Optimiser le dossier d'équipe au sein de WorkDrive - 2e partie
La tâche de l'administrateur est de fournir l'accès juste aux bonnes personnes sans entraver l'accès aux documents quotidiens. Découvrons comment WorkDrive vous offre la possibilité d'optimiser les différentes tâches exécutées dans le dossier de l'équipe.
Éliminer les copies multiples d'un même document
L'une des façons d'éliminer les copies multiples d'un même document est la fonction de versions de la suite Zoho Office. Cela vous permet de
- Accéder à l'ancienne version du document, sans créer plusieurs documents.
- Connaître les modifications apportées au document.
- Créer un document individuel à partir de n'importe quelle version.
Contrôler l'accès aux fichiers
Pour empêcher d'autres utilisateurs de modifier un fichier, il suffit de le verrouiller. Une fois prêt à collaborer à nouveau, reprenez le fichier.
Bon à savoir
- Un utilisateur doit au moins avoir un accès d'édition au fichier pour pouvoir l'extraire (le verrouiller).
- Lorsqu'un fichier est verrouillé dans un dossier d'équipe, les membres ayant un rôle d'organisateur ou d'administrateur peuvent le déverrouiller.
Extraire un fichier
- Sélectionnez un fichier dans "Mes dossiers" ou "Dossier d'équipe".
- Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'actions en haut, sélectionnez "Extraire" dans la liste déroulante ou encore, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Extraire".
- L'onglet Versions du fichier s'ouvre dans un nouvel écran, cliquez sur "Extraire". Lorsque vous avez extrait un fichier, vos collaborateurs ne peuvent pas le modifier ni voir les modifications que vous avez apportées.
Pour récupérer un fichier
- Sélectionnez un document extrait, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez "Archiver"
- L'onglet Versions du fichier s'ouvre, ajoutez des notes de version pour référence ultérieure.
- Vérifier pour permettre à vos collaborateurs de voir les modifications que vous avez apportées.
Organiser le dossier d'équipe
Vous avez créé un fichier dans le mauvais dossier d'équipe ? Vous souhaitez partager un document de votre dossier personnel à un dossier d'équipe ? Ou vous voulez simplement organiser vos fichiers ? Ne vous inquiétez pas, la fonction "Déplacer et copier" de WorkDrive vous aide à le faire sans perdre les données et sans les inconvénients du téléchargement.
Bon à savoir
- Seuls les Organisateurs et Administrateurs d'un dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers dans le dossier d'équipe.
- Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des documents de leur dossier d'équipe vers leurs "Mes Dossiers".
- Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de l'un vers un autre. Il doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier d'équipe de destination.
- Seuls les administrateurs de dossier d'équipe peuvent déplacer des fichiers et des dossiers de ce dossier d'équipe vers un dossier partagé. Ils doivent avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de destination.
- Pour copier des fichiers et des dossiers au sein d'un dossier d'équipe, vous devez être membre du dossier d'équipe et avoir au moins le rôle d'éditeur.
- Pour copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe vers Mes Dossiers, vous devez être un membre du dossier d'équipe et disposer de n'importe quel rôle.
- Un membre avec n'importe quel rôle dans un dossier d'équipe peut copier des fichiers vers un autre. Le membre doit avoir au moins le rôle d'éditeur dans le dossier de l'équipe de destination.
- Vous pouvez copier des fichiers et des dossiers d'un dossier d'équipe auquel vous avez un rôle quelconque vers un dossier partagé auquel vous avez au moins le rôle d'éditeur.
Afficher les propriétés du fichier
Sachez tout sur un fichier dans Zoho WorkDrive en visualisant ses propriétés. Découvrez comment visualiser les informations générales, les versions, l'activité et les statistiques d'accès d'un fichier.
- Sélectionnez un fichier dans le dossier de l'équipe.
- Cliquez sur l'icône "Autres" dans la barre d'action en haut.
L'onglet Informations générales affiche les informations suivantes du fichier ;
- Format du fichier
- Utilisateur qui a créé le fichier et la date de création
- Utilisateur qui a modifié le fichier et la date de modification
- Taille (taille de la dernière version du fichier)
- Stockage utilisé (stockage total utilisé par les différentes versions du fichier)
- Lien permanent (lien d'accès au fichier)
- Nombre de commentaires
- Nombre de vues
- Nombre de téléchargements
Sous l'onglet Versions, vous pouvez consulter la liste des versions du fichier. La taille et les notes de la version du fichier sont également indiquées.
Cliquez sur l'icône des trois points verticaux sur une version de fichier. Vous pouvez faire les actions suivantes à partir de là :
- Restaurer la version comme version principale
- Télécharger la version
- Afficher un aperçu de la version
- Enregistrer la version comme un nouveau fichier
- Supprimer la version
Bon à savoir
- Pour les dossiers d'équipe privés, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour voir les versions d'un fichier.
- Pour les dossiers d'équipe publics, tout membre du dossier d'équipe peut visualiser les versions d'un fichier.
- Pour les fichiers partagés, tout membre de l'équipe peut visualiser les versions de ces fichiers.
L'onglet Activité vous permet de voir toutes les activités sur le dossier par vous et vos collaborateurs, en fonction de la date et de l'heure.
Bon à savoir
- Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle supérieur pour afficher l'activité d'un dossier.
- Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour visualiser les activités sur ces fichiers.
Les statistiques d'accès avancées d'un fichier vous permettent de voir qui a accédé à votre fichier (membres de l'équipe et utilisateurs externes) et quelles actions ils ont effectuées (nombre de consultations et de téléchargements).
- Sous accès global, vous pouvez voir le nombre de membres de l'équipe et d'utilisateurs externes qui ont accédé au fichier, ainsi que leur nombre total de consultations et de téléchargements.
- Le lien permanent ou lien de partage externe vous affiche le nombre total correspondant de consultations et de téléchargements pour le fichier.
- Cliquez sur Permalink pour afficher la liste des membres de l'équipe qui ont accédé au fichier, ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
- Cliquez sur un lien de partage externe pour afficher la liste des utilisateurs externes qui ont accédé au fichier ainsi que la date et l'heure auxquelles ils y ont accédé.
Bon à savoir
- Dans le cas d'un lien de partage externe, si les données de l'utilisateur telles que le nom, le numéro de téléphone et l'e-mail sont demandées, ces données seront également indiquées.
- Si le nom n'est pas demandé, les utilisateurs seront appelés en tant que Guest# (dans l'ordre Guest#1, Guest#2, etc.).
- Pour les dossiers d'équipe privés et publics, un membre doit avoir le rôle d'éditeur ou un rôle plus élevé pour voir les statistiques d'accès d'un fichier.
- Pour les fichiers partagés, un membre doit avoir l'autorisation de partage pour voir leurs statistiques d'accès.
N'hésitez pas à nous faire part de vos questions dans la partie commentaires ci-dessous.
L'équipe Zoho France
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Collaboration sans faille avec Zoho One
Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux . La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.
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Hi everyone, I often use Zoho Forms with prefilled URLs to simplify the user experience — for example: https://forms.zohopublic.com/.../form?Name=David&Amount=300 However, the problem is that all prefilled values are visible and editable in the link.Can’t send emails from Zoho CRM after adding a new user — verification codes not received
Hi everyone, We recently added a new user to our Zoho CRM account and purchased an additional license. Since then, we haven’t been able to send any emails from Zoho CRM. Our Zoho Mail accounts are working perfectly, we can send and receive emails directlyCRM for email in Outlook: how to ignore addresses?
We’re using the "Zoho CRM for email" add-in for Outlook. When opening an email, the add-in displays all email addresses from the message and allows me to add them to the CRM or shows if they’re already contacts. However, sometimes people listed in ToScheduling Calls in CommandCenter / Blueprints
I would love it if you could add a function to schedule a call in the lead's record for a future date. I know you can add a Task by going to Instant Actions > Task and completing the form: These tasks go into the lead's record under Open Actions. ButQuickly send emails and sync conversations with custom email addresses in CRM
Editions: All editions DCs: All DCs Release plan: This enhancement has been released for customers in all DCs except IN and US. We will be enabling it for IN and US DC customers soon. [Update on 22 May 2024] This enhancement has been released for allZoho製品と生成AIツールの活用について
いつもありがとうございます。 弊社では、Zoho Oneを契約し、CRMを軸として、見込み客の管理から商談、その後の受注や請求の管理、サポート業務（Desk）、業務データのレポーティング（Analytics）などを行っております。 Zohoサービス自体には、Ziaというツールが搭載されているかと存じますが、それ以外の外部の生成AIツールと連携した活用などもできるのでしょうか？具体的には、CopilotなどがZohoに登録されているデータや情報を見て、対話型で必要なデータを提示してくれたり、商談や蓄積されたメモなどを分析してユーザが知見を得られるような活用ができないか、と考えております。Work with Contacts who use multiple Emails / Manage obsolete Email addresses without loosing Emails in Context
Hello List Work with Contacts who use multiple Emails Only after 1 week in using Zoho CRM productively we have contacts which randomly use 2 different email addresses. From the concept I've understood that Zoho CRM offers two email fields which are recognizedNew Field in CRM Product Module Not Visible in Zoho Creator for Mapping
I created a new single-line field in the Products module in Zoho CRM. Zoho CRM and Zoho Creator are integrated, but the newly created field in CRM is not visible in Zoho Creator when I try to map fields.Send WhatsApp voice messages from Bigin
Greetings, I hope all of you are doing well. We're happy to announce this enhancement we've made to Bigin. Bigin's WhatsApp integration now supports audio messages, so you can record and send voice messages. This makes it easier to handle customer questionsMicrosoft Teams now available as an online meeting provider
Hello everyone, We're pleased to announce that Zoho CRM now supports Microsoft Teams as an online meeting provider—alongside the other providers already available. Admins can enable Microsoft Teams directly from the Preferences tab under the MeetingsI want to subscribe 1 professional user but the email only 250 per day?
When I subscribe 1 professional user, I am only able to send 250 email per day? So less? Or is it typo, 2500 rather than 250? Any sale agent or friends can clear my doubt? Thank YouHow to add a % Growth column for year-over-year comparison (2024 vs 2025)
Hello, I am trying to build a monthly revenue comparison between 2024 and 2025 in Zoho CRM Analytics. My current setup is: Module: Deals (Affaires) Filter: Stage = Closed Won Date field: Closing Date Grouping: By Month Metrics: Sum of Amount for 2024,How do you map a user picklist field to another user picklist field.
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The genesis of Protomont Technologies emerged from the collaborative efforts of the founders in 2019, both the founders shoulder an enormous experience in the world of 3D Printing. Protomont Technology aims to craft your vision with creativity, empoweringNew and improved API resources for Zoho Sign Developers
Hello, Developers community! We know that for you, an API's real value depends on how quickly, easily, and reliably you can integrate the it with your application. That's why we're excited to talk about the recent improvements to our developer resources,Next Page