Zoho Formsの時間を節約できる自動化機能
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高速なデジタル世界では、手動のプロセスが法人のパフォーマンスを低下させる可能性があります。Zoho Formsは、法人のニーズとスムーズなユーザー体験を満たすためのキー自動化機能を提供します。これらの機能により、人間が関与するタスクに適切な時間を割り当て、生産性を向上させ、人間によるエラーの可能性を減らし、法人の拡大を支援します。
このガイドで、毎日の生産性を向上させるための15の自動化機能を紹介します。
自動生成される埋め込みコード
フォームを作成すると自動的に生成される使用準備済みの埋め込みコードを活用します。提供されたコードをWebサイトにただコピー＆ペーストするだけで、フォームが設置されたWebページを短時間で作成することができます。
Zoho Formsで利用可能な多様な埋め込み設定を探索し、Webサイトに最適なものを選択します。
自動応答メール
メーリングリストに手動でメールを送る代わりに、フォームの回答者に自動的にメールを送信することを検討してみてください。これによりリード育成の努力が簡素化され、顧客との一貫したやり取りが確実になります。メールに価値を追加するために、請求書、送信済みフォームのPDF、フォームの回答と結合したドキュメントなど、重要な添付ファイルを含めることを検討してみてください。
参照して、フォームが送信済みまたは更新されたときに自動メール通知を設定する方法を学びましょう。また、フォームに回答者が入力した情報に基づいて、内容が異なる条件付きメールを設定することもできます。詳しく知る
承認
マルチレベルまたは階層型の承認フローを自動化することにより、既存の手動承認プロセスを改善します。これにより、それらはより効率的で管理しやすくなります。あなたは複数レベルの承認を設定し、新規フォームエントリーが届いた場合に通知されるあなたの組織の承認者を割り当てることができますので確認して承認してください。各承認プロセスの段階でメール通知をトリガーし、フォームのエントリーが承認された場合のみフォームのインテグレーション設定を処理するように選択することができます。この自動化により、遅れを防ぎ、チーム内での一貫性を促進する系統的なアプローチが確保されます。
被験者は、発注書、クレーム、アプリケーションなど、出力した重要なデータのデータを保持したい場合があります。フォーム提出のPDFコピーを顧客に提供することは非常に有益であり、これらのPDFを生成するにはあなたの労力は一切必要ありません。フォーム送信のPDFの作成を自動化し、お礼ページでリンクを提供するか、メール添付ファイルとして含めます。最良の部分は、これらのPDFは完全にカスタマイズ可能です！
フォームデータで充填されたドキュメント
自動的に生成されるドキュメントマージ機能を用いて、請求書や領収書、証明書、面接通知書などのフォームのレスポンスとマージされたドキュメントを作成します。それらのマージされたドキュメントをメールで回答者に送信します。
自動計算される支払い項目
顧客が購入する際に複雑な計算を行うのを避けるため、Formula項目を使用して複雑な計算を行います。支払い項目を設定する際に、このFormula項目を選択して支払い項目を自動で埋めることができます。この方法についてはこちらをご覧ください。
事前に入力されたフォーム項目
フォームの完成プロセスをスピードアップすることで、フォームの提出数を増加させます。回答者にとってフォーム入力をより迅速かつスムーズに行えるように、フォームの項目を事前に入力します。
既存のZoho CRMデータを使用して、Zoho CRM 項目を使ってフォームを自動的に準備することもできます。この方法を用いると、回答者はZoho CRM データのデータを表示し、更新することができます。
詳細はこちら Zoho Forms - Zoho CRMの統合について。
各フォームの送信に対する固有のID
注文や予約を多く管理する際、顧客が特定の順番や予約について問い合わせる場合があります。ここでUnique IDが役立ちます。フォームにUnique ID 項目を含めると、ユーザーがフォームを完了すると非表示になり、各フォームに固有の番号が自動的に生成されます。これにより、送信内容を別々に識別するのに役立ちます。接頭語や接尾語を各IDに追加することもできます。例えば、医者の予約フォームで自動的に作成される患者IDのための接頭語PIなどです。
こちらを参照し、Unique ID 項目をフォームのPDFコピーで表示する方法をご確認ください。
チームタスクの管理
フォームのエントリを受け取るたびに、自動的にタスクをあなたのチームメンバーに割り当てし、フォームルールを使用してチーム内の作業負荷を分散します。タスクの所有者に編集権限を提供し、特定の項目を変更できるようにします。
フォーム送信後の回答者のリダイレクト
フォームの記入経験を終わらせ、成功したフォームを送信した後に
自動的に回答者をリダイレクトして、フォームまたはウェブサイトに送り込み、回答者を完成線の先へと導きます。送信されたフォームのレスポンスでリダイレクトされたフォームまたはウェブサイトの項目を事前に記入することもできます。
特定の条件が満たされた場合に、回答者をフォームやウェブサイトにリダイレクトすることが可能です。これらの操作は、Form Rulesを使用してフォームエントリを送信した後に行います。
お選びの標準言語へのフォーム翻訳
言語翻訳機能を使って、Zoho Formsで全世界の幅広い範囲の回答者に向けて言語の障壁を越えることができます。この機能は、フォームの内容、項目の内容、確認ページの内容、カスタムメッセージをサポートされている任意の言語に自動的に翻訳することができます。あなたのフォームを複数の言語に翻訳することができます。質問、説明、指示が回答者の母国語で利用できるようになると、フォームの記入がより迅速でシームレスな体験になります。
条件付きロジックを使用した関連項目の表示
当社の項目ルールを使用すれば、ユーザーの入力に基づいて特定のフォーム項目を自動的に表示したり隠したりするオプションが可能です。これにより、ユーザーがフォームを記入する際に、彼らに関連する項目だけを表示させ、フォーム記入体験をカスタマイズすることができます。
オフライン モバイルフォームのエントリ
リモート作業場所で働くモバイルチームに高性能なオフラインフォームを提供します。オフラインフォームソフトウェアは、オフラインでフォームを作成し、フォーマットを表示し、データを収集することが可能です。オンラインに戻ると、収集したフォームとエントリがあなたのアカウントと同期します。
モバイルフォームに自動入力される住所の項目
モバイルフォームを完成させる際に、具体的な住所がない作業場所の座標を自動的に取得します。一度のタップで住所の項目を自動記入し、完全な住所を入力する手間を省きます。
法人カードからモバイルフォームの連絡先項目に情報を自動入力
私たちのモバイルアプリを使えば、法人カードの内容を即座にスキャンしてフォームの適切な連絡先項目を自動入力することができます。手動でデータを入力する過程で生じる人間のエラーを排除し、QRコードやバーコードをスキャンすることでフォーム項目を記入することができます。これは私たちのモバイルフォーム用のコードスキャナーを使用します。
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
「導入したばかりで基本操作や設定に不安がある」、「短期間で集中的に運用開始できる状態にしたい」、「運用を開始しているが再度学び直したい」 といった課題を抱えられているユーザーさまに向けた少人数制のオンライントレーニングです。
日々の営業活動を効率的に管理し、導入効果を高めるための方法を学びましょう。
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