場合は「Paid」、それ以外は「Pending」を表示。
      テンプレートで条件付きフィールドを使用する方法
  3. 繰り返しフィールド
    1. データセット内の各データに対して、表の行やセクションなどのコンテンツブロックを自動的に複製します。
    2. 行を手動でコピー＆ペーストする代わりに、受信データに応じて Zoho Writer がブロックを動的に展開します。
      ブロックを繰り返す方法
  4. グラフフィールド
    1. 棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフなどの動的なグラフをドキュメントに挿入できます。
    2. グラフは Sheets や CRM などのデータソースにリンクされます。
      テンプレートでグラフフィールドを設定する方法

3. 自動フィールドを挿入する

自動フィールドは、日付、ページ番号、ドキュメントのメタデータ、ユーザー情報などの標準的な情報を、手入力せずに自動で挿入できる動的フィールドです。

日付| ページ番号とページ数| ドキュメント通し番号フィールド 

4. メインフォームフィールドを挿入する

メインフォームは、データソース内の主となるデータまたはエンティティを表します。各メインフォームフィールドは、1 件のレコード（1 人の人物、1 件の請求書、1 件の申請など）に対応します。これらのフィールドは 1 対 1 のデータを差し込みます。つまり、1 レコードにつき 1 ドキュメントが生成されます。


例: 請求書を送信する場合、各顧客の氏名や住所はメインフォームフィールドから差し込まれます。



5. サブフォームフィールドを繰り返しブロックとして挿入する

サブフォームは、メインフォームに関連付けられたフィールドの集合で、1 件のメインデータに対して複数のレコードが存在する繰り返しデータを扱うためのものです。サブフォームを使うことで、ドキュメント内に 1 対多の関係を表現できます。サブフォームは自動的にメインフォームに属し、マージ時に関連するレコードごとに繰り返して表示されます。

繰り返しブロックには、通常、表の 1 行、段落、またはフィールドのグループを指定し、データソース内のリストやサブフォームの各項目ごとに 1 回ずつ繰り返して表示させます。


ステップ 4: マージの実行タイミングを設定する

  1. 手動 / トリガー実行

このオプションを選ぶと、[マージを実行] をクリックして手動でマージを実行できます。また、連携アプリ側でボタン、Deluge スクリプト、API などのトリガーを設定し、特定のイベント発生時にマージを自動実行することもできます。

  1. Zoho CRM からマージを実行する方法
  2. Zoho Creator からマージを実行する方法
  3. Zoho Projects からマージを実行する方法
  4. Zoho Sprints からマージを実行する方法
  5. Zoho Books からマージを実行する方法
  6. Zoho Flow でマージを実行する方法
  1. フォーム送信時
連携された Zoho フォームが送信されるたびに、自動的にマージを実行します。生成されたドキュメントをメール送信したり、ユーザーにダウンロードさせたり、Zoho Sheet にデータを送信したりできます。 詳細はこちら。

  1. スケジュール / 日付と時刻

マージを自動実行する日時を指定します。特定の日付や時刻にレポートやレターを送信するなど、定期的なタスクに最適です。

  1. 外部トリガー（Webhook 経由）

Webhook を使用して、外部アプリで項目値の更新や新規レコードの作成などのイベントが発生したときにマージをトリガーします。

手順 5：マージの出力オプションを設定する

マージを続行するには、利用可能な出力オプションのいずれかを選択します。各オプションでは、ワークフローの要件に応じて、生成されたドキュメントの配信方法、保存方法、共有方法を制御できます。

  1. シンプルマージを設定する

シンプルなドキュメント自動化は、1 つのテンプレートからドキュメントを生成し、その後に保存、メール送信、署名依頼として送信、入力可能フォームとして送信できる、あらかじめ用意された自動化フローのセットです。シンプルマージの出力オプションには、次のものがあります。
  1. マージして保存
  2. マージして、リンクまたは添付ファイルとしてメール送信
  3. マージして、署名依頼として送信 
  4. マージして、承認依頼として送信 
  5. マージして、入力可能フォームとして共有  
  6. マージして、カスタム関数を呼び出す

  1. 高度なマージを設定する

高度な自動化フロービルダーを使用すると、ドキュメントの生成（マージ）、1 つに結合してからのメール送信や保存、ドキュメント生成用のテンプレートを条件に応じて 1 つまたは複数選択、生成されたドキュメントのメールによる動的な配布、署名収集のための送信、さらにドキュメント生成後の次のようなアクションなど、複雑な要件に対応した動的なドキュメントワークフローを設計できます。
  1. 複数の生成ドキュメントを署名依頼として送信する前に 1 つのファイルに結合する。
  2. 動的なフォルダーを作成し、その中に生成されたドキュメントを保存する、など。

手順 6：マージをプレビューする

  1. マージをプレビューをクリックして、実データを差し込んだときのドキュメントの見え方を確認します。
  2. レコードを切り替えながら、書式や内容が正しいか確認します。

手順 7：マージを実行する

  1. マージを実行をクリックします。
  2. Zoho Writer でマージの進行状況を追跡し、エラーに対処する方法

トラブルシューティング

問題：取引の詳細を含む CRM のメールマージテンプレートを連絡先宛てに送信したいのですが、取引に追加された商品（Product）を含めたいにもかかわらず、マージフィールドの一覧に Product が表示されません。
原因：連絡先内から商品モジュールの項目を直接取得することはできないため、カスタムルックアップ項目を追加する必要があります。
解決方法：取引タブにサブフォームを作成し、商品を一覧表示します。また、カスタム関数を作成して、商品詳細を連絡先／取引タブ内の項目に取得し、メールテンプレートに含めることもできます。

マージの上限とクレジット

 マージ項目の設定

  1. 項目名を短くする方法
  2. マージドキュメントに動的リンクを追加する方法 
  3. マージで日付項目の書式を変更したり、日付項目から日／月／年を減算する方法
  4. マージで動的なバーコードやQRコードを追加する方法
  5. マージで動的なテキスト透かしを追加する方法
  6. マージでデータを集計する方法（GroupBy & 集計関数）
  7. フォーム送信時にアップロードされたファイルをドキュメントにマージする方法
  8. マージフィールドでWorkDriveの画像URLを使用する方法

 サブフォームデータのマージ

 マージ出力 

  1. マージで生成されたドキュメントに連番を付与する方法
  2. マージで生成されたPDFを保護する方法
  3. Zoho Formsの送信データをマージする設定方法
  4. Zoho CRMデータを使用してラベルをマージする方法
  5. CRMテンプレートをメール本文として使用し、マージドキュメントを添付して送信する方法

マージ後のアクション

  1. マージ後にカスタムワークフローを実行する方法 
  2. マージ後のCRMアクションを設定する方法

マージのカスタマイズ

マージのステータスと管理

 APIガイド

  1. ドキュメントをマージするためのZoho Writer REST API
  2. 各APIのスロットル制限について
  3. WriterマージAPI用にPostmanを設定する方法
  4. APIでの項目IDとサブフォームデータの扱い方

関連動画