共通設定
独自のボタン
独自のボタンとは 独自のボタンを使うと、システムのフォームや独自のフォームで、指定した特殊な処理をワンクリックで実行できるようになります。たとえば、ワークフローの実行、メールの送信、項目の更新、外部リソースへのアクセスといったタスクを自動化できるため、システムの柔軟性や効率性が改善されます。 独自のボタンの機能 独自のボタンを利用することで、以下のことが可能になります。フォームの機能を拡張させることができます。 定義済みの操作をワンクリックで即時実行 データの表示画面や一覧にボタンを直接追加 ...
共通変数：拡張機能
変数 Zoho People拡張機能の変数を使うと、コンポーネント、スクリプト、ワークフロー、テンプレートなど、プラットフォームのさまざまな項目で利用できるキーと値のペアを作成できます。作成したペアが保持するデータは再利用できるため、情報を一度保存すると、システム内で必要に応じていつでも利用できるようになります。詳細については、「共通変数」および「共通変数の利用方法」のヘルプ記事をご参照ください。 Zoho People拡張機能の変数の詳細 プラットフォームの変数は、Zoho ...
共通変数
Zoho Peopleの変数とは Zoho Peopleの変数は、Zoho Peopleアカウントに情報を保存し、再利用するための擬似的な項目です。 Zoho Peopleの変数に固定値を設定しておくことで、メールテンプレート、書類テンプレート、差し込み文書テンプレートの差し込み項目として再利用できます。また、関数やAPIの認証情報としても設定可能です。 共通変数を管理できるのは、管理者または自動化の管理権限を持つユーザーのみです。 変数の作成 変数を作成するには ...
共通変数の利用方法
Zoho Peopleにおける変数の利用方法 Zoho Peopleの変数を利用すると、メールテンプレート、書類テンプレート、差し込み文書テンプレート、独自の関数などに動的な要素を追加できます。たとえば、組織情報などのよく使われる値を変数に保存することで、さまざまなテンプレートや関数に適用できるようになります。これにより、作業効率と一貫性が向上します。 変数と変数グループの作成、編集、削除方法については、こちらをご参照ください。 メールテンプレートと書類テンプレートでの変数の利用方法 利用例 ...
IPアドレスによる制限
IPアドレスによる制限とは この機能を使用すると、管理者はIP範囲を指定してアクセスを制限できます。これにより、従業員が出退勤を記録できる場所、工数表のタイマーを開始／終了できる場所、ファイルにアクセスできる場所を管理できます。指定されたオフィスや許可された場所からのみアクセスが可能となり、従業員が許可されていない場所からアクセスすることを防ぎます。 この機能は、出退勤、工数管理、ファイル管理で利用できます。 IPアドレスによる制限の設定 ...
機能の拡張
機能の拡張とは この機能を使用すると、各サービスに標準で用意されている機能を拡張することが可能になります。組織には、それぞれ独自の要件があります。このような要件には、Zoho Peopleの各サービスの一部であるフォームを編集したり、独自のフォームを追加したりすることで対応できます。さらに、ワークフローの実行など独自の自動処理を追加することも可能です。 フォーム 「サービス」の拡張機能にアクセスするには、各サービスの設定ページで［機能を拡張する］タブを開きます。たとえば、休暇管理の場合、 ...
権限の設定
権限の設定とは Zoho Peopleでは、「サービス」ごとに権限を設定することが可能です。必要な役割やユーザーのみにアクセスを許可することで、データセキュリティを確保します。 特権管理者は、すべてのデータの表示／編集と設定の変更を行うことが可能です。 管理者の割り当て 選択した「サービス」（休暇管理／出退勤／評価／給与／お問い合わせ／工数表）の管理者を追加できます。サービスごとの管理者の割り当てに関する詳細は、こちらをクリックしてください。 ...
フォームの項目のデータマスキング
データマスキングとは この機能を使用すると、機密性の高い情報をアスタリスクに置き換えて隠すことができます。この機能は、さまざまな項目やフォームで利用できます。これは、他のユーザーの画面を覗き見する人物による機密情報の不正な閲覧や流出を防ぐことを目的としています。 マスクなし マスクあり 機密性の高い情報を閲覧する際は、周囲の安全をご確認ください。データの入力欄にある目のアイコンをクリックすると、マスクされた情報が表示されます。 ...
フォームの作成と編集
Zoho Peopleでは、各サービスのフォームを作成／カスタマイズできます（ただし、対象のサービスの設定画面に［拡張機能］メニューがある場合に限ります）。この機能を使用することで、必要な情報を収集／管理しやすくなります。 フォームの作成やカスタマイズを行う際は、まずテスト環境でフォームを検証し、その後本番環境に適用することを推奨します。詳細は、Zoho Peopleのテスト環境に関するヘルプ記事をご参照ください。 ...
休暇機能における振替休日のスケジュール処理
目的 振替休日のスケジュール処理機能を使用すると、週末や休日の勤務記録を振替休日へと自動的に変換できます。 従業員が週末や休日に勤務した場合、Zoho Peopleのスケジュール処理により、勤務記録が自動作成され、振替休日が自動的に付与されます。 振替休日のスケジュール処理の設定方法に関する動画： 振替休日のスケジュール処理の設定 ［設定］（歯車アイコン）→［休暇管理］→［自動化］→［振替休日のスケジュール処理］→［スケジュール処理を追加する］の順に移動します。 ...
工数表のスケジュール処理
目的 工数表のスケジュール処理機能を使用すると、工数表を承認用に自動で送信できます。これにより、従業員がリマインダーを受信したにもかかわらず工数表を提出し忘れた場合でも、工数表を確実に送信することが可能です。指定期間のすべての工数データをまとめて工数表を作成し、指定したタイミングで承認用に提出できます。承認の設定が行われていない場合、工数表は下書きステータスのままとなります。 工数表のスケジュール処理の設定 ...
メールのスケジュール処理
目的 メールのスケジュール処理を設定することで、従業員に対してリマインダーなどのメールを定期的に自動送信できます。たとえば、交通費などの立替申請を特定の日時までに提出するように促すリマインダーを自動送信することが可能です。スケジュール処理により、対象の従業員にメールが送信されます。 メールのスケジュール処理については、以下の動画をご参照ください。 メールのスケジュール処理の設定方法 ホーム画面から、［設定］（歯車アイコン）→［従業員情報］→［自動化］→［スケジュール処理］の順に移動します。 ...
独自のスケジュール処理
目的 独自の関数を使用すると、業務で頻繁に利用する処理をカスタマイズできます。これにより、業務効率を高めると同時に、時間を節約できます。独自のスケジュール処理は、独自の関数機能の一部です。この機能を使用すると、独自の関数を指定した日時に自動的に実行できます。独自の関数は、ワークフローの処理に基づいて実行されます。独自のスケジュール処理は、単体で実行可能です（ワークフローを設定する必要はありません）。 独自のスケジュール処理については、以下の動画をご参照ください。 独自のスケジュール処理の設定方法 ...
出退勤管理における欠勤データのスケジュール処理
目的 Zoho ...
管理者の割り当て
管理者の割り当てとは この機能を使用すると、選択したサービスの管理者として任意の従業員を割り当てることができます。主なメリットは以下の通りです。 全サービスのデータや設定を管理する単一の管理者を置くのではなく、複数の管理者を割り当てることで、責任を分散し、作業負荷を軽減しながら各サービスを集中的に管理できます。 必要なデータ操作や設定へのアクセスのみを許可することで、データセキュリティを確保します。 Zoho ...
Zoho PeopleにおけるHIPAAコンプライアンス
はじめに 米国の医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）では、医療情報に関するプライバシー保護やセキュリティ確保のためのさまざまな規定が設けられています。この法律の適用対象となる医療情報を取り扱う組織は、個人を特定可能な医療情報（PHI／保護対象医療情報）を適切に管理、保護する必要があります。また、HIPAAでは、個人（患者）が自身の診療情報や保険の利用状況を確認したり、管理したりする権利が保証されています。 ...
Zoho Peopleにおけるアクセシビリティ管理
ソフトウェアのアクセシビリティとは ソフトウェアやWebサイトにおけるアクセシビリティとは、障がいのあるユーザーを含むすべてのユーザーが平等にアクセスしたり、利用したりできるように、ソフトウェア製品／Webサイト／アプリがデザインまたは開発されている状態を指します。アクセシビリティを向上させるためには、ニーズに配慮したデザインの採用、ユーザー補助機能の実装、ウェブ・コンテンツ・アクセシビリティ・ガイドライン（WCAG）などの標準規格への準拠などが必要です。 アクセシビリティ対応の主な目的： ➥ ...
承認の概要と利用例
承認機能とは 承認とは、特定の申請や業務に必要な許可を得るための定められた手順を指します。通常、上司や他の階層のメンバーが、従業員からの申請に対して承認を与えます。Zoho Peopleでは、承認プロセスを完全に自動化することで、多くの人事プロセスを効率化します。 承認の設定に関するヘルプ動画： 承認の設定 承認の設定を追加するには、以下の手順に従ってください。 ...
書類テンプレート
書類テンプレートを使用することで、内定通知書、採用通知書、在職証明書といった人事業務でよく使用される書類をかんたんに作成／カスタマイズできます。メールテンプレートと同様に、事前に準備したテンプレートを使用することで、作成時のミスを防止し、業務効率と文書の一貫性を向上させることができます。書類テンプレートでは、差し込み項目を使用することで、毎回従業員の個人情報を入力することなく、各従業員の情報が反映された書類をかんたんに作成できます。 Zoho ...
テンプレート
Zoho Peopleのテンプレート機能を使用すると、あらかじめ用意された標準の文章、コンテンツ、レイアウトを使用して、通知メールや業務文書をかんたんに作成できます。テンプレートに差し込み項目などを含めることで、各従業員に関する個別の情報が反映されたメール、書類、文書を効率的に作成して送信することが可能です。また、組織のニーズに応じて、独自のテンプレートも作成できます。 ...
Zoho Peopleにおけるフォームの概要項目
Zoho Peopleにおける概要項目とは Zoho Peopleの概要項目は、フォームの内容を簡潔にまとめて表示するための重要な項目です。この機能を使用すると、すべての項目を確認しなくても、フォーム全体の内容をかんたんに把握できます。たとえば、備品の管理用のフォームでは、備品の種類、モデル、申請日を概要項目として設定できます。概要項目は、フォームのメインのルックアップ項目とともに、フォーム内で最も重要な項目です。 メモ 概要項目は、独自に作成したフォームにのみ設定できます。 概要項目の利用条件 ...
自動化の概要と利用例
自動化とは この機能を使用すると、人事プロセスの合理化／手作業の削減／効率の向上が可能になります。ワークフロー／メール通知／チェックリスト／独自の関数の自動化によって、無駄を省き、データの正確性を保ちます。さらに、一度設定するだけで人の手をかけずにタスクが完了します。リマインダーの送信のようなデータベースに基づくかんたんな処理から、従業員の問い合わせ管理用の多段階で複雑なワークフローまで、さまざまな処理に対応できます。 Zoho Peopleにおける自動化可能な処理 ワークフロー ...
チェックリストとタスクに関する自動処理
チェックリストとタスクに関する自動処理 Zoho Peopleのチェックリスト機能を使用すると、ワークフローや独自のボタンを通じてフォーム用のチェックリストを作成できます。この機能により、人事業務を効率的かつ確実に遂行できます。フォーム用のチェックリストを作成し、チェックリストにタスクを関連付けて担当者に割り当てることができます。チェックリストが作成されると、担当者に、チェックリストの確認と完了を促す通知が送信されます。 ...
ワークフローの履歴
Zoho Peopleにおけるワークフローの履歴の概要 Zoho Peopleではワークフローの履歴機能を使用することで、開始されたすべてのワークフロー処理の詳細と実行ステータスを確認できます。各サービスの設定画面からワークフローの履歴ページにアクセスすると、ワークフローの履歴が日付ごとに整理されて表示されます。履歴を確認することで、ワークフローの実行状況を把握できるため、問題が発生した際にも迅速に対応できます。 ワークフローの履歴ページへのアクセス方法 ...
Zoho Peopleにおける差し込み文書テンプレート機能
Zoho Peopleの差し込み文書テンプレート機能を使用すると、従業員一人ひとりに個別の情報を反映した文書をかんたんに作成して送信できます。この機能は、複数の従業員に定型文書を一括送信する際に便利です。テンプレートの本文には、名前、住所、役職などの従業員情報を差し込み項目として設定し、自動で該当情報を挿入できます。関連するフォームやデータが自動で取り込まれ、従業員ごとに個別の情報を反映した文書を作成して、配信できます。 差し込み文書テンプレートのメリット ...
よくある質問：ワークフローの実行で電子署名が実行されない
フォームのデータでワークフローを実行しても電子署名の処理が実行されない場合、次の設定が正しくされているかご確認ください。 ワークフローの実行によって電子署名の処理を実行するには、Zoho SignとZoho Peopleの連携が必要です。 ワークフローに関連付ける電子署名フローは、［設定］→任意のサービス→［自動化］で設定できます。 電子署名の処理を実行するには、Zoho Signの有効なライセンスが必要です。 Zoho ...
Zoho Peopleにおけるワークフローの設定
Zoho Peopleにおけるワークフローの概要 Zoho Peopleのワークフロー機能を使用すると、人事業務のさまざまなプロセスを自動化できます。ワークフローを作成することで、手作業を減らし、業務効率を高め、時間を節約できます。 ワークフローによる自動化のメリット 組織の業務効率を向上できます。 ミスを削減し、重要なタスクの遅延を防止できます。 チームを単純作業から解放し、戦略的業務に集中できます。 業務プロセスを簡素化し、安定かつ迅速に実行できます。 ...
Zoho Peopleにおけるメール通知の自動化
Zoho Peopleにおけるメール通知の概要 メール通知の自動化機能を利用することで、ワークフローの実行条件が満たされた場合に、テンプレートの内容をメール通知として自動で送信できます。この機能により、ワークフローの実行条件に基づいて、ユーザーへの情報提供や対応依頼などを自動で行うことができます。たとえば、休暇申請を提出した際に上司に自動でメールを送信したり、休暇申請のステータスが更新された際に従業員に自動で通知したりすることが可能です。 Zoho Peopleにおけるメール通知の自動化 ...
電子署名フローの自動化
ワークフローに電子署名フローを連携すると、文書の電子署名を自動化できます。Zoho Peopleで電子署名テンプレートを作成してワークフローに関連付けると、Zoho Signを使用することでかんたんに文書を送信して、受信者の署名を取得できます。フォームのデータが追加／編集／削除／承認／却下されるたびに、ワークフローの設定に基づいて自動的に電子署名の処理を実行します。 電子署名フローを設定するには、以下の手順に従ってください。 ...
Zoho Peopleにおける項目更新の自動化
Zoho Peopleにおける項目更新の概要 Zoho Peopleの項目の更新機能を使用すると、ワークフロールールの条件が満たされた際に、特定の項目値を自動的に更新できます。この機能により、複数のフォームに関連情報を繰り返し入力する必要がなくなるため、時間を節約できます。また、項目をリアルタイムで自動更新できるため、手入力によるミスを防ぎ、データの正確性を維持しながら、業務全体を効率化できます。 Zoho Peopleにおける項目の更新の自動化方法 ...
Zoho PeopleのWebhook
Webhookとは この機能を使用すると、特定の処理が実行されたときの、外部アプリへのリアルタイムのデータ転送や通知を自動化できます。ユーザーがZoho Peopleで処理を実行するたびに、指定したURLに通知が送信されることで、遅延なく最新の情報を把握できます。また、 外部アプリと効率的に連携が可能です。 Webhookはユーザー定義の「HTTPコールバック」とも呼ばれ、HTTP ...
独自の関数
独自の関数とは Zoho Peopleの独自の関数を使用すると、スクリプトを作成して実行することで、複雑な複数の処理を自動化できます。通知／タスク／Webhookといった標準の処理では実装できない手続き型の論理が必要なワークフローの自動化が可能です。かんたんなスクリプトを実行するだけで、関連するZoho Peopleや外部アプリのデータを自動的に更新できます。 ...
地域による制限
地域による制限とは この機能を使用すると、管理者は地域を指定して、従業員が出退勤を記録できる場所、工数表のタイマーを開始／終了できる場所、ファイルにアクセスできる場所を管理できます。これにより、指定されたオフィスや許可された場所からのみアクセスが可能となり、許可されていない場所から従業員がアクセスすることを防ぎます。 この機能は、出退勤、工数管理、ファイル管理で利用できます。 注意事項：Zoho ...
メールテンプレート
メールテンプレートとは、あらかじめ作成されたカスタマイズ可能なひな形を指します。よく使用する文面を保存して再利用することで、メール作成にかかる時間を削減し、一貫性を維持できます。これらのテンプレートには通常、個別の詳細（受信者名、特定の日付、その他の固有情報など）を挿入できる差し込み項目が含まれており、組織内の従業員への通知に使用されます。 Zoho Peopleでは、メールテンプレートは以下の処理で使用できます。 ワークフローによるメール通知 電子署名フロー 承認プロセスのメール通知 ...